Tồn kho lệch giữa thực tế và sổ sách - Nguyên nhân & cách xử lý

Tồn kho lệch giữa thực tế và sổ sách là vấn đề phổ biến trong quản lý kho, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời tình trạng này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và hiệu quả trong vận hành.

1. Tồn kho lệch giữa thực tế và sổ sách là gì?

1.1. Tồn kho thực tế và tồn kho kế toán là gì?

1.1.1. Tồn kho thực tế là gì?

Tồn kho thực tế là số lượng hàng hóa bạn thực sự có trong kho, có thể kiểm tra trực tiếp bằng mắt thường hoặc thông qua quy trình kiểm kê định kỳ.

Ví dụ: Nếu hệ thống báo còn 30 sản phẩm nhưng thực tế chỉ có 20, thì sự khác biệt này chính là tồn kho lệch.

1.1.2. Tồn kho kế toán là gì?

Tồn kho kế toán là dữ liệu ghi nhận trong phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản lý kho, phản ánh số liệu nhập xuất dựa trên chứng từ giao dịch như phiếu nhập, phiếu xuất.

Ví dụ: Phần mềm có thể báo còn 30 sản phẩm trong kho nhưng khi kiểm tra thực tế số lượng chỉ là 20, dẫn đến sự lệch.

1.2. Tồn kho lệch giữa thực tế và sổ sách là gì?

Tồn kho lệch giữa thực tế và sổ sách là tình trạng số lượng hàng hóa thực tế trong kho không khớp với số liệu trên sổ sách hoặc hệ thống quản lý kho. Sự chênh lệch này có thể xảy ra do nhiều yếu tố, ảnh hưởng đến việc quản lý và báo cáo tài chính.

1.3. Tại sao tồn kho lệch lại quan trọng?

Tồn kho lệch gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng, như:

• Ảnh hưởng đến dòng tiền: Khi số liệu tồn kho không chính xác, bạn có thể phải nhập thêm hàng hóa không cần thiết, hoặc thiếu hàng để phục vụ nhu cầu của khách hàng.
• Mất uy tín với khách hàng: Nếu khách hàng đặt hàng và nhận được thông tin sai về số lượng sản phẩm có sẵn, điều này sẽ làm giảm lòng tin vào doanh nghiệp.
• Gây khó khăn trong việc lập kế hoạch tài chính và kinh doanh: Sự thiếu chính xác trong việc quản lý tồn kho sẽ ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh và chiến lược lâu dài của doanh nghiệp.

2. Nguyên nhân gây ra sự chênh lệch tồn kho

Sự chênh lệch tồn kho có thể đến từ nhiều nguyên nhân, bao gồm nhưng không giới hạn:

• Lỗi nhập liệu: Nhập sai mã hàng, sai đơn vị tính, hoặc bỏ qua chứng từ khi xuất kho.
• Sai sót trong quy trình: Quên trừ kho khi có hàng tặng hoặc khuyến mãi, không cập nhật khi có hàng đổi trả.
• Thiếu đồng bộ phần mềm: Hệ thống không đồng bộ kịp thời giữa các nền tảng bán hàng như Shopee, Lazada, và website.

Một trong những lý do phổ biến khiến số liệu kho lệch là do quy trình kiểm kê chưa chính xác hoặc thiếu định kỳ. Bạn có thể tham khảo những phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất năm 2025 để cải thiện quy trình này.

 Khi tồn kho lệch giữa thực tế và sổ sách, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều rủi ro như mất kiểm soát dòng tiền và lãng phí tài nguyên. Nhanh.POS sẽ giúp bạn:

• Đồng bộ tồn kho giữa các kênh bán hàng như Shopee, Lazada, TikTok Shop và website
• Cập nhật số liệu tồn kho theo thời gian thực, giúp bạn kiểm soát hiệu quả hơn
• Cho phép kiểm tra tồn kho giữa các cửa hàng
• Theo dõi lịch sử sửa xóa phiếu xuất nhập kho

3. Tại sao tồn kho lệch lại nguy hiểm cho doanh nghiệp?

3.1. Tại sao tồn kho lệch gây hại cho doanh nghiệp?

Khi số liệu tồn kho thực tế và tồn kho kế toán không khớp nhau, bạn có thể gặp phải các vấn đề sau:

• Mất doanh thu và đơn hàng: Nếu hệ thống báo còn hàng trong khi thực tế không có, bạn sẽ mất các đơn hàng tiềm năng, dẫn đến mất doanh thu.
• Giảm uy tín thương hiệu: Khách hàng không hài lòng vì bị thông báo hết hàng dù bạn đã xác nhận có hàng, làm giảm sự tin tưởng vào thương hiệu.
• Quản lý kho kém: Gặp khó khăn trong việc lên kế hoạch nhập hàng hoặc điều chuyển kho, gây lãng phí chi phí và nguồn lực.

3.2. Tác động của sai lệch tồn kho đến tài chính và hiệu quả vận hành

Tác động của sai lệch tồn kho đến tài chính và hiệu quả vận hành là: 

• Báo cáo tài chính không chính xác: Khi báo cáo tài chính không chính xác, bạn không thể đưa ra quyết định chính xác về dòng tiền, nhập hàng, hoặc phân bổ nguồn lực.
• Gây khó khăn trong việc kiểm soát dòng tiền: Nếu nhập hàng dư thừa hoặc không đủ, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý vốn và chi phí, dễ dàng dẫn đến tình trạng thiếu hoặc thừa hàng hóa.

4. Cách xử lý khi tồn kho thực tế và tồn kho kế toán lệch nhau

4.1. Kiểm tra lại số liệu tồn kho

• Kiểm kê kho thực tế: Đảm bảo rằng nhân viên thực hiện việc kiểm kê kho đầy đủ và chính xác. Sử dụng công cụ như máy quét mã vạch hoặc phần mềm quản lý kho giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm kê.
• So sánh với sổ sách kế toán: Sau khi kiểm tra kho thực tế, so sánh với số liệu trên phần mềm kế toán hoặc hệ thống bán hàng để phát hiện sai lệch.

4.2. Cập nhật số liệu và điều chỉnh tồn kho

• Cập nhật phiếu nhập/xuất: Nếu có sai sót trong việc ghi phiếu nhập hoặc xuất, cần cập nhật lại các phiếu tương ứng. Đảm bảo rằng mọi giao dịch đều có chứng từ rõ ràng.
• Điều chỉnh kho điện tử: Trong các hệ thống quản lý kho hiện đại, bạn có thể điều chỉnh tồn kho thông qua các tính năng của phần mềm như Nhanh.POS giúp tự động đồng bộ số liệu giữa kho thực tế và tồn kho kế toán.

4.3. Xử lý các nguyên nhân gây lệch tồn kho

Để ngăn chặn việc tồn kho lệch trong tương lai, cần xác định và xử lý các nguyên nhân gây ra lệch tồn kho:

• Thiếu chứng từ nhập/xuất: Cần yêu cầu nhân viên và bộ phận kho cập nhật đầy đủ chứng từ mỗi khi nhập hoặc xuất kho giúp giảm thiểu sai sót và dễ dàng theo dõi lịch sử hàng hóa.
• Sai sót trong nhập liệu: Nhân viên cần được đào tạo để nhập thông tin chính xác vào phần mềm quản lý kho, tránh tình trạng nhập nhầm mã hàng hoặc sai đơn vị tính.
• Tồn kho bị thất thoát: Theo dõi chặt chẽ các mặt hàng dễ bị thất thoát như hàng khuyến mãi, hàng bị hỏng hoặc hàng bị lấy sử dụng nội bộ.

Để xử lý sai lệch tồn kho một cách thực tế và hiệu quả, chủ doanh nghiệp nên áp dụng một số cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công.

