Rủi ro khi xuất hóa đơn mà không hiểu luật

Một bạn khách gửi cho mình tờ hóa đơn này, xem xong mình bảo như này thì nguy hiểm quá 

Ngày bạn quyết định đăng ký xuất hóa đơn điện tử, có thể bạn nghĩ mình đang bước vào một kỷ nguyên mới: văn minh, hợp pháp, đẳng cấp! Nhưng thực tế, bạn vừa tự bước vào một mê cung không lối ra - nơi chỉ một dòng sai trên hóa đơn cũng có thể khiến bạn nộp thuế cho cả những đơn… chưa từng thu được tiền.

Tôi kể bạn nghe vài chuyện, không hù, chỉ để bạn khỏi té sấp mặt vì tưởng đúng mà sai. Vì sai trong ngành này không giống sai chính tả - sai là mất tiền. Mà mất đều đều mỗi tháng, đến khi phát hiện thì doanh thu còn sống, nhưng lợi nhuận đã đi đầu thai.

Đọc xong bài này, bạn sẽ không còn nhìn hóa đơn như tờ giấy nữa. Bạn sẽ thấy đó là một công cụ bảo vệ lợi nhuận - nếu dùng đúng.

1. Xuất hóa đơn vì “nghe nói” - có ngày thuế gọi lên nói chuyện

Rất nhiều người bán trên sàn bảo: “Em nghe nói bán hàng online là phải xuất hóa đơn”, rồi thế là đăng ký luôn. Xong lại được thể mấy bé sale hóa đơn cứ mời chào nhiệt tình nữa nên là em mua luôn cho an toàn. Không hỏi lại chi cục quản lý vì sợ phiền, sợ tốn thời gian. 

Rõ ràng mình là 1 người bán phần mềm, bán hóa đơn điện tử nha, trong cuộc tọa đàm trên Vnexpress mình được tham gia thì đại diện Cục Thuế cũng đã trả lời khẳng định không chỉ 1 mà 2 câu khác nhau họ đều phản hồi là bán hàng online kể cả trên sàn dù sàn khai thay nộp thay vẫn phải xuất hóa đơn nếu đúng theo diện quy định của Nghị Định 70 về quy mô. 

Tuy nhiên, vì thực tế các chi cục cũng đang vô cùng bối rối không biết nên làm như thế nào, mỗi nơi xử lý 1 kiểu nên mình thường trả lời khách là hỏi xem ý tứ chi cục quản lý thế nào, nếu họ yêu cầu thì làm luôn khỏi phạt còn không thì từ từ nín thở nằm chờ đi. Cứ đóng thuế đầy đủ đi. 

Vì đăng ký rồi là đi vào đường một chiều. Không quay đầu. Trừ khi là bạn bỏ luôn hộ kinh doanh hiện tại. Từ ngày ấy, mỗi đơn hàng là một tờ hóa đơn, mỗi hóa đơn là một lần đối mặt nguy cơ sai sót. Và mỗi sai sót là một cái nhìn đầy cảm xúc của cán bộ thuế: “Ơ em xuất thế này là chưa đúng đâu nhé…”

Bài học xương máu: Đừng “nghe nói” - Hãy hỏi cho ra nhẽ xem mình có cần xuất hóa đơn chưa, vì một khi đã xuất thì không có chuyện quay xe. Hiện tại các chi cục mình thấy đang tạo điều kiện cho hộ KD khá nhiều. 1 số chi cục thậm chí còn cho phép là cứ đăng ký xuất hóa đơn thôi, chứ không cần đổi phương pháp kê khai, vẫn cho phép khai thuế theo từng lần phát sinh nên không cần làm sổ sách kế toán và cũng không xử phạt căng thẳng ngay. 

2. Ghi chiết khấu lên hóa đơn: tưởng đẹp, ai ngờ... đau

Bạn bán giá 100k, giảm 30k cho khách, ghi rõ trên hóa đơn: “Chiết khấu: 30k - Thành tiền: 70k”. Đẹp. Minh bạch. Rõ ràng. Và... cực kỳ nguy hiểm.

Vì cơ quan thuế có thể hỏi: “Chiết khấu này là theo chương trình khuyến mãi nào? Có đăng ký với Bộ Công Thương không? Có hợp đồng gì không?”

Bạn cứng họng. Bởi đơn giản đó chỉ là giảm cho vui, chưa từng thông báo với ai ngoài... chính mình.

Kết quả: Thuế loại phần chiết khấu, tính lại doanh thu như chưa từng giảm. Bạn bán 70k nhưng bị tính thuế như bán 100k. Vậy là tự tặng nhà nước thêm 10% VAT và 20% TNDN trên phần chưa từng thu được.

Cách để đỡ mệt hơn: Ghi giá sau chiết khấu lên hóa đơn. Đừng tự mình khai ra có chiết khấu nếu không có đủ giấy tờ hợp lệ để bảo vệ nó. Tư duy ở đây là: đúng đủ thì ghi, còn không thì thôi, đừng khai thêm việc cho thuế hỏi. Phần này thì chắc chắn là bạn cần phần mềm cài tự động chứ làm tay không làm nổi nha.

3. Mỗi ngày 500 hóa đơn, tên khách nào cũng là… “khách lẻ”

Có gì sai khi ghi “khách lẻ”? Không sai - nếu bạn chỉ xuất 3 hóa đơn/tháng. Nghị định 70/2025 cho phép hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không cần ghi đầy đủ thông tin người mua nếu khách không yêu cầu. Nhưng nếu bạn bán TMĐT, mỗi ngày xuất vài chục, vài trăm hóa đơn mà hóa đơn nào cũng giống nhau từ đầu đến chân: khách lẻ, không lấy hóa đơn, không số đơn, không tên kênh bán… thì có vấn đề rồi đấy.

