[Mới Nhất] Hướng dẫn thủ tục chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai

Khi chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai, hộ kinh doanh phải chuẩn bị và đăng ký hóa đơn điện tử, nắm rõ trình tự thủ tục để tránh bị truy thu thuế. Qua bài viết này tôi sẽ phân tích lợi ích của hình thức kê khai, các bước thực hiện theo quy định mới nhất và giải đáp nhóm hộ kinh doanh được miễn thuế TNCN, GTGT từ năm 2026, giúp bạn lựa chọn phương án tối ưu và đúng luật. Hãy cùng tìm hiểu thủ tục chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai trong bài viết sau đây.

1. Chuẩn bị và đăng ký HĐĐT khi chuyển sang kê khai thuế

Khi chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai, hộ kinh doanh bắt buộc phải chuẩn bị và đăng ký hóa đơn điện tử để đủ điều kiện kê khai thuế. Đây là bước quan trọng nhằm xác lập dữ liệu doanh thu minh bạch, tránh rủi ro bị ấn định hoặc truy thu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn thực hiện đúng quy định và nhanh chóng được cơ quan thuế chấp nhận, cụ thể như sau:

• Thứ nhất, chuẩn bị thiết bị đáp ứng yêu cầu kết nối Internet

Hộ kinh doanh phải chuẩn bị công cụ lập và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử trước khi chuyển sang kê khai thuế. 

Các thiết bị được chấp nhận gồm: điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính bàn, máy POS hoặc hệ thống máy tính tiền chuyên dụng, bảo đảm đáp ứng yêu cầu kết nối và gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

• Thứ hai, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

Hộ kinh doanh thực hiện kê khai Mẫu 01/ĐKTD-HĐĐT theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và gửi trực tiếp trên hệ thống điện tử của cơ quan thuế để được kích hoạt và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

• Thứ ba, cài đặt và sử dụng các ứng dụng hỗ trợ của cơ quan thuế:

Hộ kinh doanh có thể đăng ký, tra cứu nghĩa vụ và phát hành hóa đơn điện tử thông qua Ứng dụng HĐĐT và eTax Mobile (Android & iOS). Hai ứng dụng này giúp thao tác nhanh, đồng bộ dữ liệu và đảm bảo việc lập – gửi hóa đơn tuân thủ đúng chuẩn kết nối với cơ quan thuế.

Tải về mẫu 01/ĐKTD-HĐĐT theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP tại đây.

Xem thêm: Hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh theo quy định mới từ năm 2026

2. Hướng dẫn thủ tục chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai

Khi muốn chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai, hộ kinh doanh cần thực hiện đúng trình tự để được cơ quan thuế cập nhật phương pháp tính thuế mới. Quy trình này bao gồm chuẩn bị hồ sơ, nộp đề nghị chuyển đổi và cập nhật thông tin quản lý thuế trên hệ thống, cụ thể như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ chuyển đổi tại cơ quan thuế

Hộ kinh doanh nộp hồ sơ chuyển đổi tại cơ quan thuế bằng Mẫu 08-MST theo Thông tư 86/2024/TT-BTC để thực hiện thủ tục chuyển từ phương pháp thuế khoán sang phương pháp kê khai. Đây là căn cứ để cơ quan thuế cập nhật phương pháp tính thuế mới và quản lý nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh theo đúng quy định.

Bước 2: Lập biên bản kiểm kê hàng hóa tồn kho

Hộ kinh doanh phải lập biên bản kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho, bao gồm cả hàng có hóa đơn và không có hóa đơn, để làm căn cứ xác định số liệu tồn kho đầu kỳ khi chuyển sang phương pháp kê khai.

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện t

Hộ kinh doanh sau khi chuyển sang phương pháp kê khai bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng loại hình kinh doanh. 

• Trường hợp bán lẻ trực tiếp, hộ phải đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; 
• Còn với hoạt động dịch vụ hoặc bán buôn, hộ sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng thông thường.

Bước 4: Chuẩn bị phần mềm kế toán

Hộ kinh doanh cần trang bị phần mềm kế toán dành cho hộ kê khai để ghi nhận doanh thu, chi phí và quản lý sổ sách đầy đủ. Trường hợp có kiến thức kế toán cơ bản, hộ cũng có thể tự lập sổ sách trên Excel, miễn đảm bảo số liệu chính xác và đáp ứng yêu cầu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Bước 5: Xây dựng hệ thống sổ sách kế toán

Hộ kinh doanh phải tổ chức và xây dựng đầy đủ hệ thống sổ sách kế toán, đồng thời ghi chép 7 loại sổ bắt buộc theo quy định tại Phụ lục 2 về biểu mẫu và phương pháp ghi sổ kế toán ban hành kèm Thông tư 88/2021/TT-BTC. Đây là cơ sở để quản lý doanh thu, chi phí minh bạch và đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế.

