Cách quản lý kho hiệu quả dịp tết với phần mềm bán hàng Nhanh.vn

1.2 5+ khó khăn khi quản lý kho hàng dịp tết

- Khó khăn trong kiểm tra hàng hóa

Một trong những khó khăn của quản lý kho là khiến nhiều người ngại việc kiểm tra hàng tồn đều đặn trong kho. Điều này dẫn đến tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, thất thoát hoặc hết hạn mà doanh nghiệp không nhận ra…

Khó khăn trong kiểm tra hàng hóa

Kiểm tra hàng hóa định kỳ sẽ giúp chúng ta xác định số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho. Đồng thời, kiểm tra hàng hóa này cũng giúp đánh giá tình hình kinh doanh của từng mặt hàng dựa trên sự luân chuyển hàng hóa, tính toán nhu cầu thị trường và điều chỉnh hàng hóa phù hợp.

Việc kiểm tra và thống kê hàng hóa cần thực hiện định kỳ nhằm xác định tình trạng hàng hóa, kiểm tra mặt hàng nào đang bán chạy, mặt hàng nào không được ưa chuộng, và cửa hàng cần nhập thêm sản phẩm  nào để bán hàng hiệu quả hơn.

- Khó khăn trong quá trình xuất - nhập kho

Quá trình xuất nhập kho thường gặp khó khăn và cần người quản lý thực hiện cẩn thận. Việc sắp xếp hàng hóa trong kho phải phân loại và chi khu vực rõ ràng, xếp thành từng lô theo quy tắc nhất định: loại hàng hóa, kích thước, hạn sử dụng, size, khối lượng…

Khó khăn trong quá trình xuất - nhập kho

Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học sẽ giúp chúng ta tiết kiệm diện tích kho, thời gian tìm kiếm và dễ dàng luân chuyển trong quá trình xuất nhập kho, kiểm soát hàng hóa định kỳ. Kho hàng nên có nguyên tắc chung về cách bố trí hàng hóa, có lỗi cho xe đẩy ra vào dễ dàng, chia khu vực đầu kho, dễ tiếp cận, bố trí khu vực cho hàng có điều kiện bảo quản đặc biệt, hàng dễ vỡ ở những vị trí ít đi lại, va chạm.

Mọi hoạt động xuất kho, nhập kho, hoàn hàng... cần được ghi chép cụ thể và nhập thông tin vào phần mềm quản lý kho hàng để lưu trữ. Dữ liệu không đồng nhất với thực tế có thể dẫn đến thất thoát hàng hóa hoặc tình trạng trộm cắp không mong muốn.

- Không xác định lượng tồn kho tối ưu

Không quản lý hàng tồn kho, chủ cửa hàng sẽ không thể phân loại chính xác để đầu tư vào các nhóm hàng mang lại lợi nhuận cao.

Quản lý lượng hàng tồn kho là công việc cần thực hiện định kỳ, có kế hoạch để tối ưu chi phí bảo quản và tình hình hàng hóa cần nhập loại nào, cần bán nhanh loại nào tại kho. Nếu doanh nghiệp nào không thực hiện việc này hay không có kế hoạch thì có thể dẫn đến thất thoát hàng hóa, hư hỏng, hết hạn, gặp rủi ro và bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan, yếu tố biến động của thị trường.

Nắm rõ số lượng tồn kho sẽ đảm bảo việc quản lý tài nguyên hiệu quả, không lãng phí hàng tồn kho quá nhiều hoặc bị tình trạng thiếu hụt hàng so với nhu cầu thị trường.

Là chủ cửa hàng, bạn đã đầu tư vốn vào hoạt động kinh doanh và chắc chắn muốn biết các mặt hàng nào chiếm tỷ trọng bán ra cao trong tổng hàng tồn kho và mặt hàng nào khó bán để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, chiến lược marketing.

Những lúc như vậy, bạn sẽ cần phân loại hàng tồn kho thành các nhóm theo tiêu chí cụ thể để nắm giá trị và số lượng mỗi loại. Bạn có thể phân loại thành 3 nhóm, cụ thể:
+ Nhóm 1: Số lượng ít nhưng giá trị hàng hóa cao
+ Nhóm 2: Số lượng và giá trị hàng hóa trung bình
+ Nhóm 3: Số lượng nhiều nhưng giá trị hàng hóa thấp.

Nếu không quản lý hàng tồn kho khoa học, cửa hàng sẽ không thể chú trọng đầu tư vào các nhóm hàng mang lại lợi nhuận cao và chiến lược đẩy các món hàng giá trị thấp.

