Cấu trúc của một bản kế hoạch kinh doanh

Một nhà kinh doanh khôn ngoan luôn hiểu rõ tầm quan trọng của kế hoạch kinh doanh. Những kế hoạch sẽ cho biết liệu dự án có đi đến thành công hay không. Thiếu những kế hoạch và nghiên cứu là một trong những nguyên nhân cơ bản nhất làm những nhà kinh doanh bị thất bại trong những năm đầu của quá trình hoạt động. Và nếu bạn dành thời gian để viết kế hoạch kinh doanh trước khi bắt đầu, thì tỷ lệ thất bại sẽ giảm đi đáng kể.

Vì thế, có thể thấy rằng việc lập một bản kế hoạch kinh doanh là một điều cực kỳ quan trọng và cơ bản đối với một doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu về cấu trúc của một bản kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp.

Kế hoạch kinh doanh là công cụ quản trị đầu não của doanh nghiệp, nó bao hàm toàn bộ thông tin, toàn bộ chiến lược và kế hoạch của doanh nghiệp, nó vạch ra cho doanh nghiệp định hướng rõ ràng về hoạt động sản xuất kinh doanh, những phân tích chuyên sâu về thị trường đối thủ…, các chiến lược kế hoạch logic với nhau để tạo thành 1 văn bản hoàn chỉnh có ý nghĩa quyết định mọi hoạt động doanh nghiệp.

Lập một bản kế hoạch là vô cùng quan trọng trước khi kinh doanh

Hiện nay, ở Việt Nam có lẽ khái niệm bản kế hoạch kinh doanh vẫn còn mới mẻ với nhiều doanh nghiệp. Điều này có nhiều lý do: nhận thức của lãnh đạo, thiếu năng lực triển khai, có kế hoạch nhưng thiếu chuyên nghiệp…

Khi bắt đầu kinh doanh, những nhà kinh doanh luôn tràn đầy những ý tưởng và luôn hào hứng muốn bắt tay vào thực hiện công việc luôn mà bỏ qua bước lập một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh. Và như thế khi những ý tưởng đã biến thành hành động cụ thể thì luôn xảy ra những rủi ro, khó khăn không lường trước. Và đó cũng là hầu hết mà các kế hoạch kinh doanh ở Việt Nam ít nhiều đều thất bại. Vì thế, bất cứ một dự án kinh doanh nào được lên ý tưởng cần phải lập một bản kế hoạch kinh doanh chi tiết để có thể nắm rõ được từng bước thực hiên của dự án

Ngoài ra, bản kế hoạch kinh doanh cũng được dùng ở hai mục đích sau:

- Mục đích đối nội: Hướng tới những mục tiêu bên trong doanh nghiệp

- Mục đích đối ngoại: Hướng tới các mục tiêu ngoại giao bên ngoài của doanh nghiệp

Xem thêm: 7 bước lập kế hoạch bán hàng cho sản phẩm hiệu quả nhất

Xét về yếu tố thời gian thì kế hoạch kinh doanh được chia thành ba loại:

- Kế hoạch dài hạn: khoảng thời gian kéo dài lên tới 10 năm

- Kế hoạch trung hạn: cụ thể hóa định hướng của kế hoạch kinh doanh ra thời gian ngắn hơn, khoảng 3 đến 5 năm

- Kế hoạch ngắn hạn: thường là các kế hoạch hàng năm và các kế hoạch theo tiến độ, kéo dài trên dưới 1 năm.

- Kế hoạch chiến lược: Các kế hoạch chiến lược xác định những mục tiêu tổng thể, định hướng tương lai cảu doanh nghiệp. Kế hoạch chiến lược thường được xây dựng khoảng 2 đến 3 năm trở lên. Kế hoạch chiến lược thường thể hiện những kế hoạch có tầm nhìn xa về vị thể của doanh nghiệp trong tương lai, chỉ ra những mục đích lớn mà doanh nghiệp cần đạt được.

- Kế hoạch tác nghiệp: Mục tiêu của của các kế hoạch kinh doanh này thường hướng tới đáp ứng sự đồi hỏi của thị trưởng, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, quản lý những nguồn lực một cách hiệu quả. Kế hoạch tác nghiệp chính là sự cụ thể hóa chi tiết của kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng tháng, hàng quý, hàng tuần, hàng ngày,...Kế hoạch tác nghiệp chính là công cụ để chuyển các định hướng, mục tiêu của kế hoạch chiến lược thành chương trình cụ thể cho các bộ phận, lĩnh vực trong doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả

Tiết kiệm thời gian - Tối ưu chi phí

- Trong kinh doanh, trước hết cần phải khẳng định rằng lập kế hoạch kinh doanh là việc quan trọng nhất để kinh doanh thành công. Các nhà lãnh đạo cần phải lập kế hoạch kinh doanh bởi vì bản kế hoạch kinh doanh sẽ định hướng cho doanh nghiệp những bước đi đúng đắn và chính xác, làm giảm sự tác động của những yếu tố từ môi trường, tránh được những sai lầm và rủi ro không may xảy đến và cuối cùng là chuẩn bị trước cho những biến động bất ngờ từ thị trường kinh doanh

- Lập kế hoạch kinh doanh cần cho biết mục tiêu và cách thức đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu thiếu kế hoạch kinh doanh thì định hướng của doanh nghiệp sẽ không có và hiệu quả hoạt động không đi được đúng hướng

- Lập kế hoạch kinh doanh làm giảm tính bất ổn của doanh nghiệp. Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường bên trong và ngoài doanh nghiệp làm công tác lập kế hoạch kinh doanh trở thành tất yếu với các doanh nghiệp hiện nay. Lập kế hoạch kinh doanh cho nhà quản lý thấy được những dự đoán cụ thể về những thay đổi trong tương lai và cân nhắc ảnh hưởng của chúng để đưa ra giải pháp thích hợp. 

Kế hoạch doanh thu được coi là một trong những kế hoạch quan trọng nhất khi lập bản kế hoạch kinh doanh. Bởi đây là yếu tố khó đoán nhất và có nhiều yếu tố khác tác động nên. Doanh thu là mục tiêu mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm đến. Doanh thu quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời, xác định được doanh thu thì tiếp đến doanh nghiệp mới tính chuyện lợi nhuận và sau cùng đánh giá được hiệu quả kinh doanh của mình.

Khi muốn đạt được lợi nhuận hay doanh thu, trước tiên, doanh nghiệp cần tính đến chi phí đầu vào vào đạt được lợi nhuận cao nhất khi chi phí bỏ ra là thấp nhất. Trong mỗi kỳ sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần tính toán phân tích tình hình chi phí sản xuất kinh doanh qua đó doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn tổng quát về tình hình sử dụng chi phí theo kế hoạch đã đề ra.

Kế hoạch lợi nhuận là mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. Lợi nhuận mà doanh nghiệp có được là kết quả của việc thực hiện tốt theo kế hoạch kinh doanh đã đề ra. Nó thể hiện tình trạng hoạt động của doanh nghiệp sau mỗi kỳ kinh doanh là đạt hiệu quả hay không hiệu quả.

Đọc thêm: Quy trình lập kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp

- Thông tin về việc lập kế hoạch: lập kế hoạch để làm gì? Các yêu cầu cần đạt được của bản kế hoạch?...

- Năng lực triển khai dự án của đơn vị chủ quản

- Mô hình kinh doanh

- Định hướng hoạt động kinh doanh

- Thông tin về doanh nghiệp: tên, địa chỉ, email, điện thoại, fax, người đại diện…

- Thông tin về sản phẩm dịch vụ: sản phẩm dịch vụ của công ty là gì? Có gì đặc biệt không? Xuất xứ nguồn gốc sản phẩm?…

- Thông tin về môi trường kinh doanh: bên trong, bên ngoài doanh nghiệp,..

- Kế hoạch sản xuất, tài chính, marketing, nhân sự,...

Bản kế hoạch kinh doanh cần sự chuẩn bị kỹ càng 

Phần mềm quản lý chat đa kênh

 Facebook, Zalo OA, Instagram, Shopee, Lazada, Live chat, Chatbot

- Các tài liệu được chuẩn bị càng đầy đủ chi tiết thì kế hoạch sẽ càng chuyên nghiệp. Các tiều liệu cần thiết bao gồm:

- Các tài liệu xác thực thông tin doanh nghiệp hoặc dự án: giấy đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập, giấy phép đầu tư…

- Các hình ảnh tư liệu.

- Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ bán hàng, marketing, sản xuất…

- Các tài liệu chuyên ngành.

- Báo cáo phân tích ngành.

- Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

- Tài liệu phân tích đối thủ cạnh tranh.

- Các tài liệu khác mà có thể giúp người lập kế hoạch hiểu biết tốt hơn về dự án.

Để kế hoạch kinh doanh được chuyên nghiệp, đáp ứng các yêu cầu đặt ra thì các bên liên quan phải thống nhất quan điểm và định hướng về:

- Mục tiêu của kế hoạch.

- Các định hướng quan trọng để đạt được mục tiêu.

- Các giả định quan trọng.

- Các hướng phát triển của kế hoạch.

- Giải pháp triển khai.

- Chi phí lập kế hoạch.

