Tầm quan trọng, cách đánh giá và quản lý NHÀ CUNG CẤP trong bán lẻ

Nhà cung cấp là một trong những yếu tố quan trọng trong bán lẻ, bởi lẽ nhà cung cấp được xem như đối tác đầu vào trong chuỗi hoạt động vận hành kinh doanh của cửa hàng. Quy mô kinh doanh càng mở rộng thì bạn lại càng cần có nhiều nhà cung cấp hơn với giá cả cạnh tranh hơn.

Vậy, nhà cung cấp là gì? Tầm quan trọng của nhà cung cấp? Tại sao cần đánh giá và quản lý nhà cung cấp? Mục đích của việc đánh giá nhà cung cấp là gì? Hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Nhà cung cấp là một cá nhân hay tổ chức có nhiệm vụ cung cấp hàng hóa cho cửa hàng với giá cả rẻ hơn giá bán lẻ trên thị trường. Cùng một mặt hàng, nhưng cửa hàng có thể nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau với mức giá khác nhau, dựa trên nhiều yếu tố (ví dụ: giá của bên nào tốt hơn, bên nào đang có sẵn hàng, chất lượng hàng của bên nào tốt hơn...)

Nhà cung cấp là gì?

Nhà cung cấp giữ vai trò đảm bảo nguồn hàng cung cấp cho hoạt động kinh doanh. Nếu không có sự gắn kết bền chặt với nhà cung cấp thì bạn không thể đảm bảo đủ nguồn hàng hóa để bán ra. Điều này làm cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của bị trì hoãn, dẫn đến doanh thu, lợi nhuận giảm, mất khách hàng.

Thông thường, mỗi cửa hàng sẽ có nhiều nhà cung ứng hàng hóa khác nhau, vì mỗi nhà cung cấp lại thường chuyên về một mặt hàng riêng. Thực tế rất ít cửa hàng chỉ nhập duy nhất từ một nhà cung cấp.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa thì các nhà cung cấp còn giữ vai trò quan trọng của riêng mình và góp phần tạo nên giá trị của toàn chuỗi cung ứng. Nếu bất kỳ nhà cung ứng nào gặp sự cố, cả chuỗi sẽ bị ảnh hưởng và không đảm bảo nguồn hàng cung ứng ra thị trường.

Việc đánh giá nhà cung cấp giúp cho các cửa hàng có thể biết được chất lượng hàng hóa, giá cả, dịch vụ của nhà cung cấp nào tốt hơn. Từ đó, chủ cửa hàng  sẽ quyết định nhập hàng từ nhà cung cấp nào. Ngoài ra, mục đích đánh giá nhà cung cấp còn giúp quản lý nhà cung cấp tốt hơn và kích thích các nhà cung cấp cải thiện hiệu suất và chất lượng hàng hóa của họ.

Vậy nên việc lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp là điều vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng đến chất sản phẩm cung ứng đến khách hàng, đồng thời nó liên quan trực tiếp đến chi phí đầu vào, nguồn tài chính của cửa hàng.

Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn - Quản lý chặt chẽ đại lý, nhà cũng cấp

Đánh giá nhà cung cấp là một khâu quan trọng để giảm thiểu rủi ro trong quá trình kinh doanh. Do đó việc đánh giá nhà cung cấp cần phải diễn ra thật chi tiết có kế hoạch cụ thể. Thông thường các doanh nghiệp sẽ đánh giá nhà cung cấp thông qua 7 tiêu chí sau.