- Công tác quản lý thủ công mất nhiều thời gian

Hoạt động quản lý kho thủ công bao gồm ghi chép, kiểm tra, và theo dõi hàng hóa bằng tay. Điều này tốn rất nhiều thời gian và công sức của nhân viên lẫn người quản lý. Bên cạnh đó, không có gì chắc chắn việc các thông tin về hàng hóa được ghi lại và xử lý chính xác, đầy đủ.

Công tác quản lý thủ công mất nhiều thời gian

Việc ghi chép thủ công có thể dẫn đến việc tính toán và theo dõi các thông tin sai lệch. Ví dụ, có thể xảy ra nhầm lẫn số lượng hàng hóa, ngày hết hạn... Những sai sót này có thể dẫn đến việc đặt hàng không đúng lúc hoặc không đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng.

Nếu không có quy trình quản lý chặt chẽ và kiểm soát rõ ràng, hàng hóa sẽ bị thất lạc, hư hỏng, gây lãng phí, mất trộm mà không được phát hiện kịp thời. Để giải quyết vấn đề này, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho tự động. Phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp ghi nhận dữ liệu và theo dõi một cách tự động thông qua mã vạch sản phẩm, hệ thống phần mềm quản lý. Việc áp dụng công nghệ vào kinh doanh sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tăng hiệu suất làm việc và truy xuất thông tin chính xác và kịp thời bất kỳ lúc nào.

Tham khảo: Phần mềm quản lý kho hàng tiện lợi, giảm thiểu sai sót cho quá trình kinh doanh

- Nhân viên chưa có đủ năng lực để quản lý kho hàng

Để quản lý kho hàng một cách hiệu quả, cửa hàng cần có nhân viên có kiến thức và kỹ năng chuyên nghiệp trong lĩnh vực quản lý kho. Quản lý kho hàng cần kiến thức, nguồn lực từ nhân viên có hiểu biết về các phương pháp và quy trình quản lý kho khoa học, biết sắp xếp hàng hóa, kiểm tra và theo dõi tồn kho theo phương pháp hiện đại, cũng như khả năng xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý.

Tuy nhiên, không phải cửa hàng nào cũng luôn có đủ nhân viên hiểu biết để quản lý kho hàng hiệu quả. Có thể do thiếu nguồn lực chất lượng hoặc không đủ khả năng đào tạo và phát triển nhân viên.

Tuy cửa hàng khi nhỏ có thể quản lý cơ bản nhưng khi mở rộng quy mô, phát triển lớn thì không có nhân viên có kiến thức và kỹ năng cần thiết, việc kiểm kho hàng định kỳ có thể sơ sài, dẫn đến việc tìm kiếm và lấy hàng mất thời gian và công sức. Hậu quả là gây lãng phí tài nguyên, ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng hàng hóa cho khách và các hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp.

Ngoài ra, nếu gặp các vấn đề như hàng hóa bị lỗi, hỏng hóc, hoàn hàng về kho, nhân viên không đủ năng lực có thể không phát hiện hoặc không biết cách xử lý kịp thời. Để giải quyết vấn đề này, công ty có thể đầu tư vào việc đào tạo và phát triển nhân viên kho để nâng cao kiến thức và kỹ năng quản lý kho chuyên nghiệp. Ngoài ra, nếu muốn tiết kiệm chi phí, công ty có thể tuyển dụng nhân viên quản lý kho hoặc thuê dịch vụ bên ngoài.

2. Những lợi ích của chủ shop khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

Quản lý tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động của các cửa hàng bán lẻ, doanh nghiệp lớn nhỏ. Sử dụng các phương pháp truyền thống có thể dẫn đến các sai sót. Hiện nay, các đơn vị sử dụng phần mềm quản lý kho đều cho rằng phần mềm mang lại hiệu quả và giảm thiểu sai sót khá tốt.

Một phần mềm quản lý kho mang lại nhiều lợi ích. Đầu tiên, nó giúp tiết kiệm chi phí vận hành và công sức cho nhân viên. Thay vì sử dụng các phương pháp tốn thời gian và công sức, phần mềm quản lý kho tự động quy trình quản lý số lượng, thông tin hàng hóa chính xác.

Những lợi ích của chủ shop khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý kho hàng cũng cung cấp các báo cáo chi tiết giúp chủ doanh nghiệp nắm tình hình kinh doanh, tình trạng hàng hóa trong kho theo thời gian cụ thể.

Một lợi ích quan trọng khác của phần mềm quản lý kho là ngăn chặn các vấn đề về thiếu hụt hàng hóa nhờ tính năng cảnh báo khi sản phẩm hết hạn, sắp hết hàng... giúp doanh nghiệp kịp thời nhập hàng mới. Không những vậy, bạn có thể sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng ở nhiều địa điểm khác nhau. Điều này giúp tăng cường khả năng phân phối và quản lý hàng hóa theo nhu cầu thực tế.

Ngoài ra, việc thực hiện kiểm tra định kỳ là một phương pháp cần thiết để đảm bảo thông tin về tồn kho luôn trong tình trạng kiểm soát được. Phần mềm quản lý kho giúp tự động ghi chép, theo dõi và báo cáo về tình trạng hàng hóa chính xác. Nhờ tích hợp các chức năng thông tin hiện đại trên, phần mềm quản lý kho hàng giúp bạn giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình quản lý.

Đọc thêm: Quy trình quản lý kho hàng thông minh, hạn chế thất thoát

3. Cách quản lý kho hiệu quả ngày tết với phần mềm quản lý Nhanh.vn

Phần mềm quản lý kho hàng Nhanh.vn sẽ là công cụ thiết yếu cho các đơn vị, cơ sở kinh doanh, đặc biệt là vào dịp tết.

Phần mềm quản lý kho hàng Nhanh.vn

Khi áp dụng Nhanh, dữ liệu về tồn kho, dữ liệu sẽ được đồng bộ từ hệ thống quản lý kho/cửa hàng offline với tất cả các kênh online. Phần mềm quản lý kho hàng phù hợp với nhiều mô hình, ngành hàng như nhà hàng, cà phê, thời trang, mẹ và bé, đồ điện tử, tạp hóa… được hơn 80.000 cửa hàng đã tin dùng. Phần mềm Nhanh.vn phù hợp với mọi quy mô từ khi bạn có 1 cửa hàng, cho tới khi mở nhiều chuỗi cửa hàng và bán hàng đa kênh.

Ưu điểm của phần mềm Nhanh.vn:

• Sử dụng mã vạch/IMEI riêng biệt để kiểm soát số lượng, tình trạng và vị trí hàng hóa, giúp tiết kiệm công sức và tránh sai sót so với việc quản lý thủ công.
• Hỗ trợ bán hàng trên nhiều nền tảng như Facebook, sàn thương mại điện tử, website và cửa hàng.
• Thống kế và đưa ra sự so sánh cho từng mặt hàng để thúc đẩy và điều chuyển từng loại hàng hóa.
• Tập trung dữ liệu vào một nơi, giúp kiểm soát và phân tích hàng hóa và hoạt động kinh doanh hiệu quả.
• Thống kê giao dịch và nhu cầu của khách hàng giúp có cái nhìn đúng đắn và đưa ra các bước tiến vững chắc.
• Vận chuyển cũng là một trong những thế mạnh chính của Nhanh.vn: Với sự liên kết cùng hầu hết các đơn vị vận chuyển uy tín tại Việt Nam như: GHN, Vietnam Post, Viettel Post, Ecotrans, J&T… Kết nối với nhiều đơn vị vận chuyển uy tín tại Việt Nam, cho phép đẩy đơn ngay cả khi không có kết nối.
• Giao diện hiện đại và dễ sử dụng: Cung cấp các công cụ nghiệp vụ chi tiết trên màn hình chính, giúp thao tác dễ dàng ngay từ lần đầu sử dụng.

Khi trải nghiệm phần mềm của Nhanh.vn, chủ shop đỡ đi phần nào gánh nặng trong quản lý kho hàng, nhập hàng khi tất cả đều được ghi nhớ trên phần mềm. Chủ shop có thể dùng quỹ thời gian trước kia cho việc quản lý kho hàng để đẩy mạnh bán hàng và các hoạt động đẩy đơn hàng khác. Bên cạnh đó, phần mềm còn có các tính năng giúp nhà bán hàng đẩy mạnh bán hàng dịp tết với bán hàng đa kênh Shopee, Lazada, TikTok…

Trên đây là những chia sẻ chi tiết về kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả dịp tết với phần mềm bán hàng Nhanh.vn. Mong rằng các chủ doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh sẽ hiểu rõ quy trình và tầm quan trọng của việc quản trị kho hàng. Qua bài viết trên, bạn có thể áp dụng phần mềm quản lý kho hàng vào quy trình quản lý kho để tối ưu hiệu suất, tiết kiệm thời gian và chi phí cho công việc kinh doanh của mình. Cảm ơn các bạn đã đọc!

Đọc thêm: Làm thế nào để quản lý kho hiệu quả - Công việc của người quản lý kho là gì?