[Giải đáp] Công ty sử dụng tài khoản cá nhân nhận tiền có được không?

Trong thực tiễn, không ít doanh nghiệp, đặc biệt là giai đoạn mới thành lập, băn khoăn liệu công ty có được sử dụng tài khoản cá nhân để nhận tiền hay không. Tuy nhiên, cách làm này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, thuế và kiểm soát dòng tiền, dễ bị cơ quan thuế ấn định nghĩa vụ hoặc loại chi phí khi quyết toán. Bài viết dưới đây tôi sẽ sẽ phân tích khi nào được sử dụng, rủi ro thường gặp và giải pháp phòng tránh, giảm thiểu rủi ro theo quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp vận hành an toàn và đúng luật. Hãy cùng tìm hiểu bài viết.

1. Công ty có thể sử dụng tài khoản cá nhân không?

Về nguyên tắc pháp lý, công ty không được sử dụng tài khoản cá nhân để thực hiện các giao dịch gắn với hoạt động kinh doanh thường xuyên. Theo Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành, doanh nghiệp là một pháp nhân độc lập, có tài sản, quyền và nghĩa vụ riêng, do đó mọi giao dịch thu, chi phát sinh từ hoạt động kinh doanh phải được thực hiện thông qua tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp để đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm soát.

Trong thực tế, việc công ty sử dụng tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp, giám đốc hoặc người lao động chỉ có thể chấp nhận trong một số tình huống phát sinh tạm thời, chẳng hạn như thanh toán thay khi chưa kịp mở tài khoản công ty. Tuy nhiên, đây không phải phương án được khuyến khích, và chỉ được coi là hợp lệ khi doanh nghiệp có đầy đủ căn cứ chứng minh giao dịch phục vụ hoạt động kinh doanh, có quy chế ủy quyền rõ ràng và được hạch toán, quyết toán đầy đủ.

Nếu việc sử dụng tài khoản cá nhân diễn ra thường xuyên, kéo dài, doanh nghiệp có nguy cơ bị cơ quan thuế nghi ngờ tính hợp pháp của doanh thu, chi phí, khó giải trình dòng tiền và dễ phát sinh rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế. Vì vậy, để đảm bảo tuân thủ pháp luật và hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp nên mở và sử dụng tài khoản ngân hàng đứng tên công ty ngay từ khi bắt đầu hoạt động, coi đây là nền tảng cơ bản của quản trị tài chính và pháp lý bền vững.

Xem thêm: Nhân viên nhận tiền thay sếp? Cách xử lý khi bị cơ quan thuế gọi

2. Rủi ro khi công ty sử dụng tài khoản cá nhân nhận tiền

Căn cứ Luật Doanh nghiệp và Luật Quản lý thuế hiện hành, các giao dịch phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp phải thực hiện thông qua tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp. Việc sử dụng tài khoản cá nhân để nhận tiền cho công ty tuy khá phổ biến trong thực tế, nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và tài chính mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Rủi ro pháp lý và thuế: Giao dịch qua tài khoản cá nhân khiến cơ quan thuế nghi ngờ tính hợp lệ của doanh thu, chi phí; doanh nghiệp có thể bị loại chi phí, ấn định thuế hoặc gặp khó khăn khi giải trình nguồn tiền.
• Lẫn lộn thu, chi cá nhân và doanh nghiệp: Không tách bạch được dòng tiền dẫn đến sai lệch số liệu kế toán, khó đánh giá hiệu quả kinh doanh và dễ sai sót khi thực hiện nghĩa vụ thuế.
• Thiếu minh bạch tài chính: Việc không phân định rõ tài sản cá nhân và tài sản công ty làm giảm khả năng chứng minh tình hình tài chính với nhà đầu tư, đối tác, cổ đông.
• Khó kiểm soát dòng tiền, nguy cơ thất thoát vốn: Tiền doanh nghiệp đi qua tài khoản cá nhân dễ bị sử dụng sai mục đích, không qua quy trình kiểm soát nội bộ.
• Dễ phát sinh tranh chấp nội bộ: Cổ đông, ban điều hành khó xác định các khoản thu chi thuộc về ai, từ đó phát sinh tranh chấp liên quan đến lợi nhuận, lương, thưởng.
• Giảm tính chuyên nghiệp và uy tín doanh nghiệp: Giao dịch mang tên cá nhân thay vì pháp nhân công ty gây nhầm lẫn cho khách hàng, đối tác khi thanh toán.
• Bất lợi khi vay vốn ngân hàng: Doanh nghiệp không có hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính minh bạch gắn với tài khoản công ty sẽ khó chứng minh năng lực tài chính, ngân hàng có quyền từ chối cho vay hoặc áp dụng điều kiện bất lợi.

