Cách quản lý hàng hóa tối ưu chi phí và ngăn chặn thất thoát

2.6 Kiểm soát chặt chẽ việc ra vào kho

Hệ thống kiểm soát ra vào là một giải pháp không cần chìa khóa để quản lý và kiểm soát quyền truy cập vào các khu vực khác trong một cơ sở. Hệ thống sẽ xác định các khu vực mà người dùng được phép truy cập, cập nhật chính xác thời gian họ ra vào.

Cách thức hoạt động là người dùng cung cấp thông tin xác thực, có thể dưới dạng thẻ, mã pin hoặc nhận dạng bằng sinh trắc học. Sau đó, thông tin đăng nhập được chuyển đến bảng điều khiển truy cập để hệ thống xác minh. Bảng điều khiển sẽ so sánh thông tin đăng nhập với quyền truy cập được cấp sẵn trong cơ sở dữ liệu. Nếu người dùng không có quyền truy cập vào khu vực, yêu cầu sẽ bị từ chối. Nếu người dùng có quyền truy cập, hệ thống sẽ mở khóa và ghi nhận thời gian ra/vào của họ.

Tất cả các sự kiện truy cập (thành công và thất bại) đều sẽ do hệ thống ghi lại lịch sử để giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên ra vào, đảm bảo an ninh và đáp ứng tốt nhu cầu của các tổ chức và doanh nghiệp.

Kiểm soát chặt chẽ việc ra vào kho

Một số cách thức xác thực khác nhau mà hệ thống kiểm soát ra vào kho của doanh nghiệp có thể áp dụng để chấp nhận hoặc từ chối quyền truy cập qua các điểm vào:

• Thẻ truy cập: Các loại thẻ cá nhân được phân phát cho các nhân viên kho, có thể được đưa vào, quẹt hoặc quét bằng công nghệ RFID để cấp quyền truy cập. RFID thuận tiện vì nó cho phép tương tác với giao diện bảo mật không tiếp xúc.
• Bàn phím/mã PIN: Chúng ta có thể xác thực bằng mã PIN được cấp cho nhân viên mà không cần dùng thẻ vật lý, tránh làm rơi, mất, gãy hoặc mờ thẻ. Bàn phím số được cố định trên hệ thống để nhập mã PIN sẽ cho phép truy cập, nhập sai thì hệ thống sẽ từ chối quyền truy cập.
• Sinh trắc học: Đây là một trong những giải pháp xác thực an toàn và bảo mật được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Sinh trắc học thường là nhận dạng khuôn mặt, dấu vân tay, quét võng mạc. Hệ thống sẽ so sánh với dữ liệu được lưu trữ trước đó để xác minh danh tính và cấp quyền truy cập. Phương pháp sinh trắc học sẽ tiện lợi hơn mã PIN và thẻ vật lý vì không sợ bị mất hay đánh cắp thông tin. Nếu thử quá nhiều lần, hệ thống sẽ khóa quyền truy cập để bảo đảm an toàn.
• Truy cập từ xa hoặc sử dụng khóa thông minh: Người dùng điều khiển ổ khóa từ xa thông qua điện thoại, máy tính, máy tính bảng. Hệ thống có thể gửi thông báo và cập nhật về trạng thái của cửa, đồng thời hạn chế quyền truy cập vào những thời điểm đã thiết lập sẵn.

Các phương pháp trên cung cấp nhiều tùy chọn xác thực khác nhau, mỗi loại đều có ưu và nhược điểm riêng. Doanh nghiệp nên cân nhắc đặc điểm và ứng dụng phù hợp với quy mô, hệ thống kiểm soát ra vào của kho hàng.

Tham khảo: Quy trình quản lý kho hàng thông minh, hạn chế thất thoát

2.7 Nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên kho

Nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên kho, chủ kho cần có biện pháp quản lý và giám sát khoa học, môi trường làm việc thoải mái.

Chia sẻ với nhân viên về sứ mệnh, tầm nhìn và những mong muốn bạn muốn nhân viên thể hiện năng lực, trách nhiệm của họ trong công việc. Lắng nghe phản hồi của nhân viên để hai phía hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Theo dõi tiến độ công việc của nhân viên định kỳ, thường xuyên và có thể quan tâm, khen thưởng, nhắc nhớ họ về trách nhiệm và khối lượng công việc cần hoàn thiện.

Xác định và giải quyết các vấn đề của những nhân viên thiếu tinh thần trách nhiệm, đồng thời lắng nghe và tìm hiểu nguyên nhân vì sao để đưa ra hướng giải quyết phù hợp. Khen ngợi nhân viên khi họ đạt thành tựu tốt hoặc có sự tiến bộ. Việc khen thưởng rõ ràng sẽ khuyến khích nhân viên cố gắng hơn và tạo động lực cho các nhân viên khác cùng làm việc. Quan trọng nhất là người đứng đầu cần trực tiếp làm gương bằng cách thể hiện tinh thần trách nhiệm của bản thân. Hãy hoàn thành công việc đúng hạn, chịu trách nhiệm với kết quả của nhóm, và quản lý thời gian khoa học.

