Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng tối ưu hiệu quả cho chủ shop

Đã có rất nhiều chủ shop gặp tình trạng đơn hàng bị bỏ sót, tồn kho sai lệch và doanh thu khó kiểm soát khi bán trên nhiều kênh. Vì vậy, có những chủ shop đã tìm đến giải pháp thông minh và hiệu quả hơn đó chính là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Đây là “chìa khóa” giúp chủ shop giải được bài toán vận hành tối ưu, tiết kiệm thời gian và gia tăng lợi nhuận.

1. Phần mềm quản lý bán hàng là gì? 

Phần mềm quản lý bán hàng là một hệ thống tích hợp các tính năng nhằm giúp các cửa hàng, doanh nghiệp (từ cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ đến chuỗi cửa hàng lớn) quản lý hiệu quả toàn bộ hoạt động bán hàng. Từ khâu nhập hàng, theo dõi tồn kho, quản lý doanh thu cho đến chăm sóc khách hàng, tất cả đều được thực hiện tập trung và minh bạch trên cùng một nền tảng

2. Tại sao chủ shop cần phần mềm quản lý bán hàng?

Một trong những câu hỏi thường gặp của chủ shop là: Tại sao cần dùng phần mềm quản lý bán hàng thay vì làm thủ công? Câu trả lời là: Quy trình bán hàng luôn phát sinh nhiều vấn đề như nhầm lẫn số liệu, khó kiểm soát tồn kho, thiếu báo cáo kịp thời. Đây là những điều mà quản lý thủ công không giải quyết triệt để và phần mềm bán hàng chính là công cụ xử lý những vấn đề đó

Để hiểu rõ hơn giá trị mà phần mềm mang lại, bạn có thể tham khảo 8 lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng dành cho chủ kinh doanh.

3. Các tính năng quan trọng của phần mềm quản lý bán hàng

Khi quyết định lựa chọn giải pháp phần mềm bán hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh, bạn nên tìm hiểu những tính năng của phần mềm bán hàng bạn chọn. Đây chính là “xương sống” quyết định phần mềm có thực sự hỗ trợ tối ưu vận hành hay không.

3.1. Quản lý sản phẩm

Một tính năng rất quan trọng mà một phần mềm quản lý bán hàng không thể nào thiếu đó chính là tính năng quản lý sản phẩm. 

Thực tế, khi cửa hàng có hàng trăm đến hàng nghìn sản phẩm, việc ghi sổ thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn, thiếu sót. Phần mềm phải cập nhật được chi tiết từng mặt hàng: mã SKU, giá bán, hình ảnh, số lượng tồn. Ngoài ra, hệ thống có thể phân loại theo nhóm, thương hiệu, đặc tính sản phẩm.

Đặc biệt, với việc kinh doanh đa kênh trên Shopee, Lazada hay TikTok Shop, phần mềm quản lý sản phẩm sẽ đồng bộ dữ liệu về một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, bạn không cần nhập liệu lặp đi lặp lại trên từng kênh, vừa tiết kiệm thời gian vừa hạn chế sai sót.

Để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của quản lý sản phẩm, bạn có thể tham khảo thêm tại bài viết Quản lý sản phẩm là gì? Vì sao cực quan trọng với bán hàng đa kênh?

3.2. Quản lý bán hàng

Một phần mềm bán hàng tối thiểu phải có chức năng hỗ trợ bán trực tiếp tại quầy. Điều này bao gồm: quét mã vạch, in hóa đơn, áp dụng khuyến mãi, tính toán nhanh chóng.

Thay vì ghi đơn thủ công dễ nhầm giá, phần mềm POS giúp giao dịch chính xác và chuyên nghiệp hơn. Không chỉ thế, khi bán online, hệ thống sẽ tự động đồng bộ đơn hàng từ website, Facebook, Shopee, Lazada… về chung một nơi, giúp bạn quản lý tập trung.

3.3. Quản lý kho hàng

Sai sót tồn kho là một trong những nỗi lo lớn nhất của chủ shop. Bán nhầm, bán trùng hoặc thiếu hàng để giao đều ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách. Một phần mềm bán hàng tối thiểu cần có chức năng quản lý kho: nhập - xuất - tồn theo thời gian thực.

Hệ thống có thể hiển thị cảnh báo tồn kho thấp, giúp bạn kịp thời nhập hàng. Đồng thời, bạn còn dự báo được số lượng hàng cần nhập để có kế hoạch nhập hàng chính xác, kịp thời. 

