Nhanh.POS
Nhanh.Ship
Dịch vụ Marketing
Nhanh.Web
Nhanh.Ecom
Tin nhắn Zalo ZNS
Nhanh.Omnichannel
Vpage.nhanh.vn
Ecomtax
Quản lý hàng tồn kho được xem là một trong những yếu tố then chốt giúp việc kinh doanh đạt hiệu quả và mang lại thành công. Bài viết hôm nay, Nhanh.vn sẽ cùng bạn đọc khám phá 8 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho chi tiết, hiệu quả nhất. Cùng nhau đi tìm hiểu ngay dưới đây nhé!
Nội dung chính [hide]
1. Lợi ích khi quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Lợi ích khi quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Cân bằng lượng hàng hóa cần thiết trong kho
Khi bạn nắm bắt và biết được chính xác số lượng hàng tồn trong kho của cửa hàng/ doanh nghiệp mình thì sẽ hạn chế tối đa và tránh được việc bị dư thừa hoặc thiếu so với nhu cầu trên thực tế.
Tối ưu quay vòng hàng hóa trong kho
Quản lý tốt hàng hóa trong kho giúp chúng ta biết được thời gian lưu kho và hạn sử dụng của từng loại sản phẩm. Từ đó, giúp bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh chiến lược bán hàng sao cho phù hợp và đúng lúc để đẩy nhanh việc quay vòng hàng hóa, hạn chế tối đa việc bị tồn trong kho quá lâu, dẫn tới hết hạn hoặc hư hỏng gây thất thoát tài sản và ảnh hưởng đến uy tín.
Giữ chân khách hàng
Hiểu đơn giản ở đây là khi các bạn quản lý hàng tồn kho tốt, từ đó đưa ra được kế hoạch dự trữ lượng hàng hợp lý. Khi khách hàng có nhu cầu, mong muốn mua một sản phẩm nào đó mà cửa hàng của bạn lại “cháy hàng” thì ngay lập tức họ sẽ đi tìm bên khác có sản phẩm giống hoặc tương tự. Chính vì vậy, quản lý hàng tồn kho tốt cũng góp phần mang lại trải nghiệm vui vẻ và sự hài lòng cho khách hàng. Từ đó, tạo ấn tượng và giữ chân khách hàng của mình.
Giúp định hướng kinh doanh chính xác
Quản lý hàng tồn kho tốt, các bạn sẽ lưu trữ cẩn thận lịch sử ghi chép qua từng mốc thời gian theo tháng, quý và năm. Từ đó, giúp bạn có thể dự đoán được nhu cầu của khách hàng một cách dễ dàng, dự trữ lượng hàng tồn kho thích hợp với từng giai đoạn.
Tăng hiệu quả sử dụng vốn
Việc nắm bắt được chính xác số lượng hàng hóa tồn kho theo từng mốc thời gian tuần, tháng, quý hay năm sẽ giúp các bạn có thể dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa một cách kịp thời, thông qua đó lên kế hoạch sử dụng dòng vốn sao cho hợp lý hơn.
Đọc ngay: Top 17+ phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn tốt nhất
2. Quản lý hàng tồn kho bao gồm những loại nào?
Quản lý hàng tồn kho bao gồm những loại nào?
Xét về đặc điểm của hàng hóa, các bạn có thể phân biệt hàng tồn kho thành 4 loại cơ bản như sau:
- Nguồn vật tư: bao gồm đồ dùng văn phòng, các vật liệu về làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những chủng loại sản phẩm khác tương tự. Tất cả loại hàng hóa này đều cần thiết trong quá trình sản xuất.
- Nguyên liệu thô: Là các nguyên liệu được bán đi hoặc sẽ giữ lại để sản xuất trong tương lai. Nếu là gửi đi thì sẽ tiếp tục được gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
- Bán thành phẩm: đây đều là những sản phẩm được dùng trong sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thiện hoặc sản phẩm hoàn thành những chưa làm thủ tục để nhập kho thành phẩm.
- Thành phẩm: Là những sản phẩm hoàn tất sau quá trình sản xuất.
Tùy thuộc vào từng tính chất sản xuất khác nhau của mỗi doanh nghiệp mà 4 loại hàng tồn kho này sẽ được duy trì từ công ty này đến công ty khác.
Còn nếu xét về chủng loại hàng hóa và hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp thì chúng ta có thể chia như sau:
- Hàng hóa mua về để bán: bao gồm hàng tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng bất động sản, hàng gửi đi gia công chế biến, hàng gửi đi bán.
- Sản phẩm dở dang: ở đây sẽ gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục để nhập kho
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm mang gửi đi bán
- Nguyên liệu và vật liệu
- Nguyên vật liệu nhập khẩu để sản xuất hay gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hoá sẽ được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
Quản lý hàng tồn kho chính xác - dễ dàng
Tiết kiệm thời gian chi phí
3. Chi tiết 8 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho phổ biến
Chi tiết 8 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho phổ biến
3.1 Kiểm kê đúng lúc trong quản lý hàng tồn kho (JIT)
JIT (Just In Time) có nghĩa là chúng ta chỉ giữ lại lượng hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất. Do đó, sẽ hạn chế tối đa việc có hàng tồn kho bị dư thừa. Từ đó, hoàn toàn có thể loại bỏ được các chi phí cũng như rủi ro liên quan tới việc giữ một lượng lớn hàng trong kho.
