Phân biệt tồn kho thực tế và tồn kho kế toán trong doanh nghiệp

Lệch giữa tồn kho thực tế và tồn kho kế toán là vấn đề tôi gặp thường xuyên khi soát xét số liệu cho các phòng ban. Hiểu rõ sự khác biệt này chính là bước đầu để kiểm soát rủi ro tài chính.

1. Tồn kho thực tế

1.1. Tồn kho thực tế là gì? 

Tồn kho thực tế là lượng hàng hóa mà bạn thực sự đang có trong kho, có thể chạm tay vào, nhìn thấy và kiểm đếm. Không phải con số trên giấy tờ hay phần mềm mà là hàng hóa hiện diện vật lý tại kho.

Ví dụ: Bạn bán mỹ phẩm trên cả Facebook, Shopee và website. Dù hệ thống báo còn 30 sản phẩm, nhưng kiểm thực tế chỉ có 20 → đó là tồn kho thực tế.

1.2. Tại sao tồn kho thực tế quan trọng với bán hàng đa kênh?

Khi bạn bán hàng trên nhiều nền tảng, mọi đơn hàng đều trừ vào một kho duy nhất. Nếu tồn kho thực tế không được cập nhật đúng:

• Dễ xảy ra tình trạng "hết hàng nhưng vẫn chốt đơn"
• Hoặc ngược lại, có hàng nhưng lại báo hết vì hệ thống không đồng bộ.

Gây ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng, lãng phí chi phí quảng cáo và mất uy tín thương hiệu.

1.3. Tồn kho thực tế thường được cập nhật bằng cách nào?

Tồn kho thực tế thường được cập nhật bằng cách:

• Kiểm kê thủ công: Nhân viên đếm từng mặt hàng
• Máy quét mã vạch/POS: Áp dụng trong các cửa hàng bán lẻ
• Phần mềm quản lý kho: Như Nhanh.POS giúp tự động cập nhật khi có xuất - nhập kho

Việc kiểm kê nên diễn ra định kỳ, nhất là khi có lượng đơn lớn hoặc chạy chiến dịch flash sale.

1.4. Những lỗi phổ biến khiến tồn kho thực tế bị sai lệch là gì?

• Quên cập nhật hàng bị hỏng, hàng khuyến mãi
• Xuất kho mà không có phiếu ghi nhận
• Khách đổi/trả nhưng không nhập lại kho

Vì vậy, nếu không kiểm soát tồn kho thực tế tốt, bạn không thể biết được mình đang có gì để bán.

2. Tồn kho kế toán

2.1. Tồn kho kế toán là gì? 

Tồn kho kế toán là số lượng hàng hóa được ghi nhận trên sổ sách hoặc hệ thống phần mềm, thường do bộ phận kế toán quản lý. Con số này phản ánh dựa trên các chứng từ nhập - xuất chứ không phải kiểm kê thực tế. Nếu không phân biệt, bạn sẽ tin rằng con số trong phần mềm là đúng, trong khi hàng ngoài kho đã hết.

Ngoài tồn kho thực tế và kế toán, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến tồn kho an toàn - yếu tố giúp ổn định vận hành và tránh đứt hàng.

2.2. Tồn kho kế toán hình thành như thế nào?

Tồn kho kế toán được cập nhật khi:

• Nhập hàng → ghi phiếu nhập
• Xuất hàng → ghi phiếu xuất
• Chuyển kho → cập nhật điều chuyển

Mỗi thao tác cần chứng từ rõ ràng. Tuy nhiên, nếu có thao tác sai hoặc bỏ sót chứng từ, số liệu tồn kho kế toán sẽ lệch so với thực tế.

2.3. Tồn kho kế toán được cập nhật khi nào? 

Tồn kho kế toán được cập nhật khi:

• Nhập hàng → ghi phiếu nhập
• Xuất hàng → ghi phiếu xuất
• Chuyển kho → cập nhật điều chuyển

Mỗi thao tác cần chứng từ rõ ràng. Tuy nhiên, nếu có thao tác sai hoặc bỏ sót chứng từ, số liệu tồn kho kế toán sẽ lệch so với thực tế.

2.4. Ai phụ trách kiểm soát tồn kho kế toán trong doanh nghiệp?

• Chủ shop (tự theo dõi bằng Excel hoặc Google Sheet)
• Kế toán nội bộ (nếu có)
• Phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý bán hàng (Nhanh.POS giúp đồng bộ dữ liệu từ bán hàng đến kho và tài chính.)

Tuy nhiên, để phần mềm phản ánh đúng, người dùng phải thao tác đúng, đầy đủ và thường xuyên.

2.5. Vì sao tồn kho kế toán hay bị “lệch”?

• Phiếu nhập hàng không đầy đủ
• Ghi sai mã hàng, sai đơn vị tính
• Nhập nhầm thời điểm (ví dụ: nhập tháng 6 nhưng ghi sổ tháng 5)

Khi sai, bạn sẽ tưởng mình có hàng nhưng thực tế không còn, hoặc ngược lại → gây mất kiểm soát dòng tiền và hàng hóa.

3. Vì sao có sự chênh lệch giữa hai loại tồn kho này?

3.1. Nguyên nhân nào dẫn đến lệch tồn kho thực tế và tồn kho kế toán?

Sự chênh lệch xảy ra khi số hàng ghi trên hệ thống (kế toán) không khớp với số lượng thực có trong kho. Nguyên nhân phổ biến đến từ thao tác thiếu chính xác hoặc thiếu đồng bộ giữa các bộ phận.

Khi quản lý tồn kho thủ công, sự chênh lệch giữa tồn kho thực tế và kế toán là điều không thể tránh khỏi. Việc này có thể gây ảnh hưởng lớn đến quyết định tài chính của doanh nghiệp. Nhanh.POS giúp bạn:

• Đồng bộ tồn kho thực tế và tồn kho kế toán theo thời gian thực
• Tránh sự sai lệch về tồn kho, chuẩn hóa quy trình nhập - xuất kho
• Báo cáo chi tiết về hiệu quả tồn kho và dự báo nhu cầu hàng hóa

3.2. Những lỗi thường gặp khiến số liệu tồn kho không khớp nhau

• Giao nhầm hàng nhưng không cập nhật lại kho
• Hàng bị hư hỏng - thất thoát - mất mát mà không ghi nhận
• Sai sót trong nhập liệu: nhập nhầm mã hàng, sai đơn vị
• Quên trừ kho cho hàng tặng - hàng khuyến mãi
• Hệ thống phần mềm không đồng bộ kịp giữa các nền tảng (Shopee, Lazada, website)

3.3. Ai chịu trách nhiệm khi tồn kho kế toán và thực tế bị lệch?

Tùy vào quy mô doanh nghiệp, trách nhiệm có thể thuộc:

• Bộ phận kho: kiểm kê, xác nhận thực tế
• Bộ phận kế toán: ghi nhận chứng từ
• Nhân viên bán hàng: thao tác xuất kho
• Hoặc hệ thống phần mềm không đủ đồng bộ đa kênh

Nếu bạn bán hàng qua nhiều nền tảng mà không dùng công cụ liên kết kho, khả năng chênh lệch tồn kho thực tế và tồn kho kế toán gần như chắc chắn xảy ra.

Sai số giữa tồn kho thực tế và kế toán nếu không xử lý đúng sẽ gây hậu quả lớn. Bạn có thể tham khảo cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả để có giải pháp cụ thể.

3.4. Tại sao kiểm soát tồn kho kém lại nguy hiểm cho doanh nghiệp?

Một sai lệch nhỏ trong tồn kho có thể kéo theo nhiều hệ quả lớn:

• Báo cáo sai → quyết định sai → nhập hàng dư/thừa
• Giao nhầm → hoàn đơn → mất uy tín
• Không kiểm soát được hàng hóa → khó tăng trưởng ổn định

4. TOP 4 rủi ro lớn nếu không kiểm soát được tồn kho thực tế & kế toán

4.1. Hết hàng giữa chiến dịch - mất đơn đáng tiếc

Khi chạy quảng cáo hoặc flash sale, nếu hệ thống báo còn hàng nhưng thực tế không còn, đơn sẽ bị huỷ.

Hậu quả: Khách thất vọng → tăng huỷ đơn → giảm điểm sàn → thiệt hại kép về chi phí và uy tín.

4.2. Nhập hàng thừa - gây tồn đọng vốn

Bạn thấy phần mềm báo chỉ còn 5 sản phẩm nên vội nhập thêm 100. Nhưng kiểm thực tế lại có 50 đang nằm ở góc kho chưa xuất phiếu.

Hậu quả: ôm hàng - kẹt vốn - khó xoay dòng tiền.

4.3. Khó phát hiện thất thoát - lãng phí âm thầm

Những sai lệch nhỏ lặp lại mỗi ngày: nhân viên xuất kho không phiếu, hàng bị rớt, hư, lấy dùng nội bộ... nếu không được ghi nhận, bạn sẽ mất tiền mà không biết vì sao.

4.4. Gây tranh cãi và rối loạn nội bộ

Không khớp kho khiến kế toán > kho > bán hàng đổ lỗi cho nhau. 

Hậu quả: Hệ thống rối loạn → người mệt → việc không chạy trơn tru → khách hàng chịu hậu quả.

Để đối chiếu tồn kho thực tế chính xác hơn, bạn nên áp dụng một trong 5 phương pháp kiểm kê hiệu quả đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng.

Không kiểm soát tồn kho chính xác có thể gây ra các rủi ro lớn như mất đơn hàng, tồn đọng vốn hay thất thoát tài sản. Nhanh.POS giúp bạn:

• Tự động đồng bộ kho giữa các kênh bán hàng, đảm bảo tồn kho chính xác
• Báo cáo tồn kho chi tiết giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng
• Kiểm tra thời gian lưu kho của từng sản phẩm

5. Cách kiểm soát tồn kho hiệu quả hơn

Để kiểm soát tồn kho hiệu quả, bạn cần đảm bảo số liệu giữa kho thực tế và kho kế toán luôn khớp nhau. Điều này không chỉ giúp bạn biết chính xác còn bao nhiêu hàng để bán mà còn tránh thất thoát, giao nhầm hoặc nhập thừa.

5.1. Chuẩn hóa quy trình nhập - xuất - chuyển kho

Mỗi lần nhập hoặc xuất kho, phải có:

• Phiếu chứng từ rõ ràng
• Mã hàng chính xác
• Ghi nhận đúng thời điểm thực tế

Đây là cơ sở để tồn kho kế toán khớp với tồn kho thực tế trong doanh nghiệp.

5.2. Kiểm kê định kỳ - ít nhất 1 lần/tháng

Lập lịch kiểm kho định kỳ (theo tuần, tháng hoặc sau chiến dịch bán hàng lớn). So sánh giữa:

• Số liệu thực tế tại kho
• Số liệu hệ thống hoặc file kế toán

Nếu có chênh lệch, xử lý bằng phiếu điều chỉnh tồn kho.

Khi hạch toán hàng xuất kho, việc lựa chọn phương pháp như bình quân hay giá quyền sẽ ảnh hưởng đến kết quả tài chính. Tham khảo ngay cách tính giá xuất kho hàng hóa theo phương pháp bình quân gia quyền.

5.3. Đào tạo nhân viên thao tác đúng trên hệ thống

Sai sót phổ biến nhất đến từ thao tác thiếu nhất quán giữa các bộ phận:

• Bán hàng quên trừ kho
• Nhập hàng không cập nhật hệ thống
• Tặng sản phẩm không ghi nhận

Đào tạo nhân viên giúp hạn chế lỗi và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban.

5.4. Dùng phần mềm quản lý kho tích hợp đa kênh

Nếu bạn đang bán hàng trên Shopee, Lazada, Facebook hoặc website, việc cập nhật thủ công từng đơn hàng là rất dễ sai sót.

Nhanh.Pos hỗ trợ:

• Tự động cập nhật tồn kho theo từng đơn bán
• Ghi nhận tồn kho thực tế lẫn kế toán
• Đồng bộ số lượng hàng giữa các kênh chỉ trong 1 dashboard

Không cần ghi tay - không cần lo nhầm số.

5.5. Thiết lập cảnh báo khi kho sắp hết hoặc bị lệch

Các hệ thống quản lý hiện đại cho phép bạn:

• Thiết lập ngưỡng cảnh báo khi sắp hết hàng
• So sánh tồn kho thực tế và tồn kho kế toán theo thời gian thực
• Phát hiện chênh lệch chỉ bằng một cú nhấp chuột

Giải pháp này phù hợp cả với shop nhỏ lẫn doanh nghiệp vừa.

6.Câu hỏi thường gặp (FAQ)

6.1. Tồn kho thực tế và tồn kho kế toán có nhất thiết phải khớp nhau 100% không?

Không cần khớp tuyệt đối, nhưng sai lệch quá mức sẽ làm sai báo cáo tài chính, sai số lượng bán và nhập. Càng khớp thì càng an toàn trong vận hành.

6.2. Chênh lệch kho có ảnh hưởng đến lợi nhuận không?

Có. 

Nếu tồn kho kế toán ghi còn hàng nhưng kho thực tế hết, bạn sẽ bán thiếu sản phẩm → ảnh hưởng doanh thu. Ngược lại, hàng thừa nhưng hệ thống không nhận diện, bạn có thể nhập hàng thừa gây đọng vốn.

6.3. Tôi không rành sổ sách, có cách nào đơn giản để kiểm kho không?

Bạn có thể sử dụng phần mềm như Nhanh.POS - chỉ cần thao tác đơn giản: bấm xuất đơn - phần mềm tự trừ kho, tự ghi phiếu, không cần thao tác phức tạp.

6.4. Shop nhỏ cần dùng phần mềm kiểm kho không?

Càng nhỏ càng nên dùng. 

Vì bạn không có kế toán riêng, không có nhân viên kho, nên càng dễ sai lệch nếu quản lý bằng sổ tay. Phần mềm giúp bạn làm chủ số lượng hàng ngay cả khi không có mặt tại kho.

6.5. Có thể chỉ dùng 1 bảng Excel để kiểm kho không?

Có, nhưng Excel không thể tự đồng bộ giữa các nền tảng. Nếu bạn bán đa kênh, Excel sẽ không kịp phản ánh khi có đơn mới - dễ gây nhầm kho, hết hàng hoặc nhập sai.

6.6. Có phần mềm nào đồng bộ được cả tồn kho thực tế và kế toán không?

Phần mềm Nhanh.POS hỗ trợ đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực. Mọi thao tác nhập - xuất - hoàn hàng đều được ghi nhận đầy đủ → không cần so sánh thủ công từng hệ.

Tôi đã thấy không ít doanh nghiệp rơi vào khủng hoảng chỉ vì không kiểm soát được tồn kho thực tế và tồn kho kế toán. Nếu bạn đang muốn tối ưu vận hành, cắt lỗ ngầm và tăng tính minh bạch, hãy bắt đầu từ việc hiểu và làm chủ hai khái niệm tồn kho này trước tiên.