Hóa đơn bán lẻ có được tính vào chi phí không?

Khi thực hiện hoạt động mua sắm cho doanh nghiệp, bạn gặp rất nhiều khoản chi phí có giá trị nhỏ dưới 200.000 đồng, thường gặp những cửa hàng không có hóa đơn tài chính hoặc không lập hóa đơn cho khách hàng vì giá trị hóa đơn quá nhỏ. Người mua mang hóa đơn về yêu cầu thanh toán chi phí. Vậy kế toán phải xử lý ra sao, tính vào chi phí doanh nghiệp có được trừ khi tính thuế TNDN hay không? Bài viết dưới đây, Nhanh.vn sẽ giúp các bạn tìm hiểu vấn đề này.

Theo Điểm b. Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.”

Như vậy, khi bán hàng nếu có giá trị trên 200.000 đồng thì phải xuất hóa đơn (dù khách hàng không lấy hóa đơn). Trường hợp giá trị nhỏ hơn 200.000 đồng thì các bạn không cần phải lập hóa đơn từng lần nhưng phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.

Hoá đơn bán lẻ là: Một cụ thương mại do người bán sang người mua tức là người dùng cuối của hàng hoá được gọi là hóa đơn bán lẻ. Các hoá đơn được lập thành hai bản, tức là ban cho người mua và lặp lại cho người bán. Nó được sử dụng để yêu cầu thanh toán từ người mua. Hoá đơn bán lẻ cũng có thể được phát hành vào tài khoản của bán hàng tiểu bang khác hoặc bán cho một đại lý đăng ký.

Xem thêm: Quy định về viết hóa đơn cho khách hàng cá nhân

Nội dung của hóa đơn bán lẻ bao gồm:

- Số hóa đơn

- Ngày phát hành hóa đơn

- Chi tiết về người mua

- Chi tiết của người bán

- Số lượng, lượng

- Đơn giá

- Tổng cộng

- Giảm giá (nếu có)

- Chữ ký của người bán hoặc đại lý ủy quyền của mình

Dù không có nhiều giá trị về pháp lý hay thuế, nhưng hóa đơn bán lẻ cũng có vai trò nhất định giữa người bán với người mua. 

- Hóa đơn bán lẻ sẽ giúp chứng minh được sự mua bán giữa hai bên. Nếu xảy ra tranh chấp giữa 2 bên thì việc mà có hóa đơn bán lẻ thì cũng là có được một bằng chứng đáng giá.

- Mục đích chủ yếu của hóa đơn bán lẻ là để giúp thể hiện nội dung việc mua bán (số lượng, tên hàng hóa, thành tiền, ngày tháng,…)

Theo Điều 13 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính thì đối tượng chính được cấp hóa đơn là những tổ chức không phải doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.

Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế GTGT thì cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn.

Theo quy định thì đơn vị cấp hóa đơn bán lẻ theo quy định với tổ chức, cá nhân cụ thể như sau: 

- Với tổ chức: là CQT nơi tổ chức đăng ký MST, nơi đóng trụ sở, hoặc nơi ghi trong quyết định thành lập

- Với hộ và cá nhân không kinh doanh: CQT nơi cấp MST, nơi đăng ký hộ khẩu…

- Trong trường hợp tổ chức và hộ cá nhân kinh doanh có tài sản bất động sản cho thuê thì  hộ và cá nhân không kinh doanh có bất động sản cho thuê thì cơ quan thuế quản lý địa bàn có bất động sản thực hiện cấp hóa đơn lẻ.

Trên thực tế hai loại hóa đơn này hoàn toàn khác nhau.

Vì hóa đơn bán lẻ không được coi là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế, còn hóa đơn không thuế là hóa đơn bán hàng thông thường (hóa đơn trực tiếp). Nó cũng giống như hóa đơn đỏ nhưng không có VAT. Theo quy định mới thì hóa đơn này không cần kê khai thuế nhưng vẫn thể hiện ở trong sổ sách kế toán và vẫn được coi là chi phí hợp lý hợp lệ khi xác định doanh thu

Quy định về hóa đơn có giá trị dưới 200.000 đồng

Về việc tính chi phí bán lẻ hóa đơn có giá trị dưới 200.000 có được tính vào chi phí không, điều này đã được Bộ tài chính quy định cụ thể tại khoản 1 và Điểm 2.4, Khoản 2 Điều 6. Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật Thuế Thu Nhập Doanh nghiệp có quy định:

“Trừ các khoản chi quy định tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả các khoản chi sau:

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.”

“Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư này) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

- Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra

- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê tính vào chi phí được trừ nêu trên không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”

Theo quy định này thì các khoản chi phí được đánh giá có liên quan đến hoạt động SXKD, có đủ hóa đơn và chứng từ theo quy định sẽ được tính vào chi phí được trừ, không bắt buộc phải là hóa đơn đỏ. Vậy các hóa đơn có giá trị dưới 200.000 nghìn nếu được chứng minh là hợp lý sẽ được đưa vào chi phí.

Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:

- Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”. Điều 18 quy định áp dụng với các hàng hóa dịch vụ, không bắt buộc lập hóa đơn.

Nếu doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ mà tổng thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ khi người mua yêu cầu lập hóa đơn thanh toán.

Đối với hàng hóa không phải lập hóa đơn thì người bán phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày  theo mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành theo thông tư.

Cuối ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng  điền đầy đủ số tiền hàng hóa, dịch vụ trong ngày. Ký tên và giao cho người mua một liên các liên còn lại luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

Lập hóa đơn bán lẻ

Theo thông tư này có thể hiểu như sau:

Nếu người mua không lấy hóa đơn, phải lập bảng kê bán hàng, cuối ngày xuất 01 hóa đơn tổng tiền hàng đã bán trong ngày

Áp dụng với giá trị hàng hóa dưới 200.000 đồng thì không phải xuất hóa đơn. Điều kiện này chỉ áp dụng với người bán hàng. Còn người mua hàng thì muốn là chi phí hợp lý phải có hóa đơn dù dưới 200.000 đồng hay trên 200.0000 đồng, chỉ các trường hợp lập được bảng kê thì không cần hóa đơn.

Mặc dù đây là quy định hợp lý nhưng nếu doanh nghiệp mua hàng hóa dịch vụ thường xuyên với số lượng nhiều và giá trị lớn mà thường xuyên sử dụng hóa đơn bán lẻ dưới 200.000 đồng thì sẽ bị cơ quan thuế kiểm tra và không chấp nhận các khoản chi phí này được tính vào khoản giảm trừ hợp lý.

Hóa đơn bán lẻ được sử dụng rất phổ biến tại các cửa hàng, kế toán để có thể lập báo cáo kết quả kinh doanh cần phải tập hợp các thông tin, số liệu với hóa đơn chứng từ đầy đủ để đưa vào chi phí hợp lý. Hiện nay, để tiện lợi trong việc thu thập thông tin, kế toán thường sử dụng đến các công cụ hỗ trợ, có thể kể đến như phần mềm quản lý bán hàng. Nhanh.vn là đơn vị uy tín cung cấp phần mềm quản lý bán hàng với các tính năng như quản lý, đơn hàng, kho hàng, lưu trữ hóa đơn, hỗ trợ lập bảng cân đối kế toán, chắc chắn sẽ giúp kế toán nói riêng và doanh nghiệp nói chung đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.

Trên đây là giải đáp về thắc mắc việc hóa đơn lẻ có tính vào chi phí hay không. Hy vọng bài viết cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích!