HRIS là gì? Hướng dẫn chọn phần mềm HRIS phù hợp cho mọi doanh nghiệp

Trong bối cảnh doanh nghiệp chuyển đổi số mạnh mẽ, HRIS đang trở thành nền tảng cốt lõi giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự. Hệ thống HRIS không đơn giản chỉ lưu trữ dữ liệu mà còn tự động hóa chấm công, tính lương và đánh giá hiệu suất, giúp nhà quản lý nắm bắt toàn diện hoạt động nhân sự theo thời gian thực.

1. HRIS là gì?

HRIS là nền tảng quản trị nhân sự tích hợp công nghệ, cho phép doanh nghiệp lưu trữ, quản lý và phân tích toàn bộ dữ liệu nhân sự trong một hệ thống tập trung. Từ hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, chấm công, tính lương, phúc lợi, đến đánh giá hiệu suất - mọi quy trình đều được số hóa và tự động hóa.

Khác với các phương thức quản lý truyền thống chỉ lưu hồ sơ và bảng công trên giấy tờ, hệ thống HRIS cho phép nhà quản lý dễ dàng nắm bắt mọi thông tin của nhân viên chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Nhờ hệ thống này, ban lãnh đạo có thể:

• Theo dõi chính xác biến động nhân sự ở từng phòng ban
• Xem nhanh báo cáo hiệu suất tổng thể
• Đưa ra quyết định nhân sự dựa trên dữ liệu thực, thay vì cảm tính.

Tùy quy mô và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai mô hình HRIS phổ biến:

• HRIS On-premise: Hệ thống được cài đặt trực tiếp trên máy chủ nội bộ của doanh nghiệp. Mô hình này phù hợp với các tổ chức lớn, yêu cầu bảo mật cao, có đội ngũ IT quản lý dữ liệu tại chỗ.
• HRIS Cloud-base: Được triển khai trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm về bảo mật, bảo trì, sao lưu dữ liệu - lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, linh hoạt, tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, và dễ dàng mở rộng.

Dù lựa chọn mô hình nào, điểm cốt lõi của hệ thống HRIS vẫn là: giúp doanh nghiệp kiểm soát, phân tích và tối ưu hiệu quả nhân sự dựa trên dữ liệu trung tâm.

HRIS chính là nền tảng cốt lõi trong hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp hiện đại. Khi được triển khai đúng cách, HRIS không đơn giản chỉ giúp bộ phận nhân sự vận hành trơn tru, mà còn tăng tốc quá trình chuyển đổi số, biến dữ liệu nhân sự thành lợi thế cạnh tranh thực sự.

Trong thời đại số, các doanh nghiệp đang dần chuyển từ quản lý nhân sự thủ công sang ứng dụng các phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả để tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tối ưu quy trình. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xây dựng một hệ thống tổng thể và chuyên nghiệp hơn, thì HRIS chính là giải pháp lý tưởng dành cho doanh nghiệp bạn

2. Lợi ích của việc sử dụng hệ thống HRIS

2.1. Tăng hiệu quả quản lý nhân sự và ra quyết định nhanh hơn

Trong mô hình quản lý truyền thống, dữ liệu nhân sự thường nằm rải rác ở nhiều nơi: Excel, Google Sheet, email nội bộ, thậm chí là hồ sơ giấy. Khi cần tổng hợp thông tin để ra quyết định, HR thường phải mất hàng giờ, thậm chí hàng ngày để kiểm tra chéo, đối chiếu và tổng hợp.

Với hệ thống HRIS, tất cả thông tin được tập trung về một nguồn dữ liệu duy nhất (Single Source of Truth). Mọi thay đổi - từ điều chỉnh lương, cập nhật trạng thái nghỉ phép đến thông tin phúc lợi đều được cập nhật tự động và đồng bộ theo thời gian thực.

Nhờ đó, nhà quản lý có thể nhanh chóng:

• Nắm bắt tình hình nhân sự tổng thể ở từng phòng ban
• Theo dõi hiệu suất làm việc thông qua các báo cáo trực quan
• Ra quyết định nhân sự dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.

Tôi từng hỗ trợ một doanh nghiệp bán lẻ chuyển đổi từ quản lý Excel sang HRIS. Kết quả là chỉ sau 2 tháng, thời gian xử lý báo cáo lương giảm 70%, các lỗi nhập liệu gần như biến mất, và nhân sự HR có thêm thời gian tập trung vào chiến lược phát triển con người thay vì xử lý thủ công.

Hệ thống HRIS không chỉ là công cụ – mà là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu nhân sự, dữ liệu và chi phí vận hành. Với iPOS HRM, bạn có thể:

• Quản lý nhân sự, chấm công, tính lương tự động
• Theo dõi KPI, báo cáo năng suất, đánh giá hiệu quả
• Bảo mật dữ liệu - tích hợp đa nền tảng - dễ mở rộng

Đăng ký ngay hôm nay để dùng thử miễn phí và nhận được ưu đãi độc quyền dành riêng cho doanh nghiệp mới!

2.2. Tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình

Trong môi trường làm việc hiện đại, minh bạch dữ liệu nhân sự là yếu tố sống còn để xây dựng niềm tin nội bộ.

Hệ thống HRIS giúp cả nhân viên và nhà quản lý truy cập thông tin một cách minh bạch và có kiểm soát. Nhân viên có thể tự xem bảng lương, lịch nghỉ phép hay kết quả đánh giá hiệu suất mà không cần chờ phản hồi từ phòng nhân sự. Nhờ đó, tăng tính chủ động và trách nhiệm giải trình, khi mọi người đều nắm rõ vai trò, KPI và quyền lợi của mình, đồng thời giảm thiểu mâu thuẫn và hiểu lầm nội bộ.

2.3. Tăng sự hài lòng và trải nghiệm của nhân viên

HRIS không đơn thuần chỉ là công cụ dành cho bộ phận nhân sự, mà còn mang lại tiện ích trực tiếp cho từng nhân viên. Với nền tảng trực tuyến, nhân viên có thể chủ động thực hiện các thao tác như xin nghỉ phép, xem lương, tra cứu phúc lợi, đăng ký đào tạo hoặc cập nhật thông tin cá nhân mà không cần qua nhiều bước trung gian.

Nhờ đó, doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, hiện đại và hiệu quả, nơi nhân viên cảm thấy được trao quyền và được tôn trọng.

2.3. Bảo mật dữ liệu và kiểm soát truy cập chặt chẽ

Dữ liệu nhân sự là tài sản đặc biệt nhạy cảm. Thông tin lương thưởng, bảo hiểm, hồ sơ cá nhân nếu bị rò rỉ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp.

Hệ thống HRIS hiện đại được thiết kế với các lớp bảo mật nhiều tầng: mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, sao lưu định kỳ và xác thực người dùng. Chỉ những người có thẩm quyền mới được xem hoặc chỉnh sửa thông tin nhất định, giúp đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu nhân sự.

Khi triển khai HRIS sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, nâng cao trải nghiệm của nhân viên, đảm bảo tính minh bạch và bảo mật dữ liệu. Đây cũng chính là bước tiến quan trọng trong hành trình chuyển đổi số nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt, ra quyết định nhanh hơn và phát triển bền vững hơn trong kỷ nguyên số.

HRIS (Human Resource Information System) là hệ thống quản lý thông tin nhân sự giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình nhân sự. Nhiều người thường nhầm lẫn giữa HRIS và HRMS - tuy nhiên, bạn có thể xem chi tiết sự khác biệt và chức năng của HRMS để hiểu rõ hơn cách các hệ thống này vận hành.

3. Các tính năng quan trọng của phần mềm HRIS

Một phần mềm HRIS hiện đại không dừng ở việc lưu trữ dữ liệu nhân viên, mà còn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp vận hành - phân tích - ra quyết định - phát triển con người một cách toàn diện.

• Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung: Toàn bộ thông tin cá nhân như họ tên, vị trí công việc, phòng ban, hợp đồng lao động, lịch sử công tác, năng lực, và đánh giá hiệu suất đều được số hóa trên cùng một hệ thống.
• Quản lý chấm công, ngày phép và tính lương tự động: Hệ thống HRIS giúp tự động hóa toàn bộ quy trình này:
  • Tích hợp dữ liệu từ máy chấm công, ứng dụng GPS, hoặc mã QR
  • Tự động tính toán công, nghỉ phép, làm thêm giờ, và các khoản khấu trừ
  • Xuất bảng lương và phiếu lương điện tử cho từng nhân viên một cách nhanh chóng
• Quản lý phúc lợi và bảo hiểm: Theo dõi và cập nhật các chế độ phúc lợi, bảo hiểm, chính sách của từng nhân viên.
• Quản lý tuyển dụng & định biên nhân sự: Từ đăng tin, nhận hồ sơ, sàng lọc, phỏng vấn đến ký hợp đồng, toàn bộ quy trình tuyển dụng đều có thể được quản lý ngay trong HRIS. Đặc biệt, HRIS còn hỗ trợ tính năng định biên nhân sự, giúp nhà quản trị xác định chính xác số lượng nhân sự cần thiết cho từng phòng ban, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa nhân lực.
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc: Thay vì đánh giá hiệu suất cảm tính, HRIS cung cấp các công cụ đo lường theo KPI, OKR hoặc mô hình 360 độ, cho phép:
  • Thiết lập mục tiêu cá nhân & nhóm
  • Ghi nhận kết quả công việc theo thời gian thực
  • Tự động tổng hợp và trực quan hóa dữ liệu trên Dashboard
• Báo cáo và phân tích dữ liệu nhân sự: Hệ thống có thể tạo ra hàng chục mẫu báo cáo khác nhau: tỷ lệ nghỉ việc, năng suất theo phòng ban, chi phí nhân sự, tỷ lệ hoàn thành KPI, xu hướng đào tạo…
• Tích hợp và mở rộng linh hoạt

Một phần mềm HRIS toàn diện đóng vai trò như trung tâm dữ liệu chiến lược, hỗ trợ ra quyết định nhanh, chính xác và định hướng phát triển con người một cách bền vững trong dài hạn.

Việc triển khai HRIS mang lại khả năng lưu trữ dữ liệu nhân viên tập trung, tự động hóa chấm công - tính lương và quản lý hiệu suất. Doanh nghiệp có thể kết hợp HRIS với các phần mềm quản lý nhân sự đơn giản và hiệu quả để tiết kiệm chi phí triển khai mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao.

4. Hướng dẫn chọn phần mềm HRIS phù hợp cho doanh nghiệp

Các chuyên gia nhân sự cho rằng, khi lựa chọn phần mềm HRIS, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến các yếu tố như tính thân thiện với người dùng, khả năng tùy chỉnh, mức độ tích hợp với các hệ thống khác và chi phí triển khai - vận hành lâu dài.

Theo Brian Sommer - CEO của công ty TechVentive: “Một trong những lỗi phổ biến ở các CEO là chỉ tìm hiểu và mua phần mềm tự động hóa các quy trình hiện có trong doanh nghiệp mình. Thay vào đó, hãy hình dung về một quy trình vận hành xuất sắc hơn, sau đó chọn một nhà cung cấp phần mềm uy tín có thể giúp bạn thu hẹp khoảng cách giữa ý tưởng và thực tế”

“Để làm được điều đó thì các CEO phải thay đổi tư duy. Rằng phần mềm HRIS không chỉ là công cụ dành riêng cho bộ phận HR, mà hãy xem nó là hệ thống phục vụ nhu cầu chung của tất cả nhân viên trong tổ chức” Katherine Jones - nhà cố vấn công nghệ nhân sự nhận định. 

4.1. Hướng dẫn các bước lựa chọn phần mềm phù hợp

Bước 1: Tìm hiểu, nâng cao kiến thức về phần mềm HRIS

Trước khi bắt đầu hành trình tìm kiếm, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ bản chất, chức năng và giá trị của hệ thống HRIS. 