Bước 6: Khai thuế theo phương pháp kê khai

Hộ kinh doanh kê khai thuế theo tháng hoặc quý bằng Tờ khai mẫu 01/CNKD theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. 

Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ của hộ kinh doanh theo mẫu số 01-2/BK-HĐKD ban hành kèm theo theo Thông tư 40/2021/TT-BTC (nếu có căn cứ xác định được doanh thu theo xác nhận của cơ quan chức năng thì không phải nộp Phụ lục này)

Bước 7: Mở tài khoản ngân hàng

Hộ kinh doanh cần mở một tài khoản ngân hàng riêng, tách biệt hoàn toàn với tài khoản cá nhân, để phục vụ giao dịch liên quan đến hoạt động của hộ kê khai. Việc tách bạch này giúp kiểm soát dòng tiền rõ ràng, minh bạch và thuận lợi cho công tác quản lý thuế.

Bước 8: Đóng bảo hiểm xã hội (nếu có)

Hộ kinh doanh phải thực hiện đăng ký và đóng BHXH đầy đủ cho người lao động (nếu có) theo đúng quy định, đồng thời chủ hộ cũng phải tham gia BHXH bắt buộc theo hình thức phù hợp. Đây là nghĩa vụ phát sinh khi chuyển sang mô hình kê khai và là căn cứ để bảo đảm quyền lợi an sinh cho cả chủ hộ và người lao động.

Lưu ý: Khi hộ kinh doanh đã chuyển sang phương pháp kê khai, mọi giao dịch mua vào, bán ra đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Đây là điều kiện bắt buộc để ghi nhận chi phí, xác định doanh thu đúng quy định và tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc đối chiếu dữ liệu.

Tải về mẫu Mẫu 08-MST theo Thông tư 86/2024/TT-BTC tại đây.

Tải về tờ khai mẫu 01/CNKD theo Thông tư 40/2021/TT-BTC tại đây.

Tải về mẫu số 01-2/BK-HĐKD ban hành kèm theo theo Thông tư 40/2021/TT-BTC tại đây.

Để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, hộ kinh doanh nên sử dụng giải pháp bán hàng và hóa đơn điện tử tích hợp, giúp quản lý doanh thu minh bạch và sẵn sàng cho việc kê khai thuế. Nhanh.vn hỗ trợ hộ kinh doanh đăng ký hóa đơn điện tử, xuất hóa đơn và quản lý dữ liệu ngay từ ngày đầu chuyển sang kê khai.

3. Lợi ích khi chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai

Chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai giúp hộ kinh doanh chủ động kiểm soát doanh thu, chi phí một cách minh bạch, được tính đầy đủ các khoản chi hợp lệ và hạn chế nguy cơ bị ấn định thuế. Phương pháp kê khai còn mở ra lợi thế khi mở rộng quy mô, ký hợp đồng giá trị lớn hoặc cần chứng minh doanh thu với đối tác, ngân hàng. Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi thực hiện chuyển đổi: 

• Minh bạch doanh thu, giảm rủi ro thuế: Ghi nhận đầy đủ doanh thu, chi phí, có hóa đơn chứng từ hợp lệ giúp hạn chế tối đa nguy cơ bị ấn định thuế, truy thu hoặc xử phạt.
• Tăng khả năng vay vốn ngân hàng: Sổ sách và báo cáo thuế rõ ràng giúp ngân hàng đánh giá chính xác năng lực tài chính, từ đó nâng cao cơ hội tiếp cận vốn.
• Thuận lợi hợp tác với khách hàng lớn: Xuất hóa đơn đầy đủ, minh bạch thông tin bán hàng giúp hộ kinh doanh dễ tham gia chuỗi cung ứng và nhận hợp đồng giá trị cao.
• Nâng cao sự chuyên nghiệp và uy tín: Quản lý bài bản thể hiện tính minh bạch, tạo dựng niềm tin với khách hàng, đối tác và hỗ trợ phát triển thương hiệu.
• Tạo nền tảng vững chắc để lên doanh nghiệp: Việc quen vận hành theo chuẩn mực thuế, kế toán giúp quá trình chuyển đổi lên doanh nghiệp sau này diễn ra thuận lợi hơn.
• Phù hợp xu thế số hóa thuế: Hình thức kê khai đáp ứng tốt yêu cầu về hóa đơn điện tử, dữ liệu giao dịch và hệ thống quản lý thuế điện tử đang ngày càng siết chặt.