2.8 Thường xuyên kiểm tra an ninh kho hàng

Doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh kho hàng:

• Lắp đặt hệ thống camera giám sát và các thiết bị theo dõi mọi hoạt động trong khu vực kho, hạn chế tối đa các hành vi bất thường.
• Thiết lập các điểm kiểm tra an ninh, kiểm soát chặt chẽ việc xuất nhập hàng hóa tại cổng ra vào, đảm bảo chỉ những người có phận sự mới được phép vào khu vực này.
• Xác định rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên trong việc bảo vệ an ninh kho hàng. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và thực hiện đúng các quy định.
• Định kỳ tổ chức các khóa đào tạo về an ninh kho hàng giúp nhân viên nâng cao nhận thức và kỹ năng phòng ngừa, ứng phó với các tình huống bất thường. Lập hồ sơ theo dõi tất cả các sự cố an ninh, các hoạt động ra vào kho, các biện pháp khắc phục đã thực hiện để cuối kỳ đánh giá và cải thiện hiệu quả hệ thống an ninh.

2.9 Áp dụng các biện pháp phòng chống côn trùng, mối mọt

Duy trì vệ sinh và quản lý kho hàng rất quan trọng để đảm bảo chất lượng và an toàn cho hàng hóa. Lau dọn, vệ sinh sạch sẽ khu vực kho để loại bỏ côn trùng, bụi bẩn. Kiểm tra và xử lý kịp thời các vết ẩm mốc, hư hỏng trong khu vực chất hàng.

Áp dụng các biện pháp phòng chống côn trùng, mối mọt. Lắp đặt lưới chắn, dán băng kín các khe hở, lắp màn cửa để ngăn côn trùng xâm nhập. Xử lý hóa chất diệt côn trùng định kỳ tại khu vực kho và xử lý các vật dụng, bao bì sạch trước khi đưa vào kho. Luân chuyển hàng hóa theo nguyên tắc "first in, first out" và kiểm tra tình trạng sản phẩm, loại bỏ các mặt hàng bị hư hỏng định kỳ. Tránh để sản phẩm hết hạn lưu hành trên thị trường, sử dụng các biện pháp bảo quản sản phẩm như sấy khô, hút chân không.

2.10 Sử dụng dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp (nếu cần thiết)

Những biện pháp quan trọng để duy trì quản lý kho hàng hiệu quả là thực hiện kiểm tra, so sánh số lượng và phân loại hàng tồn kho định kỳ. Khi so sánh, bạn có thể phát hiện thông tin bị sai, nhầm lẫn về giá cả, chất lượng hàng hóa khi nhận và trước khi xuất đi. Bên cạnh đó, thủ kho cần đảm bảo chất lượng hàng hóa gửi đi và lưu kho ổn định.

Thu thập và phân tích dữ liệu từ quá trình quản lý tồn kho để cải thiện hiệu quả, tối ưu hóa quy trình quản lý nhằm đạt hiệu suất cao nhất.

2.11 Lập kế hoạch dự trữ hàng hóa hợp lý

Lập kế hoạch dự trữ hàng hóa trước các kế hoạch, chiến dịch hoặc sự kiện để đảm bảo đủ nguồn cung, tránh thiếu hụt hàng hoặc tồn kho về biến thể, số lượng.  Kế toán kho sẽ xác định mức tồn kho tối ưu cho các mặt hàng,  chi phí bảo quản, cân bằng rủi ro thiếu hàng.

Bạn có thể áp dụng phương pháp quản lý tồn kho như JIT, VMI, ABC phù hợp. Theo dõi tồn kho và quản lý chặt chẽ trình tự, xác định thời gian, số lượng đặt hàng tối ưu dựa trên chính sách tồn kho, nhu cầu dự báo thị trường. Xây dựng kế hoạch đặt hàng định kỳ và thương lượng với nhà cung cấp về điều kiện giao hàng, chính sách giá, thanh toán và đáp ứng yêu cầu về chất lượng sản phẩm. Trong quá trình đặt hàng, doanh nghiệp nên theo dõi tiến độ giao hàng, nếu có vấn đề phát sinh sẽ xử lý kịp thời.

2.12 Tối ưu hóa quy trình đóng gói và vận chuyển

Tối ưu quy trình đóng gói:

Thiết kế kích thước kiện hàng và nhãn dán hợp lý, tiết kiệm không gian đựng sản phẩm. Bạn nên lựa chọn các vật liệu đóng gói phù hợp, bảo vệ tốt hàng hóa trong vận chuyển kể cả khi trời mưa nắng. Nếu có ngân sách, doanh nghiệp nên thử áp dụng công nghệ đóng gói tự động để giảm bớt chi phí nhân công và tiết kiệm thời gian.

Tối ưu hóa quy trình đóng gói và vận chuyển

Xây dựng mạng lưới vận chuyển giảm khoảng cách và lựa chọn phương thức vận tải tối ưu hóa trọng. Áp dụng GPS ể định tuyến đường gần nhất, dễ vận chuyển.

Phần mềm bán hàng đa kênh Nhanh.vn đã tổng hợp các cách quản lý hàng hóa tối ưu chi phí và ngăn chặn thất thoát cụ thể. Hy vọng doanh nghiệp sẽ tham khảo và ứng dụng vào mô hình của mình hiệu quả. Cảm ơn các bạn đã đọc!