Quy trình xử lý đơn hàng Shopee từ A-Z cho người mới 2025

Nhiều người mới bán hàng trên Shopee thường nghĩ rằng chỉ cần đăng sản phẩm, chờ có đơn rồi gói hàng gửi đi là xong. Nhưng thực tế, xử lý đơn hàng Shopee là một quy trình chặt chẽ với nhiều bước mà nếu làm sai đơn có thể bị hủy, hoàn về, thậm chí mất điểm uy tín trên sàn. Và điều này rất dễ xảy ra với những người mới chưa có kinh nghiệm.

Tôi đã từng trải qua giai đoạn đó lúng túng với xác nhận đơn, in phiếu, giao hàng đúng hạn, rồi bối rối khi đơn bị trả về hay bị khách yêu cầu hủy vào phút chót. Chính vì vậy, tôi muốn chia sẻ với bạn toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng Shopee từ A đến Z dễ hiểu, dễ làm, và chuẩn nhất cho năm 2025. Nếu bạn muốn vận hành shop bài bản, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và giữ chân khách hàng ngay từ những đơn đầu tiên, đây chính là hướng dẫn dành cho bạn.

1. Xử lý đơn hàng Shopee là gì? 

Xử lý đơn hàng Shopee là toàn bộ quá trình mà người bán thực hiện kể từ khi đơn hàng được tạo thành công đến khi hàng hóa được giao đến tay người mua hoặc được xử lý hoàn về trong những trường hợp đặc biệt.

Xử lý đơn hàng không chỉ là “giao hàng”

Đối với nhiều người mới, xử lý đơn thường bị hiểu đơn giản là: “có đơn → gói hàng → giao hàng”. Nhưng thực tế, quy trình này phức tạp và yêu cầu nhiều thao tác hơn bạn nghĩ.

Cụ thể, xử lý đơn hàng Shopee bao gồm:

• Xác nhận đơn hàng: Đảm bảo đơn không bị huỷ do quá hạn xác nhận.
• Chuẩn bị hàng - đóng gói - in phiếu vận chuyển: Làm đúng chuẩn sẽ giúp đơn không bị hoàn do lỗi người bán.
• Giao hàng đúng hạn cho đơn vị vận chuyển: Tuân thủ thời gian để không bị tính điểm trễ hoặc huỷ đơn.
• Theo dõi đơn - xử lý sự cố - cập nhật trạng thái: Chủ động nắm bắt và xử lý đơn hoàn, đơn giao lỗi hoặc bị thất lạc.

Tất cả các bước này ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách và quyết định đến chỉ số vận hành, điểm đánh giá shop và quyền lợi tham gia chương trình của Shopee.

Tôi từng làm việc với nhiều shop mới, và hơn 70% trong số đó gặp lỗi ở giai đoạn xử lý đơn hàng chỉ vì không nắm rõ quy trình. Có shop thì quên xác nhận, dẫn đến bị huỷ đơn tự động. Có shop đóng gói cẩu thả, khiến hàng bị hoàn về hoặc khách đánh giá 1 sao. Và cũng có shop mất tiền vì không giữ lại phiếu vận đơn làm bằng chứng khi hàng bị thất lạc.

Nếu chiến lược quảng cáo, SEO hay khuyến mãi giúp bạn thu hút đơn hàng thì xử lý đơn hàng Shopee chính là bước cuối cùng để biến những nỗ lực đó thành doanh thu thật sự. Làm đúng ngay từ đầu bạn vừa tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro, vừa giữ được lòng tin khách hàng và tối ưu hiệu suất bán hàng dài hạn.

2. Tìm hiểu quy trình xử lý đơn hàng Shopee dành cho người bán 

Sau khi đã hiểu rõ khái niệm “xử lý đơn hàng Shopee” điều tiếp theo mà bất kỳ người bán nào, đặc biệt là người mới cần nắm vững chính là quy trình xử lý đơn hàng cụ thể trên Shopee. Làm đúng từ bước đầu sẽ không đơn giản chỉ giúp đơn hàng vận hành trơn tru mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến điểm vận hành, tỷ lệ đánh giá và sự hài lòng của khách hàng.