Ngoài ra phần mềm cần giúp cho nhà bán hàng quản lý được vị trí kho hàng của tất cả các sản phẩm. Khi diện tích kho lớn, quá nhiều sản phẩm, việc nhân viên phải nhớ từng vị trí sản phẩm để lấy hàng rất bất tiện. 

Một quy trình quản lý kho hàng cụ thể bao gồm những bước gì? Hãy tìm hiểu thêm về nghiệp vụ quản lý kho thực tế qua bài viết Quy trình quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ. Biết được quy trình quản lý kho thực tế, bạn sẽ dễ dàng hiểu về cách phần mềm bán hàng hỗ trợ nghiệp vụ này. 

3.4. Quản lý doanh thu

Để bán hàng hiệu quả, việc cần làm cũng là kiểm soát doanh thu. Tính năng quản lý doanh thu trong phần mềm cần giúp chủ shop theo dõi toàn bộ dòng tiền: từ tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử đến công nợ khách.

• Theo dõi đa kênh: doanh thu cửa hàng, website, sàn TMĐT đều được gom về một báo duy nhất.
• So sánh thời gian: báo cáo theo ngày - tuần - tháng hoặc so với cùng kỳ năm trước để thấy xu hướng.
• Tách bạch chi nhánh/nhân viên: biết được điểm bán nào, nhân sự nào đang mang lại doanh thu tốt nhất.
• Cảnh báo chênh lệch: nếu doanh thu quầy và số tiền thực nộp lệch, hệ thống ghi nhận để đối soát ngay.

3.5. Quản lý đơn hàng

Từ lúc tạo đơn đến khi giao thành công, tất cả đều cần được theo dõi minh bạch. Đây là một tính năng cần phải có của một phần mềm bán hàng. Đặc biệt khi bán online, hệ thống sẽ liên kết trực tiếp với đơn vị vận chuyển, so sánh các đơn vị vận chuyển giúp bạn biết đơn đang ở trạng thái nào: chờ lấy hàng, đang giao hay đã giao thành công. Điều này không chỉ giúp hạn chế giao nhầm hoặc thất lạc mà còn tăng sự tin cậy cho khách hàng. Một quy trình đơn hàng rõ ràng sẽ nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của shop.

Ngoài ra, hệ thống sẽ hỗ trợ người bán đối soát với đơn vị vận chuyển để tránh tình trạng đơn vị vận chuyển bị nhầm lẫn, đảm bảo bạn được nhận đủ số tiền 

Đối soát trong vận chuyển được hiểu là quá trình đơn vị vận chuyển thanh toán tiền thu hộ cho chủ cửa hàng sau khi đã trừ đi các chi phí của đơn hàng đã hoàn thành trước lịch đối soát.

Tiền đối soát = Tiền thu hộ (COD) - Phí vận chuyển - Phí thu hộ (nếu có) - Phí vượt cân (nếu có) - Phí bảo hiểm đơn hàng (nếu có) - Phí chuyển hoàn (nếu có) + Hoàn cước (nếu có)

Nếu bạn chưa rõ phần mềm quản lý bán hàng có thể hỗ trợ bạn thế nào? Trải nghiệm Nhanh.POS miễn phí 7 ngày ngay hôm nay!

4. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp

Khi số lượng sản phẩm và đơn hàng ngày càng nhiều, việc lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý bán hàng phù hợp sẽ quyết định hiệu quả vận hành. Chủ shop có thể dựa trên 6 tiêu chí sau:

4.1. Sát với nhu cầu doanh nghiệp

Mỗi ngành hàng có đặc thù riêng. Chẳng hạn, shop thời trang cần phần mềm quản lý được size - màu; cửa hàng mỹ phẩm quan tâm nhiều đến hạn sử dụng và lô sản xuất; trong khi cửa hàng tạp hóa lại chú trọng vào số lượng và tốc độ bán.

Khi lựa chọn phần mềm, phải chọn phần mềm hỗ trợ giao diện theo từng ngành hàng. Điều này tránh tình trạng “phần mềm nhiều tính năng nhưng không đúng việc”.

4.2. Thương hiệu uy tín

Một phần mềm quản lý bán hàng không chỉ cần đủ tính năng, mà còn phải đến từ nhà cung cấp uy tín. Uy tín thể hiện ở nhiều khía cạnh:

• Số lượng khách hàng thực tế: Những phần mềm đã có hàng chục nghìn shop sử dụng sẽ chứng minh được chất lượng của phần mềm.
• Khách hàng tiêu biểu: Nếu phần mềm đã được các thương hiệu lớn tin dùng thì phần mềm đó sẽ mang lại sự tin cậy cao hơn.
• Cộng đồng người dùng: Những phần mềm có cộng đồng hỗ trợ, nhóm chia sẻ kinh nghiệm là dấu hiệu cho thấy phần mềm được nhiều người tin tưởng và sử dụng. 

Tránh ham phần mềm giá rẻ, vì thực tế nhiều shop từng gặp tình huống: mới dùng vài tháng đã phải đổi do hệ thống thường xuyên lỗi, dữ liệu bị sai lệch hoặc không có nhân viên hỗ trợ. Khi đó, chi phí chuyển đổi dữ liệu và đào tạo lại nhân sự còn tốn kém gấp nhiều lần.

4.3. Đơn giản, dễ sử dụng

Phần mềm càng dễ thao tác thì nhân viên mới càng nhanh làm quen. Điều này giảm rủi ro nhập sai dữ liệu và giúp tăng tốc độ phục vụ khách hàng.

Chẳng hạn: 

• Khi bán hàng, chỉ cần quét mã vạch, phần mềm tự động hiển thị tên sản phẩm, giá bán, tồn kho. Nhân viên không cần gõ tay, tránh sai giá hoặc ghi nhầm mã hàng.
• Trong quá trình thu ngân, giao diện rõ ràng sẽ giúp xuất hóa đơn, in biên lai chỉ trong vài giây, rút ngắn thời gian chờ đợi của khách.
• Khi nhập sản phẩm mới, phần mềm có tính năng import Excel hàng loạt thay vì nhập từng sản phẩm, giúp tiết kiệm hàng giờ đồng hồ.

4.4. Hỗ trợ nhiều phiên bản, thiết bị

Chủ shop ngày nay cần quản lý linh hoạt: Xem báo cáo trên điện thoại, xử lý đơn hàng trên máy tính hoặc tra cứu tồn kho ngay tại cửa hàng bằng tablet. Với chuỗi cửa hàng, khả năng đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị và nhiều chi nhánh theo thời gian thực là điều bắt buộc, nếu không sẽ dẫn đến sai số và chậm trễ. Ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

4.5. Dịch vụ sau bán hàng

Một phần mềm tốt còn nằm ở việc có dịch vụ hỗ trợ đầy đủ: đào tạo, tư vấn, bảo trì. Chủ shop nên ưu tiên đơn vị có đội ngũ CSKH nhanh chóng, nhiệt tình để khi gặp vấn đề khi sử dụng phần mềm, sẽ nhanh chóng được hỗ trợ. 

4.6. Phần mềm luôn cập nhật mới

Các thông tin về thị trường bán hàng thường luôn được cập nhật. Có những chính sách, quy định hay thay đổi như: Chính sách từ Shopee, TikTok Shop, hay quy định về hóa đơn điện tử, thuế… đều cần phần mềm liên tục cập nhật. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh với các đối thủ. 

Hiểu được các tính năng cần có và tiêu chí lực chọn phần mềm tốt nhưng bạn đang băn khoăn chưa biết trên thị trường hiện nay có những phần mềm quản lý bán hàng nào được tin dùng. Tìm hiểu thêm Top 15 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, hiệu quả nhất để có lựa chọn chính xác.

5. Nhanh.POS - Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng cho chủ shop

Trên thị trường Việt Nam hiện nay có rất nhiều phần mềm tốt, đáp ứng được các tiêu chí sử dụng phần mềm cũng như có đầy đủ những tính năng quản lý bán hàng. Một trong những phần mềm tiêu biểu đó là phần mềm Nhanh.POS

5.1. Những tính năng nổi bật trong quản lý bán hàng của phần mềm Nhanh.POS

Phần mềm Nhanh.POS sở hữu các tính năng đầy đủ của một phần mềm quản lý bán hàng:

• Quản lý sản phẩm
• Quản lý bán hàng
• Quản lý kho hàng 
• Quản lý đơn hàng
• Quản lý doanh thu

Trong đó, những tính năng nổi bật của phần mềm này là:

• Quản lý sản phẩm không giới hạn. Đồng bộ tất cả các sản phẩm trên các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiktok chỉ ở trên một nền tảng. Hạn chế việc phải nhập liệu nhiều, phải qua lại trên các TMĐT khác nhau. 
• Hỗ trợ kiểm kho nhanh chóng bằng công cụ máy quét mã vạch. Kiểm kho nhanh, tránh thất thoát hàng hóa. 
• Cho phép kiểm tra tồn kho giữa các cửa hàng, giúp phân bổ kho hợp lý.
• Sắp xếp vị trí trong kho, tránh cho nhân viên phải mất thời gian tìm sản phẩm trong kho
• Dự báo nhập hàng theo tồn kho thực tế, ra quyết định nhập hàng đầy đủ, chính xác, quyết định chi phí. 
• Kiểm soát hóa đơn có chiết khấu, tích điểm, công nợ. Tính tiền đúng cho khách hàng. 
• Kết nối trực tiếp với các hãng vận chuyển, đối soát với hãng vận chuyển, hạn chế thất thoát dòng tiền.
• Theo dõi doanh thu theo tháng - quý - năm, so sánh lợi nhuận theo thời gian. Các báo cáo về hệ số xoay vòng hàng tồn kho, tỷ lệ khách hàng quay lại, số lượng khách ghé thăm cửa hàng

Xem chi tiết về tính năng quản lý vị trí sản phẩm trong kho của phần mềm Nhanh.POS sau đây: 

5.2. Phần mềm Nhanh.POS phù hợp với những đối tượng nào? 

Phần mềm Nhanh.POS rất phù hợp với:

• Doanh nghiệp bán lẻ, bán sỉ, 
• Doanh doanh trực tuyến 
• Chuỗi cửa hàng.

Phần mềm có khả năng thích ứng đa dạng ngành hàng: thực phẩm, thời trang, điện tử...

Muốn khám phá chi tiết các tính năng quản lý bán hàng thông minh và trải nghiệm cách Nhanh.POS giúp tối ưu mọi nghiệp vụ cho shop của bạn? Hãy tìm hiểu thêm tại: 

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Shop nhỏ có cần phần mềm không?

Có. Khi đơn/ngày tăng hoặc có từ 100+ SKU, việc ghi chép thủ công dễ sai và tốn thời gian. Phần mềm giúp chuẩn hóa quy trình, giảm nhầm lẫn, nhìn doanh thu - tồn kho rõ ràng để xoay vốn đúng lúc.

Dữ liệu về sản phẩm có nhập dữ liệu từ Excel được không?

Được. Hầu hết hỗ trợ import danh mục sản phẩm, tồn đầu kỳ, khách hàng, bảng giá. Mẹo: dọn dữ liệu trước (SKU, mã vạch, size/màu, đơn vị tính) để tránh trùng lặp về sau.

Phần mềm Nhanh.POS cung cấp những tính năng nào? 

Phần mềm Nhanh.POS cung cấp những tính năng cần thiết và cơ bản của một phần mềm quản lý bán hàng đó là quản lý đơn hàng, quản lý sản phẩm, quản lý bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý doanh thu. Trong đó, phần mềm nổi bật bởi những báo cáo về tình hình kinh doanh chi tiết giúp bạn có thể điều chỉnh kế hoạch kinh doanh của mình. 

Phần mềm Nhanh.POS có kết nối được với các thiết bị bán hàng khác không? 

Phần mềm Nhanh.POS có thể tích hợp được với nhiều thiết bị bán hàng khác nhau, bao gồm:

• Máy in hóa đơn: Nhanh.POS tích hợp với nhiều loại máy in hóa đơn, cho phép in hóa đơn bán hàng và xuất báo cáo doanh thu.
• Máy quét mã vạch: Nhanh.POS hỗ trợ các loại máy quét mã vạch để quét mã sản phẩm và tiện lợi hơn trong quản lý kho hàng.
• Máy đọc thẻ thanh toán: Nhanh.POS tích hợp với nhiều loại máy đọc thẻ thanh toán, giúp cho quá trình thanh toán trở nên nhanh chóng và an toàn hơn.
• Máy tính tiền: Nhanh.POS có thể tích hợp với các loại máy tính tiền, giúp quản lý doanh thu và đơn hàng một cách chính xác và hiệu quả hơn.
• Thiết bị di động: Nhanh.POS có thể được sử dụng trên các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng, giúp cho việc quản lý bán hàng trở nên linh hoạt và thuận tiện hơn.

Phần mềm quản lý bán hàng vửa là công cụ hỗ trợ đặc lực giúp chủ shop quản lý việc kinh doanh hiệu quả. Nhờ các tính năng quản lý bán hàng, đơn hàng, sản phẩm, kho hàng, doanh thu thông minh, bạn có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng, mở rộng quy mô và gia tăng lợi nhuận bền vững trong kinh doanh.