Xây dựng quy trình quản lý kho chuyên nghiệp

Hàng tồn kho là một trong những tài sản quan trọng và chiếm giá trị lớn trong tổng tài sản của hầu hết doanh nghiệp hiện nay. Do đó, quản lý kho hàng trong doanh nghiệp giữ vai trò then chốt và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. 

Xây dựng được một quy tình quản lý kho hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm các chi phí liên quan đến hàng tồn kho. Ngược lại, một quy trình quản lý kho hàng yếu kém sẽ làm tăng các chi phí lên quan đến hàng tồn kho từ đó ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Trong bài viết này, hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu về hàng tồn kho và xây dựng quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp.

 Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản lao động, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch.

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 quy định hàng tồn kho là những tài sản:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;

- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Như vậy, hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ trong ngắn hạn nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại hoặc tương lai của doanh nghiệp.

Quản lý kho hàng là công việc quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả

- Tỷ trọng hàng tồn kho trên tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp có thể lớn hoặc nhỏ. Nó phụ thuộc chủ yếu vào loại hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại, tỷ trọng này thường cao và chiếm khoảng 50% - 60% trên tổng giá trị tài sản lưu động. 

- Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản lưu động nên có một số đặc điểm giống với tài sản lưu động. Hàng tồn kho luôn thay đổi hình thái biểu hiện qua các giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh. Từ tiền trở thành nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm và cuối cùng lại quay về hình thái ban đầu là tiền.

- Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán, mà giá vốn hàng bán ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận thuần của doanh nghiệp. Vì vậy giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng gián tiếp đến lợi nhuận thuần của doanh nghiệp.

- Hàng tồn kho là một trong những nguồn chính tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp vì doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những nguồn thu nhập thêm sau này của doanh nghiệp.

Tham khảo: Quy trình quản lý kho hàng thông minh, hạn chế thất thoát

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được phân loại chủ yếu thành 3 loại:

- Nguyên vật liệu: bao gồm các chủng loại hàng mà một doanh nghiệp mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình

- Sản phẩm dở dang: bao gồm tất cả các mặt hàng mà hiện đang còn nằm tại một công đoạn nào đó của quá trình sản xuất hoặc đang nằm trung chuyển giữa các công đoạn hoặc đang chờ bước tiếp theo trong quá trình sản xuất

-  Thành phẩm: bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang chờ được tiêu thụ

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quản lý kho hàng có vai trò như một cầu nối an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sản xuất kinh doanh như dự trữ – sản xuất – tiêu thụ sản phẩm. Hàng tồn kho mang lại cho bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của doanh nghiệp sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh như lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ.

Ngoài ra, hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tự bảo vệ trước những biến động cũng như sự không chắc chắn về nhu cầu đối với các sản phẩm của doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại thì quản lý kho hàng cũng có vai trò tương tự là cầu nối an toàn giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh, đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, doanh nghiệp có đầy đủ hàng hóa để cung ứng ra thị trường, đáp ứng kịp thời những biến động về nhu cầu của khách hàng, từ đó tối thiểu hóa chi phí cơ hội của khoản doanh thu bị mất đi do thiếu hụt hàng hóa.

Kiểm soát hàng tồn kho

Quản lý kho hàng là việc kiểm soát các hoạt động như lập kế hoạch sử dụng, thu mua, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và phân phối hàng hóa tồn kho đáp ứng nhu cầu sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Nói cách khác, quản lý kho hàng là công việc:

- Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán hàng bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh ứ đọng hàng hóa

- Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát, gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp

- Đảm bảo cho lượng vốn của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa.

Trên cơ sở cân đối lợi ích đạt được và chi phí phát sinh của việc đầu tư vào hàng tồn kho, doanh nghiệp phải quản lý kho hàng sao cho: 

- Đảm bảo cung cấp yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, tránh mọi sự gián đoạn do việc dự trữ gây ra

- Đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm đầu ra đáp ứng nhu cầu của thị trường

- Tổng chi phí của việc dự trữ hàng tồn kho là thấp nhất

Quản lý kho hàng giữ một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp và là một phần không thể thiếu để đảm bảo các nghiệp vụ quản lý hoạt động kinh doanh khác. Quản lý kho hàng đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

- Quản lý kho hàng thường xuyên giúp doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng hóa, tránh thất thoát hoặc hết hàng

- Doanh nghiệp có thể phát hiện ra các nguy cơ tồn đọng hàng ở một số mặt hàng khác nhau khi quản lý

- Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho bằng cách quản lý hàng hóa thường xuyên và đảm bảo lượng hàng hóa cần thiết trong mọi thời điểm

- Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động

- Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất

- Quản lý kho hàng giúp các hoạt động vận hành khác trong doanh nghiệp hoạt động trơn tru, chuyên nghiệp

Quản lý kho hàng đem lại hiệu quả rất lớn cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Đọc thêm: Quy trình quản lý kho hàng của Apple là tốt nhất trên thế giới 

- Với hàng tồn kho là nguyên vật liệu

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu

Bước 2: Kiểm tra hàng hóa nguyên vật liệu và đối chiếu

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Bước 4: Hoàn thành nhập kho

- Với hàng tồn kho là thành phẩm

Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho hàng

Bước 2: Người quản lý kho thực hiện kiểm tra hàng hóa tành phẩm và ký vào phiếu giao nhận hàng hóa.

Bước 3: Kế toán viên hoặc người quản lý kho lập phiếu nhập kho và ký xác nhận

Bước 4: Nhập kho hàng hóa và cập nhật thông tin vào thẻ kho, phần mềm quản lý kho.

Hàng tồn kho, như đã nói được chia ra thành các loại khác nhua cùng như được dùng vào những mục đích khác nhau sau kho được xuất. Trong quản lý kho hàng, hàng tồn kho được xuất kho với các mục đích chính: bán hàng và sản xuất.

- Với hàng tồn kho xuất để bán hàng

Bước 1: Doanh nghiệp có yêu cầu xuất hàng và gửi yêu cầu cho bộ phận kế toán

Bước 2: Quản lý kho hàng sẽ kiểm tra hàng tồn kho có đủ đáp ứng yêu cầu hay không

Bước 3: Nếu hàng hóa đáp ứng đủ yêu cầu, lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng

Bước 4: Xuất kho hàng hóa

Bước 5: Cập nhật thông tin kho hàng

- Với hàng tồn kho xuất để sản xuất

Với hàng tồn kho khi xuất kho để sản xuất thì hàng tồn kho chính là nguyên vật liệu dùng cho sản xuất

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu xuất kho

Bước 3: Kế toán kiểm tra số lượng hàng tồn kho và in phiếu xuất kho nếu đủ số lượng yêu cầu 

Bước 4: Người quản lý kho nhận phiếu xuất kho, kiểm tra và ký nhận

Bước 5: Quản lý kho và kế toán cập nhật thẻ kho và dữ liệu hàng tồn kho mới sau xuất

Như vậy, trên đây là tìm hiểu của Nhanh.vn về quản lý kho hàng và quy trình quản lý kho hàng trong doanh nghiệp hiện nay. Công việc quản lý kho hàng là một công việc rất quan trọng đối với doanh nghiệp và phải đảm bảo thực hiện chuyên nghiệp, linh hoạt và hiệu quả, tránh những sai sót không đáng có.

Để có thể quản lý kho hàng một cách hiệu quả nhất, hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn. Nhanh.vn cung cấp đầy đủ tính năng cho doanh nghiệp để quản lý bán hàng cũng như quản lý kho hàng thông minh từ nhập liệu sản phẩm, lưu kho, xuất kho, im mã vạch, kiểm soát hàng tồn, xử lý đơn hàng online... và vô vàn tính năng tối ưu khác. 

Ngoài ra, Nhanh.vn cũng cung cấp các phần mềm quản lý bán hàng trên sàn thương mại điện tử, trên Facebook, thiết kế website chuẩn SEO, cổng vận chuyển, thu hộ,..

Cuối cùng, Nhanh.vn chúc bạn luôn thành công!