Phần mềm quản lý nhà cung cấp hiệu quả, thông minh, tiết kiệm chi phí

2. Tính năng mà phần mềm quản lý nhà cung cấp cần có

Phần mềm quản lý nhà cung cấp (SPM) giúp doanh nghiệp quản lý thông tin, đánh giá hiệu suất và tối ưu hóa mối quan hệ với nhà cung cấp. Có rất nhiều phần mềm SPM khác nhau trên thị trường, với các tính năng và mức giá khác nhau. Lựa chọn phần mềm SPM phù hợp bạn cần cân nhắc, tìm hiểu về tính năng của nó.

Quản lý thông tin nhà cung cấp

• Lưu trữ đầy đủ thông tin chi tiết về nhà cung cấp như tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, website, lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm/dịch vụ cung cấp, năng lực tài chính, tình hình pháp lý…
• Phân loại nhà cung cấp theo tiêu chí như ngành hàng, khu vực, mức độ quan trọng…
• Cập nhật thông tin nhà cung cấp thường xuyên để đảm bảo tính chính xác

Quản lý hợp đồng

• Tạo, lưu trữ và quản lý hợp đồng với nhà cung cấp một cách hiệu quả
• Theo dõi thời hạn hợp đồng, điều khoản thanh toán, các điều khoản và điều kiện khác
• Gửi thông báo tự động khi hợp đồng sắp hết hạn hoặc cần gia hạn

Quản lý đơn đặt hàng

• Tạo, theo dõi và quản lý đơn đặt hàng từ nhà cung cấp
• Theo dõi tình trạng đơn hàng, lịch giao hàng, số lượng hàng hóa, giá cả…
• Gửi thông báo tự động cho nhà cung cấp khi có đơn đặt hàng mới hoặc thay đổi đơn hàng

Quản lý thanh toán

• Theo dõi tình trạng thanh toán cho nhà cung cấp
• Tạo và gửi hóa đơn thanh toán
• Ghi nhận thanh toán từ nhà cung cấp
• Báo cáo chi tiết về tình hình thanh toán với từng nhà cung cấp

Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp

• Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như chất lượng sản phẩm/dịch vụ, giá cả, thời gian giao hàng, dịch vụ khách hàng,…
• Sử dụng hệ thống xếp hạng để phân loại nhà cung cấp.
• Báo cáo chi tiết về hiệu suất của từng nhà cung cấp.

Khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà cung cấp còn phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, ngân sách, uy tín, bảo mật của nhà cung cấp phần mềm nữa.

Xem thêm: Tầm quan trọng, cách đánh giá và quản lý NHÀ CUNG CẤP trong bán lẻ

Dưới đây là giao diện cơ bản của một phần mềm quản lý nhà cung cấp cùng nhau tham khảo nhé!

Thứ nhất, tính năng thêm mới nhà cung cấp

Doanh nghiệp có thể dùng 3 cách để thêm mới nhà cung cấp:

Cách 1: Thêm mới nhà cung cấp, nhà phân phối trực tiếp từ phần mềm

Bạn truy cập vào module Sản phẩm-> chọn Nhà cung cấp -> Chọn Thêm mới -> Click tiếp Thêm mới hoặc truy cập tại đây.

Điền các thông tin của nhà cung cấp như tên và số điện thoại nhà cung cấp rồi Lưu thông tin nhà cung cấp vào danh sách của phần mềm.

Cách 2: Doanh nghiệp thực hiện thêm nhanh nhà cung cấp ở bước Nhập kho

Nhấn "+" ở giao diện nhập kho, nhập các trường thông tin của nhà cung cấp và ấn Lưu để hoàn tất.

• Cách 1: Nhập dữ liệu từ file excel
• Bước 2: Nhấn vào module Sản phẩm -> Chọn Nhà cung cấp -> Chọn Thêm mới -> Nhập từ Excel, hoặc truy cập giao diện như bên dưới.
• Bước 3: Tải file mẫu excel và điền đầy đủ thông tin vào những cột tương tự như hình dưới.
• Bước 4: Tải file Import đã nhập liệu lên hệ thống và theo dõi tiến độ import đến khi đạt 100%.

