Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo NĐ 181

Từ ngày 01/07/2025, quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được siết chặt, tác động trực tiếp đến điều kiện khấu trừ thuế GTGT của doanh nghiệp. Điểm thay đổi quan trọng nhất là giảm ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu xuống còn 5 triệu đồng cho mọi hóa đơn mua vào, kể cả hàng nhập khẩu.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì, các hình thức thanh toán hợp lệ và những lưu ý quan trọng để tuân thủ đúng quy định

1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là các hồ sơ, dữ liệu xác thực việc hoàn tất nghĩa vụ tài chính giữa bên mua và bên bán thông qua các phương thức điện tử hoặc công cụ tài chính trung gian, thay vì sử dụng tiền mặt vật lý. Các phương thức này phải tuân thủ đúng danh mục được quy định tại Nghị định số 181/2025/NĐ-CP.

Điều 26. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trong đó:

1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.

Một trong những thay đổi trọng yếu nhất của Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và hướng dẫn tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP chính là việc siết chặt hạn mức giao dịch.

• Quy định cũ (Luật 2008): Chỉ bắt buộc chuyển khoản đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Quy định mới (Từ 01/07/2025): Ngưỡng bắt buộc giảm xuống còn 05 triệu đồng. Mọi hóa đơn mua vào (gồm cả hàng nhập khẩu) có tổng giá trị thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện để khấu trừ thuế đầu vào.

Xem thêm: [GIẢI ĐÁP] Những trường hợp mua hàng mà không cần hóa đơn?

2. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt theo NĐ 181

Nhóm 1: Thanh toán qua hệ thống tài chính trung gian

Đây là hình thức phổ biến nhất, yêu cầu sự dịch chuyển dòng tiền giữa các tài khoản thanh toán đã đăng ký của bên mua và bên bán.

• Chuyển khoản Ngân hàng: Thực hiện qua Ủy nhiệm chi (UNC), lệnh chi, Internet Banking hoặc Mobile Banking.
• Thẻ ngân hàng: Sử dụng thẻ tín dụng (Credit card) hoặc thẻ ghi nợ (Debit card) mang tên cơ sở kinh doanh.
• Ví điện tử & Cổng thanh toán: Các dịch vụ thanh toán trực tuyến đã được Ngân hàng Nhà nước cấp phép hoạt động.

Nhóm 2: Các hình thức bù trừ và thanh toán đặc thù 

Phân loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ

Căn cứ theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, để được coi là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ (phục vụ mục đích khấu trừ thuế), hồ sơ phải thuộc một trong hai nhóm sau:

a, Nhóm chứng từ giao dịch qua hệ thống ngân hàng và tổ chức tài chính

Đây là nhóm chứng từ xác nhận sự dịch chuyển dòng tiền giữa các tài khoản thanh toán của bên mua và bên bán thông qua đơn vị trung gian được cấp phép.

• Lệnh thanh toán truyền thống: Séc (Cheque), Ủy nhiệm chi (UNC), Lệnh chi, Ủy nhiệm thu hoặc Nhờ thu.
• Chứng từ giao dịch thẻ: Biên lai thanh toán qua thẻ ATM, thẻ tín dụng (Credit card), thẻ ghi nợ (Debit card).
• Chứng từ thanh toán điện tử: Giao dịch qua ví điện tử, Mobile Money, hoặc các ứng dụng ngân hàng số xác nhận giao dịch thành công.
• Chứng từ xác nhận tài khoản: Sao kê ngân hàng, giấy báo Nợ (Debit note) thể hiện rõ số tiền và đối tượng nhận tiền.
• Trường hợp đặc thù: Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản của chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản bên bán (hoặc ngược lại).

Đọc thêm: [Giải đáp] Công ty sử dụng tài khoản cá nhân nhận tiền có được không?

b, Nhóm chứng từ thanh toán phi tiền mặt đặc thù khác

Ngoài hình thức chuyển khoản trực tiếp, pháp luật vẫn công nhận tính hợp lệ của các nghiệp vụ đối trừ công nợ hoặc ủy quyền nếu có đủ hồ sơ chứng minh đi kèm:

• Chứng từ bù trừ công nợ: Biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận bù trừ giá trị hàng hóa/dịch vụ giữa hai bên (hoặc ba bên trong trường hợp bù trừ qua trung gian).
• Chứng từ cấn trừ nợ vay: Biên bản thỏa thuận dùng số tiền vay, mượn để chi trả tiền hàng. Điều kiện cần là khoản vay gốc phải có chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng trước đó.
• Chứng từ ủy quyền bên thứ ba: Văn bản ủy quyền hoặc chỉ định bên thứ ba thực hiện chi trả theo yêu cầu của bên bán, kèm theo chứng từ chuyển tiền từ tài khoản người mua cho bên được chỉ định.
• Chứng từ nộp tiền vào Kho bạc Nhà nước: Quyết định cưỡng chế của cơ quan Nhà nước kèm biên lai/chứng từ chuyển tiền vào tài khoản cưỡng chế mở tại Kho bạc.