Cơ quan thuế nhìn vào sẽ hỏi: “Ủa, sao đơn nào cũng giống nhau? Có chắc là đã xuất đủ chưa?” Và bạn không có ID đơn để giải trình. Không có mã đối soát. Không biết hóa đơn này ứng với đơn nào.

Tính năng thông minh cần có: Phần mềm xuất hóa đơn phải cho phép đính kèm ID đơn hàng, kênh bán, thời gian đặt hàng, để sau này bạn tra cứu, đối soát, giải trình một phát ăn ngay. Còn không thì rất dễ bị nghi ngờ “xuất thiếu - ghi cho có”.

4. Khách trả hàng nhưng hóa đơn không điều chỉnh: mỗi tháng đóng thuế cho đơn… đã hoàn

Đây là bi kịch thầm lặng nhất của dân bán online có xuất hóa đơn: khách trả hàng, tiền hoàn đủ, hàng về lại kho… nhưng thuế thì vẫn tính như bạn đã thu được doanh thu.

Lý do? Vì phần mềm không tự động xuất hóa đơn điều chỉnh giảm. Mà bạn thì đâu rảnh ngồi lục từng đơn hoàn, xong lại gõ từng dòng tạo hóa đơn điều chỉnh giảm đến cơ quan thuế ? Nếu làm thủ công thì có khi công ngồi xuất hóa đơn ngang tiền thuế. 

Lưu ý quan trọng: 1 số người nghĩ là thế thì chờ bao giờ thanh toán hết đi rồi tôi mới xuất thì lưu ý như vậy là sai thời điểm xuất hóa đơn. Bạn cần xuất ngay khi đơn thành công thì mới đúng quy định. Xuất hóa đơn sai thời điểm hộ KD bị phạt từ 2 – 4 triệu/ 1 hóa đơn nhé. 

Thiệt hại: mỗi tháng có thể mất cả triệu đồng tiền thuế GTGT + TNDN, TNCN cho các đơn… đã hoàn. Mất đều, mất sạch, mất không biết.

Giải pháp tối ưu: Phần mềm phải biết tự trích dữ liệu từ đơn trả hàng /hoàn hàng → tự động đề xuất hóa đơn điều chỉnh. Không để người bán thành con sen kế toán mỗi cuối tháng.

5. Tên sản phẩm dài như luận văn – lên hóa đơn thì kế toán ngồi khóc

Trên sàn, tên sản phẩm thường rất… sáng tạo:

“[HOT SALE 6.6] Combo 5 hũ collagen nghệ tươi giảm mỡ - tặng móc khóa - freeship toàn quốc 🎁🎁🎁”

Đưa nguyên tên này lên hóa đơn thì:

• Kế toán nhập không nổi
• Phần mềm kế toán không khớp được với hóa đơn đầu vào
• Đối chiếu sổ kho lệch lung tung

Tính năng thực tế: Nên được đổi tên sản phẩm khi xuất hóa đơn, để đồng bộ với tên trong sổ kế toán và bên mua. Cùng là “collagen nghệ tươi 50g”, nhưng hãy thống nhất tên gọi để sau này đỡ cãi nhau với thuế và kiểm toán. 

Tính năng này thường cần với các loại combo nên hiện tên sản phẩm con 

Bên tôi có cho sửa tên sản phẩm trên hóa đơn. Không khuyến khích ghi thiếu, nhưng khuyến nghị ghi cho gọn, cho chuẩn, cho kế toán bớt trầm cảm.

Tư duy “Xuất hóa đơn” là tư duy về quản trị rủi ro - không phải chỉ về thao tác 

Phần mềm hóa đơn tốt không chỉ là nơi để “gõ và in”. Nó phải:

• Hiểu hành vi bán lẻ,
• Hiểu rủi ro thuế,
• Giúp bạn phòng ngừa sai sót trước khi bị kiểm tra,
• Đặc biệt, phải đồng hành như một kế toán trưởng giấu mặt.

Nếu bạn chỉ chọn nơi bán hóa đơn rẻ, không có tư vấn, không hiểu ngành hàng, thì bạn không mua phần mềm, bạn đang tự mình mua rủi ro.

Muốn biết bên bạn có đang xuất hóa đơn đúng chưa? Muốn kiểm tra có đang lỗ thuế vì mấy lỗi ngầm không ai nhắc? 

Gửi tôi 5 hóa đơn bất kỳ, đội ngũ Nhanh.vn sẽ review giúp bạn Free. Thực tế 5 cái tôi nói ở đây là tương đối đủ rồi cũng không cần vẽ vời thêm nhiều. Và nó được setup trong phần mềm xuất hóa đơn của Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh rồi.

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn về hóa đơn, đừng ngần ngại liên hệ:

• Nguyễn Hảo - 0337 778 548
• Thanh Nhi - 0706 545 061
• Đào Thị Yến - 0328 879 169

Đội ngũ Nhanh.vn sẽ sẵn sàng hỗ trợ bạn nhanh chóng và chính xác.

Nếu thấy hữu ích, nói cảm ơn để mình có động lực chia sẻ nhiều hơn nhé.

EcomTax thuộc hệ sinh thái Nhanh.vn, mang đến bộ giải pháp toàn diện từ thuế, kế toán, hóa đơn điện tử đến vận hành kho - hỗ trợ doanh nghiệp quản lý minh bạch, tiết kiệm thời gian và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.