Tôi đã từng mất hàng giờ để xử lý đơn hàng bằng sổ tay và phần mềm thủ công. Nhưng rồi Excel đã thay đổi hoàn toàn cách tôi quản lý đơn hàng. Dù hiện tại có nhiều phần mềm hiện đại, Excel vẫn là công cụ tối ưu cho nhiều chủ shop nhỏ.

Trong bài viết này, tôi chia sẻ cách quản lý đơn hàng bằng Excel mới nhất 2025, thực tế, hiệu quả và dễ áp dụng.

Cách quản lý đơn hàng bằng Excel mới nhất 2025

Nội dung chính [hide]

1. Quản lý đơn hàng bằng Excel phù hợp với ai?

2. Tổng hợp 4 mẫu file quản lý đơn hàng Excel thường dùng

3. Quản lý bán hàng, đơn hàng dễ dàng hơn cùng Nhanh.vn

1. Quản lý đơn hàng bằng Excel phù hợp với ai?

Không phải ai cũng cần phần mềm quản lý đơn hàng chuyên nghiệp ngay từ đầu. Với những người mới kinh doanh, nguồn lực còn hạn chế, hoặc chưa quen với các hệ thống phức tạp, thì Excel chính là một lựa chọn hợp lý, tiết kiệm mà vẫn hiệu quả.

Tôi đã từng hỗ trợ một chị chủ shop mỹ phẩm ở Hà Nội, chị chỉ bán khoảng 10 đơn mỗi ngày qua Facebook. Khi mới bắt đầu, chị chỉ cần một file Excel để theo dõi đơn hàng, sản phẩm đã giao, tiền khách đã chuyển khoản và tình trạng giao hàng.

Với hơn 300 đơn mỗi tháng, Excel vẫn “cân được” nếu file được thiết kế logic và dễ dùng. Đây là lý do vì sao tôi thường khuyên các chủ shop nhỏ nên bắt đầu từ Excel trước khi nghĩ tới các phần mềm quản lý phức tạp hơn.

Vậy ai là người nên sử dụng Excel để quản lý đơn hàng?

a. Chủ shop nhỏ, mới khởi nghiệp

Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh online và đơn hàng chưa vượt quá 20–30 đơn/ngày, thì file Excel có thể đáp ứng tốt. Bạn không cần chi phí duy trì phần mềm, chỉ cần biết cách sử dụng cơ bản các hàm như SUM, IF, VLOOKUP, hoặc sử dụng mẫu có sẵn là đã có thể theo dõi đơn hàng, khách hàng và công nợ.

b. Hộ kinh doanh gia đình, bán hàng offline kết hợp online

Tôi từng làm việc với một tiệm tạp hóa nhỏ ở Bắc Ninh, bán hàng trực tiếp là chính, nhưng có thêm đơn từ Zalo và Facebook. Chủ tiệm dùng Excel để ghi lại các đơn đặt hàng buổi tối và cập nhật lại kho thủ công. Dù không quá hiện đại, nhưng chỉ cần vài sheet Excel được thiết kế rõ ràng, người bán vẫn kiểm soát được toàn bộ dòng tiền, hàng tồn và giao nhận.

c. Người muốn làm quen dần với hệ thống quản lý

Không ít chủ shop ngại dùng phần mềm vì cảm thấy quá rắc rối. Với Excel, bạn vừa học được cách tổ chức dữ liệu, tư duy logic trong bán hàng, vừa làm quen với quy trình kiểm soát đơn từ nhập – bán – thu – tồn. Đây là bước chuyển tiếp quan trọng trước khi bạn sẵn sàng sử dụng các giải pháp như Nhanh.vn, Haravan hay KiotViet.

Tự tay tôi từng thiết kế một mẫu file Excel cho một shop thời trang nhỏ ở TP.HCM.

Chủ shop bán khoảng 40 đơn/ngày trên Shopee, nhưng vẫn dùng Excel để kiểm tra đối soát, ghi chú các đơn hoàn, đổi size hoặc ghi nợ khách quen. Mỗi ngày cuối ca, nhân viên chỉ mất 15 phút để nhập liệu. Nhờ mẫu Excel tự động tính doanh thu – lãi gộp – tồn kho – công nợ, chủ shop tiết kiệm được hơn 4 giờ làm báo cáo mỗi tuần. Khi lượng đơn tăng lên 100 đơn/ngày, họ mới quyết định chuyển sang phần mềm chuyên nghiệp.

Xem thêm: TOP 6 cách giúp quản lý đơn hàng online dễ dàng hơn cho chủ shop

2. Tổng hợp 4 mẫu file quản lý đơn hàng Excel thường dùng

Khi bắt đầu xây dựng quy trình quản lý đơn hàng bằng Excel, điều quan trọng không chỉ nằm ở việc sử dụng được công cụ, mà còn ở cách bạn thiết kế bảng tính sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh, lượng đơn và thói quen thao tác của nhân viên.

Đã trực tiếp tạo, thử nghiệm và chỉnh sửa hàng chục file Excel cho các chủ shop khác nhau trong suốt nhiều năm làm việc. Dưới đây là 4 mẫu file mà tôi đánh giá là thực tiễn, dễ dùng và hiệu quả nhất năm 2025, kèm theo nhận xét và ví dụ thực tế từ kinh nghiệm triển khai của tôi.

Mẫu 1: File quản lý đơn hàng tổng hợp (Full quy trình)

Phù hợp với: Shop online vừa và nhỏ bán đa kênh (Facebook, Shopee, TikTok)

Tính năng nổi bật:

Ghi nhận đầy đủ thông tin đơn hàng: mã đơn, ngày tạo, khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá, tổng tiền
Tích hợp theo dõi trạng thái: đã xác nhận – đã giao – hoàn hàng – hủy
Tự động tính doanh thu, lợi nhuận, phí vận chuyển, chiết khấu
Có phần theo dõi công nợ khách hàng

Tôi từng thiết kế mẫu này cho một shop giày online ở Đà Nẵng bán khoảng 30–40 đơn/ngày. Chủ shop không rành Excel, nhưng chỉ sau một buổi hướng dẫn, nhân viên đã nhập liệu thuần thục. Họ dùng file này để kiểm tra chéo với đơn trên Shopee mỗi tối, từ đó phát hiện nhiều trường hợp sai lệch phí vận chuyển.

“Nhờ file này mà tôi đỡ phải ngồi lật từng đơn Shopee. Mỗi tuần tiết kiệm ít nhất 6 tiếng chỉ để đối soát.” – Anh chủ shop Sneakers Zone.

Mẫu 2: File quản lý đơn hàng & tồn kho kết hợp

Phù hợp với: Hộ kinh doanh nhỏ cần theo dõi cả đơn hàng và tồn kho sản phẩm

Tính năng nổi bật:

Ghi lại đơn bán hàng và tự động trừ tồn kho
Theo dõi lượng hàng nhập, hàng bán, tồn cuối
Báo lỗi nếu sản phẩm sắp hết hàng
Có biểu đồ trực quan theo từng mặt hàng bán chạy

Tôi đánh giá đây là mẫu file mang tính ứng dụng cao với shop nhỏ, đặc biệt trong ngành hàng tiêu dùng, mỹ phẩm hoặc thời trang. Một điểm cộng là file có thể mở bằng Google Sheets, giúp chủ shop theo dõi từ điện thoại.

*Mẫu 2: File quản lý đơn hàng & tồn kho kết hợp*

Mẫu 3: File theo dõi đơn hàng COD & công nợ

Phù hợp với: Shop thường xuyên giao hàng COD qua nhiều đơn vị vận chuyển

Tính năng nổi bật:

Ghi rõ đơn vị vận chuyển, phí ship, ngày thu hộ
Theo dõi trạng thái thanh toán COD: đã thu – chưa thu – hoàn hàng
Báo cáo tổng tiền thu hộ từng tuần/tháng

Một shop thời trang nam chuyên bán hàng Facebook Ads. Một tháng, họ tạo hơn 1.000 đơn qua 3 đơn vị vận chuyển khác nhau. File này giúp họ tránh nhầm lẫn các đơn đã thu COD, nhờ đó tránh thất thoát hơn 3 triệu/tháng tiền hoàn sai.

Mẫu 4: File quản lý đơn hàng theo nhân viên

Phù hợp với: Shop có nhiều nhân viên chốt đơn, đóng gói, giao hàng

Tính năng nổi bật:

Theo dõi đơn hàng theo từng nhân viên xử lý
Tính số đơn, doanh số, tỷ lệ hoàn đơn theo từng người
Phân tích hiệu suất và tính hoa hồng bán hàng

Đây là mẫu file tôi hay gợi ý cho các shop muốn bắt đầu theo dõi hiệu suất nhân viên mà chưa đủ ngân sách đầu tư CRM chuyên nghiệp. Qua file này, chủ shop có thể phát hiện nhân viên nào thường xuyên tạo đơn lỗi, đơn bị hoàn, từ đó đào tạo hoặc điều chỉnh phù hợp.

Tải 4 mẫu file ở đây nhé!

Tùy theo mô hình kinh doanh, bạn có thể bắt đầu từ mẫu đơn giản và nâng cấp dần lên mẫu phức tạp hơn khi nhu cầu tăng. Dù là file Excel, nhưng nếu được thiết kế logic và cập nhật đúng cách, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát dòng tiền, tồn kho, hiệu suất bán hàng không thua gì phần mềm chuyên dụng.

Tôi khuyến khích bạn lựa chọn mẫu file phù hợp và tùy biến lại theo thói quen làm việc của mình hoặc nhân viên, bởi không có một “mẫu chuẩn duy nhất” áp dụng được cho tất cả các shop. Ở phần tiếp theo, tôi sẽ giới thiệu giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả hơn, tự động hóa hơn khi quy mô kinh doanh của bạn tăng lên – đặc biệt là khi bạn bán đa kênh.

3. Quản lý bán hàng, đơn hàng dễ dàng hơn cùng Nhanh.vn

Đối với những cửa hàng quy mô nhỏ phân loại sản phẩm ít, các bạn hoàn toàn có thể quản lý đơn hàng bằng việc sử dụng Excel. Tuy nhiên, với các cửa hàng quy mô lớn hơn có hàng trăm phân loại sản phẩm khác nhau thì sao? Khi đó, việc quản lý đơn hàng bằng Excel sẽ không còn đủ để đáp ứng nữa. Mà thay vào đó, cần có một công cụ quản lý đơn hàng sẽ giúp người dùng lưu trữ tất cả các thông tin về khách hàng hay theo dõi trạng thái đơn hàng và báo cáo tình hình kinh doanh.

So với việc quản lý đơn hàng bằng Excel, quản lý bán hàng cùng Nhanh.vn sẽ hỗ trợ cho người dùng nhiều tính năng hiệu quả và hiện đại hơn. Nhanh.vn là một công ty cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý bán hàng đa kênh hỗ trợ quản lý không giới hạn số lượng cửa hàng hay Fanpage, website, hoặc gian hàng trên các sàn TMĐT như Lazada, Tiki, Shopee, Sendo, TikTok Shop...

Dữ liệu về tồn kho, đơn hàng hay thông tin khách hàng đều được tập trung tại một nơi, luôn được cập nhật liên tục và chia sẻ giữa hệ thống quản lý kho/cửa hàng offline với mọi kênh bán online. Các thao tác quản lý được thực hiệu một cách đơn giản và dễ dàng với giao diện thiết kế thân thiện, dễ nhìn trên website cũng như ứng dụng trên điện thoại.

Quản lý bán hàng dễ dàng hơn cùng Nhanh.vn

Tôi đã từng mất hàng giờ mỗi tuần để đối soát đơn hàng, tính lãi lỗ, kiểm tồn kho… cho đến khi chuyển sang phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Nếu bạn đang cảm thấy file Excel ngày càng trở nên nặng nề, thiếu kiểm soát – đó là dấu hiệu để bạn chuyển đổi sang một giải pháp hiệu quả hơn.
👉 Nhanh.vn là lựa chọn tôi khuyên dùng cho các chủ shop muốn phát triển bền vững, bán hàng đa kênh và kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh trong tầm tay. Bạn có thể bắt đầu với gói dùng thử miễn phí, hoặc liên hệ trực tiếp để được tư vấn setup file từ Excel sang phần mềm nhanh chóng, gọn gàng.
Đừng để đơn hàng thất thoát vì chậm thay đổi. Hãy để Nhanh.vn đồng hành cùng bạn trên hành trình tối ưu hóa bán hàng.

Một số tính năng vượt trội về quản lý đơn hàng mà Nhanh.vn cung cấp như sau:

Kết nối nhiều kênh bán hàng hiệu quả

Kết nối với Fanpage bán hàng trên Facebook: Giúp người dùng quản lý bình luận, tin nhắn và hỗ trợ ẩn số điện thoại
Kết nối với website bán hàng cùng hơn 200 mẫu giao diện được thiết kế đẹp, thân thiện và chuẩn SEO
Kết nối các sàn thương mại điện tử phổ biến và lớn nhất hiện nay như: TikTok Shop, Shopee, Lazada, Tiki,…
Bán hàng trực tiếp tại cửa hàng hỗ trợ kết nối với các thiết bị như máy in, máy quét mã vạch hay ngăn đựng tiền
Kết nối đa chiều: giúp quản lý không giới hạn số lượng cửa hàng, Fanpage hay website, các gian hàng thương mại điện tử.

Quản lý bán hàng tổng hợp, tập trung một nơi

Các thông tin về sản phẩm, tồn kho hay đơn hàng, khách hàng trên mọi kênh bán được tập trung tổng hợp tại Nhanh.vn
Trạng thái đơn hàng ở các kênh bán hàng khác nhau được cập nhật liên tục về Nhanh.vn => Hệ thống tự động từ tồn kho và ghi nhận doanh thu
Tồn kho thay đổi được cập nhật liên tục lên các kênh bán hàng online khác nhau
Các chương trình khuyến mại hay tích điểm đều được cài đặt tự động và được áp dụng khi khách hàng mua hàng trên website hay Facebook, qua các sàn thương mại điện thử hoặc trực tiếp ở cửa hàng.

danh sách đơn hàng

Quản lý vận hành trơn tru

Hỗ trợ người dùng quản lý combo các sản phẩm cùng loại và khác loại
Xuất, nhập kho điều chuyển hàng giữa các cửa hàng
Xác nhận trạng thái đơn hàng, đóng gói hay in vận đơn, trạng thái giao hàng và đối soát
Phân loại khách hàng thành các cấp khác nhau một cách chuyên nghiệp và tự động như khách hàng thân thiết, khách hàng VIP,…
Tích hợp hỗ trợ gửi thông tin qua email hay SMS và Zalo chăm sóc khách hàng

Tạo đơn hàng nhanh chóng và vận chuyển tiện lợi

Chỉ với các thông tin về sản phẩm, số lượng, số tiền, thông tin khách hàng là các bạn đã có thể tạo được đơn hàng ngay lập tức để chuyển sang bên đơn vị vận chuyển
Kết nối nhiều hãng vận chuyển lớn và phổ biến trong nước như Giaohangtietkiem, GHN, Bưu điện, VTP, J&T,…
Linh hoạt thay đổi theo các dịch vụ tùy thích
So sánh phí vận chuyển giúp tối ưu và tiết kiệm chi phí giao hàng
Thanh toán COD 5 ngày/ tuần
Hỗ trợ xử lý khiếu nại 24/7

Hệ thống báo cáo đa dạng

Giúp bạn nắm bắt tình hình kinh doanh một cách chính xác, theo thời gian thực tế
Hỗ trợ hơn 80 báo cáo được tổng hợp theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Theo dõi các mặt hàng bán chậm, mặt hàng bán chạy để lên kế hoạch nhập hàng hay xả hàng kịp thời
So sánh các báo cáo bán hàng theo kênh bán khác nhau, theo cửa hàng hoặc theo sản phẩm, nhân viên,...

Tham khảo: TOP 7 mẫu file Excel xuất nhập tồn kho hiệu quả, miễn phí

Trên đây là bài viết tổng hợp cách quản lý đơn hàng bằng Excel mới nhất 2025. Mong rằng bài viết này sẽ mang lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã luôn theo dõi và ủng hộ chúng mình. Chúc các bạn một ngày tốt lành!