Hóa đơn bán lẻ có được tính vào chi phí không?

Khi thực hiện hoạt động mua sắm cho doanh nghiệp, bạn gặp rất nhiều khoản chi phí có giá trị nhỏ dưới 200.000 đồng, thường gặp những cửa hàng không có hóa đơn tài chính hoặc không lập hóa đơn cho khách hàng vì giá trị hóa đơn quá nhỏ. Người mua mang hóa đơn về yêu cầu thanh toán chi phí. Vậy kế toán phải xử lý ra sao, tính vào chi phí doanh nghiệp có được trừ khi tính thuế TNDN hay không? Bài viết dưới đây, Phần mềm bán hàng đa kênh Nhanh sẽ giúp các bạn tìm hiểu vấn đề này.

Theo Điểm b. Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.”

Như vậy, khi bán hàng nếu có giá trị trên 200.000 đồng thì phải xuất hóa đơn (dù khách hàng không lấy hóa đơn). Trường hợp giá trị nhỏ hơn 200.000 đồng thì các bạn không cần phải lập hóa đơn từng lần nhưng phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.

Hoá đơn bán lẻ là: Một cụ thương mại do người bán sang người mua tức là người dùng cuối của hàng hoá được gọi là hóa đơn bán lẻ. Các hoá đơn được lập thành hai bản, tức là ban cho người mua và lặp lại cho người bán. Nó được sử dụng để yêu cầu thanh toán từ người mua. Hoá đơn bán lẻ cũng có thể được phát hành vào tài khoản của bán hàng tiểu bang khác hoặc bán cho một đại lý đăng ký.

Xem thêm: Quy định về viết hóa đơn cho khách hàng cá nhân

Nội dung của hóa đơn bán lẻ bao gồm:

- Số hóa đơn

- Ngày phát hành hóa đơn

- Chi tiết về người mua

- Chi tiết của người bán

- Số lượng, lượng

- Đơn giá

- Tổng cộng

- Giảm giá (nếu có)

- Chữ ký của người bán hoặc đại lý ủy quyền của mình

Dù không có nhiều giá trị về pháp lý hay thuế, nhưng hóa đơn bán lẻ cũng có vai trò nhất định giữa người bán với người mua. 

- Hóa đơn bán lẻ sẽ giúp chứng minh được sự mua bán giữa hai bên. Nếu xảy ra tranh chấp giữa 2 bên thì việc mà có hóa đơn bán lẻ thì cũng là có được một bằng chứng đáng giá.

- Mục đích chủ yếu của hóa đơn bán lẻ là để giúp thể hiện nội dung việc mua bán (số lượng, tên hàng hóa, thành tiền, ngày tháng,…)

5. Đối tượng được cấp quyền sử dụng hóa đơn bán lẻ

Từ ngày 01/01/2026, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan, hóa đơn điện tử bán lẻ (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh) được cấp cho các đối tượng cụ thể sau:

5.1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (HKD/CNKD)

• HKD, CNKD không thường xuyên kinh doanh: Có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng không thường xuyên, không đăng ký kinh doanh, không có mã số thuế hoặc không thuộc đối tượng phải đăng ký kinh doanh. Khi phát sinh giao dịch và khách hàng yêu cầu hóa đơn, có thể liên hệ cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần.
• HKD, CNKD có doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở xuống: Nhóm này không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên. Tuy nhiên, nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn, hộ kinh doanh cần liên hệ cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
• HKD, CNKD nộp thuế theo phương pháp khoán: Các hộ khoán có nhu cầu cấp hóa đơn để giao cho khách hàng khi được yêu cầu, thực hiện theo cơ chế cấp hóa đơn điện tử từng lần tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

5.2. Tổ chức, cá nhân không kinh doanh

• Tổ chức không kinh doanh: Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không hoạt động kinh doanh nhưng phát sinh giao dịch bán hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể như bán tài sản công, thanh lý tài sản. Khi bên mua yêu cầu hóa đơn, tổ chức liên hệ cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần.
• Cá nhân không kinh doanh: Cá nhân phát sinh giao dịch bán tài sản có giá trị lớn như ô tô, xe máy, bất động sản mà bên mua yêu cầu hóa đơn hợp lệ để hạch toán chi phí hoặc thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan.

