Có bắt buộc dùng máy in khi bán hàng trên Shopee không?

Không ít người nghĩ rằng bán hàng trên Shopee thì chỉ cần có sản phẩm, tài khoản là bắt đầu được ngay. Nhưng đến khi tạo đơn hàng đầu tiên mới “tá hỏa” vì Shopee yêu cầu in mã vận đơn và dán lên gói hàng. Lúc này câu hỏi xuất hiện: Bán hàng trên Shopee có cần máy in không? Nếu chưa có thì thì xử lý thế nào?

Trong bài viết này, tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định thực tế từ Shopee năm 2025, các giải pháp thay thế khi chưa có máy in và gợi ý khi nào nên đầu tư thiết bị này để vận hành chuyên nghiệp hơn.

1. Bán hàng trên Shopee có bắt buộc dùng máy in không?

Một trong những băn khoăn phổ biến nhất của người mới bắt đầu bán hàng trên Shopee là: “Có bắt buộc phải dùng máy in không?” Câu hỏi tưởng chừng đơn giản, nhưng lại liên quan trực tiếp đến quy trình vận hành và chi phí đầu tư ban đầu của shop.

Câu trả lời là: KHÔNG BẮT BUỘC. 

Shopee không ép buộc người bán phải sở hữu máy in để được phép kinh doanh trên nền tảng. Tuy nhiên, để xử lý đơn hàng trơn tru, in mã vận đơn và giao hàng đúng quy trình, thì máy in lại trở thành một công cụ cực kỳ cần thiết, đặc biệt khi lượng đơn hàng của bạn bắt đầu tăng lên.

1.1. Quy định chính thức từ Shopee

Theo quy định chính thức từ Shopee, mỗi đơn hàng cần được in mã vận đơn và dán lên gói hàng trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển và hiện nay Shopee cũng linh hoạt cho phép người bán ghi mã vận đơn bằng tay trong trường hợp không thể in.

Vậy có nghĩa là bạn vẫn có thể bán hàng mà không cần máy in, miễn là vẫn đảm bảo cung cấp mã vận đơn rõ ràng và đầy đủ khi gửi hàng.

1.2. Phân biệt theo hình thức vận hành

Bạn có cần dùng máy in hay không cũng phụ thuộc vào hình thức bạn vận hành đơn hàng:

• Shop tự giao cho đơn vị vận chuyển tại kho riêng: bạn cần tự in và dán mã vận đơn lên từng đơn hàng → Máy in gần như cần thiết.
• Shop gửi hàng tại điểm lấy hàng (bưu cục, điểm lấy của GHN, GHTK, v.v.): nhiều điểm giao hàng đã có hỗ trợ in hộ mã vận đơn, nhưng bạn cần liên hệ trước để xác minh dịch vụ này.

Tóm lại, bán hàng trên Shopee không bắt buộc phải có máy in, nhưng việc có nên đầu tư máy in hay không lại phụ thuộc vào quy mô đơn hàng, mô hình vận hành và mức độ chuyên nghiệp bạn muốn hướng tới.

2. Các cách xử lý đơn hàng Shopee nếu không có máy in

Nếu bạn chưa sẵn sàng đầu tư máy in khi mới bắt đầu kinh doanh trên Shopee, cũng đừng quá lo lắng. Có khá nhiều cách để bạn vẫn vận hành đơn hàng ổn định mà không vi phạm quy trình vận chuyển của sàn. 

2.1. Sử dụng điện thoại để hiển thị mã vận đơn

Shopee hiện tại đã cho phép bạn tải file PDF phiếu giao hàng trực tiếp từ ứng dụng. 

Bạn có thể:

• Mở file trên điện thoại
• Đưa cho shipper hoặc nhân viên bưu cục quét mã QR/mã vạch trực tiếp trên màn hình

Ưu điểm: Không cần in giấy, xử lý nhanh, tiện lợi nếu đơn hàng ít

Nhược điểm:

• Ảnh chụp màn hình có thể dễ bị mờ, khó quét
• Khó thao tác nếu cùng lúc có nhiều đơn
• Một số điểm lấy hàng không chấp nhận thao tác này

 Nếu bạn không có máy in, bạn có thể áp dụng ngay cách in đơn hàng Shopee bằng điện thoại đơn giản và tiện lợi.

Bạn hãy tham khảo chi tiết cách hướng dẫn in đơn hàng Shopee bằng điện thoại để xử lý đơn nhanh chóng mà không cần đầu tư thiết bị in.

2.2. Nhờ in hộ tại điểm lấy hàng của đơn vị vận chuyển

Một số đơn vị như GHN, GHTK, J&T hiện có điểm lấy hàng hỗ trợ người bán in mã vận đơn tại chỗ. Bạn chỉ cần cung cấp mã đơn, nhân viên bưu cục sẽ in và dán giúp bạn.

Ưu điểm: Không mất chi phí mua máy in, tiết kiệm thời gian in ấn

Nhược điểm:

• Không phải điểm nào cũng hỗ trợ
• Có thể tính thêm phụ phí in ấn
• Phụ thuộc vào giờ làm việc và chính sách từng bưu cục

2.3. Mang đơn ra cửa hàng in ấn bên ngoài

Nếu bạn chưa có nhiều đơn và không tiện đầu tư máy in, bạn có thể lưu file phiếu giao hàng dưới dạng PDF và mang ra các tiệm photocopy hoặc in kỹ thuật số gần nhà.

Ưu điểm: Dễ thực hiện, chi phí thấp cho vài đơn lẻ

Nhược điểm:

• Tốn công đi lại
• Không chủ động được thời gian
• Khó mở rộng khi đơn hàng tăng

2.4. Gửi file vận đơn qua email cho bên giao nhận

Một số shop đang áp dụng cách lưu đơn hàng dưới dạng PDF, rồi gửi email hoặc tin nhắn cho shipper hoặc đơn vị vận chuyển để họ tự in tại kho. Nhưng cách này không phổ biến và không phù hợp với quy trình xử lý hàng loạt, vì có thể gây sai sót hoặc thất lạc.

2.5. Viết tay phiếu giao hàng

Trong trường hợp khẩn cấp, bạn hoàn toàn có thể viết tay mã vận đơn và thông tin người nhận lên bao bì nhưng không khuyến khích bạn dùng phương án này lâu dài vì có thể gây: 

• Tốn thời gian ghi chép thủ công
• Dễ sai thông tin
• Gói hàng mất tính chuyên nghiệp
• Khó đối chiếu khi khiếu nại hoặc hoàn hàng

Dù có khá nhiều cách để xử lý đơn hàng khi không có máy in nhưng các giải pháp này chỉ mang tính tạm thời. Một khi đơn hàng tăng đều, việc tiếp tục sử dụng phương pháp thủ công sẽ khiến shop bạn gặp rủi ro như: giao sai hàng, thất lạc kiện, hoặc giảm trải nghiệm khách hàng.

Bạn nên chuẩn bị sẵn lộ trình đầu tư máy in nếu mục tiêu là phát triển bền vững và chuyên nghiệp trên Shopee. Và đừng lo, ở phần tiếp theo, tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ vì sao việc sở hữu một chiếc máy in đơn hàng lại “đáng đồng tiền bát gạo” đến vậy.

3. Vì sao người bán chuyên nghiệp nên trang bị máy in đơn hàng?

Sau giai đoạn đầu thử nghiệm mô hình bán hàng với số đơn còn ít, nhiều shop trên Shopee dần bước vào giai đoạn tăng trưởng khiến việc trang bị máy in đơn hàng không phải là “nên” mà là “phải có” nếu muốn kinh doanh một cách bền vững và chuyên nghiệp trên sàn thương mại điện tử này.

3.1. Tăng tốc độ xử lý đơn hàng và tiết kiệm thời gian

Khi số lượng đơn hàng tăng lên 10 đến 20 đơn/ngày, việc viết tay mã vận đơn hay đi in bên ngoài sẽ nhanh chóng trở thành điểm nghẽn. 

Thay vào đó, với vài thao tác đơn giản trên máy tính hoặc điện thoại, bạn có thể in nhanh hàng loạt mã vận đơn trong vài phút. Đối với các shop sử dụng dịch vụ lấy hàng tại kho, hệ thống xử lý cần được chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước, bao gồm cả việc dán mã vận đơn đầy đủ trước khi shipper đến nhận hàng.

Muốn xử lý đơn Shopee nhanh hơn, chính xác hơn? Nhanh.POS - phần mềm bán hàng tại cửa hàng giúp kết nối máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, in tem chỉ trong vài thao tác. Tăng tốc xử lý đơn - Giảm nhầm lẫn - Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Một shop bán đồ gia dụng tại Hà Nội chia sẻ rằng khi đơn tăng từ 5 lên 20 đơn/ngày, việc chạy ra tiệm in khiến họ mất trung bình 40 phút mỗi buổi sáng. Sau khi đầu tư máy in Xprinter XP-420B, thời gian in đơn chỉ còn dưới 10 phút, lại có thể in hàng loạt, giúp họ tiết kiệm gần 2 tiếng mỗi ngày cho khâu chuẩn bị hàng.

3.2. Đảm bảo tính chính xác và tránh nhầm lẫn đơn hàng

Máy in giúp bạn tạo mã vận đơn rõ ràng, dễ quét, hạn chế tối đa các lỗi sai thường gặp khi ghi tay như thiếu số, nhầm tên khách, sai địa chỉ,... Những sai sót này nếu không được phát hiện kịp thời có thể khiến đơn bị hoàn, khách phàn nàn hoặc tệ hơn là đánh giá 1 sao cho shop.

3.3. Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng

Một gói hàng được dán tem in chỉn chu luôn tạo thiện cảm tốt hơn so với gói hàng nguệch ngoạc viết tay. Chuyên nghiệp từ những chi tiết nhỏ là cách các shop bán hàng lâu năm giữ chân khách hàng và nâng cao tỷ lệ quay lại mua hàng (returning customer rate).

Đặc biệt nếu bạn đang xây dựng thương hiệu cá nhân hoặc shop chuyên bán sản phẩm cao cấp (mỹ phẩm, công nghệ, thời trang), thì việc đầu tư máy in là một phần quan trọng trong chiến lược tạo trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

3.4. Hỗ trợ quản lý kho và xử lý khiếu nại dễ dàng hơn

Tem vận đơn dùng để giao hàng và giúp bạn theo dõi, đối soát và lưu trữ thông tin đơn hàng một cách hệ thống. 

Khi xảy ra sai sót, đổi trả hoặc cần xác minh đơn hàng, việc có mã vận đơn in sẵn sẽ giúp bạn xử lý nhanh chóng, tránh mất dữ liệu hoặc tranh cãi không đáng có.

3.5. Chi phí đầu tư hợp lý, hiệu quả dài hạn

Máy in tem nhiệt hoặc máy in đơn hàng chuyên dụng hiện nay không còn quá đắt đỏ. Chỉ từ 1,5 đến 3 triệu đồng, bạn đã có thể sở hữu một thiết bị hoạt động ổn định, phù hợp với nhu cầu của hầu hết các shop nhỏ và vừa. 

Quan trọng hơn, đầu tư này giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức, hạn chế lỗi vận hành và nâng cao năng lực xử lý đơn hàng - yếu tố sống còn trên các sàn thương mại điện tử cạnh tranh khốc liệt như Shopee.

Việc trang bị máy in không phải là điều kiện bắt buộc để bán hàng trên Shopee, nhưng nếu bạn đang hướng đến sự chuyên nghiệp, ổn định và tối ưu vận hành, thì máy in là khoản đầu tư “nhỏ mà có võ”.

Đảm bảo quá trình xử lý đơn hàng mượt mà, nhanh chóng và hạn chế sai sót, bạn nên nắm rõ quy trình giao hàng Shopee mới nhất 2025.

4. Các loại máy in đơn hàng Shopee phổ biến hiện nay

Xác định rằng việc trang bị máy in là bước đi cần thiết để bán hàng chuyên nghiệp trên Shopee.

Trên thị trường hiện nay, máy in dùng để in đơn hàng Shopee thường được chia làm hai nhóm chính: máy in văn phòng thông thường và máy in tem nhiệt chuyên dụng. Mỗi loại có ưu, nhược điểm riêng phù hợp với từng giai đoạn phát triển của shop.

4.1. Máy in văn phòng (in giấy A4)

Loại máy in phổ thông, có thể đã sẵn có trong nhiều hộ gia đình hoặc văn phòng nhỏ.

Ưu điểm:

• Chi phí đầu tư ban đầu thấp nếu đã có sẵn máy in
• Dễ sử dụng, dễ tìm mua giấy in
• Phù hợp với shop mới, đơn hàng ít, chưa cần quá chuyên nghiệp

Nhược điểm:

• Phải in ra giấy thường, sau đó dùng kéo cắt từng đơn và dán bằng keo
• Quy trình thủ công, tốn thời gian, dễ sai sót khi xử lý nhiều đơn
• Tốn chi phí mực in và bảo trì định kỳ
• Gói hàng trông không chuyên nghiệp nếu dùng giấy thường dán thủ công

4.2. Máy in tem nhiệt chuyên dụng

Dòng máy được thiết kế riêng cho việc in tem đơn hàng, tem mã vạch và tem nhãn sản phẩm.

Ưu điểm nổi bật:

• Không dùng mực → tiết kiệm chi phí
• Tốc độ in nhanh, chính xác, rõ nét
• Tem in có sẵn lớp keo chỉ cần lột, dán tiện lợi
• Gói hàng đẹp mắt, chuyên nghiệp
• Hỗ trợ in nhiều khổ tem khác nhau (50x70mm, 100x150mm phù hợp với Shopee)

Shop mỹ phẩm online tại TP.HCM cho biết trước đây phải in bằng máy A4 rồi cắt, dán từng tờ, tốn nhiều thời gian xử lý và dễ nhầm đơn nhưng khi chuyển sang máy in nhiệt, toàn bộ quy trình đóng gói diễn ra nhanh gọn, giảm sai sót tới 80% và tăng được 20% đơn mỗi ngày mà không cần thêm nhân sự.

Nhược điểm:

• Cần chi phí đầu tư ban đầu (1.5 đến 3 triệu đồng)
• Cần thời gian làm quen với phần mềm in ban đầu
  Chọn model phù hợp với hệ điều hành bạn đang sử dụng (Windows, Mac, Android…)

Để chi tiết hơn bạn có thể tham khảo bảng so sánh nhanh các loại máy in đơn hàng Shopee:

4.3. Một số dòng máy in tem phổ biến được người bán Shopee tin dùng

Nếu bạn đang phân vân lựa chọn thiết bị phù hợp, nhiều người bán Shopee hiện nay ưu tiên những dòng máy in có hiệu suất ổn định, dễ sử dụng và tương thích tốt với quy trình vận hành. Một số model nổi bật sau đã được cộng đồng đánh giá cao cả về chất lượng lẫn trải nghiệm thực tế: 

Máy in nhiệt trực tiếp (không dùng mực):

• Xprinter XP-420B (USB hoặc USB + LAN)
• Xprinter XP-DT108B
• Xprinter XP-350BM (có thêm cổng RS-232)
• Nyear NP-100L (máy cầm tay Bluetooth, tiện cho shipper)

Máy in chuyển nhiệt (dùng mực Ribbon):

• Godex GE300
• HPRT HT300
• Zebra ZT411 (cao cấp, công suất lớn)

Lưu ý khi chọn máy in:

• Chọn khổ in phù hợp: Shopee thường dùng khổ tem 100x150mm
• Tương thích hệ điều hành: Kiểm tra xem máy bạn dùng có phù hợp không
• Dễ thay tem, dễ sử dụng: Ưu tiên những dòng có hướng dẫn tiếng Việt hoặc cộng đồng hỗ trợ

Lựa chọn loại máy in phù hợp sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý đơn và tác động đến trải nghiệm người mua cũng như hiệu suất vận hành tổng thể của shop bạn. Với các shop đang muốn mở rộng quy mô, máy in tem nhiệt là giải pháp chuyên nghiệp đáng đầu tư nhất.

Bạn cần in phiếu gửi hàng nhanh chóng mà không mất thời gian? Đừng bỏ qua hướng dẫn in phiếu gửi Shopee cập nhật 2025 với các bước cực kỳ đơn giản và dễ thực hiện.

5. KHÔNG cần đầu tư máy in ngay lập tức khi nào?

Trong hành trình khởi nghiệp bán hàng trên Shopee, không phải lúc nào bạn cũng cần đầu tư máy in từ đầu. Trên thực tế, có những giai đoạn mà việc chưa trang bị máy in ngay là hợp lý về chi phí và giúp bạn linh hoạt hơn trong vận hành nhất là khi bạn đang thử nghiệm mô hình bán hàng hoặc còn đang xây dựng nền tảng ban đầu.

5.1. Khi shop mới mở, đơn hàng chưa ổn định

Bạn đang là người bán mới và lượng đơn hàng mỗi ngày chỉ ở mức 1 đến 5 đơn, thì chưa nhất thiết phải đầu tư ngay một chiếc máy in vì ở giai đoạn này, điều bạn nên ưu tiên là tối ưu sản phẩm, thử nghiệm giá, quảng cáo, cải thiện mô tả shop trên Shopee, còn việc xử lý đơn có thể dùng các giải pháp tạm thời như:

• Gửi file PDF ra tiệm in gần nhà
• Nhờ in hộ tại điểm gửi hàng (nếu đơn vị vận chuyển hỗ trợ)
• Ghi tay mã vận đơn (trong trường hợp bất khả kháng)

5.2. Khi bạn chưa xác định được sẽ bán hàng lâu dài

Có rất nhiều trường hợp người bán mở shop Shopee để thử nghiệm ý tưởng kinh doanh hoặc bán theo mùa vụ (dịp Tết, lễ, khuyến mãi). Trong các trường hợp này, việc bỏ ra 1.5 đến 3 triệu đồng để đầu tư máy in ngay lập tức đôi khi không hiệu quả, nhất là khi chưa chắc chắn shop sẽ hoạt động dài hạn.

5.3. Khi có đơn vị hỗ trợ xử lý đơn hàng hộ

Bạn đang hợp tác với bên thứ ba như đối tác fulfillment hoặc đơn vị dropshipping, thì họ thường sẽ đảm nhận luôn cả phần in ấn và xử lý vận đơn. Khi đó, bạn không cần tự in mã vận đơn và hoàn toàn có thể vận hành shop hiệu quả mà không cần sở hữu máy in.

5.4. Khi có điều kiện in ấn dễ dàng từ bên ngoài

Đối với người bán ở gần khu dân cư đông đúc hoặc gần trung tâm thành phố nơi có nhiều tiệm photocopy, in tem nhãn thì việc in ấn thủ công cũng không quá bất tiện nếu bạn chỉ xử lý vài đơn/ngày. Tuy nhiên, hãy luôn nhớ kiểm tra thời gian hoạt động, độ tin cậy và chi phí in ấn để không phát sinh sự cố vào giờ cao điểm.

