Những điều cần biết về công việc quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp

Hiện nay trong ngành kinh doanh nói chung và các ngành nghề nói riêng đã và đang phát triển mạnh mẽ, đặc biệt ở những quốc gia có giá nhân công thấp. Do trong chuỗi cung ứng một số ngành thị trường tiêu thụ nằm ở một nước và hệ thống nhà máy sản xuất đặt tại một nước khác, vì vậy cần có một nhà trung gian điều phối quản lý và kiểm soát chất lượng nhằm đáp ứng nhu cầu của người mua hàng.

Dù là văn phòng đại diện, các công ty trung gian hay nhà máy sản xuất đều cần một bộ phận chuyên phụ trách thực hiện các đơn hàng cũng chính các nhân viên quản lý đơn hàng hay còn gọi là Merchandiser. Và quy trình xử lý, quản lý đơn hàng sẽ giúp chỉ rõ hơn về công việc này giúp bạn có một cái nhìn tổng quan hơn về công việc mà mình hướng đến trong tương lai.

Vì thế trong bài viết này hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu chính xác công việc của nhân viên quản lý đơn hàng.

Quản lý đơn hàng là sự quản trị toàn bộ quá trình kinh doanh đơn hàng liên quan đến chủng loại hàng hóa hay loại hình dịch vụ nào đó, từ khi bắt đầu thiết lập đơn hàng đến khâu hoàn tất sao cho đảm bảo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng…mà hai bên đã cam kết. Nhiệm vụ chung trên được kết hợp thực hiên bởi bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý đơn hàng và bô phận sản xuất. Tuy nhiên tùy theo quy mô của từng công ty mà bộ phận quản lý đơn hàng có thể tách riêng với bộ phận kinh doanh hay kiêm luôn chức năng của bộ phận này để triển khai thực hiện toàn bộ đơn hàng một cách hoàn chỉnh. Họ cũng chịu trách nhiệm chính về doanh thu và sự tồn tại của công ty.

Nhân viên quản lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp

Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn - Quản lý tập trung - tiện lợi - hiệu quả

- Chức năng:

Là những người chịu trách nhiệm chính, là cầu nối giữa khách hàng-công ty, bộ phận-bộ phận để có thể tiếp nhận, xử lý, chuyển giao và truyền đạt thông tin từ phía khách hàng, nhà cung cấp và các bộ phận có liên quan một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sản xuất luôn được tiến hành một cách liên tục, tránh sự trì hoãn.

Duy trì hoạt động động sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận thu được.

Tạo thuận lợi cho các bộ phận khác sắp xếp, bố trí công việc, triển khai và hoàn thành đơn hàng ở mức độ tốt nhất. Tạo dựng mối quan hệ và làm hài lòng các yêu cầu của khách hàng.

Xây dựng hình ảnh, uy tín cho công ty.

Nhiều chức năng cần thiết mà nhân viên quản lý đơn hàng nắm giữ

- Nhiệm vụ:

+ Làm hài lòng mọi tiêu chí đánh giá nhà máy từ phái khách hàng.

+ Thực hiện phát triển sản phẩm và chào giá.

+ Liên lạc chặt chẽ với khách hàng để đáp ứng mọi yêu cầu và đạt được thảo thuận cho mọi vấn đề.

+ Thực hiện ký kết hợp đồng kinh doanh.

+ Tính toán và lập các báo cáo về chi phí, doanh thu, bồi thường sai phạm về chất lượng và thông tin đầy đủ với bộ phận tài chính.

+ Liên tục cập nhật mọi thông tin về đơn hàng cho các bộ phận liên quan.

+ Đảm bảo nguồn đơn hàng, nguồn cung cấp nguyên phụ liệu đầy đủ cho quá trình sản xuất được liên tục.

+ Lập kế hoạch cho việc triển khai thực hiện đơn hàng đúng với tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chí đã cam kết.

+ Giám sát, giải quyết, báo cáo mọi vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện đơn hàng.

+ Kiểm soát tiến độ sản xuất, dự phòng các giải pháp cần thiết.

+ Triển khai kế hoạch giao hàng đúng hạn.

+ Giải quyết các khiếu nại nếu có sau khi giao hàng.

Xem thêm: Cách thiết kế phiếu gửi hàng vừa đẹp, vừa đủ thông tin

- Phương pháp:

Có 2 phương pháp thường sử dụng:

+ Phương pháp quản lý đơn hàng từ trên xuống dưới.

+ Phương pháp quản lý đơn hàng từ dưới lên trên.

Nhân viên quản lý đơn hàng có thể thực hiện công việc thông qua nhiều hình thức khác nhau

- Các hình thức quản lý đơn hàng

+ Hình thức quản lý trực tuyến

Là hình thức quản lý chia theo từng nhóm nhỏ, mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những khách hàng nhất định. Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ thực hiện theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các thành viên trong nhóm, giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thể tự giải quyết được.

Đọc ngay: Bí quyết tăng giá trị đơn hàng trung bình trong kinh doanh online 2024

+ Hình thức quản lý theo chức năng

Là hình thức phân chia nhân sự theo từng nhóm công tác chuyên môn khác nhau. Các bộ phận chức năng được phân chia theo tính chất của tổ chức. Các nhân viên được phân chia nhiệm vụ trong các bộ phận chức năng theo lĩnh vực chuyên sâu mà họ am hiểu.

* Bộ phận phát triển mẫu: Phát triển các loại sản phẩm may cho đến khi được khách hàng chấp nhận.

* Bộ phận thu mua: Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên phụ liệu, đặt mua nguyên phụ liệu cho đơn hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo kế hoạch vào chuyền cho nhà máy.

* Bộ phận kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, cập nhật báo cáo năng suất, báo cáo tiến độ. Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, cân đối nguyên phụ liệu, chuẩn bị bảng màu, tài liệu kỹ thuật cho sản xuất.

+ Hình thức quản lý theo sản phẩm

Là hình thức tổ chức theo nhóm chuyên trách từ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, quy trình công nghệ gần giống nhau. Theo hình thức này, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ chia theo nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sẽ quản lý theo loại nhóm sản phẩm.

+ Hình thức quản lý theo địa lý

Là hình thức quản lý đơn hàng mà bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt động trên nhiều thị trường khác nhau về sản phẩm đó. Bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vự địa lý để quản lý. Mỗi khách hàng ở các khu vực địa lý khác nhau sẽ có những yêu cầu về sản phẩm khác nhau.Vì vậy quản lý đơn hàng theo khu vực sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt những yêu cầu của khách hàng về sản phẩm cần sản xuất.

Như vậy, trên đây là những hiểu biết cần thiết về công việc quản lý đơn hàng trong các doanh nghiệp hiện nay. Bên cạnh đó, để công việc quản lý đơn hàng trở nên hiệu quả thì hiện nay việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ quản lý đang rất quan tâm. Nhanh.vn hiện đang cung cấp sản phẩm và dịch vụ về quản lý bán hàng đa kênh, quản lý bán hàng trên Facebook, bán hàng trên các trang thương mại điện tử,.. Cuối cùng, Nhanh.vn chúc bạn luôn thành công!