Lưu ý quan trọng:

Các đối tượng trên chỉ được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh tại cơ quan thuế - không tự phát hành thường xuyên như doanh nghiệp hay hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng/năm. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh có doanh thu trên ngưỡng quy định phải tự đăng ký và sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Theo quy định thì đơn vị cấp hóa đơn bán lẻ theo quy định với tổ chức, cá nhân cụ thể như sau: 

- Với tổ chức: là CQT nơi tổ chức đăng ký MST, nơi đóng trụ sở, hoặc nơi ghi trong quyết định thành lập

- Với hộ và cá nhân không kinh doanh: CQT nơi cấp MST, nơi đăng ký hộ khẩu…

- Trong trường hợp tổ chức và hộ cá nhân kinh doanh có tài sản bất động sản cho thuê thì  hộ và cá nhân không kinh doanh có bất động sản cho thuê thì cơ quan thuế quản lý địa bàn có bất động sản thực hiện cấp hóa đơn lẻ.

Trên thực tế hai loại hóa đơn này hoàn toàn khác nhau.

Vì hóa đơn bán lẻ không được coi là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế, còn hóa đơn không thuế là hóa đơn bán hàng thông thường (hóa đơn trực tiếp). Nó cũng giống như hóa đơn đỏ nhưng không có VAT. Theo quy định mới thì hóa đơn này không cần kê khai thuế nhưng vẫn thể hiện ở trong sổ sách kế toán và vẫn được coi là chi phí hợp lý hợp lệ khi xác định doanh thu

Về việc tính chi phí bán lẻ hóa đơn có giá trị dưới 200.000 có được tính vào chi phí không, điều này đã được Bộ tài chính quy định cụ thể tại khoản 1 và Điểm 2.4, Khoản 2 Điều 6. Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật Thuế Thu Nhập Doanh nghiệp có quy định:

“Trừ các khoản chi quy định tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả các khoản chi sau:

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.”

“Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư này) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

- Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra

- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê tính vào chi phí được trừ nêu trên không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”

Theo quy định này thì các khoản chi phí được đánh giá có liên quan đến hoạt động SXKD, có đủ hóa đơn và chứng từ theo quy định sẽ được tính vào chi phí được trừ, không bắt buộc phải là hóa đơn đỏ. Vậy các hóa đơn có giá trị dưới 200.000 nghìn nếu được chứng minh là hợp lý sẽ được đưa vào chi phí.

Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:

- Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”. Điều 18 quy định áp dụng với các hàng hóa dịch vụ, không bắt buộc lập hóa đơn.

Nếu doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ mà tổng thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ khi người mua yêu cầu lập hóa đơn thanh toán.

Đối với hàng hóa không phải lập hóa đơn thì người bán phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày  theo mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành theo thông tư.

Cuối ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng  điền đầy đủ số tiền hàng hóa, dịch vụ trong ngày. Ký tên và giao cho người mua một liên các liên còn lại luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

Lập hóa đơn bán lẻ

Theo thông tư này có thể hiểu như sau:

Nếu người mua không lấy hóa đơn, phải lập bảng kê bán hàng, cuối ngày xuất 01 hóa đơn tổng tiền hàng đã bán trong ngày

Áp dụng với giá trị hàng hóa dưới 200.000 đồng thì không phải xuất hóa đơn. Điều kiện này chỉ áp dụng với người bán hàng. Còn người mua hàng thì muốn là chi phí hợp lý phải có hóa đơn dù dưới 200.000 đồng hay trên 200.0000 đồng, chỉ các trường hợp lập được bảng kê thì không cần hóa đơn.

Mặc dù đây là quy định hợp lý nhưng nếu doanh nghiệp mua hàng hóa dịch vụ thường xuyên với số lượng nhiều và giá trị lớn mà thường xuyên sử dụng hóa đơn bán lẻ dưới 200.000 đồng thì sẽ bị cơ quan thuế kiểm tra và không chấp nhận các khoản chi phí này được tính vào khoản giảm trừ hợp lý.

10. Xu hướng chuyển đổi sang hóa đơn điện tử 

Bên cạnh các quy định về hóa đơn bán lẻ truyền thống nêu trên, một điều quan trọng mà chủ cửa hàng và kế toán cần nắm rõ: từ năm 2026, quy định về hóa đơn điện tử đã có những thay đổi đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động bán lẻ hàng ngày.

