Quy định về viết hóa đơn cho khách hàng cá nhân

Thông thường trong mua bán, khách hàng là cá nhân sẽ không lấy hóa đơn. Các doanh nghiệp cũng không chú ý tới việc viết hóa đơn cho khách hàng là cá nhân, do vậy những doanh nghiệp mà khách hàng chủ yếu là cá nhân thường hay lúng túng trong việc xuất hóa đơn cho khách hàng. Vậy quy định về việc xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân như thế nào? Bài viết dưới đây, Nhanh.vn sẽ giúp các bạn tìm hiểu vấn đề này.

Theo quy định hiện hành tại Điều 4 và Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC (bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thay thế hoàn toàn Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC):

– Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng cá nhân, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua cho mọi giao dịch (bãi bỏ hoàn toàn ngưỡng 200.000 đồng cũ). Kể cả khi khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, người bán vẫn phải xuất hóa đơn điện tử đầy đủ theo quy định.

– Đối với khách hàng cá nhân không có mã số thuế, trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có mã số thuế của người mua; tên người mua ghi rõ thông tin họ tên (hoặc "người mua không lấy hóa đơn").

– Riêng đối với hoạt động bán lẻ xăng dầu, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp/cửa hàng bắt buộc phải phát hành hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng kết nối dữ liệu tự động với cơ quan thuế.

Theo quy định trên thì doanh nghiệp không cần lập hóa đơn lẻ cung cấp cho từng khách hàng trong những trường hợp sau:

Bán hàng theo bảng kê số…. ngày…..

- Khách hàng là cá nhân, hoặc tổ chức nhưng không lấy hóa đơn

- Khách hàng là cá nhân hoặc tổ chức, nhưng không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế

Tuy không cần xuất hóa đơn lẻ cho từng khách hàng nêu trên, nhưng cuối ngày, doanh nghiệp phải lập bảng kê những đơn hàng, hàng hóa tiêu thụ trong ngày mà khách hàng không lấy hóa đơn, để xuất một hóa đơn vào cuối ngày. Trên hóa đơn, phần Tên người mua hoặc Địa chỉ, ghi rõ : ” Người mua không lấy hóa đơn” hoặc ” Người mua không cung cấp địa chỉ”. Phần nội dung ghi rõ ” Bán hàng theo bảng kê số…. ngày…..” nếu lập bảng kê.

Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn với trường hợp hóa đơn trên 200.000 đồng

Lưu ý:

• Trường hợp có ít người mua không lấy hóa đơn trong ngày, hoặc lượng hàng ít, hay chỉ có 1 mức thuế, doanh nghiệp không cần lập  bảng kê.
• Trường hợp khách hàng cá nhân mua hàng dưới 200.000 đồng, doanh nghiệp tổng hợp và ghi chung vào hóa đơn cuối ngày 
• Vì người mua không lấy hóa đơn nên phần chữ ký người mua được để trống, đồng thời liên giao cho khách vẫn được lưu tại quyển hóa đơn
• Trường hợp hóa đơn trên 200.000 đồng thì doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện xuất hóa đơn. Nếu không đủ thông tin tên người mua, địa chỉ mã số thuế thì doanh nghiệp thực hiện ghi rõ “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”, hoặc người mua không lấy hóa đơn thì doanh nghiệp gộp lại để lập bảng kê, nếu có nhiều người mua không lấy hóa đơn trong ngày.

Xem thêm: Hóa đơn bán lẻ có được tính vào chi phí không?

Theo điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC quy định về việc xử phạt đối với vi phạm trong sử dụng hóa đơn như sau:

a) Đối với hành vi không lập đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định, trừ các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải lập đầy đủ các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Tài chính:

- Phạt cảnh cáo đối với hành vi không lập đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, trừ các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải lập đầy đủ các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, nếu các nội dung này không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

Trường hợp tổ chức, cá nhân đã lập hóa đơn và không lập đủ các nội dung bắt buộc theo quy định nhưng tự phát hiện ra và lập hóa đơn mới điều chỉnh, bổ sung các nội dung bắt buộc theo quy định thì không bị xử phạt.

- Phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi không lập đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, trừ các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải lập đầy đủ các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

b) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

- Lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua, trừ trường hợp trên hóa đơn ghi rõ người mua không lấy hóa đơn hoặc hóa đơn được lập theo bảng kê;

- Không lập bảng kê hoặc không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

- Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế.

Xem thêm: Xuất hóa đơn cho cá nhân: Quy định và cách thực hiện đúng chuẩn

Như vậy, nếu doanh nghiệp nếu không xuất trình hóa đơn theo đúng quy định, kể cả với khách hàng cá nhân thì sẽ bị phạt hành chính. Doanh nghiệp cần phải chú ý đến việc quản lý hóa đơn bởi nó là chứng từ minh chứng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, làm cơ sở xác định thuế và các vấn đề tài chính khác cho doanh nghiệp. Hiện nay các tổ chức, cá nhân kinh doanh thường sử dụng phần mềm tiện ích để hỗ trợ việc quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra. Phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng, nó hỗ trợ quản lý các hoạt động mua bán, làm cơ sở tạo lập đối chiếu hóa đơn một cách chính xác và không bị bỏ lỡ trong việc xuất hóa đơn cho khách hàng.

Trên đây là một vài quy định về hóa đơn cho khách hàng cá nhân. Hy vọng bài viết cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích!