Chữ ký số là gì? Cách tạo chữ ký số cá nhân nhanh chóng, hợp pháp

Chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, ngày càng nhiều thủ tục hành chính, giao dịch tài chính và hồ sơ pháp lý được thực hiện trực tuyến. Thay vì ký tay trên giấy, chữ ký số đã trở thành công cụ bắt buộc giúp cá nhân xác thực danh tính và ký văn bản online hợp pháp. Nhanh.vn sẽ giải thích chữ ký số là gì? Cách tạo chữ ký số cá nhân nhanh chóng, hợp pháp, dễ áp dụng trong thực tế.

1. Chữ ký số là gì?

Theo khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo lập trên thông điệp dữ liệu bằng hệ thống mật mã không đối xứng. Chữ ký số được hình thành dựa trên công nghệ mã hóa, nhằm xác nhận chính xác danh tính của người ký trong môi trường điện tử.

Về mặt pháp lý, chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Do đó, chữ ký số được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch điện tử hiện nay, thay thế cho phương thức ký giấy truyền thống.

Chữ ký số được sử dụng chủ yếu để xác thực danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trong các giao dịch điện tử. Chữ ký số thường được dùng trong các trường hợp:

• Ký các văn bản, tài liệu điện tử như: hợp đồng, hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính, hồ sơ nội bộ doanh nghiệp.
• Thực hiện các giao dịch trực tuyến: kê khai và nộp thuế điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử (internet banking, mobile banking), giao dịch chứng khoán, bảo hiểm, hải quan điện tử.
• Xác nhận danh tính cá nhân khi tham gia các hệ thống quản lý nhà nước hoặc nền tảng số.

Chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý ngang với chữ ký tay của cá nhân đó. Chữ ký số cá nhân dùng để ký văn bản điện tử mà còn hỗ trợ cá nhân kê khai, nộp thuế online, giao dịch hành chính công một cách thuận tiện và an toàn.

Một chữ ký số hợp lệ sẽ gắn liền với chứng thư số và thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản:

• Họ và tên của cá nhân là chủ thể chứng thư số đã đăng ký
• Tên tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Thời hạn hiệu lực của chứng thư số

Chữ ký số có các đặc điểm quan trọng, đảm bảo an toàn và tính pháp lý trong giao dịch điện tử:

• Giúp xác thực chính xác danh tính của cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức thông qua chứng thư số.
• Áp dụng hai lớp mã khóa bảo mật (khóa công khai và khóa bí mật), hạn chế tối đa nguy cơ bị giả mạo hoặc đánh cắp thông tin.
• Chỉ người sở hữu khóa bí mật mới có thể ký và mở văn bản đã ký số, đảm bảo tính bảo mật dữ liệu.
• Chữ ký số không thể bị xóa, chỉnh sửa hay thay thế sau khi đã ký, giúp đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung văn bản.

Đối tượng sở hữu chữ ký số cá nhân:

• Cá nhân làm việc trong tổ chức, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để ký các văn bản, hồ sơ thuộc phạm vi quyền hạn, chức vụ được giao.
• Cá nhân độc lập có nhu cầu ký văn bản điện tử, thực hiện giao dịch trực tuyến hoặc kê khai, nộp thuế điện tử.

Thành phần cấu tạo của chữ ký số: Chữ ký số được tạo ra dựa trên thuật toán RSA, là thuật toán mã hóa khóa công khai phổ biến hiện nay. Hệ thống chữ ký số bao gồm một cặp khóa không đối xứng:

• Khóa bí mật (Private Key): Dùng để tạo chữ ký số, chỉ người ký được quyền sử dụng.
• Khóa công khai (Public Key): Dùng để kiểm tra và xác thực chữ ký số, được công khai cho bên nhận.

Khóa bí mật là cách tạo chữ ký số, khóa công khai dùng để thẩm định chữ ký. Người ký là cá nhân sử dụng khóa bí mật để ký dữ liệu. Người nhận là tổ chức, cá nhân kiểm tra chữ ký số thông qua chứng thư số. Ký số là quá trình sử dụng phần mềm để gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu

Hiện nay, chữ ký số được triển khai dưới nhiều hình thức khác nhau, phù hợp với từng nhu cầu sử dụng:

• Chữ ký số USB Token: Là loại chữ ký số truyền thống, phổ biến nhất hiện nay. Chữ ký được lưu trữ trong thiết bị USB vật lý, cần cắm vào máy tính khi ký.
• Chữ ký số Smartcard: Được tích hợp trên SIM di động, thuận tiện khi sử dụng trên điện thoại. Tuy nhiên, loại chữ ký này phụ thuộc vào nhà mạng và thường không dùng được khi ở nước ngoài.
• Chữ ký số HSM: Sử dụng thiết bị phần cứng HSM để bảo vệ khóa mã hóa, thường áp dụng cho doanh nghiệp lớn, hệ thống giao dịch có yêu cầu bảo mật cao.
• Chữ ký số từ xa (Remote Signing): Không cần USB Token, sử dụng công nghệ điện toán đám mây để ký số. Chữ ký số từ xa hiện đại, linh hoạt và được đánh giá cao về khả năng ứng dụng trong chuyển đổi số.

Xem chi tiết: Quy định mới nhất về chữ ký số hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết

2. Cách tạo chữ ký số cá nhân đơn giản, nhanh chóng

Để chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý và sử dụng được trong các giao dịch điện tử như ký hồ sơ online, kê khai thuế, cá nhân cần thực hiện đúng quy trình đăng ký và xác thực theo quy định. Về cơ bản, cách tạo chữ ký số cá nhân gồm 5 bước:

Bước 1: Chọn cơ quan cấp chứng thư số uy tín

Cá nhân cần chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động. Chọn đơn vị uy tín để đảm bảo chữ ký số được pháp luật công nhận và chấp nhận khi thực hiện các giao dịch điện tử.

Một số nhà cung cấp chữ ký số phổ biến hiện nay có thể kể đến như: Viettel-CA, VNPT-CA, BKAV-CA, FPT-CA… Mỗi đơn vị sẽ có các gói dịch vụ, hình thức chữ ký số (USB Token hoặc chữ ký số từ xa) và mức phí khác nhau, các bạn có thể cân nhắc lựa chọn cho phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Bước 2: Đăng ký dịch vụ và cung cấp thông tin cá nhân

Sau khi chọn được đơn vị cung cấp, bạn tiến hành đăng ký dịch vụ chữ ký số thông qua website, ứng dụng hoặc trực tiếp tại điểm giao dịch của nhà cung cấp.

Người đăng ký cần khai báo đầy đủ và chính xác các thông tin theo yêu cầu, đồng thời chuẩn bị hồ sơ xác thực danh tính:

• Căn cước công dân (đối với công dân Việt Nam)
• Hộ chiếu (đối với người nước ngoài)
• Một số trường hợp có thể cần bổ sung giấy tờ liên quan đến hoạt động nghề nghiệp hoặc kinh doanh (nếu chữ ký số sử dụng cho mục đích chuyên biệt).

Bước 3: Thực hiện xác thực danh tính theo quy định

Sau khi đăng ký, cá nhân phải thực hiện bước xác thực danh tính để cơ quan cấp chứng thư số xác nhận người đăng ký là chủ thể thực sự của chữ ký số. 

Tùy theo quy định và hình thức dịch vụ của từng nhà cung cấp, việc xác thực có thể được thực hiện theo một trong các cách:

• Đến trực tiếp điểm giao dịch để đối chiếu giấy tờ gốc
• Xác thực trực tuyến thông qua eKYC (quét CCCD, nhận diện khuôn mặt, ký xác nhận điện tử)
• Ký xác nhận hồ sơ đăng ký theo mẫu của nhà cung cấp.

Bước 4: Tạo và kích hoạt chữ ký số cá nhân

Sau khi hoàn tất đăng ký và xác thực danh tính, cơ quan cấp chứng thư số sẽ tiến hành cấp chứng thư số và hướng dẫn cá nhân cách tạo chữ ký số.

Người dùng cần cài đặt phần mềm chữ ký số hoặc ứng dụng ký số do nhà cung cấp cung cấp. Kết nối thiết bị lưu trữ chữ ký số (USB Token) hoặc kích hoạt tài khoản chữ ký số từ xa.

Thực hiện các thao tác khởi tạo, đặt mã PIN hoặc mật khẩu bảo vệ theo hướng dẫn. Khi hoàn thành bước này, chữ ký số cá nhân đã sẵn sàng để sử dụng trong các giao dịch điện tử.

Bước 5: Lưu trữ và bảo mật chữ ký số

Sau khi tạo chữ ký số, việc lưu trữ và bảo mật là yêu cầu đặc biệt quan trọng. Bạn cần:

• Bảo quản thiết bị USB Token (nếu sử dụng chữ ký số USB) ở nơi an toàn
• Giữ bí mật mã PIN, mật khẩu truy cập chữ ký số
• Không chia sẻ chữ ký số hoặc thông tin bảo mật cho người khác dưới bất kỳ hình thức nào.

Chữ ký số là công cụ có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay, vì vậy nếu bị lộ hoặc sử dụng trái phép có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và tài chính cho chính người sở hữu.

Để việc ký số hóa đơn diễn ra thuận tiện, nhanh chóng và đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hỗ trợ ký số trực tiếp ngay trên hệ thống quản lý hóa đơn. Hóa đơn điện tử Nhanh.vn cho phép tích hợp chữ ký số tự động, giúp đơn giản hóa quy trình phát hành hóa đơn, đồng thời phù hợp với cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

3. Cách đăng ký chữ ký số cá nhân

Để sử dụng chữ ký số cá nhân hợp pháp trong các giao dịch điện tử như kê khai thuế, ký hồ sơ online, nộp thủ tục hành chính hay xác thực giao dịch trực tuyến, cá nhân bắt buộc phải thực hiện đầy đủ quy trình đăng ký, xác thực và kích hoạt chữ ký số theo quy định của pháp luật.

Quy trình đăng ký chữ ký số cá nhân trên VNeID (VNPT SmartCA)

Bước 1: Truy cập chức năng đăng ký chữ ký số trên ứng dụng VNeID đã được cài đặt và định danh mức độ phù hợp trên điện thoại.

Tại giao diện chính, chọn “Dịch vụ khác” > “Chứng thư chữ ký số”

Bước 2: Thực hiện đăng ký chứng thư chữ ký số

Sau khi truy cập mục chứng thư chữ ký số, bạn chọn “Đăng ký chứng thư chữ ký số”. 

Đọc kỹ phần giới thiệu, điều kiện sử dụng và phạm vi áp dụng của chữ ký số cá nhân. Nhấn chọn lại “Đăng ký chứng thư chữ ký số” để xác nhận nhu cầu đăng ký.

Bước 3: Chọn nhà cung cấp và xác nhận điều khoản

Tại danh sách nhà cung cấp chữ ký số, bạn chọn nhà cung cấcấp, sau đó xem và đồng ý với các điều khoản, điều kiện sử dụng dịch vụ.

Nhấn “Tiếp tục” để hoàn tất bước đăng ký

Bước 4: Xác nhận thông tin và hoàn tất gửi yêu cầu

Ở bước cuối cùng, hệ thống sẽ hiển thị lại các thông tin đăng ký của bạn. Bạn kiểm tra lại thông tin cá nhân rồi xác nhận gửi yêu cầu đăng ký chứng thư chữ ký số.

Khi màn hình thông báo gửi yêu cầu thành công, bạn đã hoàn tất quá trình đăng ký chữ ký số cá nhân trên VNeID. Sau khi được nhà cung cấp và hệ thống chứng thực xác nhận, bạn có thể bắt đầu sử dụng chữ ký số cho các giao dịch điện tử theo quy định.

Chữ ký số là giải pháp thay thế chữ ký tay truyền thống giúp cá nhân tham gia các giao dịch điện tử an toàn, minh bạch và đúng pháp luật. Khi sở hữu chữ ký số cá nhân, bạn có thể chủ động ký hồ sơ online, kê khai và nộp thuế điện tử, thực hiện thủ tục hành chính mà không phụ thuộc vào giấy tờ bản cứng.

Nhanh.vn đã chia sẻ Chữ ký số là gì? Cách tạo chữ ký số cá nhân nhanh chóng, hợp pháp. Chúng ta có thể tạo chữ ký số cá nhân đơn giản từ xa tích hợp trên nền tảng số như VNeID. Chỉ cần thực hiện đúng quy trình đăng ký và bảo mật thông tin chữ ký, bạn đã có thể sử dụng chữ ký số một cách nhanh chóng, hợp pháp và hiệu quả lâu dài. Cảm ơn các bạn đã đọc!

Xem thêm: Top 6 phần mềm tạo chữ ký tuyệt đẹp cho bạn

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.