Lưu ý thực tiễn: Để hạn chế rủi ro và tạo nền tảng phát triển bền vững, doanh nghiệp nên mở và sử dụng tài khoản ngân hàng đứng tên công ty ngay từ đầu, đồng thời xây dựng hệ thống hồ sơ tài chính, kế toán minh bạch. Đây là điều kiện quan trọng không chỉ để tuân thủ pháp luật thuế mà còn để tiếp cận các gói vay vốn dành cho doanh nghiệp mới thành lập một cách thuận lợi.

Việc sử dụng tài khoản cá nhân nhận tiền có thể dẫn đến rủi ro về thuế, kế toán và chứng minh dòng tiền nếu không được quản lý đúng cách. Dịch vụ Tư vấn Thuế Ecomtax giúp doanh nghiệp rà soát mô hình thu tiền hiện tại và đề xuất phương án phù hợp để giảm thiểu rủi ro.

3. Cách phòng tránh và giảm thiểu rủi ro

Để phòng tránh và giảm thiểu rủi ro khi công ty sử dụng tài khoản cá nhân để nhận tiền, doanh nghiệp cần tiếp cận vấn đề này dưới góc độ tuân thủ pháp luật, kiểm soát tài chính và quản trị nội bộ ngay từ đầu.

Trước hết, giải pháp an toàn và bền vững nhất là mở và sử dụng tài khoản ngân hàng đứng tên công ty cho toàn bộ giao dịch kinh doanh. Đây không chỉ là yêu cầu xuyên suốt của pháp luật về doanh nghiệp và thuế, mà còn là cơ sở để chứng minh doanh thu, chi phí hợp lệ, kiểm soát dòng tiền và bảo vệ quyền lợi của công ty khi làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác.

Trong trường hợp bắt buộc phải sử dụng tài khoản cá nhân để thực hiện giao dịch phục vụ hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ để hạn chế rủi ro pháp lý và thuế:

• Cần xác định rõ mục đích sử dụng tài khoản cá nhân. Doanh nghiệp nên ban hành quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ quy định cụ thể phạm vi sử dụng, đối tượng được phép thực hiện giao dịch, trách nhiệm của từng bộ phận và nguyên tắc hoàn ứng, quyết toán. Việc này giúp chứng minh tính hợp lệ của giao dịch khi làm việc với cơ quan thuế.
• Theo dõi và quản lý giao dịch một cách minh bạch. Mỗi khoản thanh toán cần ghi rõ nội dung chuyển tiền, có chứng từ kèm theo và được đối chiếu định kỳ với sao kê ngân hàng. Doanh nghiệp nên lập sổ theo dõi riêng cho các giao dịch phát sinh qua tài khoản cá nhân, lưu trữ đầy đủ chứng từ và báo cáo cho kế toán trưởng, lãnh đạo công ty để kiểm soát dòng tiền.
• Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin tài khoản. Doanh nghiệp cần hạn chế chia sẻ thông tin tài khoản cá nhân, áp dụng các biện pháp bảo mật như mật khẩu mạnh, xác thực hai lớp và thay đổi mật khẩu định kỳ nhằm tránh rủi ro lộ thông tin, thất thoát tài sản.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm các quy định về thuế theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, bao gồm kê khai, khấu trừ và nộp thuế đầy đủ đối với các khoản doanh thu, chi phí phát sinh qua tài khoản cá nhân. Đặc biệt, đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giao dịch phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp thanh toán qua tài khoản cá nhân của người lao động, doanh nghiệp cần có quy chế ủy quyền rõ ràng và thực hiện hoàn trả cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt.

Về lâu dài, để đảm bảo tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro trong kiểm tra, thanh tra thuế, doanh nghiệp nên sử dụng tài khoản ngân hàng đứng tên công ty cho toàn bộ giao dịch kinh doanh. Cách làm này không chỉ giúp việc hạch toán, lập báo cáo tài chính và kê khai thuế chính xác hơn, mà còn nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và cơ quan quản lý.

Công ty sử dụng tài khoản cá nhân nhận tiền có được không? Về nguyên tắc, doanh nghiệp không được và không nên sử dụng tài khoản cá nhân cho các giao dịch kinh doanh, trừ một số trường hợp phát sinh mang tính tạm thời và phải có kiểm soát chặt chẽ. Việc làm này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, thuế, quản trị dòng tiền và tranh chấp nội bộ, dễ bị cơ quan thuế loại chi phí hoặc ấn định nghĩa vụ thuế. Để phòng tránh và giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần sử dụng tài khoản ngân hàng đứng tên công ty, xây dựng quy chế tài chính rõ ràng và lưu trữ đầy đủ chứng từ. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc tương tự, hãy liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn phương án phù hợp, an toàn và đúng quy định pháp luật.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.