Tôi đã gặp nhiều chủ shop cho rằng chỉ cần "giao hàng đúng hạn" là đủ. Nhưng thật ra, mỗi bước trong quy trình xử lý đơn hàng đều liên kết chặt chẽ với nhau. Một lỗi nhỏ ở khâu đầu tiên có thể kéo theo nhiều hệ lụy như bị huỷ đơn, mất đơn, bị hoàn hàng hoặc ảnh hưởng điểm vận hành. Dưới đây là 6 bước cơ bản và quan trọng nhất mà người bán trên Shopee cần nắm rõ.

2.1. Xác nhận đơn hàng 

Khi có đơn hàng mới, Shopee sẽ gửi thông báo đến người bán sau 30 phút, nếu người mua không hủy. Tại thời điểm này, bạn cần chủ động xác nhận đơn để chuyển sang mục “Chờ lấy hàng”. Việc này có thể thực hiện trên cả ứng dụng Shopee lẫn Kênh Người Bán (trên web).

Các bước xác nhận đơn hàng:

• Bước 1: Truy cập mục “Chờ lấy hàng” trong phần “Danh sách cần làm” trên trang chủ Kênh Người Bán.

• Bước 2: Nhấn vào mục “Chưa xử lý” để kiểm tra các đơn hàng chưa được xác nhận.

• Bước 3: Nhấn nút “Chuẩn bị hàng” để bắt đầu quy trình xử lý.

• Bước 4: Chọn phương thức vận chuyển, bao gồm:
  • Tôi sẽ tự mang hàng tới bưu cục
  • Đơn vị vận chuyển đến lấy hàng

• Bước 5: Sau đó, nhấn “Xác nhận” để hoàn tất bước xử lý ban đầu.

Lưu ý: Shopee có giới hạn thời gian để xác nhận đơn, tùy theo phương thức vận chuyển. Nếu quá hạn, hệ thống sẽ tự động hủy đơn và tính vào tỷ lệ đơn không thành công của shop.

Xác nhận đúng, đủ, đúng thời điểm sẽ giúp bạn chủ động hơn trong các bước như in phiếu, đóng gói và giao hàng - tiền đề để toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng được vận hành trơn tru và chuyên nghiệp.

Để xử lý đơn hàng Shopee hiệu quả, bạn không chỉ cần thao tác đúng từng bước mà còn nên hiểu đầy đủ quy trình vận hành tổng thể. Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh, hãy tìm hiểu thêm quy trình giao hàng Shopee cho người mới 2025 để tránh những sai sót cơ bản.

2.2. Chuẩn bị hàng và đóng gói

Người bán cần nhanh chóng chuẩn bị hàng hóa và đóng gói đúng quy chuẩn bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng của khách hàng, khả năng hàng bị trả về, và khả năng được đánh giá 5 sao.

Có 2 loại đơn bạn sẽ gặp:

• Đơn thường: Người bán tự chuẩn bị và đóng gói hàng.
• Đơn FBS (Fulfillment by Shopee): Shopee sẽ xử lý, đóng gói và vận chuyển thay bạn.

Lưu ý khi đóng gói:

• Sử dụng hộp/carton có kích thước phù hợp, tránh khoảng trống.
• Chèn xốp/bóng khí nếu sản phẩm dễ vỡ.
• Dán kín mép hộp, không để lộ sản phẩm bên trong.

2.3. In phiếu gửi hàng và dán lên gói hàng

Bạn cần in phiếu gửi hàng (mã vận đơn) do hệ thống Shopee tạo tự động, rồi dán chắc chắn lên gói hàng.

Cách thực hiện:

• Bước 1: Chọn trang “Tất cả” trong mục “Quản lý Đơn hàng” trên Kênh Người Bán.

• Bước 2: Nhấn chọn tab “Chờ lấy hàng” để hiển thị danh sách đơn đang cần xử lý.

• Bước 3: Chọn mục “Chưa xử lý” hoặc “Đã xử lý” để xem thông tin đơn hàng.

• Bước 4: Ở từng đơn hàng, chọn “In phiếu” dưới cột “Thao tác”.

• Bước 5: Shopee sẽ tự động tạo phiếu vận chuyển. Bạn hãy kiểm tra kỹ thông tin (tên khách, mã vận đơn, địa chỉ, sản phẩm...) rồi nhấn “In phiếu” để hoàn tất.

Lưu ý: Bạn nên in 2 phiếu giao hàng vì khi lưu lại 1 bản in sẽ cực kỳ hữu ích nếu sau này có phát sinh khiếu nại mất hàng hoặc cần đối soát với đơn vị vận chuyển.

Nếu không có máy tính hoặc máy in, bạn vẫn có thể thao tác dễ dàng. Bài viết Hướng dẫn 5 bước in đơn hàng Shopee bằng điện thoại tiện lợi nhất sẽ giúp bạn xử lý nhanh chóng mọi đơn hàng ngay cả khi đang di chuyển.

2.4. Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Sau khi gói hàng xong, bạn có thể:

• Mang hàng ra bưu cục (nếu chọn tự giao).
• Hoặc chờ shipper đến lấy hàng theo thời gian đã chọn.

Shopee hiện hợp tác với nhiều đối tác như Giao Hàng Nhanh, J&T, SPX Express… Trong đó, Giao Hàng Nhanh là đơn vị được nhiều shop nhỏ ưu tiên vì:

• Tốc độ giao nhanh (nội thành 24h)
• Cước phí tối ưu
• Đối soát COD linh hoạt
• Miễn phí lấy/giao lại nhiều lần

2.5. Xử lý đơn hàng giao hàng không thành công

Không phải đơn nào cũng đi đến tay khách thuận lợi. Với các đơn bị hoàn, bạn cần theo dõi trạng thái, kiểm tra tình trạng hàng và khi cần gửi yêu cầu khiếu nại vận chuyển đến Shopee.

Lưu ý quan trọng:

• Luôn quay video đồng kiểm khi nhận hàng hoàn.
• Giữ lại phiếu giao hàng, vận đơn.
• Gửi đầy đủ ảnh/video chứng minh nếu muốn yêu cầu bồi thường.

Với những trường hợp đơn bị trả về, bạn nên tìm hiểu giao hàng không thành công trên Shopee là gì? để xử lý nhanh chóng, tránh ảnh hưởng đến chỉ số vận hành.

2.6. Xử lý yêu cầu hủy đơn hàng từ người mua

Trong một số trường hợp, khách có thể gửi yêu cầu hủy đơn. Bạn có thể đồng ý hoặc từ chối nhưng cần xử lý trong vòng 24h, nếu không hệ thống sẽ tự động hủy.

• Nếu đơn chưa giao hàng: Có thể đồng ý.
• Nếu đơn đã bàn giao cho vận chuyển: Có thể từ chối.

Quy trình xử lý đơn hàng Shopee không đơn thuần là thao tác kỹ thuật, mà là một hệ thống vận hành chuyên nghiệp cần thực hiện nghiêm túc. Là người trực tiếp xử lý đơn mỗi ngày, tôi tin rằng nếu bạn nắm chắc và thực hành đúng những bước trên, bạn sẽ tránh được lỗi và tạo ra tiền đề để vận hành shop Shopee hiệu quả, bền vững ngay từ đầu.

Nếu bạn cảm thấy quy trình xử lý đơn Shopee có quá nhiều bước dễ sai sót, đặc biệt trong mùa cao điểm, thì việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên sâu là lựa chọn thông minh. Ecomcare – Dịch vụ vận hành Shopee từ A → Z, đặc biệt phù hợp với người mới bán hàng hoặc shop nhỏ đang phát triển

• Hướng dẫn & đồng hành xử lý đơn đúng quy trình
• Hạn chế rủi ro đơn bị hoàn, đơn bị treo không xử lý kịp

3. Thời gian xử lý đơn hàng Shopee là bao lâu?

Một trong những yếu tố sống còn khi vận hành shop trên Shopee chính là tuân thủ thời gian xử lý đơn hàng. Dù bạn có đóng gói kỹ đến đâu, in phiếu cẩn thận thế nào nếu chậm một bước nhỏ trong thời gian quy định, đơn hàng vẫn có thể bị huỷ, hoàn, hoặc bị tính điểm trễ, ảnh hưởng đến uy tín shop.

Hiểu rõ thời hạn xử lý giúp bạn lên kế hoạch đóng gói ,giao hàng chính xác hơn, đặc biệt khi có khối lượng đơn lớn hoặc vào mùa sale cao điểm.

3.1. Thời hạn xử lý đơn hàng thường 

• Phương thức vận chuyển Nhanh và Hàng Cồng Kềnh

Nhằm giúp Người bán nâng cao lợi thế cạnh tranh trong giao hàng nhanh, đồng thời tăng tỷ lệ chuyển đổi từ đơn hàng thành công, ngày 27/7/2024 Shopee đã chính thức cập nhật lại thời gian xử lý đơn cho hai phương thức:

Trong nỗ lực hỗ trợ người bán thích nghi tốt hơn với chính sách mới, Shopee áp dụng giai đoạn “giảm nhẹ” nhằm tránh gây ảnh hưởng đến chỉ số vận hành của shop.

Từ 22/07/2024 đến hết 18/08/2024, các đơn phát sinh trong khung giờ từ 12h đến 14h mỗi ngày, nếu chưa kịp bàn giao cho đơn vị vận chuyển (ĐVVC) trong ngày sẽ không bị tính tỷ lệ giao hàng trễ (LSR).

Ví dụ: Nếu đơn được đặt lúc 13h ngày 23/07, bạn không cần quá lo nếu shipper không lấy hàng trong ngày. Đơn sẽ không bị tính điểm trễ, miễn là bạn vẫn xử lý đơn đúng theo các bước và quy trình còn lại.

Lịch trình xử lý trong tuần: 

• Phương thức giao hàng tiết kiệm 

Lưu ý:

• Nếu hạn xử lý đơn rơi vào Chủ nhật hoặc ngày lễ, hệ thống sẽ tự động gia hạn sang ngày kế tiếp. Điều này áp dụng cho cả hạn chót nhấn “Chuẩn bị hàng” lẫn hạn chót bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển (ĐVVC).
• Hạn xử lý đơn áp dụng với tất cả Người bán, bao gồm cả hàng đặt trước.

Ví dụ: Nếu bạn cần 10 ngày để chuẩn bị đơn đặt trước, thì:

• Hạn hủy đơn sẽ là ngày thứ 12 nếu chưa nhấn “Chuẩn bị hàng”.
• Hạn giao hàng để đơn không bị hủy là ngày thứ 14.
• Để đơn vị vận chuyển đến lấy hàng trong ngày, bạn cần xác nhận đơn trước mốc thời gian sau:
  • SPX Express, Giao Hàng Nhanh, VNPost Nhanh, Viettel Post: trước 15h
  • J&T Express và Ninja Van: trước 16h
• Lịch lấy hàng & thời gian làm việc của SPX Express:
  • Tại các khu vực Hà Nội, TP.HCM, shipper có thể đến lấy hàng trễ hơn 18h.
  • Một số bưu cục có thể hoạt động muộn hơn và sẽ được Shopee cập nhật tại mục “Thông báo > Cập nhật Người Bán”.
• Thời gian xác nhận đơn của các đơn vị vận chuyển để tránh bị hủy:
  • VNPost: trước 12h trưa
  • J&T, Ninja Van: trước 16h
  • Các đơn vị khác: trước 15h

Nếu không xác nhận đơn kịp trước giờ lấy hàng, bạn vẫn có thể xác nhận đến 24h cùng ngày, nhưng sẽ phải tự mang hàng đến bưu cục thay vì đợi shipper đến lấy.

3.2. Thời hạn xử lý đơn hàng hỏa tốc

Kể từ ngày 02/12/2024, Shopee chính thức cập nhật thời hạn xử lý đối với các đơn hàng thuộc phương thức vận chuyển Hỏa Tốc (SPX Express) giúp Người bán tăng lợi thế cạnh tranh, rút ngắn thời gian giao hàng và tăng tỉ lệ chuyển đổi đơn hàng thành công, đặc biệt trong bối cảnh thương mại điện tử ngày càng đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh chóng.

Lưu ý: Trong giai đoạn đầu điều chỉnh thời hạn xử lý đơn (từ ngày 02/12/2024 đến hết ngày 29/12/2024), nhằm hỗ trợ Người bán chuẩn bị tốt hơn trong quá trình vận hành, Shopee sẽ không tính tỷ lệ giao hàng trễ (LSR) đối với các đơn hàng phát sinh từ 16h đến 18h mỗi ngày, ngay cả khi đơn chưa được bàn giao cho đơn vị vận chuyển (ĐVVC) trước 21h cùng ngày.

Lịch cụ thể xử lý đơn trong tuần

Mẹo xử lý đơn hàng hỏa tốc: 

Theo dữ liệu thực tế, người bán thường mất trung bình từ 1,5 đến 2 giờ để chuẩn bị hàng và thêm khoảng 30 phút để kết nối với tài xế giao hàng hỏa tốc. Để đảm bảo đơn được xử lý nhanh chóng và tránh thất lạc hàng hóa, bạn nên áp dụng các bước sau:

Gợi ý thời gian xử lý hiệu quả:

• Chủ động chuẩn bị hàng ngay sau khi xác nhận đơn, không nên chờ đến gần hạn lấy hàng.
• Ưu tiên xử lý đơn hỏa tốc trước các đơn thường, đặc biệt trong khung giờ cao điểm.

Kiểm tra đầy đủ trước khi bàn giao hàng:

• Bước 1: Xác minh kỹ các thông tin sau với tài xế:
  • Tên tài xế
  • Số điện thoại
  • Mã vận đơn
• Bước 2: Yêu cầu tài xế xác nhận “Đã lấy hàng” ngay trên ứng dụng để cập nhật trạng thái đơn hàng đúng thời điểm.
• Bước 3: Với đơn hỏa tốc qua SPX Express, bạn cần ký tên trực tiếp trên ứng dụng sau khi bàn giao để hoàn tất quy trình.

Nắm rõ thời gian xử lý đơn hàng Shopee là điều kiện tiên quyết để vận hành hiệu quả và giảm thiểu tối đa rủi ro bị phạt điểm. Tôi tin rằng, với lịch trình rõ ràng và kỷ luật thao tác, bạn sẽ kiểm soát tốt mọi đơn hàng dù trong mùa cao điểm hay chiến dịch lớn.

4. Cách xử lý đơn hàng trong chiến dịch Sale trên Shopee

Vào các dịp cao điểm như 2.2, 4.4, 6.6, 9.9 hay các chiến dịch Super Brand Day, lượng đơn hàng của shop có thể tăng gấp 3 - 5 lần so với ngày thường - cơ hội “bùng nổ doanh thu”, nhưng đồng thời cũng là thử thách lớn về vận hành, nhất là với những người mới chưa từng xử lý nhiều đơn cùng lúc.

Nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng, bạn rất dễ rơi vào tình trạng quá tải: xác nhận đơn trễ, giao sai hàng, không kịp in phiếu hoặc tệ hơn là… huỷ đơn vì hết thời gian bàn giao. Là người từng trải qua những đợt sale nghẹt thở cùng nhiều shop, tôi rút ra được một số cách xử lý đơn hàng trong chiến dịch giúp bạn "cân" đơn đều tay mà vẫn đảm bảo đúng chuẩn Shopee.

4.1. Theo dõi sát đơn hàng tại mục “Chờ lấy hàng”

Trong những ngày sale lớn, đơn hàng thường phát sinh liên tục. Vì vậy, bạn cần thường xuyên kiểm tra mục “Chờ lấy hàng” trong Kênh Người Bán - tối thiểu 3 lần/ngày (sáng/ chiều/ tối).

Gợi ý thao tác hiệu quả:

• Truy cập: Quản lý đơn hàng > Tất cả > Chờ lấy hàng

Để xử lý đơn mượt mà trong ngày siêu sale, việc chuẩn bị từ trước chiến dịch là yếu tố sống còn. Nếu bạn chưa biết cách thiết lập chương trình khuyến mãi thu hút đúng tệp khách, hãy tham khảo ngay hướng dẫn tạo Flash Sale trên Shopee cực kỳ hiệu quả để tối ưu lượt tiếp cận, đồng thời kiểm soát lượng đơn phát sinh ngay từ đầu.

4.2. Ưu tiên xử lý các đơn “dễ” trước

Khi bị “ngập” đơn, hãy ưu tiên xử lý trước các đơn:

• Có sẵn hàng trong kho
• Giao bằng phương thức tiết kiệm hoặc nhanh, thay vì Hỏa tốc
• Không có ghi chú đặc biệt từ khách

Khi hoàn thành nhanh các đơn đơn giản giúp bạn “dọn bớt hàng chờ”, giữ vững điểm vận hành và tập trung cho những đơn cần xử lý kỹ hơn sau đó.

4.3. Tận dụng tính năng Giao hàng loạt

Tính năng Giao hàng loạt trong Kênh Người Bán giúp bạn xử lý nhiều đơn cùng lúc, một “trợ lý vận hành” cực kỳ hữu ích trong mùa sale, đặc biệt khi bạn cần in phiếu gửi hàng hàng loạt hoặc xác nhận nhanh nhóm đơn theo tuyến giao.

Cách sử dụng:

• Truy cập: Quản lý đơn hàng > Giao hàng loạt
• Lọc đơn theo: thời gian đặt đơn, đơn vị vận chuyển, loại đơn, hạn giao hàng
• Chọn nhiều đơn > Thao tác hàng loạt như: chuẩn bị hàng, in phiếu giao, xuất file CSV...

4.4. Đừng quên theo dõi yêu cầu hủy – hoàn – đổi trả

Trong mùa sale, số lượng yêu cầu huỷ đơn hoặc trả hàng cũng tăng theo. Bạn nên kiểm tra các tab:

• Huỷ đơn
• Trả hàng/Hoàn tiền
• Thông báo hệ thống

Nhằm tránh để yêu cầu trôi quá 24h và bị hệ thống tự động xử lý không mong muốn.

4.5. Luôn tuân thủ hạn giao hàng và chuẩn bị hàng đúng thời gian

Shopee có thể tự động huỷ đơn nếu bạn không kịp bàn giao cho ĐVVC hoặc thao tác sai thời điểm, đặc biệt trong mùa Sale. Hãy lưu ý:

• Xác nhận đơn trước 15h - 16h để được lấy hàng trong ngày.
• Bàn giao cho ĐVVC trong vòng 2 ngày để không bị tính tỷ lệ trễ hạn.

Tôi từng làm việc với một shop bị Shopee hủy gần 20 đơn chỉ vì xác nhận đơn xong nhưng… quên giao hàng trong 48h. Đừng để sai sót nhỏ đánh mất cơ hội lớn.

4.6. Nếu quá tải, hãy sử dụng “Chế độ tạm nghỉ”

Shopee hỗ trợ bạn tạm ngừng nhận đơn mới bằng cách bật Chế độ tạm nghỉ giúp shop tập trung xử lý các đơn hiện có, tránh “vỡ trận”.

Cách bật:

• Truy cập: Kênh Người Bán > Cài đặt Shop > Tạm nghỉ
• Thiết lập thời gian nghỉ hợp lý (có thể điều chỉnh linh hoạt)

Trong các chiến dịch Sale lớn, điều tạo nên sự khác biệt giữa shop bán tốt và shop bị "ngợp đơn" không nằm ở mức giảm giá, mà chính là năng lực xử lý đơn hàng hiệu quả và có chiến lược. Nếu bạn biết tận dụng các công cụ Shopee hỗ trợ, theo dõi sát sao tiến trình xử lý và làm chủ được tốc độ, thì mỗi chiến dịch sẽ là một bước đệm tăng trưởng vững chắc cho shop của bạn.

Nếu bạn đang bán hàng đa sàn như Shopee, Lazada, Tiktok Shop thì việc kiểm soát đơn hàng thủ công rất dễ dẫn đến sót đơn, mất hàng hoặc giao nhầm. Giải pháp là sử dụng phần mềm Nhanh.Ecom - công cụ quản lý tài chính và đơn hàng TMĐT đa kênh:

• Kết nối trực tiếp với các sàn - đồng bộ đơn hàng theo thời gian thực
• Theo dõi trạng thái đơn (thành công/hoàn/hủy) tập trung, dễ kiểm soát
• Tạo biên bản vận chuyển - tránh nhầm lẫn, sai sót khi bàn giao
• Tối ưu nhặt hàng với Bảng tổng hợp sản phẩm tự động

5. Câu hỏi thường gặp về xử lý đơn hàng Shopee

5.1. Làm thế nào để biết tôi có đơn hàng mới?

Ngay khi có đơn hàng, hệ thống Shopee sẽ gửi thông báo đến ứng dụng người bán. Sau 30 phút, nếu người mua không huỷ đơn, trạng thái đơn sẽ chuyển sang “Chờ lấy hàng”, lúc này bạn có thể bắt đầu quy trình xử lý.

Lưu ý: Bạn nên bật thông báo từ ứng dụng Shopee Seller Center và kiểm tra đơn ít nhất 2-3 lần/ngày để tránh bỏ sót đơn mới.

5.2. Cần đóng gói đơn hàng Shopee như thế nào cho đúng chuẩn?

Shopee có quy định rất rõ về cách đóng gói hàng hoá:

• Dùng thùng carton hoặc túi chống sốc phù hợp với sản phẩm.
• Dán kín các mép, tránh hở hoặc lộ sản phẩm.
• Nếu hàng dễ vỡ: nên lót xốp, giấy bọt khí, hoặc thêm nhãn “Hàng dễ vỡ”.

5.3. Vì sao đơn hàng của tôi bị Shopee huỷ?

Shopee có thể huỷ đơn trong các trường hợp:

• Bạn không xác nhận đơn đúng thời gian quy định.
• Đơn đã xác nhận nhưng không được giao cho đơn vị vận chuyển.
• Bạn chủ động yêu cầu huỷ (do hết hàng, giao nhầm...).

Nếu bị huỷ do lỗi của người bán, đơn sẽ được tính vào tỷ lệ đơn hàng không thành công (NFR) và ảnh hưởng trực tiếp đến điểm uy tín của shop.

5.4. Làm thế nào để tránh việc đơn hàng bị huỷ tự động?

• Chủ động xác nhận đơn và in phiếu ngay trong ngày.
• Giao hàng cho đơn vị vận chuyển trong vòng 48h.
• Luôn theo dõi tab “Chờ lấy hàng” trong Kênh Người Bán.

Nếu bạn đã giao hàng nhưng đơn vị vận chuyển chưa cập nhật trạng thái, hãy giữ lại phiếu gửi hàng hoặc quay video giao hàng để có bằng chứng khi cần khiếu nại.

5.5. Tôi tự huỷ đơn có bị phạt không?

Có. 

Đơn hàng bị huỷ bởi người bán sẽ được tính là không thành công do lỗi người bán. Từ tháng 6/2024, các đơn tự huỷ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ NFR và có thể dẫn đến điểm phạt Sao Quả Tạ nếu lặp lại nhiều lần.

5.6. Tôi phải làm gì khi hàng hoàn về bị móp méo hoặc không còn nguyên vẹn?

Bạn cần:

1. Đồng kiểm và quay video khi nhận hàng hoàn từ bưu tá.
2. Gửi hình ảnh/video, mã đơn, mô tả chi tiết thiệt hại về hệ thống khiếu nại của Shopee.
3. Gửi yêu cầu khiếu nại trong vòng 3 ngày sau khi đơn hoàn được cập nhật thành công.

Những câu hỏi trên phổ biến và là những tình huống rất thật mà tôi và hàng trăm người bán khác từng trực tiếp trải qua. Hiểu rõ quy trình và chuẩn bị trước cho các tình huống này sẽ giúp bạn chủ động hơn, xử lý linh hoạt hơn và quan trọng nhất: giữ cho shop vận hành ổn định, bền vững và đáng tin cậy trên sàn Shopee.

Xử lý đơn hàng Shopee tưởng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ hoàn tất, đánh giá shop và cả doanh thu. Tôi khuyên bạn nên xây dựng thói quen theo dõi đơn đều đặn, chuẩn bị hàng chuyên nghiệp và luôn chủ động với các tình huống bất ngờ để dễ dàng làm chủ cuộc chơi TMĐT.