4.4. Áp dụng phần mềm quản lý kho đa kênh

Sử dụng phần mềm quản lý kho tích hợp đa kênh như Nhanh.POS giúp đồng bộ tồn kho giữa các kênh bán hàng khác nhau (Shopee, Lazada, Facebook, website) vào một hệ thống chung đảm bảo rằng số liệu tồn kho luôn được cập nhật chính xác và kịp thời, giảm thiểu sai sót trong việc quản lý kho.

4.5. Thiết lập cảnh báo khi tồn kho có sự lệch

Thiết lập hệ thống cảnh báo khi tồn kho có sự lệch. Phần mềm quản lý kho hiện đại cho phép bạn thiết lập các ngưỡng cảnh báo tự động khi tồn kho thực tế và kế toán không khớp nhau giúp doanh nghiệp phát hiện sai sót nhanh chóng và kịp thời điều chỉnh.

Khi tồn kho thực tế và kế toán lệch nhau, bạn cần kiểm tra lại số liệu và cập nhật số liệu tồn kho chính xác. Nhanh.POS giúp bạn:

• Cập nhật và điều chỉnh tồn kho tự động
• Đồng bộ kho giữa các kênh bán hàng, giảm thiểu sai lệch
• Cài đặt hạn mức tồn kho tối thiểu, tối đa
• Theo dõi lịch sử sửa xóa phiếu xuất nhập kho

5. Lợi ích của việc kiểm soát tồn kho chặt chẽ

5.1. Tại sao việc kiểm soát tồn kho lại quan trọng?

Kiểm soát tồn kho chặt chẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
• Nâng cao hiệu quả hoạt động
• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng. 

Kiểm soát tồn kho tốt là yếu tố quan trọng giúp các doanh nghiệp duy trì sự phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh.

5.2. Các lợi ích chính của việc kiểm soát tồn kho

Lợi ích chính của việc kiểm soát tồn kho:

• Giảm thiểu rủi ro thiếu hàng: Khi tồn kho được kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng thiếu hàng, đặc biệt là trong các đợt flash sale hoặc chiến dịch quảng cáo.
• Tăng hiệu quả quản lý tài chính: Kiểm soát chính xác lượng hàng tồn kho giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về dòng tiền và chi phí.
• Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng: Cải thiện trải nghiệm mua sắm, xây dựng lòng tin và tăng khả năng khách hàng quay lại mua hàng.
• Giảm thiểu thất thoát và hư hỏng: Giảm thiểu tổn thất đối với các mặt hàng có giá trị cao hoặc dễ hư hỏng.

Đừng để việc lệch kho làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống vận hành. Hãy chủ động kiểm kê và áp dụng các giải pháp xử lý tồn kho lệch ngay từ hôm nay để bảo vệ lợi nhuận doanh nghiệp.

6. Cách phần mềm quản lý kho giúp giải quyết vấn đề tồn kho lệch

6.1. Phần mềm quản lý kho là gì và nó giúp giải quyết vấn đề tồn kho lệch như thế nào?

Phần mềm quản lý kho giúp:

• Doanh nghiệp theo dõi, quản lý và cập nhật số lượng hàng hóa trong kho 
• Tự động hóa các tác vụ như nhập hàng, xuất kho và điều chuyển hàng hóa
• Đảm bảo rằng số liệu tồn kho trong hệ thống luôn khớp với thực tế.

6.2. Các tính năng của phần mềm quản lý kho giải quyết vấn đề tồn kho lệch

• Tự động cập nhật tồn kho theo từng đơn hàng: Hệ thống sẽ tự động cập nhật tồn kho theo thời gian thực giúp ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng hoặc nhập thừa mà không cần phải nhập liệu thủ công.
• Quản lý đa kênh hiệu quả: Đồng bộ hóa số liệu tồn kho giữa các kênh bán hàng khác nhau như Shopee, Lazada, website, Facebook, v.v.
• Tính năng cảnh báo tồn kho: Tính năng cảnh báo khi tồn kho của sản phẩm đạt đến mức thấp hoặc khi có sự lệch giữa tồn kho thực tế và tồn kho kế toán giúp doanh nghiệp phát hiện nhanh chóng và xử lý vấn đề trước khi nó trở thành một rủi ro lớn.
• Báo cáo tồn kho chính xác: Cho phép doanh nghiệp dễ dàng tạo báo cáo tồn kho chính xác và kịp thời, từ đó giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn về việc nhập hàng hoặc điều chỉnh chiến lược bán hàng.

6.3. Phần mềm giúp giảm thiểu sai sót và thất thoát

Nhập liệu thủ công có thể dẫn đến các sai sót như nhập nhầm mã hàng, số lượng không chính xác, hoặc bỏ sót giao dịch. Phần mềm giúp:

• Tự động hóa - giảm thiểu sai sót 
• Đảm bảo rằng thông tin về tồn kho luôn chính xác.
• Theo dõi tình trạng thất thoát và hư hỏng hàng hóa nhờ tính năng ghi nhận tự động và đồng bộ hóa giữa các bộ phận
• Phát hiện sự cố thất thoát hàng hóa ngay từ khi xảy ra, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời.

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

7.1. Tồn kho thực tế và tồn kho kế toán có nhất thiết phải khớp nhau 100% không?

Tồn kho thực tế và tồn kho kế toán không cần phải khớp tuyệt đối nhưng sự sai lệch lớn sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và quyết định kinh doanh. Việc giữ cho các số liệu này gần như khớp là rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp không gặp phải vấn đề về thiếu hàng hoặc nhập thừa.

7.2. Chênh lệch kho có ảnh hưởng đến lợi nhuận không?

Có. 

Khi tồn kho kế toán ghi nhận còn hàng nhưng thực tế hết hàng, doanh nghiệp sẽ mất cơ hội bán hàng và giảm doanh thu. Ngược lại, nếu tồn kho thực tế nhiều hơn nhưng không được phản ánh chính xác trong phần mềm, doanh nghiệp có thể nhập hàng thừa gây đọng vốn và mất chi phí.

7.3. Tôi không rành sổ sách, có cách nào đơn giản để kiểm kho không?

Nếu bạn không có kinh nghiệm với sổ sách, phần mềm quản lý kho như Nhanh.POS là một giải pháp tuyệt vời. 

Phần mềm này tự động cập nhật tồn kho khi có xuất - nhập kho, giúp bạn dễ dàng theo dõi mà không cần thao tác thủ công phức tạp. Hệ thống tự động hóa giúp bạn quản lý kho một cách chính xác và hiệu quả, mà không cần lo lắng về sai sót nhập liệu.

7.4. Shop nhỏ cần dùng phần mềm kiểm kho không?

Càng nhỏ càng nên dùng phần mềm kiểm kho. 

Nếu bạn quản lý kho bằng sổ tay hoặc Excel, dễ gặp phải sai sót, nhất là khi không có đội ngũ kế toán chuyên nghiệp. Sử dụng phần mềm giúp bạn theo dõi tồn kho chính xác, đặc biệt khi bạn không có mặt tại kho để kiểm tra trực tiếp.

7.5. Có thể chỉ dùng 1 bảng Excel để kiểm kho không?

Excel có thể được dùng để kiểm kho nhưng nó không thể tự động đồng bộ với các nền tảng bán hàng. Nếu bạn bán hàng trên nhiều kênh, Excel sẽ không kịp phản ánh khi có đơn mới, điều này dễ dẫn đến sai lệch tồn kho và thiếu hàng.

Tôi luôn nhấn mạnh rằng kiểm soát tồn kho hiệu quả không đơn giản chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính mà còn đảm bảo khách hàng luôn nhận được sản phẩm đúng thời gian. Nếu bạn đang gặp vấn đề tồn kho lệch, đừng ngần ngại áp dụng những giải pháp đã được chia sẻ để cải thiện tình hình và nâng cao chất lượng quản lý kho hàng.