Không ít doanh nghiệp chọn phần mềm dựa trên lời giới thiệu hoặc quảng cáo hấp dẫn, nhưng lại không thực sự hiểu mình cần gì.

Bạn nên:

• Tìm hiểu các loại HRIS phổ biến: On-premise, Cloud-based, SaaS
• Xem xét các tính năng cốt lõi: quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, hiệu suất, đào tạo
• Nghiên cứu các case study từ doanh nghiệp tương tự quy mô hoặc ngành nghề

Bước 2: Xác định nhu cầu, yêu cầu và mong muốn của doanh nghiệp

Mỗi tổ chức đều có đặc thù riêng. Một doanh nghiệp 50 người chắc chắn không thể áp dụng mô hình HRIS của tập đoàn 5.000 nhân viên.

Do đó, bạn cần xác định rõ vấn đề đang tồn tại và mục tiêu cần đạt được khi triển khai HRIS.

Hãy tự hỏi:

• Bạn cần quản lý nhân sự ở những mảng nào (tuyển dụng, chấm công, phúc lợi, đào tạo…)?
• Doanh nghiệp đang gặp khó khăn lớn nhất ở đâu?
• Mong muốn cải thiện điều gì sau khi áp dụng hệ thống HRIS?

Khi đã có câu trả lời rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng lọc ra nhóm nhà cung cấp phù hợp, thay vì bị cuốn vào tính năng không cần thiết.

Bước 3: Xác định ngân sách đầu tư

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chưa tính toán chi phí tổng thể trước khi mua HRIS. Ngoài giá phần mềm, còn nhiều yếu tố khác ảnh hưởng đến tổng chi phí triển khai:

• Phí cài đặt, tư vấn và cấu hình ban đầu
• Chi phí bảo trì, nâng cấp định kỳ
• Phí đào tạo người dùng
• Chi phí chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.

Thay vì chọn phần mềm rẻ nhất, hãy đánh giá giá trị lâu dài: liệu HRIS đó có thể mở rộng theo quy mô phát triển của doanh nghiệp hay không?

Nếu ngân sách hạn chế, bạn có thể bắt đầu từ mô hình SaaS (Software-as-a-Service) - thuê theo tháng hoặc năm, vừa tiết kiệm vừa linh hoạt. Khi doanh nghiệp tăng trưởng, có thể mở rộng thêm module theo nhu cầu.

Bước 4: Lựa chọn và đánh giá 2 - 3 nhà cung cấp uy tín

Khi thị trường có quá nhiều lựa chọn, việc rút gọn danh sách nhà cung cấp (shortlist) giúp bạn dễ tập trung so sánh hơn.

Bạn nên xem xét theo các tiêu chí sau:

• Kinh nghiệm triển khai trong ngành tương tự
• Khả năng tùy chỉnh giao diện và quy trình theo đặc thù doanh nghiệp
• Tốc độ hỗ trợ kỹ thuật, phản hồi sau bán hàng
• Chính sách bảo mật dữ liệu và sao lưu
• Danh sách khách hàng, phản hồi thực tế từ người dùng

Hãy chọn 2 - 3 đơn vị có kinh nghiệm triển khai trong ngành của bạn, sau đó yêu cầu họ:

• Gửi demo chi tiết hoặc video trải nghiệm thực tế
• Cung cấp tài liệu kỹ thuật và phản hồi khách hàng cũ
• Giải thích rõ quy trình hỗ trợ và bảo mật dữ liệu

Bước 5: Đánh giá tính năng, khả năng tích hợp và mức độ linh hoạt

Một hệ thống HRIS lý tưởng không đơn thuần chỉ cần có nhiều tính năng, mà quan trọng là phù hợp với quy trình làm việc hiện tại và có thể mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

Bạn nên đánh giá:

• Khả năng tích hợp với các hệ thống khác như ERP, CRM, phần mềm chấm công, tính lương
• Mức độ tùy chỉnh quy trình: có thể thêm trường dữ liệu, thay đổi luồng phê duyệt, tạo báo cáo riêng?
• Tính linh hoạt giao diện: dễ sử dụng, thân thiện với người không chuyên công nghệ
• Khả năng mở rộng người dùng khi doanh nghiệp tăng quy mô

Một hệ thống HRIS tốt là hệ thống có thể phát triển cùng doanh nghiệp, chứ không bị giới hạn bởi công nghệ hoặc cấu trúc dữ liệu ban đầu.

Bước 6: Đàm phán và thử nghiệm thực tế (Pilot)

Trước khi ký hợp đồng, hãy yêu cầu triển khai thử (pilot) trong phạm vi nhỏ. Giai đoạn này giúp bạn:

• Đánh giá hiệu suất thực tế và độ thân thiện khi sử dụng
• Kiểm tra khả năng hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp
• Ghi nhận phản hồi từ nhân viên và quản lý trực tiếp

Sau khi thử nghiệm, nếu hệ thống đáp ứng yêu cầu, bạn có thể đàm phán các điều khoản chính thức: giá, phạm vi triển khai, thời gian bảo hành và cam kết bảo mật.

Bước 7: Ra quyết định và lập kế hoạch triển khai

Khi đã hoàn tất mọi đánh giá, doanh nghiệp cần đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và sự đồng thuận của các bên liên quan. Hãy đảm bảo rằng:

• Tất cả yêu cầu kỹ thuật và nghiệp vụ đều được ghi rõ trong hợp đồng
• Có lộ trình triển khai chi tiết (timeline, người phụ trách, chỉ tiêu thành công)
• Đội ngũ HR và IT đều được đào tạo sử dụng phần mềm trước khi vận hành chính thức.

Khi hệ thống hoạt động trơn tru, bạn có thể mở rộng dần quy mô áp dụng. Một chiến lược triển khai từng bước luôn giúp doanh nghiệp giảm rủi ro và tăng khả năng thành công.

4.2. Tiêu chí lựa chọn một phần mềm HRIS

Một quyết định đúng không đơn giản chỉ giúp tiết kiệm chi phí, mà còn đảm bảo hệ thống này có thể đồng hành dài lâu trong chiến lược quản trị nhân sự số hóa.

• Tính linh hoạt và khả năng mở rộng của hệ thống: Khi đánh giá các phần mềm HRIS trên thị trường, bạn cần xem xét khả năng cập nhật và đồng bộ dữ liệu của chúng. Cụ thể, hãy kiểm tra xem hệ thống có thể tự động tổng hợp dữ liệu từ nhiều file Excel, cơ sở dữ liệu khác nhau, và hỗ trợ nhập liệu nhanh từ tài liệu giấy hay không. Đồng thời, đánh giá mức độ kết nối và tích hợp của phần mềm với các hệ thống nội bộ hoặc nền tảng khác để đảm bảo dữ liệu luôn được liên thông và chính xác.
• Khả năng tích hợp với các hệ thống khác: Không một phần mềm nào hoạt động độc lập. HRIS hiệu quả phải dễ dàng tích hợp với các hệ thống đang tồn tại trong doanh nghiệp, chẳng hạn như: hệ thống tính lương, kế toán, quản lý chấm công, phần mềm tuyển dụng
• Mức độ dễ sử dụng và trải nghiệm người dùng (UX/UI): Một hệ thống HRIS chỉ thật sự hiệu quả khi mọi người trong doanh nghiệp đều có thể sử dụng dễ dàng - từ lãnh đạo đến nhân viên
• Bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư: Dữ liệu nhân sự bao gồm thông tin nhạy cảm: lương, hợp đồng, bảo hiểm, hồ sơ cá nhân… Do đó, bảo mật phải là ưu tiên hàng đầu khi chọn HRIS.

Chọn đúng phần mềm HRIS không đơn thuần là tìm công cụ quản lý nhân sự, mà là đầu tư vào nền tảng chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Đầu tư vào HRIS không đơn thuần chỉ là trang bị phần mềm mà là bước đi chiến lược trong chuyển đổi số nhân sự. Một hệ thống HRIS phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu, tối ưu quy trình và nâng cao năng suất toàn đội ngũ - nền tảng cho sự phát triển bền vững.