Nếu không dùng phần mềm, thì đây là 5 mẫu file Excel bạn cần phải có để quản lý công việc bán hàng

Công việc kinh doanh không bao giờ là đơn giản bởi chúng ta cần xử lý rất nhiều nguồn thông tin và số liệu khác nhau . Bên cạnh đó, để kinh doanh một cách có hiệu quả thì những thống kê, tính toán thu được phải hết sức nhanh chóng và chính xác. 

Vì vậy, những phần mềm thiết kế để tối ưu hóa việc quản lý kinh doanh luôn là lựa chọn số một . Tuy nhiên, nếu không dùng phần mềm quản lý bán hàng, người bán có thể cân nhắc đến 5 mẫu file Excel dưới đây để quản lý công việc bán hàng thông minh và tiết kiệm nhất.

Trong thời đại công nghệ số đang trở thành lợi thế để tất cả các doanh nghiệp tạo nên sức cạnh tranh và vượt trội thì việc áp dụng các file dữ liệu trên máy tính là điều thông dụng. Sổ sách và những ghi chép sẽ khiến người quản lý phải đau đầu mỗi khi phải thống kê hay tra cứu những số liệu phức tạp hay ở những năm đã rất lâu. Đôi khi, những sai sót cũng phát sinh trong quá trình tìm kiếm thủ công đó và kéo theo nhiều hệ lụy. Khả năng lưu giữ và bảo mật cũng không được đảm bảo. Thay vào đó,  nếu bạn dùng file Excel để quản lý công việc bán hàng, bạn có thể giải quyết tương đối triệt để những vấn đề nêu trên.

Bảng tính Excel ra đời để thống kế các con số theo đúng trình tự, thao tác ký hiệu đơn giản, dễ nhìn, để khi rà soát hay theo dõi thông tin, người dùng có thể nhìn từ tổng quan đến chi tiết. Khi người dùng sử dụng những hàm tính có sẵn để tính toán, kết quả luôn cho ra con số chính xác tuyệt đối và cực kỳ nhanh chóng nếu tất cả các dữ liệu bạn nhập vào không có sai sót gì. Cùng với đó, những tiện ích như bộ lọc dữ liệu và công cụ tìm kiếm đơn giản sẽ giúp chủ cửa hàng không mất thời gian tra cứu thông tin mỗi khi cần thiết.

Với Excel  bạn sẽ không cần lo lắng về dung lượng, khả năng lưu trữ thông tin lớn sẽ giúp cửa hàng bạn quản lý thông tin theo chuỗi, dễ đối chiếu theo thời gian và cho bạn nguồn thông tin mọi lúc bạn cần. Bạn sẽ không sợ việc mất mát dữ liệu xảy ra như khi ghi chép bằng sổ sách. Cũng sẽ không có trường hợp thông tin bị nhòe mờ hay nhau nát như phương pháp thủ công trước đây.

Thêm vào đó những sai sót cũng được khắc phục chỉ bằng những thao tác đơn giản trên máy tính giúp cho công việc quản lý những dữ liệu đầu vào và đầu ra của bạn được chính xác đến từng chi tiết nhỏ. Như vậy, hiệu quả đo lường sẽ được phát huy tác dụng của nó hơn bao giờ hết trong vận hành kinh doanh.

Excel ngày càng trở nên phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong đa số các lĩnh vực, đặc biệt là trong công việc quản lý kinh doanh- công việc ưu tiên việc tính toán con số và tối ưu dữ liệu đầu vào. Với khá nhiều tiện ích đi kèm như vậy nhưng Excel lại là công cụ hoàn toàn miễn phí. 

Chỉ với những thao tác download cực kỳ đơn giản, bạn đã có thể bắt đầu sử dụng công cụ hữu hiệu này để quản lý những thông tin bạn cần để thâu tóm công việc kinh doanh của mình trong những file dữ liệu tiện dụng mọi lúc mọi nơi.

Đặc biệt hơn thế, những mẫu file Excel để quản lý bán hàng hiệu quả đang được chia sẻ rộng rãi, chỉ cần nhấn Tải về, bạn đã có thể sử dụng mẫu mà không cần đắn đo suy nghĩ về bố cục hay hàm cần sử dụng. Sau đây, Nhanh.vn xin giới thiệu với các bạn 5 mẫu file Excel bạn cần phải có để quản lý công việc bán hàng của mình, nếu bạn không dùng phần mềm, cùng theo dõi phần tiếp theo nhé.

Xem thêm: Mẫu Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Bằng Excel

Dù bạn kinh doanh bất cứ cái gì, trong lĩnh vực nào thì sản phẩm luôn luôn là trung tâm của mọi giao dịch và phải có sản phẩm thì công việc buôn bán mới được bắt đầu. Chính vì vậy, file Quản lý sản phẩm sẽ là file bắt buộc phải có đầu tiên khi kinh doanh. Có thể thời gian đầu, khi lượng hàng nhập vào hay sản xuất ra còn ít, mình có thể nắm bắt được qua cách ghi chép đơn giản, nhưng nếu muốn công việc được phát triển, thì chủ shop phải là người nắm rõ nhất mình đang kinh doanh bao nhiêu loại mặt hàng, số lượng mỗi loại bao nhiêu, mẫu mã, màu sắc, tính chất của từng loại như thế nào,... Và để nắm được những thông tin căn bản trên, đơn giản, bạn chỉ cần sử dụng file Excel quản lý sản phẩm.

File quản lý sản phẩm sẽ bao gồm những thông tin cơ bản và chi tiết nhất ( nếu cần) về mặt hàng bạn đang kinh doanh. Nó sẽ bao gồm những mục sau:

Tên hàng hóa

• Loại hàng hóa
• Mã hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng hàng hóa 
• Giá thành
• ...

File quản lý sản phẩm

Tùy vào đặc điểm của mỗi loại mặt hàng khác nhau mà những thông tin cần lưu chú và mức độ chi tiết cũng khác nhau. Nhưng chủ shop nên chi tiết được những đặc tính của mặt hàng ngay từ đầu để có được phân loại hàng hóa rõ ràng, thống nhất, thì sau này, việc quản lý và bán hàng cũng dễ dàng hơn rất nhiều.

Quản lý sản phẩm trên phần mềm sẽ như thế nào?

Phần mềm quản lý kho, sản phẩm, bán hàng, đơn hàng 
Chỉ với 5k/ngày công việc bán hàng trở lên dễ dàng

Khi đưa sản phẩm ra thị trường và bắt đầu vận hành kinh doanh thì doanh thu, lợi nhuận từ hoạt động bán hàng là một điều chủ shop rất quan tâm. Khi số lượng hàng hóa nhiều, chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng cũng gia tăng, số lượng khách hàng cũng nhiều biến động theo từng thời kỳ, vì vậy rất cần File quản lý bán hàng để thống kế theo thời gian những thông tin trên. Khi đó, chủ shop có thể nhìn thấy những biến động của doanh thu, những lỗ lãi ngay khi xem xét bảng dữ liệu, và sẽ có những thay đổi phù hợp để tối ưu hóa các khâu nhằm tăng lợi nhuận.

Trong file quản lý bán hàng, những thông tin cơ bản cần lập như sau:

• Mã hàng hóa
• Tên sản phẩm
• Bảng giá
• Tên khách hàng
• Số lượng
• Thời gian
• Ghi chú

File quản lý bán hàng

Những dữ liệu thô này sẽ là một trong những căn cứ quan trọng để chủ shop đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của mình, vì vậy, những thông tin cần hết sức chi tiết, chính xác. 

Quản lý bán hàng trên phần mềm sẽ như thế nào?

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn tạo file Excel quản lý sản phẩm vô cùng đơn giản

Sản phẩm và bán hàng là những thông tin rất quan trọng khi chúng ta bắt đầu hoạt động kinh doanh, vì nó liên quan trực tiếp ở các khâu bán hàng. Nhưng ở những khâu trước và sau khi bán sản phẩm thì dữ liệu cần cung cấp và thống kê cũng hết sức quan trọng như việc quản lý xuất nhập kho, thu chi, công nợ hay quản lý khách hàng.

Trước tiên, file quản lý xuất nhập kho là file liên quan đến thông tin sản phẩm quan trọng không kém gì file quản lý sản phẩm, bởi nó cho biết tình trạng nguồn hàng cung cấp đang dồi dào hay khan hiếm khi nhìn vào số liệu nhập kho, và cho thấy tình trạng bán sản phẩm đó đang có triển vọng hay không khi nhìn vào số liệu tồn kho. Nếu những thông tin này mập mờ và không rõ ràng, ăn khớp nhau thì chắc chắn dòng tiên đi ra và đi vào đang gặp vấn đề, hơn nữa, chủ hàng sẽ không thể nắm bắt được xu hướng thị trường để kịp thay đổi cho phù hợp, và có rất nhiều hệ lụy phát sinh theo đó.

Chính vì vậy thông tin trong file Excel quản lý xuất nhập kho cần cung cấp những dữ liệu sau đây để:

• Ngày/tháng/ năm phát sinh giao dịch
• Chứng từ giao dịch
• Mã hàng hóa, tên hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Ghi chú

File quản lý xuất nhập kho

 Những thông tin này vừa giúp chủ shop quản lý được dòng tiền vận hành việc buôn bán, vừa là căn cứ để dự trù số lượng và chủng loại hàng hóa sẽ nhập cho những lần tiếp theo để đáp ứng đúng và đủ nhu cầu của khách hàng. Chính vì sự nhanh nhạy, thích ứng với thị trường sẽ tăng khả năng cạnh tranh, tồn tại của các doanh nghiệp.

Quản lý xuất nhập kho trên phần mềm sẽ như thế nào?

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel

Khi thị trường có quá nhiều đối thủ, khi tất cả sản phẩm đều được các chủ hàng chú trọng để đáp ứng tốt nhất yêu cầu khách hàng, thì sự cạnh tranh nằm ở khâu dịch vụ. Khách hàng sẽ chú ý đến việc họ được quan tâm như thế nào, chế độ ưu đãi có tốt không để so sánh và lựa chọn mua hàng của bạn hay của đối thủ bạn. Do đó, file quản lý khách hàng rất cần thiết nhằm hỗ trợ chủ shop lưu lại thông tin của khách hàng đã từng mua sản phẩm của mình, theo dõi hành trình khách hàng để có được những cách thức hiệu quả nhất trong việc thu hút và giữ chân khách hàng tiếp tục tin dùng sản phẩm của bạn. 

Những dữ liệu về khách hàng cũng rất đơn giản, bao gồm:

• Tên khách hàng
• Mã khách hàng
• Số điện thoại
• Địa chỉ
• Email (nếu cần)
• Số lần mua lại sản phẩm

File quản lý khách hàng

Trong thời đại mạng xã hội bùng nổ như hiện nay, thì việc tiếp cận và chăm sóc khách hàng trên những nền tảng công nghệ cũng là một mũi tên trúng nhiều đích để gia tăng sức cạnh tranh và cơ hội phát triển, mở rộng.

Bán hàng trên sàn TMĐT và Tiktok Shop hiệu quả 
Báo cáo chi tiết đánh giá hiệu quả kinh doanh 
Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí vận hành

Những con số thu chi, công nợ đối với một doanh nghiệp có vai trò sống còn, bởi nó quyết định chính dòng tiền của hoạt động buôn bán. Nếu quản lý những dữ liệu này tốt, chủ shop có thể hạn chế tối đa việc chìm vốn, khách hàng chậm thanh toán gây thiếu hụt nguồn lực đầu tư. Đơn vị kinh doanh cũng có thể thống kê chi tiết những hoạt động bán hàng, công nợ để qua mỗi thời kỳ tính toán lại và giải ngân các khoản đi vay, thu lại những khoản cho vay, và ổn định lại nguồn vốn tiếp tục vận hành kinh doanh trong giai đoạn tiếp theo. 

Sẽ có 2 dạng file quản lý công nợ.

- Loại 1, file quản lý công nợ phải thu, phải trả. Công nợ được chia thành công nợ phải thu từ khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp nên tùy theo từng tính chất công nợ khác nhau mà lựa chọn dữ liệu nhập vào cho phù hợp. Cơ bản File công nợ phải trả, phải thu sẽ gồm những mục sau:

• Mã khách hàng/ nhà cung cấp
• Tên đầy đủ của khách hàng và nhà cung cấp
• Phân loại khách hàng và nhà cung cấp
• Số liệu bao gồm 2 cột phải thu và phải trả
• Địa chỉ
• Số điện thoại

File quản lý công nợ phải trả, phải thu

Ngoài ra có những file công nợ phải trả, phải thu sẽ chi tiết hơn về thời gian thu, trả vào đầu kỳ bao nhiêu, cuối kỳ bao nhiêu như sau:

File công nợ phải trả, phải thu

- Loại 2, file quản lý công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn. Đúng như tên gọi, file quản lý này sẽ quản lý công nợ theo tính thời điểm. Dựa vào đó, bạn có thể theo dõi được tình hình bán hàng, thu tiền của nhân viên, tình hình mua hàng của khách hàng và cung cấp hàng của nhà cung cấp, đồng thời theo dõi được tình hình công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp trong từng thời điểm. 

Để quản lý công nợ này thì chủ shop cần lập 2 file: file quản lý việc bán hàng và thu tiền của nhân viên và file báo cáo tình hình mua hàng hóa và cung cấp hàng hóa của khách hàng và nhà cung cấp.

Với file quản lý việc bán hàng và thu tiền của nhân viên, những thông tin sau đây sẽ cần được cung cấp:

• Mã sản phẩm
• Nhân viên bán hàng
• Doanh số bán hàng trong tháng
• Thu tiền
• Mục tiêu
• Tỷ lệ hoàn thành

File quản lý việc bán hàng và thu tiền của nhân viên

Ở  file báo cáo tình hình mua hàng hóa và cung cấp hàng hóa của khách hàng và nhà cung cấp, người lập cần tạo những thông tin cơ bản sau:

•  Ngày nhận
• Mã khách hàng
• Tên khách hàng
• Nhân viên
• Số tiền
• Hình thức thanh toán bao gồm 2 cột trả ngay và trả sau với số tiền tương ứng
• Nợ còn lại

File báo cáo tình hình mua hàng hóa và cung cấp hàng hóa của khách hàng và nhà cung cấp

Tham khảo: Cách ghi sổ sách bán hàng đơn giản, hiệu quả theo ngành hàng

Trên đây là 5 mẫu file Excel quan trọng giúp bạn quản lý công việc bán hàng hiệu quả mà không cần sử dụng phần mềm. Tuy nhiên, việc sử dụng Excel cũng có một số hạn chế như:

• Khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu với nhiều người cùng lúc
• Khó khăn trong việc theo dõi và phân tích dữ liệu một cách chuyên sâu
• Dễ xảy ra lỗi do thao tác thủ công

Do đó, nếu quy mô doanh nghiệp lớn hơn và nhu cầu quản lý phức tạp hơn, bạn nên cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng. Các phần mềm này thường có nhiều tính năng ưu việt hơn Excel như:

• Tự động hóa nhiều thao tác thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và công sức
• Dễ dàng chia sẻ dữ liệu với nhiều người cùng lúc
• Cung cấp các công cụ theo dõi và phân tích dữ liệu chuyên sâu
• Giảm thiểu nguy cơ xảy ra lỗi

Tham khảo: Tổng hợp 7 mẫu file quản lý doanh thu bằng Excel chuẩn, trực quan

Tuy nhiên, các phần mềm quản lý bán hàng thường có chi phí cao hơn so với việc sử dụng Excel. Do đó, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp trước khi quyết định đầu tư.

Trên đây là chia sẻ của Nhanh.vn, hi vọng rằng bài viết giúp ích được cho bạn. Chúc bạn thành công !