Sau khi file đã được upload thành công, hệ thống sẽ thông báo thành công và nếu Trường hợp thành công, doanh nghiệp cần kiểm tra lại danh sách nhà cung cấp đã được nhập lên.

Thứ 2, tính năng tạo sản phẩm nhà cung cấp

Tính năng tạo sản phẩm dùng để theo dõi thông tin sản phẩm nhập của nhà cung cấp nào, để có thể xem các báo cáo tồn kho lọc theo từng nhà cung cấp,  đổi trả hàng hoặc bảo hành với nhà cung cấp. Người dùng có thể truy cập vào module Sản phẩm -> Chọn Nhà cung cấp -> Chọn Sản phẩm nhà cung cấp.

Doanh nghiệp có thể gắng sản phẩm với nhà cung cấp trực tiếp trên phần mềm hoặc tải lên file Excel.

Cách 1: Thêm trực tiếp trên phần mềm:

• Bước 1: Người dùng truy cập vào module Sản phẩm -> Chọn Nhà cung cấp -> Chọn Sản phẩm nhà cung cấp -> Chọn tiếp Thêm mới -> Chọn Thêm sản phẩm nhà cung cấp.
• Bước 2: Điền các thông tin cơ bản của Nhà cung cấp và chọn loại hàng: Hình thức lấy hàng ký gửi hay mua hết,... Chọn các sản phẩm mà bạn muốn gắn cho nhà cung cấp để hiển thị danh sách liệt kê ở bảng bên dưới.

Thêm sản phẩm vào giỏ hàng

• Bước 3: Sau khi điền các thông tin, chọn Lưu để hoàn tất.

Cách 2: Import file sản phẩm muốn gắn theo nhà cung cấp từ file Excel

• Bước 1: Chọn Module Sản phẩm -> Chọn Nhà cung cấp -> Chọn Sản phẩm nhà cung cấp -> Chọn Thêm mới -> Import sản phẩm
• Bước 2: Tải file mẫu, nhập thông tin vào những trường doanh nghiệp cần hiển thị theo ngành hàng kinh doanh.
• Bước 3: Tải file Import lên hệ thống và theo dõi tiến độ hoàn tất 100% là thành công.

Đọc thêm: TOP 5 phần mềm quản lý đại lý - nhà phân phối tốt nhất 2024

3. Lời khuyên khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà cung cấp

Đầu tiên là việc đầu tư cho phần mềm quản lý nhà cung cấp không chỉ sử dụng ban đầu, mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy trình phát triển, đầu tư phù hợp với ngân sách, nâng cấp hệ thống vận hành trong tương lai. Xác định đúng mức đầu tư cần thiết, và tìm hiểu thông tin về các giải pháp phần mềm để tối ưu chi phí và nguồn lực.

Doanh nghiệp có thể làm rõ được mục tiêu và nhu cầu, thống nhất kế hoạch và ngân sách phù hợp thì sẽ sở hữu một hệ thống quản lý nhà cung cấp tổng thể phù hợp.

Khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà cung cấp, doanh nghiệp cần đánh giá xem giải pháp đó có thực sự phù hợp với nhu cầu, đặc thù hoạt động kinh doanh của công ty không. Nếu không tương xứng quy mô, việc triển khai sẽ gặp nhiều khó khăn.

Chỉ chú trọng vào giá thấp chưa hẳn là lựa chọn tối ưu, mà doanh nghiệp cần cân nhắc cả tính năng của phần mềm, chất lượng dịch vụ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần đánh giá chất lượng của dịch vụ triển khai và hỗ trợ khách hàng sau khi sử dụng phần mềm. Trong một số trường hợp sử dụng, doanh nghiệp sẽ gặp các tình huống phát sinh và cần đội ngũ hỗ trợ sau triển khai của nhà cung cấp rất quan trọng.

Lời khuyên khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà cung cấp

Thứ hai là thời gian triển khai dự án. Doanh nghiệp cần quyết định liệu có cần triển khai ERP toàn diện hay chỉ áp dụng cho một số lĩnh vực nhất định, ví dụ như kho hàng, tài chính. Phạm vi triển khai như thế nào sẽ ảnh hưởng đến thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.

Xây dựng mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được và chọn giải pháp ERP phù hợp. Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cần theo dõi, đánh giá hiệu quả của dự án có bám sát mục tiêu hay không để đánh giá nhà cung cấp.

Thứ ba là mức độ phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam

Các hệ thống ERP cần có khả năng tích hợp và kết nối với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp, hoặc có thể được định cấu hình và tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu riêng của doanh nghiệp. Một trong những module quan trọng nhất của hệ thống ERP là nghiệp vụ kế toán tổng hợp đảm nhận công việc nhận dữ liệu từ các mô-đun khác trong ERP và thực hiện ghi nhận bút toán kế toán tự động.

Vấn đề lo ngại của doanh nghiệp là sự khác biệt trong hệ thống tài khoản kế toán, quản lý tài chính - kế toán,  phân bổ chi phí, các quy trình xử lý thuế, quy định về kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh giữa chuẩn kế toán theo pháp luật Việt Nam và cấu hình lập trình sẵn trong phần mềm ERP.

Thứ tư, trình độ của nhà tư vấn, triển khai sản phẩm phần mềm quản lý nhà cung cấp ERP

Nhà tư vấn ERP phải có kiến thức chuyên sâu về quy trình nghiệp vụ, chức năng cơ bản và cách vận hành của hệ thống quản lý nhà cung cấp. Nhà tư vấn cần hiểu rõ các đặc điểm, yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp của ngành nghề khác nhau, để có thể tư vấn và triển khai phù hợp.

Sau khi thu thập yêu cầu, nhà tư vấn sẽ thiết lập và tùy chỉnh phần mềm ERP cho phù hợp với quy trình nghiệp vụ khác nhau của mỗi doanh nghiệp. Tiến hành đào tạo, hướng dẫn nhân viên sử dụng hệ thống ERP hiệu quả. Đơn vị tư vấn cũng sẽ thực hiện test, kiểm thử để cải thiện hệ thống trong quá trình triển khai.

Cuối cùng, không kém phần quan trọng là năng lực trình độ đội ngũ nhân viên

Các nhân viên lớn tuổi hoặc thiếu kỹ năng về công nghệ có thể cảm thấy lo lắng về việc mất đi vị thế và uy tín nếu phải sử dụng phần mềm mới. Một số nhân viên còn chưa có khả năng thích ứng và học hỏi. Sự khác biệt về quan điểm và cách làm việc giữa các nhân viên có thể dẫn đến xung đột khi triển khai phần mềm quản lý. Một số người có thể ủng hộ việc áp dụng công nghệ mới, trong khi những người khác lại sợ hãi và chống đối.

Người quản lý dự án cần có kỹ năng điều phối và ra quyết định tốt để giải quyết những mâu thuẫn và phản ứng tiêu cực từ nhân viên. Doanh nghiệp cần có chiến lược truyền thông, đào tạo và thuyết phục nhân viên đoàn kết, chấp nhận sự thay đổi tích cực.