Lưu ý: Đừng để sự “chưa sẵn sàng” làm gián đoạn vận hành

Không đầu tư máy in ngay từ đầu không đồng nghĩa với việc xem nhẹ tầm quan trọng của thiết bị này. Thay vào đó, bạn nên chủ động lập kế hoạch đầu tư dựa trên tốc độ tăng trưởng của đơn hàng. Khi đã đạt đến ngưỡng khoảng 10 đơn/ngày, việc đầu tư máy in là hoàn toàn xứng đáng và cần thiết để tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.

 Dù bạn đã có máy in hay chưa, dịch vụ Nhanh.Omnichannel của Nhanh.vn vẫn giúp bạn vận hành shop Shopee mượt mà với:

• Kết nối các sàn thương mại điện tử lớn nhất: Shopee, Lazada, Tiki, Sendo, TikTok Shop
• Hỗ trợ quản lý combo nhiều sản phẩm cùng loại và khác loại
• Nhập kho, xuất kho, điều chuyển hàng giữa các cửa hàng
• Xác nhận đơn hàng, đóng gói, in vận đơn, giao hàng, đối soát
• Kết nối những hãng vận chuyển lớn nhất

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

6.1. Không có máy in có được Shopee duyệt đơn hàng không?

Có. 

Shopee không bắt buộc người bán phải có máy in để duyệt đơn nhưng bạn vẫn phải đảm bảo cung cấp mã vận đơn đầy đủ, có thể bằng cách ghi tay, gửi ảnh, hoặc nhờ đơn vị vận chuyển hỗ trợ in.

Lưu ý: Việc ghi tay chỉ nên dùng trong trường hợp bất khả kháng và không nên duy trì lâu dài khi bạn muốn bán hàng chuyên nghiệp.

6.2. In đơn hàng Shopee bằng giấy A4 có được không?

Được. 

Nhiều shop mới bắt đầu sử dụng máy in văn phòng in ra giấy A4, sau đó cắt nhỏ và dán lên gói hàng bằng keo dán thủ công. Cách này hoàn toàn hợp lệ, nhưng kém thẩm mỹ, tốn thời gian và không phù hợp nếu shop bạn có nhiều đơn mỗi ngày.

6.3. Có thể dùng điện thoại để in đơn Shopee không?

Có. 

Với một số dòng máy in có hỗ trợ kết nối Bluetooth hoặc qua app mobile (chẳng hạn như dòng Xprinter hoặc Nyear NP-100L). Tuy nhiên, thao tác có thể hạn chế hơn so với việc in từ máy tính.

Lưu ý: Nếu bạn bán hàng chủ yếu qua điện thoại, hãy ưu tiên chọn máy in có hỗ trợ app riêng cho Android/iOS.

6.. Khi nào nên đầu tư máy in?

Nên đầu tư khi shop đạt trung bình từ 5 đến 10 đơn/ngày hoặc khi bạn đã xác định sẽ bán hàng lâu dài trên Shopee. Đầu tư sớm sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm nhầm lẫn và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

6.6. Máy in nào phù hợp nhất với người mới bán Shopee?

Bạn là người mới thì nên bắt đầu với máy in nhiệt trực tiếp không dùng mực như:

• Xprinter XP-420B
• XP-DT108B
• Nyear NP-100L (hỗ trợ in di động)

Chúng dễ sử dụng, giá thành hợp lý và được cộng đồng Shopee đánh giá cao.

Lựa chọn có nên dùng máy in hay không và chọn máy in loại nào, phụ thuộc rất lớn vào mục tiêu phát triển và quy trình vận hành của shop bạn. Hy vọng phần FAQ trên đã giải đáp phần lớn các thắc mắc thường gặp và giúp bạn có thêm cơ sở để đưa ra quyết định phù hợp.

Máy in không bắt buộc, nhưng lại là nền tảng cho vận hành hiệu quả khi bạn định hướng bán hàng nghiêm túc trên Shopee. Tôi tin rằng đầu tư đúng thiết bị vào đúng giai đoạn sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí nhân lực, tăng độ chính xác và xây dựng được hệ thống bán hàng bền vững.