Uy tín là một điều không dễ dàng gì mà có được, vậy nên khi lựa chọn nhà cung cấp các cửa hàng thường lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín cao lên là lựa chọn hàng đầu. Ngoài ra, để đánh giá xem nhà cung cấp đó có thực sự uy tín không thì các cửa hàng cần phải lưu ý một số khía cạnh như sau:

• Thông qua những cửa hàng đã từng hợp tác với nhà cung cấp đó, bạn có thể tham khảo sự uy tín của nhà cung cấp qua họ
• Sự uy tín của nhà cung cấp còn dự trên tính rõ ràng, minh bạch của nhà cung cấp đó như: các phương thức liên lạc với nhà cung cấp, nhà cung cấp đó có giấy phép hoạt động kinh doanh hay không, tính rõ ràng, minh bạch qua các hợp đồng kinh doanh với nhà cung cấp

Dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp có đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp hay không? Đây là một điều rất quan trọng đối với mối quan hệ hợp tác giữa hau bên. Trước khi lựa chọn nhà cung ứng phù hợp các cửa hàng cần phải tìm hiểu thật kỹ về những dịch vụ khách hàng của nhà cung ứng như:

• Chính sách về những dịch vụ khách hàng của công ty như thế nào?
• Thời gian giao hàng cụ thể là bao nhiêu ngày, đối với hàng mới và những mặt hàng thường xuyên đặt?
• Thời gian giao hàng khẩn cấp mà nhà cung cấp có thể chuyển đến là bao lâu?
• Đối với mặt hàng mới và đối với mặt hàng thường xuyên đặt?
• Số lượng hàng hóa, dịch vụ mà nhà cung cấp có thể cung ứng cho cửa hàng tối thiểu và tối đa là bao nhiêu?
• Nhà cung cấp có những bộ phận riêng để phụ trách những đơn hàng của cửa hàng hay không?
• Nhà cung cấp có quy trình triển khai đơn hàng của cửa hàng như thế nào? Nhà cung cấp có sẵn sàng hỗ trợ cửa hàng trong những trường hợp khẩn cấp hay không?
• Nhà cung cấp có chính sách giải quyết những yêu cầu thắc mắc, khiếu nại của cửa hàng về hàng hóa hay dịch vụ hay không?
• Nhà cung cấp có đảm bảo về bảo mật thông tin của khách hàng hay không?
• Nhà cung ứng cần cho cửa hàng những câu trả lời rõ ràng về dịch vụ khách hàng như trên để hai bên có thể dễ dàng hơn trong những thỏa thuận.

Chất lượng hàng hóa luôn là tiêu chí hàng đầu khi đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp. Các chủ cửa hàng cần nắm rõ những tiêu chí đánh giá nhà cung cấp về chất lượng sản phẩm, nguyên vật liệu cũng như các tiêu chuẩn chất lượng mà nhà cung cấp phải cam kết tuân thủ.

Với từng nhà cung ứng khác nhau và yêu cầu của các cửa hàng, khách hàng khác nhau sẽ có những cách đánh giá khác nhau về chất lượng sản phẩm dịch vụ, nhưng nhìn chung các cửa hàng, khách hàng sẽ đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp thông qua những tiêu chí sau:

• Hiệu suất: Chức năng cơ bản của sản phẩm, dịch vụ như thế nào?
• Tính năng: Tính năng nâng cao và cải tiến sản phẩm/dịch vụ có phù hợp với thứ cửa hàng bạn cần?
• Độ tin cậy: Xác suất các sản phẩm/dịch vụ bị "hỏng" có cao không? Cửa hàng bạn có chấp nhận được điều đó không?
• Độ bền: Tuổi thọ của sản phẩm hay sự lâu dài của dịch vụ cung cấp có đủ đáp ứng cửa hàng bạn?
• Sự phù hợp: Sản phẩm/dịch vụ có đáp ứng được mô tả kỹ thuật cân thiết của dcửa hàng bạn?
• Khả năng phục vụ: Việc vận hành và bảo hành sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp có tốt không?
• Tính thẩm mỹ: Hình thức, cảm giác, âm thanh... mà sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp có đạt yêu cầu không?
• Chất lượng cảm nhận: Hình ảnh sản phẩm/dịch vụ dưới cái nhìn của khách hàng của cửa hàng bạn hay các đối tác khác của nhà cung cấp đó ổn chứ?