3.2 Phân tích hàng tồn kho ABC
Phần tích hàng tồn kho ABC sẽ là phần loại các hàng hóa thành các mức cấp độ khác nhau theo giá trị của chúng: A, B và C. Tương ứng với đó, mặt hàng thuộc cấp A sẽ có giá trị cao. Qua đó, các bạn hoàn toàn có thể xác định được giá trị hàng tồn kho nào đang mang lại lợi nhuận hơn. Có thể đây là những mặt hàng đắt nhất hoặc cũng có thể mang lại nhiều lợi nhuận nhất. Với cấp độ B giá trị không bằng A, nhưng lại cao hơn mặt hàng thuộc cấp C. Các mặt hàng thuộc cấp độ C thường là sẽ có giá trị thấp và khối lượng lớn.
3.3 Dropshipping trong quản lý hàng tồn kho
Ở đây, hiểu đơn giản tức là doanh nghiệp của thuê ngoài tất cả các khâu trong quá trình quản lý kho hàng. Việc của bạn là điều hành công việc kinh doanh trên máy tính xách tay của mình mà không cần quan tâm đến tồn kho hay chi phí tối thiểu.
3.4 Lô hàng số lượng lớn (Bulk shipments)
Kỹ thuật này dựa trên một giả định rằng khi mua số lượng lớn sẽ được giá rẻ hơn. Phương pháp này được đánh giá là rất tốt nếu một doanh nghiệp cho rằng chắc chắn sản phẩm của họ có thể bán với số lượng lớn. Tuy nhiên, cũng đặt ra thách thức nếu chẳng may nhu cầu người tiêu dùng dừng đột ngột thay đổi.
3.5 Đơn đặt hàng dự trữ (Backordering) trong quản lý hàng tồn kho
Đơn đặt hàng dự trữ là nhà bán lẻ đưa một yêu cầu cho một nhà cung ứng hay bán buôn về nguồn hàng bổ sung cho một mặt hàng bán ra với mục đích đáp ứng đơn đặt hàng mà chưa được thanh toán của khách hàng.
3.6 Ký gửi (Consignment)
Cho phép người gửi hàng (hiểu là người bán buôn) đưa hàng hóa của họ cho người nhận hàng (những người bán lẻ). Kỹ thuật này người nhận hàng chỉ thanh toán tiên khi họ thực sự đã bán được hàng.
3.7 Hệ thống phân phối hàng hoá (Cross Docking)
Kỹ thuật này sẽ loại bỏ chức năng về lưu trữ và thu gom đơn hàng. Tuy nhiên, nó vẫn cho phép thực hiện với chức năng tiếp nhận và gửi hàng. Sản phẩm được chuyển đến nhà kho rồi chất lại vào các xe tải khác tại cùng một kho hàng, sau đó tiếp tục gửi đi giao hàng ngay lập tức.
3.8 Đếm chu kỳ (Cycle counting)
Ở đây các bạn sẽ đếm một lượng nhỏ hàng tồn kho vào một ngày cụ thể chứ không thực hiện việc kiểm kê toàn bộ. Cách này giúp các bạn thường xuyên xác nhận được mức tồn kho một cách chính xác trong hệ thống ghi nhận.
Xem thêm: Cách quản lý hàng hóa tối ưu chi phí và ngăn chặn thất thoát
4. Những công việc cần làm khi quản lý hàng tồn kho?
Những công việc cần làm khi quản lý hàng tồn kho
4.1 Sắp xếp hàng hóa và nguyên liệu trong kho
Sắp xếp các loại sản phẩm và hàng hóa trong kho sao cho khoa học
Xây dựng và tối ưu hàng hóa theo sơ đồ kho.
4.2 Đảm bảo theo mọi quy định và quy chuẩn của hàng hóa trong kho đưa ra
Sắp xếp toàn bộ sản phẩm và hàng hóa trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất.
Đối với các loại hàng hóa có thời hạn sử dụng ngắn cần được lưu ý và quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
4.3 Thực hiện các thủ tục nhập - xuất
Xây dựng theo quy trình nhất định, sau đó tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ cũng như hồ sơ, chứng từ yêu cầu về nhập, xuất và lưu chuyển hàng hóa.
Ghi và lưu trữ toàn bộ các hóa đơn có liên quan đến xuất - nhập kho.
Theo dõi và kiểm kê hàng hóa tồn kho định kỳ để đối chiếu một cách chính xác với tồn kho hệ thống tại thời điểm thực.
4.4 Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
Theo dõi số lượng hàng hóa trong kho mỗi ngày để đảm bảo luôn đạt ở định mức tồn kho tối thiểu.
Đánh giá và điều chỉnh định mức hàng tồn kho tối thiểu dựa trên kiểm kê thực tế và biến động của từng loại hàng hóa khác nhau.