4. TOP 3 phần mềm quản lý nhà cung cấp tốt nhất 2024

4.1 Phần mềm quản lý nhà cung cấp Nhanh.vn

Nhanh.vn là phần mềm quản lý nhà cung cấp thông minh, phần mềm quản lý bán hàng tiết kiệm chi phí giúp doanh nghiệp quản lý và cập nhật thông tin nhà cung cấp hiệu quả:

• Dễ dàng lọc, quản lý hàng hóa theo từng nhà cung cấp
• Báo cáo doanh thu sản phẩm theo từng nhà cung cấp
• Kiểm soát thu chi - công nợ với từng nhà cung cấp
• Lưu trữ đầy đủ thông tin liên hệ, địa chỉ, loại hình, sản phẩm, dịch vụ cung cấp của các nhà cung cấp
• Theo dõi lịch sử giao dịch, đơn đặt hàng, số lượng, sản phẩm, thanh toán, đánh giá chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp
• Phân loại nhà cung cấp theo tiêu chí như quy mô, danh sách ngành hàng, mức độ uy tín, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ
• Tích hợp kết nối với hệ thống kế toán, quản lý kho hiện tại của doanh nghiệp để đồng bộ dữ liệu
• Cung cấp các báo cáo thống kê, phân tích về hoạt động của nhà cung cấp

Phần mềm quản lý nhà cung cấp Nhanh.vn

Với phần mềm quản lý nhà cung cấp Nhanh.vn, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả quản lý, từ đó tối ưu quy trình mua hàng và chuỗi cung ứng chuyên nghiệp.

4.2 MobileERP365

MobileERP365 là một phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phân phối. MobileERP365 cung cấp nền tảng tích hợp các chức năng quản lý nhân sự, quản lý kinh doanh, hệ thống doanh nghiệp và quản lý công việc.

Phần mềm MobileERP365

Ưu điểm của MobileERP365:

• Đáp ứng nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp phân phối trong một giải pháp tích hợp.
• Giúp tối ưu quy trình kinh doanh, tăng hiệu quả hoạt động, quản lý khoa học.
• Thiết kế thân thiện, dễ sử dụng trên nhiều thiết bị di động.
• Tính năng mở rộng linh hoạt, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chỉ cần một phần mềm chuyên sâu về quản lý hệ thống phân phối, thì MobileERP365 sẽ bị lãng phí các chức năng khác.

4.3 Mobiwork DMS

MobiWork DMS là giải pháp quản lý kênh phân phối doanh nghiệp, giám sát vị trí của nhân viên bán hàng, báo cáo viếng thăm, lộ trình di chuyển,  Giám sát chấm công đi kèm vị trí, quản lý khách hàng, giao việc, quản lý công việc, đặt đơn hàng qua thiết bị di động. Ngoài những tính năng cơ bản trên, phần mềm còn có thể xử lý và quản lý đơn đặt hàng, báo cáo doanh số, chỉ tiêu bán hàng, quản lý công nợ, tồn kho, theo dõi tiến độ và KPIs…

Phần mềm Mobiwork DMS

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tạo môi trường trao đổi thông tin liên tục giữa lãnh đạo, bộ phận giám sát và đội ngũ nhân viên bán hàng thông qua tính năng bình luận ở các điểm bán, điểm phân phối. Với chuỗi quy mô lớn nhiều cơ sở, chi nhánh thì tính năng truyền thông tin này sẽ giúp cấp quản lý kịp thời hỗ trợ nhân viên trong những chương trình, sự kiện, các vấn đề vượt quá khả năng xử lý, lên kế hoạch phát triển phù hợp.

Đáng chú ý, phần mềm này hoạt động trên nền tảng di động và PC với hệ điều hành iOS và Android, người dùng có thể chọn nền tảng tiện lợi.

Phần mềm bán hàng đa kênh Nhanh.vn đã tổng hợp thông tin của Phần mềm quản lý nhà cung cấp hiệu quả, thông minh, tiết kiệm chi phí. Với các tính năng quản lý và phân tích dữ liệu, phần mềm quản lý nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình mua hàng và quản lý quan hệ với các nhà cung cấp. Chúc các bạn tìm được phần mềm phù hợp với nhu cầu quản lý nhà cung cấp của doanh nghiệp. Cảm ơn các bạn đã đọc!