Đối với những nhà cung cấp càng lớn, uy tín thì lại khách hàng lại càng có thêm nhiều tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ của nhà cung ứng hơn. Họ sẽ yêu cầu khắt khe hơn về các khâu làm ra sản phẩm dịch vụ như:

• Các chính sách thực hiện việc quản lý chất lượng diễn ra như thế nào?
• Các nguyên vật liệu được lấy từ đâu? Chất lượng của chúng?
• Các nguyên liệu, thành phẩm có được chứng nhận từ tiêu chuẩn chung của quốc tế, tập đoàn kiểm tra, đánh giá chất lượng nào không?
• Nhà cung cấp có thể cung cấp bảng chứng nhận cho doanh nghiệp khách hàng xem không?
• Nhà cung cấp có chính sách dự phòng với những sản phẩm không đạt chất lượng như thế nào?

Là một phần quan trọng không kém khi đánh giá các nhà cung cấp. Giá cả sản phẩm/dịch vụ và phương thức thanh toán là tiêu chí không thể thiếu trong bảng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp. Tiêu chí này ảnh hưởng đến khả năng mua và lợi nhuận của cửa hàng bạn. Các tiêu chí để đánh giá giá cả sản phẩm, dịch vụ của nhà cung ứng:

• Giá cả phải chăng so với các nhà cung cấp khác
• Giá cả nên có sự ổn định và hợp lý trong lâu dài
• Giá trên đơn đặt hàng phải chính xác rõ ràng
• Nhà cung cấp nên có những thông  báo kịp với cửa hàng nếu như có sự thay đổi về giá cả
• Phương thức thanh toán linh hoạt

Chi phí là một phần quan trọng không kém khi đánh giá các nhà cung cấp

Đặc biệt liên quan đến chi phí, tiền mặt thì hai bên phải thật rõ ràng, tránh gây ra những hiểu lầm không đáng có. Hai bên cần thống nhất rõ ràng về các điều khoản liên quan đến chi phí:

• Thông báo đầy đủ, rõ ràng các chi phí liên quan đến sản phẩm dịch vụ
• Thời gian cọc tiền và cần cọc bao nhiêu phần trăm
• Thời hạn thanh toán
• Hóa đơn thanh toán phải dễ đọc, dễ hiểu

Chất lượng luôn đi đôi với giá cả, các cửa hàng muốn có sản phẩm, dịch vụ chất lượng tốt thì đương nhiên phải chấp nhận mức giá tương đương, nhưng đối với lượng cung cấp lớn hay là những nhà cung cấp quen thì các cửa hàng nên tham khảo những chính sách khuyến mại.

Dịch vụ mà nhà cung cấp dành cho cửa hàng bạn giúp hỗ trợ cho việc cung cấp sản phẩm/dịch vụ tốt nhất. Đặc biệt trong những trường hợp gặp vấn đề phát sinh như lỗi sản phẩm, không đảm bảo chất lượng, thiếu đơn… Do đó, đây là tiêu chí không thể bỏ qua trong việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.

Khi đánh giá nhà cung cấp, các cửa hàng cần thu thập ý kiến ​​về chất lượng hỗ trợ, thái độ của nhà cung cấp và thời gian đáp ứng các yêu cầu hỗ trợ, trình độ của nhân viên hỗ trợ…

Để tạo thành lợi thế cạnh tranh lâu dài và bền vững cho cửa hàng mình thì bạn cũng cần quan tâm đến tính lâu dài và bền vững của các nhà cung cấp.

Mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp tốt giúp quá trình vận hành của cửa hàng bạn đi vào ổn định, giảm thiểu những chi phí tìm kiếm nhà cung cấp mới cũng như những rủi ro tiềm tàng khi không hiểu về cách làm việc, chất lượng sản phẩm của một nhà cung cấp khác. 

Khi đã có mối quan hệ hợp tác lâu dài, bạn hoàn toàn có thể thỏa thuận những chiết khấu ưu đãi cho những đơn hàng tiếp theo, đem lại hiệu quả chi phí cho cửa hàng mình.

Tính bền vững là một yếu tố thiết yếu của một cửa hàng thành công vì cả lý do tài chính và đạo đức. Khi đánh giá nhà cung cấp, nhà quản lý nên quan tâm đến các yếu tố đảm bảo sự bền vững của nhà cung cấp đó. Nhà cung cấp bền vững sẽ hạn chế các rủi ro trong chuỗi cung ứng

Một tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp nữa cần phải kể đến là rủi ro tài chính của nhà cung cấp. Sự ổn định về mặt tài chính của nhà cung cấp sẽ xác định liệu nhà cung cấp có tiếp tục là đối tác đáng tin cậy hay không và việc cung cấp đó sẽ không bị gián đoạn do những hậu quả từ rủi ro tài chính gây ra.

Dựa trên 7 tiêu chí này, mỗi cửa hàng nên tạo thành một bảng checklist riêng để đánh giá và "chấm điểm" các nhà cung cấp hiện tại của mình.

Xem thêm: 5 tiêu chí quan trọng để lựa chọn nhà cung cấp mà nhà quản lý cần biết

Quy trình đánh giá nhà cung cấp thông qua các chỉ tiêu đánh giá trên được các doanh nghiệp triển khai với 4 bước như sau:

Bước 1: Xác định các chỉ tiêu đánh giá

Các chỉ tiêu đánh giá là 7 chỉ tiêu mà Nhanh.vn đã đề cập ở bên trên. Doanh nghiệp cần rõ ràng trong các chỉ tiêu đánh giá khác nhau để đưa ra những quyết định đúng đắn nhất.

Bước 2: Xác định trọng số của chỉ tiêu

Xác định mức độ quan trọng của từng tiêu chí với mức trọng số tương đương. Trọng số đánh giá này sẽ dựa trên mức độ ưu tiên của doanh nghiệp bạn đối với từng tiêu chí.

Sự ưu tiên của từng tiêu chí cần phải phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp bạn. Như trường hợp trong dịch Covid 19, tiêu chí giá cả và phương thức thanh toán quan trọng hơn hẳn tiêu chí về tính lâu dài và bền vững của nhà cung cấp.

Bước 3: Xây dựng thang điểm cho từng tiêu chí

Cụ thể hóa, lượng hóa những tiêu chí đã xác định bằng thang điểm cụ thể. Thang điểm đánh giá nhà cung cấp chính là sự so sánh rõ ràng nhất giữa các nhà cung cấp theo từng tiêu chí.

Ví dụ về thang điểm đánh giá nhà cung cấp về hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ:

Rất tốt - 4 điểm:

Đáp ứng ngày giao hàng mà không cần xúc tiến.

Đáp ứng mọi yêu cầu về ngày giao hàng của shop.

Tốt - 3 điểm:

Thường đáp ứng ngày vận chuyển mà không cần doanh nghiệp theo dõi sát sao.

Đáp ứng được số lượng vừa phải về các yêu cầu ngày giao hàng.

Trung bình - 2 điểm:

Các lô hàng đôi khi bị trễ, doanh nghiệp bạn phải theo dõi số lượng đáng kể

Không đạt yêu cầu - 0 điểm

Các lô hàng thường bị trễ

Các lời hứa giao hàng hiếm khi được đáp ứng

Bước 4: Xác định tiêu chuẩn cần đạt của từng tiêu chí và tính tổng điểm

Xây dựng mốc điểm tối thiểu mà mỗi tiêu chí cần đạt. Sau khi có được điểm cụ thể của mỗi tiêu chí xác định ở bước 3, lựa chọn những nhà cung cấp có mức điểm và trọng số phù hợp với yêu cầu.

Ví dụ: Chất lượng sản phẩm dịch vụ phải từ 4 điểm trở lên trên thang 5 điểm.

Sau khi có được trọng số, điểm cụ thể của từng tiêu chí, bạn cần tính tổng điểm của nhà cung cấp và dựa trên những tiêu chuẩn tối thiểu của các tiêu chí cần đạt được để chọn cho mình một nhà cung cấp phù hợp.

Việc quản lý nhà cung cấp đối với các cửa hàng không phải công việc dễ dàng. Vậy phải làm thế nào để có thể quản lý nhà cung cấp thật tốt?

Đây là một trong những cách truyền thống mà các cửa hàng thường áp dụng để quản lý nhà cung cấp. Tuy nhiên, khi cửa hàng ngày một mở rộng quy mô phát triển, quản trị nhà cung cấp rất nhiều thông tin, muốn trích xuất ra mất nhiều thời gian, đồng thời có nguy cơ bị mất thông tin do lâu ngày. Quản lý nhà cung cấp bằng Excel lúc này được thay thế bằng những phần mềm quản trị nhà cung ứng hiện đại và tiện dụng hơn.

Quản lý nhà cung cấp bằng Excel

Giờ đây với sự phát triển của công nghệ, việc quản lý các nhà cung cấp được các cửa hàng quản lý thông qua các phần mềm quản lý với các tính năng vượt trội và xử lý công việc nhanh chóng hơn như:

Thống kê được danh sách sản phẩm, giá cả, các lần nhập hàng từ nhà cung cấp, công nợ của từng nhà cung cấp

Không như cách quản lý truyền thống bằng giấy tờ, Excel, việc sử dụng phần mềm giúp cho cửa hàng có được nhiều thông tin tổng quan, chi tiết về nhà cung cấp đảm bảo cho việc lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp cho cửa hàng.

Phần mềm đưa ra cái nhìn chuẩn xác, hỗ trợ các cửa hàng trong việc ra quyết định nên tiếp tục ký kết với nhà cung cấp đó không, hay tìm đơn vị hợp tác mới.

Quản lý nhà cung cấp bằng phần mềm bán hàng Nhanh.vn

Thông qua các phần mềm quản lý các cửa hàng cần quản lý các nhà cung cấp của mình về những vấn đề nào?

ĐNhà cung cấp chính là người cung cấp các sản phẩm, dịch vụ cho cửa hàng, vậy nên việc quản ly chất lượng sản phẩm dịch vụ và cả quá trình sản xuất sản phẩm cũng đều được các cửa hàng quản lý một cách chặt chẽ.

Không phải sau mỗi lần giao dịch, cửa hàng nào cũng có thể trả luôn tất cả các chi phí cho nhà cung cấp. Thông thường, để hoàn thành quá trình kế toán công nợ, các cửa hàng phải trải qua nhiều bước từ mua hàng hóa đến việc ký hợp đồng, tạm ứng tiền hàng, tiếp đến là giao hàng rồi cuối cùng mới là thanh toán các khoản chi phí còn lại. Tuy nhiên, cả quá trình này đều không diễn ra liên tục, mỗi mốc hoạt động đều cách nhau một khoảng thời gian không cố định, tùy vào tiến độ làm việc của nhân viên các bộ phận. Vậy nên việc quản lý công nợ của các nhà cung cấp với doanh nghiệp là điều rất cần thiết.

Làm sao để tìm được những nhà cung cấp phù hợp với cửa hàng? Hợp tác với những người khác đi đôi với tạo dựng mối quan hệ và quá trình tuyển chọn nhà cung cấp mới nên tập trung tìm kiếm những người có thể “chiều lòng” cả ban lãnh đạo lẫn đội ngũ nhân viên và mong muốn được hợp tác lâu dài.

Có rất nhiều những nhà cung cấp trên thị trường mà doanh nghiệp có thể tham khảo và chọn lựa nên việc tìm được những nhà cung cấp cho doanh nghiệp không phải là khó khăn nhưng việc tìm được nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp thì không hề dễ dàng.

Tìm được nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng

Vậy là thông qua bài viết trên Nhanh.vn đã chia sả cho bạn đọc tất cả những thông tin về nhà cung cấp, các tiêu chí lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp cũng như quá trình thực hiện các bước. Mong rằng bài viết sẽ hữu ích với bạn đọc