Xem ngay: Quyết định 3389/QĐ-BTC phê duyệt Đề án về bỏ thuế khoán HKD

4. Hộ kinh doanh nào được miễn thuế TNCN và thuế GTGT trong năm 2026

Từ năm 2026, chính sách thuế mới xác định rõ nhóm hộ kinh doanh được miễn thuế TNCN và thuế GTGT, giúp giảm gánh nặng nghĩa vụ đối với các hoạt động nhỏ lẻ hoặc có doanh thu thấp. Việc hiểu đúng tiêu chí miễn thuế là rất quan trọng để hộ kinh doanh lựa chọn phương pháp nộp thuế phù hợp và tránh kê khai sai. Dưới đây là phân tích chi tiết theo quy định mới nhất:

Căn cứ khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không còn áp dụng phương pháp thuế khoán, mà phải nộp thuế theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Điều này đồng nghĩa toàn bộ hộ kinh doanh trên cả nước sẽ chấm dứt hình thức khoán chậm nhất vào thời điểm trên. Theo Đề án ban hành kèm Quyết định 3389/QĐ-BTC, từ 01/01/2026, hộ kinh doanh chính thức chuyển sang phương pháp kê khai và tự xác định nghĩa vụ thuế.

Theo Bảng 2 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 3389/QĐ-BTC, kể từ 01/01/2026, hộ kinh doanh được phân loại thành 03 nhóm quản lý thuế theo phương pháp kê khai, nhằm tăng tính minh bạch và phù hợp với quy mô, mức độ hoạt động thực tế. Đồng thời, ngày 10/12/2025, Quốc hội đã thông qua Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, trong đó điều chỉnh ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế TNCN đối với hộ, cá nhân kinh doanh từ 200 triệu đồng/năm lên 500 triệu đồng/năm, thay thế mức 200 triệu đồng/năm quy định trước đây tại Quyết định số 3389/QĐ-BTC, với các nội dung cụ thể như sau:

• Nhóm 1: Doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm (trừ mức này trước khi tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu)
  • Được miễn thuế GTGT và thuế TNCN
  • Kê khai thuế: 2 lần/năm (đầu/ giữa năm và cuối năm)
  • Hoá đơn: Khuyến khích dùng hoá đơn điện tử có mã
  • Sổ sách kế toán: Ghi chép đơn giản (được hỗ trợ phần mềm đơn giản miễn phí)
  • Tài khoản ngân hàng: Không bắt buộc
• Nhóm 2: Doanh thu từ 500 triệu đến dưới 03 tỷ đồng/năm
  •  Thuế GTGT:
    • Theo phương pháp trực tiếp theo % doanh thu
    • Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu x Tỷ lệ %
    • Tự nguyện đăng ký áp dụng pp khấu trừ nếu đủ điều kiện
    • Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
  • Thuế TNCN:
    • Tính theo tỷ lệ % trên doanh thu theo từng ngành nghề
    • Số thuế TNCN phải nộp = Doanh thu x Tỷ lệ %
    • Kê khai thuế theo quý (4 lần/năm) + quyết toán năm
  • Hoá đơn:
    • Bắt buộc dùng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền nếu DT > 1 tỷ
    • Có hoạt động kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng
  • Sổ kế toán: đơn giản, phần mềm miễn phí
  • Tài khoản ngân hàng: Bắt buộc mở tài khoản riêng phục vụ kinh doanh
• Nhóm 3: Doanh thu trên 03 tỷ đồng/năm
  • Thuế GTGT:
    • Bắt buộc áp dụng khấu trừ
    • Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
  • Thuế TNCN:
    • Thuế TNCN = Thu nhập tính thuế x 17%
    • Thu nhập tính thuế = Doanh thu - chi phí hợp lý
  • Kê khai thuế: Theo tháng (nếu có doanh thu năm trên 50 tỷ), theo quý, quyết toán năm
  • Hoá đơn: Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền
  • Sổ kế toán: Bắt buộc theo chế độ kế toán của DN siêu nhỏ hoặc DN vừa
  • Tài khoản ngân hàng: Bắt buộc mở tài khoản riêng phục vụ kinh doanh

Tham khảo: Hướng dẫn nghĩa vụ kê khai thuế cho chủ shop online mới nhất

Ngoài ra, theo Điều 10 Luật thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 quy định:

• Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp là 20%
• Thuế suất 15% áp dụng đối với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 03 tỷ đồng.
• Thuế suất 17% áp dụng đối với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm từ trên 03 tỷ đồng đến không quá 50 tỷ đồng.

Theo khoản 4 Điều 10 Nghị quyết số 198/2025/QH15 về một số cơ chế, chính sách đặc biệt phát triển kinh tế tư nhân:

• Miễn thuế thu nhập doanh nghiệp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa trong 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.

Trên đây là hướng dẫn mới nhất giúp hộ kinh doanh chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai, bao gồm việc chuẩn bị, đăng ký hóa đơn điện tử, thực hiện đúng thủ tục chuyển đổi, hiểu rõ các lợi ích khi kê khai và xác định nhóm hộ được miễn thuế TNCN, GTGT từ năm 2026. Việc nắm chắc quy trình sẽ giúp bạn quản lý thuế minh bạch và vận hành kinh doanh ổn định hơn. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hãy liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ chuyên sâu và đúng quy định.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.