Quy trình quản lý kho hàng thông minh, hạn chế thất thoát

Quy trình quản lý kho hàng một cách khoa học sẽ giúp bạn cũng như nhân viên tiết kiệm được thời gian, giảm thiểu tổn thất cũng như đem lại hiệu quả trong kinh doanh. Vậy quy trình quản lý kho hàng như thế nào là khoa học? Thì hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu nhé.

Quản lý kho đòi hỏi sự tỉ mỉ cũng như cần sự nhanh nhẹn của bộ phận quản lý kho, để tránh những mất mát hàng hóa và vận hành hàng hóa một cách trơn tru thì các chủ doanh nghiệp cũng đang phải đặt ra câu hỏi “Làm thế nào để quản lý kho hàng một cách khoa học?” Để làm được điều đó thì dưới bài viết này Nhanh.vn sẽ chia sẻ cho bạn ít kinh nghiệm quy trình quản lý kho một cách khoa học nhất, thông minh nhất mà vẫn giữ được sự chính xác và nhanh chóng.

Quản lý kho là quy trình cho phép doanh nghiệp kiểm soát và quản lý các hoạt động của kho từ khi hàng hóa hoặc nguyên vật liệu vào kho cho đến khi xuất hàng đi. Quản lý kho hàng bao gồm quản lý các hoạt động trong kho: xuất, nhập hàng,...

1. Quản lý kho là gì? Quy trình quản lý kho gồm các bước nào?

Quy trình quản lý kho bao gồm 7 bước cơ bản sau: nhập kho, lưu kho, nhặt hàng, đóng gói - xuất kho, hoàn hàng, kiểm hàng và báo cáo kiểm toán.

Quản lý kho hàng để giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh

Nếu bạn thiết lập một quy trình quản lý kho chuẩn, bạn sẽ tối ưu được thời gian cũng như chi phí cho việc quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng.

Nhắc đến lợi ích khi biết cách quản lý kho hàng là giúp các hoạt động trong kho vận hành trơn tru, xuyên suốt. Khi bạn đã có quy trình mẫu chuẩn, các bộ phận chỉ việc dựa vào đó và tuân thủ theo.

Quy trình quản lý kho khoa học khoa học giúp bạn bám sát được tình hình xuất nhập kho, quản lý tồn kho và chất lượng hàng hóa đang lưu trữ để có những chiến lược phát triển phù hợp.

Với góc nhìn của chủ doanh nghiệp, nếu quy trình quản lý kho hàng hóa được áp dụng thống nhất, nhân viên tuân thủ nghiêm túc sẽ giúp họ có thể yên tâm hơn để tập trung vào các việc quan trọng khác.

Mọi hình thức hoạt động trong kho như: nhập, xuất, chuyển hàng,... đều được chia ra từng khâu với người người hoặc bộ phận để đảm nhiệm từng công việc. Điều này sẽ giúp tăng tính trách nhiệm cho nhân viên của bạn.

Quy trình xuất nhập kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp thời gian cho các quá trình được rút ngắn, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả chi phí cho doanh nghiệp.

Quy trình quản lý kho tạo phong cách làm việc nhanh gọn, chuyên nghiệp, tăng sự hài lòng từ phía khách hàng mà bạn đang phục vụ, và được nhiên doanh số của bạn cũng được tăng lên một cách đáng kể.

Xem thêm: Cách quản lý hàng hóa tối ưu chi phí và ngăn chặn thất thoát

Thiết lập vị trí tốt sẽ mang lại sự dễ dàng quản lý và kiểm soát cho nhân viên. Trong quá trình kiểm kê hàng hóa sẽ có những rủi ro xảy ra nếu nhân viên quản lý kho không đủ thời gian làm việc thì bạn hãy thiết lập một vị trí kho hàng một chỗ mà dễ quan sát, thuận tiện cho việc nhập - xuất, giao nhận hàng hóa. Việc làm này sẽ giúp bạn giảm thiểu tới mức tối đa các rủi ro đồng thời tránh lãng phí về mặt thời gian cũng như tiền bạc.

Sắp xếp hàng hóa khoa học sẽ tiết kiệm được thời gian, giúp nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc. Hàng hóa khi được sắp xếp một cách khoa học sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như sức lực khi phải tìm kiếm hàng hóa, vận chuyển hàng hóa, nhập xuất kho và những thao tác khác cũng sẽ trở nên nhanh hơn.

Khi quản lý kho hàng, việc sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Để thuận tiện trong việc sắp xếp hàng hóa thì bạn có thể đẩy những hàng hóa được sử dụng nhiều và số lượng lớn ở gần cửa ra vào. Vẽ những bảng chỉ dẫn hàng hóa để khi nhân viên vào sẽ không có cảm giác như đứng ở trong ma trận. Dán trên những kệ những thông tin quan trọng như: tên hàng hóa, mã sản phẩm, ngày nhập,...

Một kho hàng thông minh thì không thể không nhắc đến mã vạch. Khi bạn sử dụng mã vạch để quét sản phẩm thì việc quản lý lượng hàng tồn kho sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Bạn có thể lập file excel và nhập liệu bằng tay dãy số mã vạch được in trên mỗi sản phẩm. Nhớ rằng hãy đặt tên sản phẩm bao gồm cả ký hiệu để khi tìm kiếm sẽ dễ dàng hơn.

Ngoài ra bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho hàng để kiểm kho bằng máu quét mã vạch. Chỉ cần tít mã trên sản phẩm là bạn có thể bổ sung biến động hàng dư cũng như hàng tồn một cách nhanh chóng và tránh khói được những sai sót do nhập sai số liệu hàng hóa, thất thoát hàng hóa.

Sử dụng thẻ kho để quản lý là như thế nào? Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho cập nhật thường xuyên số liệu. Thẻ kho là một loại sổ tờ rơi, dùng để theo dõi số lượng đã nhập vào, xuất ra hay còn tồn của mỗi loại nguyên vật liệu. Chắc chắn kho hàng của bạn sau khi quản lý với hệ thống sổ sách, ghi chép đầy đủ việc xuất nhập, sắp xếp, ghi chép, thống kê, sẽ đi vào quy trình ổn định, nhờ đó chỉ cần một khâu xảy ra sai lầm bạn cũng dễ dàng tìm ra để xử lý ngay lập tức.

Bạn hãy phân loại sản phẩm của mình theo từng nhóm như:

A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm

B: Sản phẩm có giá trị vừa phải có tần suất bán ra trung bình

C: Sản phẩm có giá trị thấp lại bán có tần suất rất cao

Cách sắp xếp như thế này sẽ giúp người lấy hàng cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn cũng như kiểm soát được lượng hàng của mình đang trong tình trạng như thế nào.

Quy trình quản lý kho bao gồm những quy trình sau:

Bước 1: Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, thứ nhất sẽ gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận hoặc người đảm nhận mã hàng.

Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.

Bước 3: Thực hiện cập nhật:

- Với yêu cầu cấp mã mới: áp dụng cho những mặt hàng mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó. Cán bộ phụ trách sẽ dựa vào tính chất sản phẩm, chủng loại để đặt mã hàng theo quy tắc chung, và cập nhật thông tin hàng hóa vào hệ thống.

- Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cần thiết. Nếu thích hợp sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn, còn không sẽ thông báo từ chối yêu cầu của phòng bản kế hoạch.

Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan, sự thống nhất mã hàng sẽ tạo thuận tiện cho công đoạn lưu kho hàng hóa về sau.

- Với hàng tồn kho là nguyên vật liệu

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu.

Bước 2: Kiểm tra hàng hóa nguyên vật liệu và đối chiếu.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho.

Bước 4: Hoàn thành nhập kho.

- Với hàng tồn kho là thành phẩm

Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho hàng

Bước 2: Người quản lý kho thực hiện kiểm tra hàng hóa thành phẩm và ký vào phiếu giao nhận hàng hóa.

Bước 3: Kế toán viên hoặc người quản lý kho lập phiếu nhập kho và ký xác nhận

Bước 4: Nhập kho hàng hóa và cập nhật thông tin vào thẻ kho, phần mềm quản lý kho.

- Với hàng tồn kho xuất để bán hàng

Bước 1: Doanh nghiệp có yêu cầu xuất hàng và gửi yêu cầu cho bộ phận kế toán.

Bước 2: Quản lý kho hàng sẽ kiểm tra hàng tồn kho có đủ đáp ứng yêu cầu hay không.

Bước 3: Nếu hàng hóa đáp ứng đủ yêu cầu, lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng.

Bước 4: Xuất kho hàng hóa.

Bước 5: Cập nhật thông tin kho hàng.

- Với hàng tồn kho xuất để sản xuất

Với hàng tồn kho khi xuất kho để sản xuất thì hàng tồn kho chính là nguyên vật liệu dùng cho sản xuất.

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu,

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu xuất kho.

Bước 3: Kế toán kiểm tra số lượng hàng tồn kho và in phiếu xuất kho nếu đủ số lượng yêu cầu.

Bước 4: Người quản lý kho nhận phiếu xuất kho, kiểm tra và ký nhận.

Bước 5: Quản lý kho và kế toán cập nhật thẻ kho và dữ liệu hàng tồn kho mới sản xuất.

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý kho hàng uy tín nhất hiện nay

Với phần mềm quản lý kho, nhà quản lý, thủ kho, nhân công và hầu hết các hoạt động vận hành kho hàng đều được thiết lập trên phần mềm quản lý kho hàng.

Với các tính năng quan trọng và đặc thì của phần mềm quản lý kho phù hợp với các doanh nghiệp, chủ hàng, nhà phân phối, doanh nghiệp sản xuất:

- Thống kê báo cáo từ đơn hàng, kiện hàng đến tổng đơn hàng: nhập, xuất, tồn.

- Báo cáo nhập, xuất theo ngày.

- Quản lý phiếu nhập kho, phiếu kiểm đếm.

- Báo cáo SKU, hàng hư hỏng, đổi trả.

- Quản lý kế hoạch cổng kiểm tra, nhận hàng, xuất hàng,...

- Kiểm tra hiện trạng hàng hóa

- Quản lý nhân viên, doanh thu, công nợ và các giấy tờ khác.

Với những tính năng vượt trội của phần mềm quản lý kho hàng thì doanh nghiệp sẽ không phải đau đầu đặt câu hỏi “Làm thế nào để quản lý kho hàng một cách khoa học nữa” bởi chính phần mềm này sẽ giúp bạn quản lý kho một cách khoa học nhất, tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân công cũng như giảm thiểu sai sót.

Dưới đây là những chia sẻ của Nhanh.vn về kiến thức quản lý kho hàng. Nhanh.vn mong rằng bạn có thể áp dụng với doanh nghiệp của mình. Để có thể quản lý kho hàng một cách hiệu quả nhất, hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn. Nhanh.vn cung cấp đầy đủ tính năng cho doanh nghiệp để quản lý bán hàng cũng như quản lý kho hàng thông minh từ nhập liệu sản phẩm, tồn kho, xuất kho, in mã vạch, kiểm soát hàng tồn, xử lý đơn hàng online... và vô vàn tính năng tối ưu khác. 

Ngoài ra, Nhanh.vn cũng cung cấp các phần mềm quản lý bán hàng trên sàn thương mại điện tử, trên Facebook, thiết kế website chuẩn SEO, cổng vận chuyển, thu hộ,..

Cuối cùng, Nhanh.vn chúc bạn luôn thành công!