4.5 Đảm bảo quy định về PCCC và an toàn kho
Đảm bảo và tuân thủ tuyệt đối các quy tắc về phòng cháy chữa cháy trong kho hàng.
Luôn đảm bảo kiểm tra định kỳ về cơ sở hạ tầng kho hàng để tránh và hạn chế tối đa tình trạng bị ẩm ướt, mối mọt, hư hỏng ảnh hưởng đế chất lượng của sản phẩm.
5. Lưu ý quan trọng trong quá trình quản lý hàng tồn kho
Lưu ý quan trọng trong quá trình quản lý hàng tồn kho
Tận dụng dữ liệu bán hàng có sẵn
Các bạn cần dựa vào lịch sử bán hàng và số liệu thống kê theo mốc thời gian từng tuần, từng tháng, từng quý để xác định được đỉnh và đáy của nhu cầu tiêu dùng. Qua đó có thể dự toán về lượng hàng cần dự trữ một cách tương đối chính xác. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra để biết được xu hướng tiêu dùng mới dựa trên các báo cáo của toàn ngành hoặc đánh giá từ đối thủ.
Phân bổ không gian lưu trữ
Hãy đảm bảo rằng vị trí đầu tiên trong kho và có khả năng hiển thị cao (tức là dễ dàng nhìn thấy nhất) đối với các loại sản phẩm chính, sản phẩm đặc biệt theo mùa hoặc sản phẩm mà được nhiều khách hàng yêu thích và lựa chọn nhất.
Kiểm kê hàng hóa định kỳ
Việc kiểm kê hàng hóa một cách chính xác sẽ là ưu tiên hàng đầu trong quá trình thực hiện công việc quản lý kho hàng. Bởi lẽ, kiểm kê kho chính xác sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có một cái nhìn tổng quan nhất về tình hình vận hành để biết mặt hàng nào đang bán chạy và mặt hàng nào thì khan hiếm hay tồn đọng ứ quá lâu, rồi đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp.
Việc trì hoãn kinh doanh để thực hiện cho kiểm kê hàng hóa vừa tốn thời gian mà không theo sát cũng như nắm bắt tình hình tồn kho kịp thời. Do đó, các bạn hoàn toàn có thể đặt lịch trình để kiểm kê kho diễn ra thường niên, ví dụ 1 tuần/lần hoặc 2 tuần/lần, hạn chế tối đa việc thất thoát.
Quản lý sản phẩm dễ dàng - nhanh chóng
Đồng bộ sản phẩm về 1 nơi duy nhất
Sử dụng phần mềm hỗ trợ trong việc quản lý hàng tồn kho
Việc trang bị cho cửa hàng một phần mềm hỗ trợ cho việc quản lý hàng tồn kho là rất cần thiết. Bởi lẽ, hiện nay khi tình hình kinh doanh và quy mô cửa hàng phát triển hơn, đòi hỏi quy trình quản lý và kiểm soát cũng ngày càng phức tạp hơn. Chính lúc này, doanh nghiệp hoàn toàn nên cân nhắc đến việc đầu tư sử dụng phần mềm quản lý để kiểm kê một cách chính xác, tránh sai sót và bị thất thoát.
Phần mềm quản lý Nhanh.vn được thiết kế để phù hợp với mọi mô hình kinh doanh hiện nay. Từ khi các bạn bắt đầu với 1 cửa hàng đầu tiên cho tới khi mở rộng quy mô theo chuỗi hay bán hàng đa kênh.
Một số tính năng nổi bật hỗ trợ người dùng hiệu quả trong việc quản lý kho hàng
Kho hàng thông minh
- Nhập hàng, trả hàng nhà cung cấp
- Quản lý sản phẩm theo các thuộc tính (size, màu), hạn sử dụng và quản lý theo IMEI.
- Theo dõi lịch sử xuất hàng, nhập hàng và đưa ra dự báo nhập hàng.
- Kiểm kho nhanh chóng, hỗ trợ dùng máy quét mã vạch,…
Kênh bán hàng
- Tích hợp kết nối với nhiều kênh bán hàng hiệu quả: Facebook, các sàn TMĐT lớn (Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop,…)
- Quản lý tập trung tại 1 nơi: thông tin về sản phẩm, tồn kho từ mọi kênh bán hàng được tổng hợp tập trung
Hệ thống báo cáo
Hỗ trợ hơn 80 báo cáo chi tiết với từng mục bao gồm báo cáo về tồn kho, bán lẻ,…
Trên đây là bài viết chia sẻ 8 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho chi tiết và hiệu quả nhất. Mong rằng bài viết đã mang lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn đọc. Chúc các bạn kinh doanh thành công!
Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Cách quản lý hàng tồn kho tiện lợi 2024
![[MỚI NHẤT] Gửi hàng qua Bưu Điện 1kg mất bao nhiêu tiền?](https://pos.nvncdn.com/4e732c-26/art/20181229_TMGL0yqkH3GPE6qbLOGx9Ds0.png)