Quy định mới về hóa đơn điện tử bán lẻ từ năm 2026

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP), Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định:

• Hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền — áp dụng cho cả các giao dịch bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải kết nối và chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế theo thời gian thực.
• Dữ liệu hóa đơn sẽ được đồng bộ với hệ thống thuế, hỗ trợ tự động tổng hợp tờ khai và giảm sai sót khi kê khai thuế GTGT và TNDN.

Điều này có nghĩa là: nếu cửa hàng của bạn đang bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng và doanh thu vượt ngưỡng 1 tỷ đồng/năm, việc lập bảng kê bán lẻ cuối ngày rồi xuất một hóa đơn tổng như quy định cũ vẫn hợp lệ, nhưng hóa đơn đó phải là hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống máy tính tiền và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo đúng quy định mới nhất.

Đối với kế toán, đây là thay đổi quan trọng trong quy trình hạch toán chi phí:

• Về phía người mua: Hóa đơn điện tử hợp lệ (có mã của cơ quan thuế) vẫn được chấp nhận là chứng từ hợp lý để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN - không phân biệt giá trị hóa đơn lớn hay nhỏ.
• Về phía người bán: Hóa đơn điện tử tự động lưu trữ toàn bộ lịch sử giao dịch trên hệ thống, giúp kế toán dễ dàng tra cứu, đối soát và tổng hợp số liệu phục vụ kê khai thuế - thay vì phải lưu trữ hóa đơn giấy thủ công dễ thất lạc.
• Tránh rủi ro pháp lý: Cơ quan thuế ngày càng siết chặt việc kiểm tra chứng từ hóa đơn. Hóa đơn điện tử tích hợp trực tiếp với hệ thống thuế giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tránh được các rủi ro bị từ chối chi phí hoặc bị xử phạt do sử dụng hóa đơn không đúng quy định.

Giải pháp thực tế: tích hợp hóa đơn điện tử ngay trong phần mềm bán hàng

Thay vì phải vận hành hai hệ thống song song: một phần mềm bán hàng và một phần mềm hóa đơn riêng biệt, giải pháp tối ưu cho cửa hàng bán lẻ hiện nay là chọn phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp sẵn hóa đơn điện tử trên cùng một nền tảng.

Khi đó, toàn bộ quy trình từ bán hàng → lập bảng kê → xuất hóa đơn điện tử → truyền dữ liệu đến cơ quan thuế sẽ diễn ra tự động, không cần kế toán thao tác thủ công. Cụ thể:

• Mỗi giao dịch bán lẻ hoàn tất, hệ thống tự động ghi nhận và tổng hợp vào bảng kê cuối ngày
• Cuối ngày, phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử tổng hợp chỉ với vài thao tác - không cần nhập liệu lại
• Dữ liệu hóa đơn được đồng bộ trực tiếp với hệ thống thuế, đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành
• Lịch sử hóa đơn được lưu trữ tập trung, kế toán dễ dàng tra cứu và tổng hợp số liệu khi lập báo cáo thuế TNDN và GTGT
• Giảm thiểu rủi ro bị từ chối chi phí do thiếu hóa đơn hoặc hóa đơn không đúng quy định

Nhanh.vn là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh tích hợp sẵn hóa đơn điện tử, giúp cửa hàng bán lẻ vừa vận hành hiệu quả vừa đảm bảo tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ pháp lý về hóa đơn trong năm 2026.

Hóa đơn bán lẻ được sử dụng rất phổ biến tại các cửa hàng, kế toán để có thể lập báo cáo kết quả kinh doanh cần phải tập hợp các thông tin, số liệu với hóa đơn chứng từ đầy đủ để đưa vào chi phí hợp lý. Hiện nay, để tiện lợi trong việc thu thập thông tin, kế toán thường sử dụng đến các công cụ hỗ trợ, có thể kể đến như phần mềm quản lý bán hàng. Nhanh.vn là đơn vị uy tín cung cấp phần mềm quản lý bán hàng với các tính năng như quản lý, đơn hàng, kho hàng, lưu trữ hóa đơn, hỗ trợ lập bảng cân đối kế toán, chắc chắn sẽ giúp kế toán nói riêng và doanh nghiệp nói chung đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.

Trên đây là giải đáp về thắc mắc việc hóa đơn lẻ có tính vào chi phí hay không. Hy vọng bài viết cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích!