Cách xử lý hàng tồn kho lâu ngày hiệu quả, giảm thiểu thiệt hại

Hàng tồn kho không chỉ là con số trên báo cáo - đó là tiền nằm im. Muốn vận hành doanh nghiệp trơn tru, người quản lý cần biết cách xử lý hàng tồn kho chậm luân chuyển một cách chủ động và chiến lược.

1. Hàng tồn kho lâu ngày là gì? Những dấu hiệu bạn cần xử lý ngay

1.1. Hàng tồn kho lâu ngày là gì? 

Hàng tồn kho lâu ngày là các sản phẩm không được tiêu thụ trong khoảng thời gian dài, thường từ 30 - 90 ngày tùy ngành. Đây là tín hiệu cảnh báo dòng tiền đang bị “kẹt” vì vốn nằm trong hàng chưa bán được.

1.2. Dấu hiệu nhận biết hàng tồn kho lâu ngày là như thế nào?

• Sản phẩm không bán được sau 30 - 60 ngày (tùy ngành)
• Hàng theo mùa, theo trend đã qua thời điểm cao điểm
• Giá trị tồn kho cao nhưng không xoay vòng
• Không được nhập thêm nhưng vẫn nằm trong kho
• Dễ hư hỏng, có hạn sử dụng, bao bì xuống cấp

1.3. Tại sao hàng tồn kho lâu ngày lại gây thiệt hại lớn

Không chỉ chiếm chỗ, hàng tồn kho lâu ngày còn:

• Gây đọng vốn, khiến bạn không thể tái đầu tư hàng bán chạy
• Làm sai lệch báo cáo tài chính, khó kiểm soát lợi nhuận
• Tăng chi phí lưu kho, bảo quản, thất thoát
• Ảnh hưởng dòng tiền thực tế - nhìn lãi ảo, tiền mặt thì hụt

1.4. Những nhóm sản phẩm dễ trở thành hàng tồn kho lâu ngày

Không phải hàng nào cũng có “vòng đời dài”. Bạn cần đặc biệt chú ý nhóm:

• Thời trang theo mùa
• Thực phẩm, mỹ phẩm có hạn sử dụng
• Hàng theo trend ngắn (TikTok, hot deal...)
• Phụ kiện, combo phụ dễ bị “bỏ quên”

Gợi ý: Bạn nên đánh dấu riêng nhóm hàng "có nguy cơ tồn kho cao" trên phần mềm quản lý kho để dễ theo dõi.

1.5. Có nên xử lý ngay khi vừa phát hiện hàng tồn lâu ngày?

Không phải hàng nào tồn cũng phải xả. Cần phân loại kỹ:

• Hàng vẫn còn bán được → Ưu tiên kích cầu, khuyến mãi
• Hàng lỗi mốt, không xoay vòng → Cần thanh lý nhanh
• Hàng lỗi, hư → Nên loại bỏ, tránh làm rối tồn kho

Lưu ý: Hàng càng để lâu, chi phí xử lý càng tăng, đặc biệt với hàng theo mùa và hàng dễ hỏng.

Để hiểu rõ vì sao hàng hóa tồn kho kéo dài, bạn cần nắm chắc các nguyên tắc quản lý hàng tồn kho đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công.

2. Rủi ro nếu không xử lý hàng tồn kho đúng lúc

2.1. Tồn kho lâu ngày gây đọng vốn nghiêm trọng như thế nào?

Hàng hóa không xoay vòng = tiền bị “kẹt” trong kho.Bạn không thể nhập hàng mới, không có tiền chạy quảng cáo, và thiếu vốn để đầu tư hoạt động kinh doanh khác. 

Đọng vốn là rào cản lớn khiến doanh nghiệp khó mở rộng quy mô.

2.1.1. Ảnh hưởng đến dòng tiền thực tế và khả năng xoay vòng

Tồn kho cao thường đi kèm với hiện tượng “lãi ảo - tiền thật cạn”. Bạn nhìn thấy lợi nhuận trên báo cáo nhưng lại thiếu tiền mặt để trả nhà cung cấp, nhân viên, vận chuyển… Dòng tiền yếu khiến toàn bộ hệ thống vận hành bị ngưng trệ.

2.1.2. Tăng chi phí lưu kho mà không tạo ra giá trị

Chi phí kho không dừng lại ở tiền thuê mặt bằng. Càng để lâu, bạn càng mất thêm tiền vào:

• Điện, nước, bảo quản
• Quản lý nhân sự kiểm kê
• Thiết bị bảo quản chuyên biệt (máy lạnh, hút ẩm…)

2.1.3. Làm sai lệch số liệu kế toán và báo cáo tài chính

Hàng tồn kho lâu ngày nhưng không được ghi nhận đúng sẽ làm:

• Tăng chi phí vốn hàng bán giả tạo
• Sai lệch tỷ lệ lợi nhuận gộp
• Làm mờ thông tin cần thiết cho ra quyết định

Với những doanh nghiệp đang gọi vốn hoặc kiểm toán nội bộ thì đây chính là một rủi ro lớn.

2.1.4. Hạn chế khả năng thay đổi danh mục sản phẩm

Bạn sẽ không thể cập nhật sản phẩm mới nếu không xử lý được hàng cũ. Việc “kẹt kho” gây ảnh hưởng vận hành và khiến thương hiệu trông kém chuyên nghiệp trong mắt khách hàng vì bày bán quá nhiều hàng cũ, lỗi thời.

2.1.5. Rủi ro về chất lượng và pháp lý

• Hàng hỏng, hết date → dễ gây mất uy tín nếu giao nhầm cho khách
• Một số ngành (mỹ phẩm, thực phẩm) nếu không xử lý tồn kho đúng hạn còn có thể vi phạm quy định về chất lượng hàng hóa

Lưu ý: Rủi ro pháp lý đôi khi xuất phát từ chính sự chủ quan trong kiểm soát hàng tồn.

2.1.6. Tồn kho lâu ngày có thể “nhấn chìm” cả doanh nghiệp nhỏ

Với các đơn vị quy mô nhỏ, sai sót trong tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ hoạt động. Không xử lý hàng tồn kho đúng lúc đồng nghĩa với việc để tiền mất dần trong khi doanh thu chưa kịp tăng.

Bên cạnh việc theo dõi và xử lý hàng tồn kho khi phát sinh, bạn cũng nên chủ động áp dụng những kỹ thuật quản lý tồn kho để kiểm soát dòng hàng hóa hiệu quả ngay từ đầu, giảm thiểu rủi ro tồn đọng về sau.

Nếu bạn không xử lý hàng tồn kho lâu ngày đúng cách, nó có thể “nhấn chìm” doanh nghiệp của bạn trong đống chi phí không tạo ra giá trị, hãy để Nhanh.POS giúp bạn 

• Đồng bộ kho tự động, tránh thiếu - thừa hàng
• Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, giảm thiểu hàng tồn lâu ngày
• Dự báo nhu cầu nhập hàng 

3. Cách xử lý hàng tồn kho lâu ngày hiệu quả

3.1. Làm sao xử lý hàng tồn kho lâu ngày mà không bị lỗ nặng?

Giải pháp không nằm ở việc “xả càng nhanh càng tốt” mà phải phân loại tồn kho, tìm cách tận dụng giá trị còn lại và chủ động xoay vòng vốn. Xử lý đúng cách giúp bạn không cần giảm sâu nhưng vẫn đẩy được hàng ra khỏi kho.

Khi bạn gặp phải tình trạng tồn kho lâu ngày thì điều chỉnh tồn kho theo sản phẩm là một yếu tố rất quan trọng để hàng để trong kho lâu dẫn dến lỗ nặng

3.2. Có những cách xử lý hàng tồn kho nào hiệu quả nhất hiện nay?

3.2.1. Giảm giá có kiểm soát để kích cầu mua nhanh

Đặt mức giảm hợp lý, đủ hấp dẫn nhưng vẫn bảo toàn lợi nhuận nếu có thể.

• Tạo combo “mua 2 tặng 1” hoặc “mua X giảm Y%”
• Giới hạn số lượng hoặc thời gian để kích thích hành vi mua ngay

Kết hợp hàng tồn với sản phẩm bán chạy để tạo combo hấp dẫn hoặc quà tặng kèm đơn hàng giúp tăng giá trị cảm nhận mà không cần giảm giá trực tiếp.

Ví dụ: Mua áo khoác tặng khăn len (khăn đang bị tồn kho).

3.2.2. Xả hàng thông minh qua Flash Sale, Livestream

Chọn khung giờ vàng, kênh có tương tác tốt (Facebook, TikTok Shop, Shopee Live…) để bán nhanh. Tạo cảm giác “giới hạn” để thúc đẩy hành động mua ngay.

Mẹo: Đặt tiêu đề hấp dẫn như “Xả kho 1K - giá chỉ hôm nay”.

3.2.3. Chuyển đổi kênh bán - đưa lên sàn thương mại điện tử

Nếu một kênh không bán được, thử kênh khác:

• Đưa hàng lên Shopee, Lazada, TikTok Shop
• Chạy Flash Sale giới hạn giờ
• Đăng trong nhóm Facebook nội bộ hoặc group thanh lý

Trong quá trình xử lý, nếu phát hiện sai số giữa sổ sách và thực tế, hãy xem ngay cách xử lý chênh lệch tồn kho để tránh thất thoát và mất kiểm soát dữ liệu.

3.2.4. Tái đóng gói, định vị lại sản phẩm - chuyển đổi mục đích

Đối với hàng lỗi nhẹ, hết mẫu mã:

• Đổi bao bì, giảm quy cách (đóng gói nhỏ hơn)
• Định vị lại như hàng “dùng thử”, “phiên bản tiết kiệm”, “giá hủy kho”

3.2.5. Tặng kèm như quà khuyến mãi để tăng giá trị đơn hàng

Tận dụng hàng tồn như một món quà kèm cho khách. Giải pháp này:

• Không làm giảm giá trị sản phẩm
• Tăng tỷ lệ chốt đơn và giữ chân khách

3.2.6. Phân loại lại để tách riêng hàng tồn kho lâu ngày

Không để hàng chậm bán trộn với hàng mới.

• Dán nhãn cảnh báo
• Tách kệ, tách khu vực
• Tự động lọc nhóm “tồn > X ngày” trên phần mềm 

3.2.7. Luân chuyển nội bộ hoặc thanh lý cho đối tác

• Chuyển hàng từ chi nhánh này sang chi nhánh khác
• Gửi đại lý bán hộ hoặc tham gia chương trình thanh lý kho

3.2.8. Cân nhắc huỷ hàng nếu chi phí xử lý lớn hơn lợi ích

Nếu sản phẩm đã quá hạn dùng, hư hỏng hoặc lỗi thời không thể tiêu thụ, hủy đúng quy trình kế toán là cách cuối cùng để loại bỏ khỏi sổ kho và không làm lệch báo cáo tài chính.

3.3. Khi nào nên chọn xả hàng thay vì giữ lại?

Khi sản phẩm:

• Không còn thịnh hành
• Giá trị sử dụng giảm nhanh (cận date, lỗi thời)
• Đã “nằm kho” > 60 ngày không có giao dịch

→ Giữ lại chỉ làm chôn vốn - lỗ thêm chi phí quản lý.

 Khi đối diện với hàng tồn kho lâu ngày, giải pháp xả hàng thông minh hoặc chuyển đổi kênh bán để giảm thiểu thiệt hại. Nhanh.POS sẽ giúp bạn:

• Tự động đồng bộ kho giữa Shopee, Lazada, TikTok Shop, và các kênh bán khác
• Quản lý bán hàng dễ dàng qua báo cáo chi tiết, tránh bán nhầm, thiếu hàng

3.4. Nên bán lỗ hay giữ lại hàng tồn kho chờ thời điểm?

Câu trả lời phụ thuộc vào vòng quay vốn. Nếu giữ mà không sinh lời, bạn đang mất đi cơ hội nhập hàng mới. Đôi khi bán lỗ nhẹ vẫn tốt hơn “ôm của nợ”.

4. Mẹo ngăn tồn kho lâu ngày ngay từ đầu

4.1. Làm sao để không bị tồn kho lâu ngày ngay từ lúc nhập hàng?

Cách tốt nhất để xử lý hàng tồn kho là… đừng để nó tồn lâu. Điều này cần kết hợp giữa dự báo chính xác, nhập hàng linh hoạt và kiểm soát vòng đời sản phẩm chặt chẽ.

4.2. Mẹo giúp bạn ngăn hàng tồn kho hiệu quả

4.2.1. Dự báo nhu cầu dựa trên lịch sử bán hàng

Không nhập theo cảm tính. Phân tích số liệu 3 - 6 tháng gần nhất để xác định sản phẩm nào bán tốt, thời điểm nào cần nhiều hàng.

Gợi ý: Bạn có thể dùng báo cáo bán hàng trên Nhanh.POS để xem sản phẩm top bán - hỗ trợ lên kế hoạch nhập hàng chính xác.

Nếu bạn chưa có phần mềm chuyên dụng, quản lý kho bằng Excel là lựa chọn đơn giản, dễ triển khai ngay cả với người mới bắt đầu.

4.2.2. Tối ưu số lượng nhập theo SKU

Thay vì nhập 1 lần số lượng lớn, hãy chia nhỏ thành 2 - 3 đợt. Nhập thử 30 - 50% số lượng dự kiến, theo dõi sức mua trước khi gom tiếp.

4.2.3. Luôn theo dõi hàng hàng tồn kho kỹ lưỡng

Theo dõi hàng hóa tồn kho một cách thường xuyên, nếu phát hiện 1 mã hàng không phát sinh giao dịch sau X ngày thì cần lên phương án xử lý tránh tình trạng bị tồn đọng lại kho quá lâu gây ra những hậu quả không mong muốn.

4.2.4. Quản lý vòng đời sản phẩm

Mỗi sản phẩm đều có “tuổi thọ thị trường” riêng. Với hàng thời trang, nên có kế hoạch xả hàng khi bước vào mùa mới. Với mỹ phẩm và thực phẩm nên theo dõi ngày sản xuất và thời hạn sử dụng sát sao trước khi quá muộn.

4.2.5. Đào tạo nhân viên bán hàng nhận biết tồn kho

Đừng chỉ để bộ phận kho lo. Nhân viên bán hàng nên được cập nhật danh sách hàng chậm luân chuyển để chủ động ưu tiên giới thiệu.

4.2.6. Ghi chú ngày nhập hàng và thời gian lưu kho

Mỗi sản phẩm khi nhập cần ghi nhận rõ:

• Ngày nhập kho
• Thời gian dự kiến lưu kho tối đa

 => Giúp phát hiện hàng “quá hạn nội bộ” trước khi trở thành hàng tồn lâu ngày.

4.2.7. Đẩy hàng cũ đi song song khi nhập hàng mới

Không chỉ chăm chăm bán hàng mới.

• Tạo combo “mua mới tặng cũ”
• Ưu tiên lên sàn sản phẩm cũ trước sản phẩm vừa nhập

4.3. Kiểm tra tồn kho bao lâu 1 lần là hợp lý?

Nên kiểm tra ít nhất 1 lần/tuần với nhóm hàng xoay vòng nhanh và 1 lần/tháng với toàn bộ kho. Quản lý bằng sổ tay hoặc Excel dễ sai lệch - nên chuyển sang phần mềm quản lý kho.

5. Câu hỏi thường gặp - FAQ

5.1. Hàng tồn kho bao lâu thì được coi là lâu ngày?

Tùy ngành hàng, nhưng phổ biến từ 30 đến 90 ngày không phát sinh giao dịch đã được xem là hàng tồn kho lâu ngày. Quan trọng là sản phẩm đó không còn đóng góp vào dòng tiền và chiếm dụng không gian lưu kho.

5.2. Tồn kho lâu ngày có nên giảm giá mạnh không?

Có thể, nhưng không phải lúc nào cũng cần. Trước khi giảm giá, hãy xem xét khả năng tái đóng gói, tặng kèm hoặc bán ở kênh khác. Giảm giá là phương án cuối nếu hàng đã lỗi thời hoặc gần hết hạn sử dụng.

5.3. Những mặt hàng nào thường gặp tình trạng tồn kho lâu ngày?

• Thời trang theo mùa
• Mỹ phẩm cận date
• Sản phẩm theo trend
• Đồ điện tử lỗi thời nhanh

Với những nhóm hàng này, cần theo dõi sát hạn lưu kho và có kế hoạch xử lý sớm.

5.4. Xử lý hàng tồn kho có ảnh hưởng đến kế toán không?

Có. 

Nếu không xử lý đúng cách, tồn kho sẽ gây sai lệch báo cáo tài chính làm tăng chi phí lưu kho, che lấp dòng tiền thật. Khi cần, nên lập danh sách hủy hoặc thanh lý để bóc tách đúng trên sổ sách kế toán.

5.5. Có nên giữ hàng tồn kho để chờ bán lại vào dịp khác?

Chỉ khi chắc chắn hàng còn giá trị sử dụng và có khả năng tiêu thụ ở mùa tới. Ngược lại, để lâu không chỉ gây chi phí bảo quản mà còn tiềm ẩn rủi ro lỗi thời, mất giá hoặc hỏng hóc.

5.6. Xử lý hàng tồn kho có cần quy trình rõ ràng không?

Cần. 

Vì nếu không có quy trình, bạn dễ xử lý sai mã hàng, tính nhầm giá vốn hoặc cập nhật thiếu dữ liệu kho. Tối ưu nhất là thiết lập quy trình xử lý tồn kho định kỳ theo tháng, quý, sử dụng công cụ hỗ trợ kiểm soát.

5.7. Làm sao quản lý tồn kho không bị đọng vốn lâu dài?

• Phân nhóm hàng hóa theo tốc độ bán
• Dự báo và nhập hàng theo nhu cầu
• Cảnh báo hàng bán chậm
• Chủ động đẩy hàng cũ khi có hàng mới về

Phần lớn hàng tồn kho không gây thiệt hại ngay lập tức mà âm thầm bào mòn lợi nhuận, dòng tiền, khiến bạn luôn thấy thiếu vốn dù doanh số vẫn tăng. Tôi hy vọng những chia sẻ trên giúp bạn chủ động hơn, kiểm soát tốt hàng tồn kho trước khi quá muộn.