Bạn đang tìm kiếm một quy trình quản lý công nợ hiệu quả cho việc kinh doanh của mình. Bài viết dưới đây, Nhanh.vn sẽ cùng các bạn đi khám phá quy trình quản lý công nợ hiệu quả nhất hiện nay nhé!

Nội dung chính [hide]

1. Quản lý công nợ bao gồm những gì?

2. Quy trình quản lý công nợ hiệu quả - chuyên nghiệp trong doanh nghiệp

3. TOP phần mềm quản lý công nợ hiệu quả

1. Quản lý công nợ bao gồm những gì?

Quản lý công nợ bao gồm quản lý các công nợ phải trả (nhà cung cấp, các khoản vay) và công nợ phải thu từ khách hàng. Cụ thể như sau:

Quản lý công nợ gồm công nợ phải trả và công nợ phải thu

Quản lý công nợ gồm công nợ phải trả và công nợ phải thu

Đầu tiên là công nợ phải trả trong doanh nghiệp:

Công nợ phải trả bao gồm những khoản phải trả cho các nhà cung cấp khác như mua trang thiết bị máy móc, hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ, sản phẩm... mà doanh nghiệp chưa thanh toán cho các nhà cung cấp đó.
Các khoản nợ của nhân viên - nợ lương.
Các khoản nợ vay hỗ trợ của cơ quan nhà nước, nợ tiền vay cá nhân, vay vốn kinh doanh hoặc các khoản nợ khác như nhận ký cược, ký quỹ.

Thứ hai, công nợ phải thu trong doanh nghiệp:

Công nợ phải thu là khi bán các thiết bị, máy móc, cung cấp dịch vụ, hàng hóa mà doanh nghiệp bán cho khách hàng. Và doanh nghiệp chưa thu được hết tiền và chưa thanh toán thì phần tiền còn nợ đó chính là công nợ phải thu. Công việc này là do kế toán chịu trách nhiệm.
Các phải thu trong nội bộ của doanh nghiệp: các khoản tạm ứng của nhân viên để thực hiện đi công tác, sản xuất hoặc các khoản phải thu từ công ty mẹ.

Xem thêm: Hướng dẫn theo dõi công nợ chi tiết, hiệu quả cập nhật mới nhất 2024

2. Quy trình quản lý công nợ hiệu quả - chuyên nghiệp trong doanh nghiệp

Quy trình quản lý công nợ hiệu quả có vai trò vô cùng quan trọng trong việc phát triển và tạo được sự ổn định của doanh nghiệp. Đồng thời cũng giảm thiểu các rủi ro trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Tùy theo loại hình, cơ cấu, quy mô của mỗi doanh nghiệp thì sẽ có những quy trình quản lý công nợ khác nhau. Sao cho phù hợp với doanh nghiệp để đảm bảo có sự hiệu quả nhất. Tuy nhiên khi quản lý công nợ, doanh nghiệp phải hết sức cẩn thận và chính xác của từng con số. Bởi vì thực tế công nợ ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề tài chính cũng như nguồn vốn để duy trì tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu như công nợ không được xử lý tốt, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng khủng hoảng nguồn vốn.

Quy trình quản lý công nợ chuyên nghiệp trong doanh nghiệp bao gồm các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Đầu tiên doanh nghiệp cần phải xây dựng chính sách chi trả cụ thể và bộ phận quản lý công nợ.

Doanh nghiệp sẽ cần phải thiết lập các chính sách chi trả sao cho phù hợp với từng đối tượng như nhà cung cấp, khách hàng. Và các bộ phận chuyên môn sẽ phải theo dõi sát sao về việc quản lý công nợ, tránh các rủi ro phát sinh không đáng có khi kiểm soát công nợ. Ngoài ra, bộ phận quản lý công nợ cũng phải làm rõ với các khách hàng về thời hạn trả nợ, cam kết trả nợ và mức phạt khi không trả nợ đúng thời hạn. Khi nắm rõ được những điều này sẽ khiến cho các chính sách về quản lý công nợ được rõ ràng hơn và bộ phận quản lý công nợ cũng dễ dàng theo dõi hơn.

Bước 2: Thiết lập quy trình quản lý công nợ và xây dựng quy trình thu hồi công nợ một cách sát sao, chặt chẽ.

Bước này nhằm mục đích cho bộ phận quản lý công nợ dễ dàng hơn trong việc quản lý các thành viên trong bộ phận quản lý. Sẽ biết được cá nhân nào sẽ phải chịu trách nghiệm làm việc với khách hàng, nhà cung cấp nào và các việc cần phải thực hiện bao gồm:

Cần phải xác định mỗi khách hàng thì cần phải phải thu tối thiểu là bao nhiêu.
Phân loại khách hàng thành các nhóm nợ khác nhau: nợ dài hạn, nợ ngắn hạn, các khoản nợ khó đòi,...
Lựa chọn nhân viên thu hồi nợ phù hợp: Cần lựa chọn nhân viên vừa có khả năng làm việc trực tiếp vừa có kỹ năng thuyết phục khách hàng.

Quy trình quản lý công nợ hiệu quả - chuyên nghiệp trong doanh nghiệp

Bước 3: Gửi hóa đơn đề nghị thanh toán cho khách hàng

Doanh nghiệp cần phải gửi đề nghị thanh toán cho khách hàng bằng phương thức thanh toán nhanh nhất có thể. Trên đề nghị thanh toán cần ghi rõ thời gian khách hàng cần trả nợ. Đây cũng chính là bước quan trọng trong quy trình quản lý công nợ được hiệu quả hơn.

Bước 4: Thường xuyên nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán công nợ nếu chậm kỳ hạn thanh toán.

Nhắc nhở và thông báo cho khách hàng về thời hạn của khoản nợ: có thể nhắc nhở qua email, điện thoại hoặc hẹn gặp mặt trực tiếp nếu đó là khách hàng quan trọng và cần thiết.

Đọc thêm: Bí quyết quản lý tài chính doanh nghiệp đơn giản và hiệu quả

3. TOP phần mềm quản lý công nợ hiệu quả

Sau đây là top những phần mềm quản lý công nợ hiệu quả nhất hiện nay:

Phần mềm quản lý công nợ Nhanh.vn

Phần mềm quản lý công nợ Nhanh.vn được ra đời vào năm 2011. Đây là một trong những phần mềm được đánh giá hiệu quả nhất trong việc quản lý công nợ cho các doanh nghiệp. Hiện nay đã có đến hơn 67.000 người tin dùng phần mềm quản lý công nợ Nhanh.vn. Phần mềm phù hợp với hầu hết mọi quy mô của doanh nghiệp từ cửa hàng nhỏ lẻ, kinh doanh cá nhân, chuỗi cửa hàng và doanh nghiệp bán hàng đa kênh. Từ đó giúp quản lý công nợ hiệu quả, giúp doanh nghiệp đảm bảo được nguồn vốn kinh doanh tốt hơn.

Phần mềm quản lý công nợ Nhanh.vn

Phần mềm quản lý công nợ Nhanh.vn

Một số tính năng nổi bật của Nhanh.vn:

Báo doanh thu cụ thể theo ngày/tháng/năm, có thể dễ dàng theo dõi mức doanh thu của từng thời điểm. Biết được cụ thể khách hàng nào đã thanh toán, chưa thanh toán và số nợ cần phải thanh toán.
Báo cáo công nợ chi tiết, rõ ràng theo từng nhóm: nhà cung cấp, khách hàng.
Tính năng tự động báo thông báo công nợ của khách hàng khi đến kỳ hạn thanh toán.
Quản lý sản phẩm: có đầy đủ tính năng như nhập liệu sản phẩm nhanh chóng, hỗ trợ nhập liệu import / export bằng excel. Đồng bộ sản phẩm với Shopee, Lazada, Tiki,...
Kho hàng thông minh giúp người dùng trong việc nhập hàng, trả hàng, theo dõi hạn sử dụng sản phẩm, kiểm kho nhanh chóng, hỗ trợ dùng máy quét mã vạch, dự báo nhập hàng dựa theo tồn kho thực tế và tốc độ bán hàng.
Liên kết với nhiều đơn vị vận chuyển phổ biến khác nhau như: GHTK, GHN, Vietnam Post, Viettel Post.
Xử lý các đơn hàng online một cách nhanh chóng
Quản lý nhân viên chặt chẽ
Quản lý chăm sóc khách hàng hiệu quả
Hỗ trợ trên 80 báo cáo chi tiết với từng mục

Sử dụng phần mềm quản lý công nợ chỉ từ 5k/ngày, dùng thử miễn phí tại đây

Phần mềm quản lý công nợ Htsoft

Htsoft là một phần mềm quản lý công nợ với nhiều tính năng tiện lợi. Ưu điểm của phần mềm này đó là doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý công nợ ngay cả khi offline. Qua đó tiết kiệm được chi thuê nhân sự quản lý cũng như vẫn đảm bảo công việc quản lý công nợ được diễn ra hiệu quả. Htsoft được biết đến là sự lựa chọn ưu tiên số một trong việc quản lý công nợ của một số doanh nghiệp hiện nay.

Phần mềm quản lý công nợ Htsoft

Phần mềm quản lý công nợ Htsoft

Một số tính năng nổi bật của Htsoft:

Quản lý bán hàng
Quản lý kho hàng và mua hàng
Quản lý công nợ (thu – trả)
Quản lý tạm ứng, đặt cọc
Quản lý khách hàng thân thiết
Sổ quỹ và sổ ngân hàng
Quản trị hệ thống và phân quyền
Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ
Báo cáo thống kê chi tiết.

Tham khảo: 4 cách quản lý thu chi hiệu quả cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý công nợ Tiger

Tiger là một trong những phần mềm quản lý công nợ miễn phí, được thiết kế với giao diện đơn giản, các thao tác dễ dàng thực hiện. Hầu hết các thông tin sẽ được hiển thị dưới dạng file Excel, do đó giao diện hình ảnh không được bắt mắt. Tuy nhiên, phần mềm vẫn đảm bảo được những chức năng cần thiết của việc quản lý công nợ.

Phần mềm quản lý công nợ Tiger

Phần mềm quản lý công nợ Tiger

Một số tính năng nổi bật của Tiger:

Hỗ trợ quản lý doanh thu và theo dõi công nợ
Hỗ trợ theo dõi xuất, nhập kho
Cảnh báo hàng tồn kho
Cảnh báo công nợ
Quản lý quỹ thu chi tiền
Hỗ trợ máy in mã vạch, máy đọc mã vạch và máy in bill

Sử dụng app hoàn toàn miễn phí:

Trên đây là toàn bộ quy trình quản lý công nợ hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Mong rằng với những thông tin chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý công nợ. Chúc bạn kinh doanh thành công!