Cách dự báo nhập hàng cho shop quần áo dựa trên dữ liệu bán

Bài toán nhập hàng của shop quần áo nằm ở việc cân bằng giữa nguy cơ thiếu hàng và lượng tồn bị dồn quá nhiều. Dựa trên dữ liệu bán và tồn kho, chủ shop có thể ước tính số lượng cần bổ sung cho đợt tiếp theo thay vì quyết định hoàn toàn theo cảm tính. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách dự báo nhập hàng theo từng bước, kèm công thức và ví dụ cụ thể để các bạn tham khảo. 

1. Dự báo nhập hàng cho shop quần áo là gì?

Dự báo nhập hàng là việc dùng dữ liệu bán trong một khoảng thời gian để ước tính số lượng sản phẩm có thể cần cho kỳ tiếp theo. Với shop quần áo, kết quả thường giúp trả lời ba câu hỏi: những ngày tới có thể bán bao nhiêu, lượng hàng hiện có đã đủ chưa và cần nhập thêm khoảng bao nhiêu để tránh tình trạng hết hàng.

Phương pháp này phù hợp hơn với sản phẩm đã bán liên tục trong một khoảng đủ dài, chẳng hạn áo thun cơ bản, sơ mi, quần jeans hoặc mẫu váy được duy trì qua nhiều đợt nhập. Với hàng mới, hàng theo trào lưu hoặc sản phẩm chỉ bán trong một mùa ngắn, dữ liệu quá khứ cần được sử dụng thận trọng hơn.

Một mặt hàng bán chạy chưa chắc phải nhập ngay nếu kho vẫn còn đủ hàng. Ngược lại, sản phẩm có tốc độ bán vừa phải nhưng tồn xuống thấp vẫn có thể cần bổ sung. Vì vậy, dự báo cần được đặt trong quy trình quản lý kho shop quần áo, thay vì chỉ nhìn vào doanh thu hoặc cảm giác bán tốt.

2. Dữ liệu cần có trước khi tính số lượng nhập

Tổng số lượng bán trong khoảng ngày: Dùng số đơn vị sản phẩm đã bán, không dùng doanh thu. Nếu một mẫu có nhiều size và màu, nên quản lý riêng từng mã biến thể. Việc chuẩn hóa SKU trong quản lý bán hàng giúp tránh gộp nhầm dữ liệu giữa các phiên bản.

• Số ngày trong khoảng phân tích: Tổng lượng bán và số ngày phải thuộc cùng một giai đoạn. Không lấy lượng bán của 30 ngày rồi chia cho 14 ngày.
• Số ngày muốn dự báo: Có thể là 7, 14, 15 hoặc 30 ngày tùy chu kỳ nhập hàng. Khoảng dự báo càng dài, mức độ biến động càng cần được xem xét.
• Số tồn có thể bán hiện tại: Chỉ tính lượng hàng đang sẵn sàng bán. Hàng lỗi, hàng giữ cho khách, hàng chờ đổi trả hoặc tồn trên hệ thống nhưng thực tế không còn cần được xử lý riêng.
• Số tồn tối thiểu: Là lượng dự phòng shop muốn duy trì để hạn chế hết hàng. Mức này nên đặt theo tốc độ bán, khả năng nhập lại, nguồn vốn và đặc điểm từng sản phẩm.

Nếu tồn kho trên hệ thống lệch so với thực tế, lượng nhập gợi ý cũng sẽ lệch. Trước đợt nhập lớn, shop nên kiểm tra nguyên nhân tồn kho không khớp và điều chỉnh dữ liệu trước khi tính.

3. Cách dự báo nhập hàng theo công thức

Bạn có thể sử dụng công thức sau đây để dự báo nhập hàng. Lưu ý rằng công thức sau đây chỉ mang tính chất gợi ý cho cửa hàng chứ không mang tính chất cố định, chỉ mang tính chất tham khảo. 

3.1. Tính số lượng bán trung bình ngày

Công thức:

Số lượng bán trung bình ngày = Tổng số lượng bán trong khoảng ngày ÷ Số ngày trong khoảng

Ví dụ, một mẫu áo bán được 84 chiếc trong 28 ngày, số lượng bán trung bình sẽ là: 84 ÷ 28 = 3 chiếc/ngày

3.2. Tính số lượng bán dự tính sắp tới

Công thức:

Số lượng bán dự tính sắp tới = Số lượng bán trung bình ngày × Số ngày sắp tới

Nếu sản phẩm bán trung bình 3 chiếc/ngày và shop muốn dự báo cho 14 ngày: 3 × 14 = 42 chiếc

3.3. Tính số lượng hàng cần nhập

Công thức:

Số lượng hàng cần nhập = Số lượng bán dự tính sắp tới - Số tồn có thể bán hiện tại + Số tồn tối thiểu

Giả sử nhu cầu dự tính là 42 chiếc, kho còn 12 chiếc có thể bán và shop muốn giữ tồn tối thiểu 6 chiếc: 42 - 12 + 6 = 36 chiếc

Hệ thống hoặc bảng tính sẽ đưa ra số lượng nhập gợi ý là 36 chiếc. Nếu kết quả bằng hoặc nhỏ hơn 0, dữ liệu hiện tại chưa cho thấy nhu cầu nhập bổ sung. Chủ shop vẫn cần kiểm tra kế hoạch khuyến mại, hàng đang về và biến động thị trường trước khi quyết định.

4. Cách chọn dữ liệu và điều chỉnh kết quả dự báo

Cùng một công thức nhưng khoảng dữ liệu khác nhau có thể tạo ra kết quả khác nhau. Bảng sau đây giúp shop nhận biết những trường hợp cần kiểm tra trước khi đặt hàng.

Shop có thể kết hợp dữ liệu dự báo với cách xác định mặt hàng đang bán chạy để nhập thêm. Tuy nhiên, “bán chạy” không đồng nghĩa với việc phải nhập thật nhiều; lượng tồn hiện tại và kỳ dự báo vẫn phải được tính riêng.

5. Dự báo bằng Excel và bằng tính năng phần mềm khác nhau thế nào?

Với shop ít sản phẩm, một kho và một người quản lý, quản lý kho bằng Excel vẫn có thể đáp ứng nhu cầu cơ bản. Khi số lượng SKU tăng, việc tổng hợp dữ liệu bán, tồn và công thức cho từng dòng thường mất nhiều thời gian hơn.

7. Tiết kiêm thời gian dự báo nhập hàng với phần mềm Nhanh.vn 

Tính năng Dự báo nhập hàng của Nhanh.vn hỗ trợ chủ shop tính toán số lượng sản phẩm cần bổ sung cho đợt nhập tiếp theo. Thay vì tổng hợp dữ liệu rồi tính từng mã hàng bằng giấy bút hoặc Excel, người quản lý có thể tạo bảng số lượng nhập gợi ý trực tiếp trên phần mềm.

Kết quả dự báo được tính dựa trên tổng số lượng bán gần nhất và các thông tin người dùng thiết lập. Tính năng phù hợp hơn với những sản phẩm được bán liên tục trong một khoảng thời gian đủ dài. Đây là số liệu tham khảo để hỗ trợ ra quyết định, không phải số lượng cố định hoặc bắt buộc phải nhập.

7.1. Truy cập tính năng Dự báo nhập hàng

Từ giao diện phần mềm, người dùng truy cập module Kho hàng, sau đó chọn Dự báo nhập hàng.

7.2. Nhập thông tin dự báo

Người dùng điền các trường thông tin cần thiết sau: 

7.3. Tính số lượng cần nhập

Sau khi hoàn tất các trường thông tin, người dùng nhấn TÍNH SỐ LƯỢNG CẦN NHẬP. Phần mềm sẽ áp dụng công thức để tạo danh sách sản phẩm cùng số lượng nhập gợi ý.

Khi đã kiểm tra kết quả, người dùng có thể chọn Thao tác để xuất danh sách ra Excel, phục vụ việc lập đề xuất nhập hàng hoặc gửi cho bộ phận mua hàng và nhà cung cấp.

Trước khi chốt đơn nhập, chủ shop vẫn cần đối chiếu thêm cơ cấu size, màu, hàng đang về, ngân sách, chương trình bán hàng sắp triển khai và số lượng đặt tối thiểu của nhà cung cấp.

8. Checklist trước khi chốt đơn nhập

• Dữ liệu bán có phản ánh giai đoạn kinh doanh bình thường không?
• Số tồn có thể bán đã khớp với hàng thực tế chưa?
• Có đơn nhập hoặc hàng chuyển kho đang về không?
• Cơ cấu size và màu nào đang bán nhanh?
• Số lượng gợi ý có phù hợp ngân sách và yêu cầu tối thiểu của nhà cung cấp không?

Nếu một trong năm yếu tố trên chưa rõ, nên kiểm tra lại trước khi gửi đơn đặt hàng.

9. Câu hỏi thường gặp về dự báo nhập hàng

9.1. Cần bao nhiêu ngày dữ liệu để dự báo?

Không có một mốc phù hợp cho mọi sản phẩm. Nên chọn khoảng đủ dài để phản ánh sức bán thông thường và đủ gần để dữ liệu chưa lỗi thời. Hàng theo xu hướng nên dùng kỳ ngắn hơn sản phẩm cơ bản bán quanh năm.

9.2. Sản phẩm mới có dùng công thức được không?

Sản phẩm mới chưa có đủ lịch sử bán nên kết quả thiếu cơ sở. Shop có thể nhập thử lô nhỏ, theo dõi phản ứng của khách rồi cập nhật dự báo khi đã có thêm giao dịch.

9.3. Có cần tính riêng từng size và màu không?

Nên đánh giá riêng khi các biến thể được quản lý bằng mã độc lập. Mỗi size, màu có thể có tốc độ bán khác nhau; chia đều tổng lượng nhập dễ gây thiếu biến thể bán nhanh và dư biến thể bán chậm.

9.4. Kết quả dự báo có phải số lượng bắt buộc phải nhập không?

Không. Đây là số lượng gợi ý dựa trên dữ liệu và công thức đang sử dụng. Quyết định cuối cần xét thêm mùa vụ, chương trình bán hàng, hàng đang về, nguồn vốn và điều kiện nhà cung cấp.

Dự báo nhập hàng hiệu quả bắt đầu từ dữ liệu bán và tồn kho đáng tin cậy. Khi thông tin được cập nhật đều, chủ shop sẽ có cơ sở rõ hơn để biết sản phẩm nào cần bổ sung, nên nhập khoảng bao nhiêu và trường hợp nào nên chờ thêm trước khi đặt hàng.