Cách quản lý đơn hàng bằng Excel mới nhất 2025

2. Tổng hợp 4 mẫu file quản lý đơn hàng Excel thường dùng

Quản lý đơn hàng bằng file Excel là một trong những cách được rất nhiều cửa hàng lựa chọn, bởi vì sự hiệu quả và tính tiện dụng của nó mang lại rất cao. Đồng thời, việc quản lý đơn hàng bằng cách tạo file excel cũng được thực hiện một cách dễ dàng.

Dưới đây là 4 mẫu file quản lý đơn hàng bằng Excel mà Nhanh.vn đã tổng hợp, các bạn có thể tham khảo.

2.1 Quản lý đơn đặt hàng bằng Excel

Một mẫu file Excel quản lý đơn đặt hàng hoàn chỉnh bao gồm:

• Thời gian đặt hàng (ngày, tháng, năm)
• Tên khách hàng
• Số điện thoại
• Địa chỉ
• Tên sản phẩm
• Số lượng
• Số tiền cần thu
• Ghi chú đơn hàng (nếu có)
• Tên nhân viên bán hàng (nếu có)

Mẫu file Excel quản lý đơn đặt hàng sẽ giúp người dùng kiểm soát số lượng đơn theo ngày, tránh để tình trạng bị bỏ sót hoặc nhầm lẫn. Không những vậy, giúp chủ shop nắm bắt được tỷ lệ chốt đơn hàng từ đó đưa ra những kế hoạch marketing điều chỉnh sao cho phù hợp

Quản lý đơn đặt hàng bằng Excel

Đồng thời, việc quản lý đơn đặt hàng theo ngày hỗ trợ chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình kinh doanh và số lượng sản phẩm được bán ra. Khi đó, chủ shop sẽ tìm ra được mặt hàng đang bán chạy của cửa hàng để có những phương án xúc tiến và thúc đẩy tăng doanh thu.

Đọc thêm: Quản lý đơn hàng như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất

2.2 Mẫu Excel quản lý trạng thái đơn

Đây là dạng mẫu file Excel quản lý trạng thái đơn được thực hiện. Với cách quản lý này sẽ giúp cho chủ cửa hàng nắm được thông tin về toàn bộ quá trình vận đơn chẳng hạn như: 

• Tình trạng xác nhận đơn hàng
• Giao hàng và vận chuyển
• Quá trình thanh toán
• Các vấn đề của đơn hàng từ phía người nhận

Mẫu Excel quản lý trạng thái đơn

Một mẫu file Excel quản lý trạng thái đơn hàng hoàn chỉnh bao gồm:

• Tên các sản phẩm
• Mã vận đơn sản phẩm
• Đơn vị tính
• Trạng thái đơn hàng
• Thông tin của khách hàng
• Thông tin của nhân viên bán hàng (nếu có)

Việc theo dõi tốt trạng thái của các đơn hàng sẽ giúp cho người dùng quản lý thông tin sản phẩm một cách hiệu quả. Chẳng hạn, việc tổng hợp các đơn hàng đang được giao hay các đơn hàng được thanh toán hoặc đơn hàng hoàn được trả về sẽ nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều. Đây là một nguyên tắc quản lý trạng thái đơn hàng hiệu quả hỗ trợ tối đa trong kinh doanh online.

Với những thông tin cụ thể như thế, chủ cửa hàng cũng sẽ phản hồi cũng như thông báo tới khách hàng khi có bất cứ thắc mắc nào về đơn hàng của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này giúp quy trình quản lý đơn của cửa hàng trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả, đem đến sự hài lòng cho khách hàng và nâng cao sự tin tưởng.

Link download: tại đây

2.3 Quản lý thu chi cửa hàng bằng Excel

Quản lý thu chi đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi cửa hàng. Việc nắm bắt chi tiết số tiền đã bỏ ra cũng như nguồn thu vào, tổng hợp các khoản thu chi theo thời gian (ngày, tuần, tháng, năm) chính là mấu chốt giúp chủ shop có thể đánh giá được tình hình kinh doanh của cửa hàng mình.

Thay vì theo phương pháp thủ công ghi ghép từng khoản chi tiêu vào sổ sách như ngày trước, các bạn hoàn có thể tạo file Excel nhập dữ liệu là đã có thể một cách chính xác và nhanh chóng hơn.

Trước hết, để có thể hiểu cũng như sử dụng được các mẫu Excel quản lý thu chi một cách hiệu quả thì người dùng cần nắm rõ những nội dung, tiêu chí đề mục trong đó.

Quản lý thu chi cửa hàng bằng Excel

Một file Excel quản lý thu chi thông thường sẽ có những bao gồm những nội dung sau:

• Thông tin về chứng từ: bao gồm số thứ tự, ngày tháng của các khoản thu chi của cửa hàng một cách chi tiết.
• Thông tin về giao dịch: tên người thực hiện giao dịch, nội dung của khoản giao dịch đó (ví dụ: thanh toán tiền điện, nước hay tiền thuê mặt bằng, thu tiền của khách hàng,…)
• Thông tin về tài khoản phát sinh: số tiền thu/chi, ghi chú rõ ràng (nếu có)

Quản lý thu chi bằng file Excel của một cửa hàng sẽ phức tạp hơn nhiều so với việc quản lý thu chi cá nhân. Bởi lẽ, mỗi ngày cửa hàng có thể sẽ phát sinh rất nhiều giao dịch khác nhau, đồng thời mỗi cửa hàng lại có nhiều nhân viên nên mỗi người thực hiện giao dịch cũng khác nhau.

Nếu một cửa hàng không quản lý tốt các khoản thu chi của mình thì chắc chắn sẽ gặp phải tình trạng không biết tại sao lại thua lỗ như này, thâm hụt doanh thu hoặc không rõ từng khoản giao dịch. Trong những trường hợp xấu, khi mà chi tiêu bừa bãi, không rõ ràng và hiệu quả thì sẽ dẫn tới việc phá sản.

Link download: tại đây

2.4 Mẫu file excel quản lý đơn hàng phát sinh

Các dữ liệu, thông tin đơn hàng cần được cập nhật một cách chi tiết trong file excel để có thể dễ dàng quản lý hơn và tránh trường hợp bị thất lạc hay bỏ sót đơn hàng dẫn tới thất thoát doanh thu. File excel quản lý đơn hàng được kết hợp chặt chẽ với file quản lý trạng thái để tối ưu hóa hiệu quả của cửa hàng. 

Mẫu file Excel quản lý đơn hàng phát sinh

Sau khi quá trình đặt hàng được hoàn tất, thông tin về đơn hàng cần nhập vào file Excel như sau:

• Ngày tháng phát sinh đơn đặt hàng
• Trạng thái của đơn hàng
• Thông tin chi tiết về khách hàng (tên, số điện thoại, địa chỉ)
• Thông tin về số lượng hàng hóa đã đặt
• Số tiền của sản phẩm
• Thông tin đơn vị giao hàng

Trên đây là một số thông tin cơ bản cần thiết phải có trong quy trình quản lý đơn hàng phát sinh của cửa hàng kinh doanh online. Thế nhưng, tùy theo vào nhu cầu quản lý cụ thể của từng cửa hàng mà có thể linh hoạt thay đổi, thêm hoặc lược bớt một số thông tin cần thiết cho phù hợp và tạo sự thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý đơn hàng.

Tham khảo: Tổng hợp 7 mẫu file quản lý doanh thu bằng Excel chuẩn, trực quan