Việc phân loại rõ ràng hai nhóm chứng từ này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong khâu kiểm soát hồ sơ đầu vào, đặc biệt khi hạn mức bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt sẽ giảm xuống còn 5 triệu đồng từ ngày 01/07/2025.

Không phải mọi hình thức chuyển khoản đều được coi là hợp lệ. Việc hiểu sai hình thức thanh toán có thể khiến doanh nghiệp mất quyền khấu trừ thuế GTGT. Dịch vụ tư vấn thuế Ecomtax sẽ hỗ trợ  bạn:

• Tư vấn thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp
• Tư vấn trình tự các bước xử lý hóa đơn, chứng từ có liên quan
• Hạn chế rủi ro truy thu, xử phạt

3. Lưu ý về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Việc thắt chặt hạn mức thanh toán không dùng tiền mặt xuống ngưỡng 5 triệu đồng đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những điều chỉnh kịp thời trong công tác quản trị tài chính và kế toán. Để bảo vệ quyền lợi thuế, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các nội dung sau:

3.1. Rà soát và cập nhật quy trình thanh toán

Doanh nghiệp cần rà soát và cập nhật lại toàn bộ quy định chi tiêu đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5.000.000 VNĐ trở lên (đã bao gồm VAT) nhằm đảm bảo tính tuân thủ tuyệt đối:

• Ưu tiên thanh toán phi tiền mặt: Mọi giao dịch thuộc diện khấu trừ thuế GTGT phải được thực hiện qua các hình thức hợp pháp như chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử định danh, hoặc bù trừ công nợ có văn bản.
• Kiểm soát chặt chẽ chi tiền mặt: Loại bỏ thói quen chi trả tiền mặt cho các khoản hóa đơn lớn. Việc thiếu chứng từ thanh toán ngân hàng sẽ dẫn đến rủi ro bị loại chi phí và truy thu thuế khi có hoạt động thanh tra, kiểm tra.

3.2. Đảm bảo lưu trữ chứng từ hợp lệ

Hồ sơ chứng từ không chỉ là tài liệu kế toán mà còn là bằng chứng pháp lý chứng minh tính thực tế của giao dịch. Bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

• Chứng từ cơ sở: Hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hợp lệ.
• Chứng từ dòng tiền: Lệnh chuyển tiền, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng có xác nhận giao dịch thành công.
• Hồ sơ cho các nghiệp vụ đặc thù: Đối với hình thức bù trừ công nợ, ủy quyền hoặc cấn trừ nợ vay, doanh nghiệp phải lưu giữ kèm theo:
  • Biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận bù trừ công nợ (có xác nhận của các bên liên quan).
  • Hợp đồng vay/mượn dưới hình thức văn bản và chứng từ chuyển khoản của khoản vay gốc ban đầu.
  • Văn bản ủy quyền hoặc chỉ định thanh toán cho bên thứ ba theo quy định của pháp luật.

3.3. Xử lý nghĩa vụ thanh toán tồn đọng sau đối trừ

• Nguyên tắc số dư cuối cùng: Sau khi thực hiện các nghiệp vụ đối trừ công nợ hoặc ủy quyền, nếu phần chênh lệch nghĩa vụ tài chính còn lại doanh nghiệp phải chi trả từ 5.000.000 VNĐ trở lên, phần này tuyệt đối phải chuyển khoản qua ngân hàng.
• Việc sử dụng tiền mặt cho phần giá trị chênh lệch vượt ngưỡng này sẽ trực tiếp làm mất quyền khấu trừ thuế GTGT của phần giá trị tương ứng, đồng thời có thể bị xử lý vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ.

Quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP không đơn thuần là yêu cầu về mặt thủ tục, mà là một yêu cầu khắt khe về tính minh bạch của dòng tiền. Trong kỷ nguyên quản lý thuế theo thời gian thực (Real-time tax management), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt chính là "chứng minh thư" cho mọi khoản chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

Việc tiếp tục thanh toán tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị trên 5 triệu đồng kể từ sau ngày 01/07/2025 tiềm ẩn rủi ro lớn về thuế, có thể dẫn đến việc bị loại toàn bộ thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp. Để chủ động thích ứng, doanh nghiệp cần sớm rà soát, hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ và đẩy mạnh số hóa quy trình tài chính - kế toán. 

Ứng dụng các giải pháp của Nhanh.vn sẽ giúp bạn tự động hóa đối soát, chuẩn hóa chứng từ và lưu trữ hồ sơ minh bạch, qua đó hình thành lá chắn hiệu quả trước các đợt thanh tra, kiểm tra thuế trong tương lai.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.