Tham khảo: 7 bước lập kế hoạch bán hàng cho sản phẩm hiệu quả nhất

Hãy tạo một trang bìa thật đơn giản, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax với mã vùng và địa chỉ email của công ty bạn. Tốt nhất là để hình ảnh sản phẩm hoặc nếu doanh nghiệp kinh doanh về dịch vụ hãy để logo của bạn lên trang bìa.

Mục lục rất quan trọng vì nó giúp người đọc có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Thông thường khi soạn bản kế hoạch kinh doanh, chúng ta không mấy chú ý đến phần này, hoặc nếu có làm thì cũng làm sơ sài và hay quên đánh số trang.

Cấu trúc một bản kế hoạch kinh doanh đầy đủ

Phần tóm tắt dự án là một trong những phần quan trọng nhất của một kế hoạch kinh doanh. Đây cũng là một bản kế hoạch kinh doanh nhỏ được trình bày một cách thuyết phục trong hai trang giấy. Hầu hết những nhà kinh doanh thành công đều có những bản tóm tắt rõ ràng và súc tích về những nội dung kinh doanh cơ bản của họ.

Một trong những việc quan trọng nhất là tổ chức: Ai sẽ làm tốt những công việc được mô tả trong bản kế hoạch, ai sẽ là người quản lý đội, nhóm? Thành công của dự án phần lớn là từ người khởi đầu. Nhưng họ sẽ không làm một mình mà cần nhiều người tham gia vào dự án. Và họ phải tự tin rằng người quản lý được chọn có thể làm được những điều mà người kinh doanh dự định.

Xem thêm: Làm sao để trình bày ý tưởng kinh doanh của mình hiệu quả

Trong bản kế hoạch kinh doanh, bạn nên viết một cách chi tiết và chính xác những gì mà công ty sẽ làm để bán sản phẩm của mình. Để kinh doanh thành công, marketing là yếu tố vô cùng quan trọng, giúp dự án kinh doanh đó được lan tỏa và tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng.

Sản phẩm/dịch vụ sẽ kinh doanh cũng phải được đề cập đến trong bản kế hoạch. Nên giải thích những chi tiết của sản phẩm, tuy nhiên nên tránh sa đà vào những thông tin chi tiết về kỹ thuật. Những thông tin này có thể cung cấp trong phần phụ lục của kế hoạch kinh doanh.

Bạn không thể có được kế hoạch tài chính khi tất cả những kế hoạch khác chưa được trình bày rõ ràng vì tổng số tiền phải dựa trên những kế hoạch mà bạn dự định làm. Trong bản kế hoạch kinh doanh của mình, bạn cần phải dự đoán được bao nhiêu tiền sẽ cần để đầu tư. Bạn cần phải hoạch định tài chính cho từng giai đoạn phát triển của công ty từ ý tưởng, bắt đầu, phát triển đến bão hòa và giai đoạn cuối là sáng kiến mới hay suy thoái.

Những nhà kinh doanh mới phải hiểu rõ tầm quan trọng của hệ thống quản lý và điều hành để chắc chắn rằng mọi việc phải được diễn ra như dự tính. Khi một công ty nhận đơn đặt hàng, nó cần sự vận động của tất cả các hoạt động. Trong bản kế hoạch kinh doanh, bạn nên trình bày mình sẽ thiết kế và thực hiện hệ thống quản lý và điều hành nên như thế nào.

Trong suốt quá trình hoạt động của mình, công ty bạn nên tiếp tục mở rộng kế hoạch kinh doanh. Vì thế cần phải dự đoán và hoạch định những sản phẩm/dịch vụ nào có khả năng mở rộng? Những thị trường nào khác sẽ phục vụ? Hoặc bạn định mở thêm văn phòng, chi nhánh ở đâu?

Tất cả những tài liệu hỗ trợ nên để ở phần phụ lục để kế hoạch kinh doanh trở nên gọn gàng. Phụ lục có chiều dài dựa trên tổng số thông tin chi tiết cần có để hỗ trợ cho kế hoạch kinh doanh.

Trên đây, Nhanh.vn đã tổng hợp những điều cần biết về cấu trúc của một bản kế hoạch kinh doanh đầy đủ

Bên canh lập kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp cũng cần xác định được những phương pháp quản lý phù hợp. Một trong số đó là sử dụng phần mềm, dịch vụ quản lý kinh doanh. Nhanh.vn hiện nay đang cung cấp những sản phẩm, dịch vụ về quản lý bán hàng đa kênh, quản lý bán hàng trên Facebook, bán hàng trên các trang thương mại điện tử, cổng vận chuyển, thu hộ,...

Cuối cùng, Nhanh.vn chúc bạn luôn thành công và có những kế hoạch kinh doanh thật tuyệt vời!