Hệ thống quản lý bán hàng là “mảnh ghép” vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Nên nếu như thiếu đi mảnh ghép này thì khâu bán hàng rất khó có thể vận hành một cách trơn tru, hiệu quả. Vì vậy ở bài viết này Nhanh.vn sẽ hướng dẫn bạn để hoàn thiện một hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp, khoa học.

Nội dung chính [hide]

1. Giải thích hệ thống quản lý bán hàng

2. Mô tả chi tiết về hệ thống quản lý bán hàng

3. Tầm quan trọng của hệ thống quản lý bán hàng trong doanh nghiệp

4. Chức năng của hệ thống quản lý bán hàng

5. 6 Tiêu chí xây dựng hệ thống quản lý bán hàng đạt chuẩn

6. Chuỗi cửa hàng cần xây dựng hệ thống như thế nào

7. Tham khảo một số hệ thống quản lý của các ngành

8. TOP 5 hệ thống quản lý bán hàng đạt chuẩn

1. Giải thích hệ thống quản lý bán hàng?

Hệ thống quản lý bán hàng là một thuật ngữ chuyên môn, rất khó để hiểu được hệ thống quản lý bán hàng là gì. Vì vậy để hiểu được hết ý nghĩa của cụm từ này, bạn cần hiểu trước khái niệm về quản lý bán hàng. Theo đó, quản lý bán hàng có thể được hiểu là một hoạt động quản trị của một cá nhân hoặc một tập thể được tiến hành trong lĩnh vực kinh doanh, buôn bán. Đồng thời quản lý bán hàng cũng sẽ liên quan đến việc phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ bán trong hệ thống các kênh kết nối. Thông qua đây, người quản lý sẽ tối ưu mức độ hiệu quả của các hoạt động kinh doanh và đạt được các mục tiêu kỳ vọng.

Thông qua khái niệm của quản lý bán hàng, có thể hiểu đơn giản rằng hệ thống quản lý bán hàng là những quy trình, công cụ quản lý bán hàng được tiến hành đồng loạt. Công việc này sẽ do các nhà quản lý tiến hàng trong một thời gian nhất định theo một quy chuẩn chung. Đó có thể là một hệ thống quản lý “chạy bằng cơm” hoặc một hệ thống được xây dựng bằng công nghệ số. Có nghĩa là sử dụng những phần mềm quản lý hệ thống bán hàng được thiết kế chuyên dụng.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng ngày càng được các doanh nghiệp ứng dụng nhiều và thay thế cho phương pháp quản lý truyền thống. Hơn nữa, khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng doanh nghiệp có thể quản lý hệ thống của mình một cách chặt chẽ. Việc triển khai hệ thống quản lý bán hàng sẽ được triển khai thông qua nhiều khâu cụ thể như quản lý đơn hàng, quản lý nhân viên, quản lý kho hàng, quản lý vận đơn,…

Hệ thống quản lý bán hàng

2. Mô tả chi tiết về hệ thống quản lý bán hàng

Hệ thống quản lý bán hàng được biết đến như là một phương thức giúp doanh nghiệp kiểm soát, vận hành và đánh giá các hoạt động sau bán hàng của mình chặt chẽ và chuyên nghiệp hơn. Bên cạnh đó, với một hệ thống chuyên sâu các nhà quản trị còn đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên đồng thời tránh được sự gian lận, thất thoát hàng hóa.

Sau khi tiến hành các công việc có liên quan đến đơn hàng, người bán hàng cũng như người phụ trách sẽ tổng hợp được đầy đủ các thông tin để gửi lên hệ thống quản lý bán hàng. Cụ thể, hệ thống quản lý bán hàng sẽ đảm bảo đầy đủ các đầu mục công việc sau:

Tiếp cận đơn hàng, xử lý tất cả các đơn hàng
Tiếp nhận và lưu trữ các thông tin của đơn hàng
Lưu trữ và hoàn thiện phiếu bảo hành cho đơn hàng
Thống kê, tính toán doanh thu, chi phí, tiền hàng
Theo dõi tình trạng hàng hóa nhập - tồn - xuất trong kho
Lập báo cáo theo dõi, đánh giá với các cấp quản lý

Đọc thêm: TOP 7 kinh nghiệm mua phần mềm bán hàng đáng giá

3. Tầm quan trọng của hệ thống quản lý bán hàng trong doanh nghiệp

Có thể nói, hiện nay hệ thống quản lý bán hàng là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, công ty. Nó quyết định đến sự thành bại của một chiến lược kinh doanh đồng thời là kim chỉ nam cho người quản lý trước khi ra một quyết định nào đấy. Ngoài ra có còn tác động đến rất nhiều vấn đề như chiến lược kinh doanh cũng như marketing tổng thể.

Việc thiếu hoặc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng không hiệu quả sẽ dẫn đến việc bán hàng bị gián đoạn, vận hành không được thông suốt và mọi thứ đều bị chậm trễ. Thậm chí nhà quản trị cũng rất khó để nắm bắt được tình hình bán hàng, hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên một cách chặt chẽ. Rất nhiều doanh nghiệp, do hệ thống quản lý bán hàng không được thiết lập một cách chuyên nghiệp mà còn xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa. Thậm chí, còn không kiểm soát được tình hình nhân viên “gian lận”. Vì vậy việc quản lý hệ thống bán hàng trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Nếu như quản lý tốt thì nó không chỉ giải quyết được những vấn đề của doanh nghiệp mà còn nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

4. Chức năng của hệ thống quản lý bán hàng

Bạn cần phải xác định những chức năng cụ thể nào phải có trong hệ thống quản lý bán hàng của bạn. Việc hoàn thiện một hệ thống quản lý bán hàng sẽ cần đáp ứng về mặt nghiệp vụ công việc bán hàng trong mỗi doanh nghiệp. Với việc ứng dụng công nghệ 4.0 thì việc quản lý bán hàng sẽ trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn.

Tuy nhiên với mỗi một mô hình kinh doanh thì chức năng của hệ thống quản lý bán hàng của mỗi đơn vị sẽ có sự khác biệt. Vì vậy khi xây dựng hệ thống quản lý bán hàng, bạn cần phải đáp ứng đầy đủ 5 chức năng căn bản nhất:

Chức năng quản lý đơn hàng
Chức năng quản lý kho hàng hóa
Chức năng báo cáo
Chức năng quản lý tài chính
Chức năng quản lý khách hàng

Chức năng của hệ thống quản lý bán hàng

Mặc dù hiện nay để tối ưu quá trình quản lý bán hàng, các doanh nghiệp sẽ triển khai các phần mềm chuyên nghiệp. Dù là vậy thì những chức năng này vẫn sẽ là tiêu chí để đánh giá khi lựa chọn và áp dụng phần mềm vào hệ thống quản lý bán hàng.

5. 6 Tiêu chí xây dựng hệ thống quản lý bán hàng đạt chuẩn

Một hệ thống quản lý bán hàng đạt chuẩn sẽ được xây dựng dựa trên 6 tiêu chí sau đây:

Quản lý sản phẩm (hàng hóa): Các sản phẩm cần được quản lý một cách rõ ràng, khoa học thông qua việc quản lý phân chia theo mã vạch. Tối giản thông tin qua mã vạch sẽ giúp việc quản lý, tìm kiếm và kiểm kê sản phẩm một cách nhanh chóng.
Quản lý kho hàng: Các thông tin về số lượng xuất - nhập - tồn luôn được cập nhật liên tục và chính xác. Tránh tình trạng thất thoát hàng hóa, chi phí của doanh nghiệp.
Quản lý nhân viên: Việc quản lý nhân viên là rất quan trọng bởi vì đây là đội ngũ làm việc trực tiếp với khách hàng. Quản lý bộ phận này sẽ đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, không chỉ riêng tiêu chí - doanh số.
Quản lý khách hàng: Là những người mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp vì vậy mọi thông tin về khách hàng đều cần phải quản lý chặt chẽ, hiệu quả. Bên cạnh đó đưa ra những chính sách ưu đãi thích hợp cho từng nhóm khách hàng.
Mô hình phân cấp: Doanh nghiệp cần phải xác định rõ có bao nhiêu địa điểm sẽ áp dụng hệ thống quản lý bán hàng này.
Đào tạo đội ngũ nhân viên: Mỗi một người ngay cả lãnh đạo cũng cần phải am hiểu rõ về hệ thống quản lý bán hàng của mình được vận hành và sử dụng như thế nào.

6 Tiêu chí xây dựng hệ thống quản lý bán hàng đạt chuẩn

6. Chuỗi cửa hàng cần xây dựng hệ thống như thế nào

Để xây dựng hệ thống bán hàng theo chuỗi cửa hàng thì bạn nên tập trung vào những vấn đề sau đây:

Quản lý hàng hóa nhập khẩu, điều chuyển: Bao gồm số lượng hàng hóa tồn kho, số lượng hàng hóa nhập, số lượng hàng hóa xuất,... Tất cả các thông tin, số liệu đều phải đồng nhất ở tất cả các chi nhánh để dễ dàng quản lý.
Xem xét và so sánh hiệu quả hoạt động của từng chi nhánh: Thông qua thống kê tất cả doanh số, doanh thu của công ty, cửa hàng thuộc hệ thống. Bên cạnh đó, xem xét, nghiên cứu nguyên nhân dẫn đến việc kinh doanh không được tốt, dẫn đến doanh thu của một chi nhánh nào đó bị giảm sút đột ngột.
Phân quyền cho nhân viên cấp dưới: Thay vì để mọi tài khoản đều sử dụng như nhau, bạn cần phân quyền cho nhân viên cấp dưới một cách cụ thể khi truy cập vào hệ thống. Như vậy không chỉ giúp khâu quản lý bán hàng được tốt hơn mà còn hạn chế tối đa việc thay đổi thông tin, đánh cắp data khách hàng.

7. Tham khảo một số hệ thống quản lý của các ngành

Mỗi mô hình kinh doanh sẽ có những đặc điểm khác nhau, từ đó hệ thống quản lý bán hàng cũng sẽ có những đặc trưng, chức năng và yêu cầu khác biệt. Sau đây bạn có thể tham khảo một số hệ thống quản lý của các ngành sau:

Hệ thống quản lý bán hàng online: Mô hình doanh ngày càng phát triển và có tiềm năng rất lớn trong những năm gần đây. Với việc đi đầu trong xu hướng, hệ thống quản lý bán hàng online của các đơn vị cũng được tối ưu hóa với các phần mềm chuyên sâu hơn.
Hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị: chú trọng vào việc quản lý khách hàng và quản lý tiếp thị. Từ đó sẽ tự động một số chức năng bán hàng cần thiết.
Hệ thống quản lý bán hàng spa: Đây là một trong những lĩnh vực có nhu cầu tăng cao nhanh chóng. Việc triển khai hệ thống quản lý bán hàng spa được phục vụ trực tiếp cho khách hàng trong việc tư vấn, đặt lịch,...

8. TOP 5 hệ thống quản lý bán hàng đạt chuẩn

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn

Nhanh.vn là phần mềm quản lý đa chức năng, giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng được hệ thống quản lý bán hàng hiệu quả. Và Nhanh.vn còn có thể cung cấp đầy đủ các tính năng trong việc quản lý bán hàng của doanh nghiệp như: quản lý hóa đơn, quản lý sản phẩm, quản lý nhân viên, quản lý khách hàng bằng tích điểm, cung cấp báo cáo. Ngoài ra còn có những tính năng đạt chuẩn sau:

Việc nhập liệu khá dễ dàng, hỗ trợ bán hàng online khá tốt nhờ khả năng đồng bộ sản phẩm với nhiều sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Sendo,…
Kết nối được với các đơn vị vận chuyển như: GHN, Vietnam Post, Viettel Post, Ecotrans, J&T,…
Có nhiều gói dịch vụ cho những nhu cầu khác nhau. Một số gói dịch vụ như: thiết kế web, phần mềm quản lý bán hàng tại cửa hàng, phần mềm quản lý sàn, phần mềm quản lý đa kênh, các gói dịch vụ content web và sàn TMĐT,...
Các tính năng hiển thị chi tiết, dễ dàng có thể nhìn thấy và sử dụng.

Phần mềm Kiotviet

Phần mềm Kiotviet

Trong những năm gần đây KiotViet đã nhanh chóng gia tăng thị phần và trở thành công ty hàng đầu trong việc cung cấp phần mềm quản lý bán hàng. KiotViet phù hợp với những kiot nhỏ và chuỗi cửa hàng với mức chi phí hợp lý.

Phần mềm này cho phép người dùng có thể tạo được nhiều hóa đơn bán hàng cùng một lúc, trả hàng, đặt hàng,...Việc quản lý sản phẩm theo từng chi nhánh cũng dễ dàng và chính xác theo từng số lượng sản phẩm. Ngoài ra phần mềm này còn cho phép bạn bán hàng khi mất kết nối Internet. Bạn cũng có thể dùng Kiotviet trên mọi nền tảng như điện thoại thông minh, laptop, máy tính bảng.

Phần mềm Sapo.vn

Phần mềm Sapo.vn

Sapo là nền tảng quản lý bán hàng đa kênh. Và cung cấp rất nhiều giải pháp bán hàng cho doanh nghiệp như máy POC, thiết kế website bán hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng Sapo còn cho phép quản lý bán hàng đồng thời cả online lẫn offline với nhiều phương thức thanh toán đa dạng. Bạn có thể thanh toán bằng điểm tích lỹ, tiền mặt, mã QR code, ví điện tử thay vì các phương thức thanh toán truyền thống. Ngoài ra Sapo cùng tích hợp với nhiều đơn vị vận chuyển hàng đầu tại Việt Nam như Viettel Post, GHN, GHTK,... để hỗ trợ các doanh nghiệp bán hàng online.

Phần mềm Haravan.com

Phần mềm Haravan.com

Phần mềm quản lý bán hàng Haravan cho phép đồng bộ mọi thông tin của khách hàng từ online đến offline giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu và đặc điểm của từng khách hàng. Từ đó giúp gia tăng tỷ lệ chuyển đổi, bán thêm, bán chéo tùy theo nhu cầu của khách hàng.
Xuất phát từ hệ thống bán Website, Hararetail là một phần mềm bán hàng con của Haravan.

Phần mềm giúp doanh nghiệp xử lý được những đơn hàng đa kênh và hoàn thành các đơn hàng online theo thời gian thực. Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp đơn vị vận chuyển tự động, đơn hàng mới sẽ được chuyển ngay đến các nhà vận chuyển, rút ngắn thời gian giao hàng và nắm bắt được chính xác tình trạng của đơn hàng.

Phần mềm Suno.vn

Phần mềm Suno.vn

Phần mềm quản lý bán hàng Suno giúp các doanh nghiệp quản lý mọi mặt của cửa hàng từ tính tiền bán hàng, quản lý tồn kho hàng hóa, quản lý thu chi tiền bạc, chăm sóc khách hàng đến phân tích kết quả kinh doanh dễ dàng.

Một vài tính năng nổi bật của Suno: Tính năng tích hợp với cân điện tử giúp rút ngắn thời gian bán hàng. Thích hợp với các chủ shop cửa hàng bách hóa, siêu thị mini. Đồng bộ đơn hàng giữa phần mềm của Suno với kênh online (website, fanpage).Tích hợp với công cụ quản lý bán hàng trên fanpage. Giúp tạo và quản lý đơn, thông tin khách hàng, quản lý nhiều fanpage cùng một lúc.

Như vậy, ở bài viết này chúng mình đã gợi ý cho các bạn 6 tiêu chí vô cùng quan trọng khi xây dựng hệ thống quản lý bán hàng. Mong rằng với những thông tin ở trên bạn sẽ xây dựng được hệ thống quản lý bán hàng phù hợp với doanh nghiệp của mình. Chúc các bạn kinh doanh thành công.

Bài viết dành cho bạn
Bật mí 6 kinh nghiệm mở cửa hàng nội thất thành công nhất năm 2024
Kinh nghiệm mở shop decor từ A - Z cho người mới bắt đầu
Máy quản lý bán hàng: Trọn bộ thiết bị bán hàng cho cửa hàng mới