Cách xuất hóa đơn điện tử cho sàn TMĐT mới nhất năm 2026

Bán hàng trên Shopee, Lazada, TikTok Shop, Facebook hay website giúp shop mở rộng doanh thu nhanh hơn, nhưng cũng khiến việc quản lý hóa đơn điện tử phức tạp hơn.

Xác định tư cách người bánNhiều chủ shop đang nhầm giữa hóa đơn phí sàn và hóa đơn bán hàng cho người mua. Có người nghĩ sàn đã xuất hóa đơn rồi thì shop không cần làm gì thêm. Có người lại không biết đơn COD nên xuất hóa đơn khi khách đặt hàng, khi giao thành công hay khi tiền về tài khoản.

Bài viết này giúp người bán hàng online, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp bán hàng trên sàn TMĐT hiểu đúng nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử, biết dữ liệu nào cần lưu, tình huống nào cần kiểm tra thêm và cách giảm thao tác thủ công khi số lượng đơn hàng tăng cao.

Lưu ý: Bài viết mang tính chất tham khảo, tập trung vào nguyên tắc chung và góc độ vận hành. Với các tình huống đặc thù như đơn COD, hoàn/đổi/trả, voucher, phí sàn, xuất hóa đơn theo lô hoặc ủy nhiệm lập hóa đơn, người bán nên đối chiếu văn bản gốc, hướng dẫn của cơ quan thuế và quy trình của từng sàn trước khi áp dụng.

1. Shop bán sàn cần nhớ gì về hóa đơn điện tử?

Khi xuất hóa đơn điện tử cho sàn thương mại điện tử, người bán cần xác định 5 vấn đề trước: mình có thuộc diện phải lập hóa đơn không, sàn có lập thay hay không, hóa đơn phí sàn khác hóa đơn bán hàng thế nào, thời điểm nào nên lập hóa đơn và dữ liệu nào cần lưu để đối soát.

Vấn đề	Cách hiểu đúng
Sàn có xuất hóa đơn thay shop không?	Không nên mặc định. Cần phân biệt hóa đơn phí sàn và hóa đơn bán hàng cho người mua.
Hóa đơn phí sàn có thay hóa đơn bán hàng không?	Không. Đây là hai loại chứng từ khác nhau.
Đơn COD xuất hóa đơn khi nào?	Cần bám nguyên tắc chuyển giao hàng hóa, nhưng phải đối chiếu trạng thái đơn từng sàn.
Khách không lấy hóa đơn thì có phải lập không?	Nếu thuộc diện phải lập hóa đơn, không nên hiểu khách không lấy là được bỏ qua nghĩa vụ hóa đơn.
Shop nhiều đơn/ngày nên làm gì?	Cần đồng bộ đơn hàng, trạng thái giao hàng, hóa đơn và đối soát để tránh xuất sai, sót hoặc trùng.

Theo nội dung tổng hợp từ Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2025, hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận giao dịch theo quy định về thuế và kế toán.

Hóa đơn điện tử gồm hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hóa đơn không có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Cũng theo nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Vì vậy, người bán online không nên chỉ dựa vào việc “khách có yêu cầu lấy hóa đơn hay không”, mà cần xác định mình có thuộc diện phải lập hóa đơn hay không và giao dịch đã đủ điều kiện lập hóa đơn chưa.

Xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử tự động cho công ty/hộ kinh doanh bán hàng trên sàn TMĐT

2. Ai cần quan tâm đến hóa đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT?

Không phải mọi người bán online đều giống nhau. Doanh nghiệp bán đa sàn sẽ có cách quản lý khác với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc shop nhỏ mới bán thử trên TikTok Shop.

Vì vậy, trước khi hỏi “bán hàng trên sàn có phải xuất hóa đơn không”, cần xác định người bán thuộc nhóm nào.

2.1. Doanh nghiệp bán hàng trên sàn

Doanh nghiệp bán hàng trên Shopee, Lazada, TikTok Shop, website, Facebook hoặc cửa hàng offline cần có quy trình quản lý hóa đơn, doanh thu, chi phí và đối soát rõ ràng.

Vấn đề lớn của doanh nghiệp không chỉ là “có xuất hóa đơn không”, mà là:

• Đơn hàng phát sinh ở nhiều kênh.
• Trạng thái đơn thay đổi liên tục.
• Có đơn giao thành công, đơn hủy, đơn hoàn, đơn đổi trả.
• Tiền về tài khoản sau khi đã trừ phí sàn, phí thanh toán, voucher, hoàn tiền.
• Kế toán cần dữ liệu sạch để đối chiếu hóa đơn, doanh thu, công nợ và báo cáo.

Với doanh nghiệp bán đa sàn, quản lý bằng file Excel rời rạc dễ dẫn đến lệch số. Một đơn hàng có thể xuất hiện trong báo cáo đơn hàng, báo cáo giao vận, báo cáo thanh toán, hóa đơn phí sàn và sao kê ngân hàng.

Nếu không có mã đơn để nối dữ liệu, việc kiểm tra cuối tháng sẽ rất mất thời gian.

2.2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng trên sàn

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng online cần chú ý đến mốc doanh thu, mô hình kinh doanh và nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử.

Riêng với nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử theo nội dung tổng hợp Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thuộc nhóm phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử nhưng có nhu cầu vẫn có thể đăng ký sử dụng.

2.3. Bảng phân nhóm người bán

Nhóm người bán	Vấn đề chính	Việc cần làm
Doanh nghiệp bán đa sàn	Nhiều đơn, nhiều kênh, cần đối soát hóa đơn và doanh thu	Chuẩn hóa dữ liệu đơn hàng, hóa đơn, phí, hoàn hàng
Hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh doanh thu năm trên 1 tỷ	Cần chú ý nghĩa vụ hóa đơn điện tử	Kiểm tra đăng ký HĐĐT, hình thức hóa đơn và quy trình lập hóa đơn
Hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh dưới ngưỡng bắt buộc	Dễ chủ quan vì nghĩ chưa cần hóa đơn	Theo dõi doanh thu, lưu báo cáo sàn, chuẩn bị dữ liệu từ sớm
Shop bán nhiều sàn, nhiều tài khoản	Dễ lệch doanh thu, tiền về, phí, đơn hoàn	Quản lý tập trung đơn hàng, trạng thái, báo cáo thanh toán

2.4. Shop cần làm gì theo từng trường hợp?

Trường hợp	Việc shop nên làm
Doanh nghiệp bán đa sàn	Thiết lập quy trình hóa đơn, đối soát doanh thu, phí sàn và đơn hoàn
HKD/CNKD doanh thu năm trên 1 tỷ	Kiểm tra nghĩa vụ HĐĐT, hình thức hóa đơn và cách đăng ký sử dụng
Shop chưa thuộc diện bắt buộc	Vẫn nên lưu dữ liệu đơn hàng, doanh thu, phí, hoàn hàng để tránh bị động
Shop nhiều đơn COD	Xác định rõ trạng thái đơn dùng để kiểm tra trước khi lập hóa đơn.
Shop có nhiều đơn hoàn	Có quy trình xử lý hóa đơn đã lập, không tự ý xóa/hủy.

3. Phân biệt hóa đơn phí sàn và hóa đơn bán hàng cho người mua

Khi bán hàng trên Shopee, Lazada, TikTok Shop, người bán thường thấy sàn có xuất hóa đơn cho một số khoản phí. Từ đó, nhiều người hiểu rằng “sàn đã xuất hóa đơn rồi” và shop không cần quan tâm hóa đơn bán hàng nữa.

3.1. Hóa đơn phí sàn là gì?

Hóa đơn phí sàn là hóa đơn do sàn TMĐT hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ xuất cho người bán để ghi nhận các khoản phí mà shop phải trả, ví dụ:

• Phí cố định.
• Phí thanh toán.
• Phí dịch vụ.
• Phí vận chuyển nếu có.
• Phí quảng cáo hoặc các dịch vụ hỗ trợ bán hàng khác tùy từng sàn.

3.2. Hóa đơn bán hàng cho người mua là gì?

Hóa đơn bán hàng là hóa đơn ghi nhận việc người bán bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua.

Ví dụ: shop mỹ phẩm bán một đơn kem chống nắng trên Shopee. Hóa đơn phí sàn là hóa đơn sàn xuất cho shop về khoản phí dịch vụ. Còn hóa đơn bán hàng là hóa đơn liên quan đến giao dịch shop bán kem chống nắng cho khách.

Hai loại hóa đơn này khác nhau về bản chất, chủ thể, mục đích và dữ liệu ghi nhận.

3.3. Báo cáo đối soát của sàn có phải hóa đơn không?

Báo cáo đối soát không phải là hóa đơn.

Báo cáo đối soát giúp shop biết:

• Đơn nào đã giao.
• Đơn nào đã hoàn.
• Tiền nào sàn đã chuyển.
• Khoản nào bị trừ.
• Phí nào phát sinh.
• Chênh lệch giữa giá bán và tiền thực nhận.

Báo cáo đối soát rất quan trọng để kiểm tra doanh thu, dòng tiền và hóa đơn, nhưng bản thân nó không thay thế hóa đơn bán hàng.

3.4. Bảng phân biệt các loại chứng từ

Loại chứng từ	Ai lập?	Mục đích	Lưu ý
Hóa đơn bán hàng	Người bán hoặc bên được ủy nhiệm	Ghi nhận giao dịch bán hàng cho người mua	Không nhầm với hóa đơn phí sàn
Hóa đơn phí sàn	Sàn TMĐT/đơn vị cung cấp dịch vụ	Ghi nhận phí sàn thu của shop	Không thay thế hóa đơn bán hàng
Báo cáo đối soát	Sàn TMĐT	Theo dõi tiền, phí, hoàn hàng	Không phải hóa đơn bán hàng
Sao kê thanh toán	Ngân hàng/ví/sàn	Chứng minh dòng tiền	Cần lưu để đối chiếu
Báo cáo vận chuyển	Sàn/đơn vị vận chuyển	Theo dõi giao hàng, hoàn hàng	Giúp xác định trạng thái đơn

4. Sàn TMĐT có xuất hóa đơn thay người bán không?

Đây là câu hỏi quan trọng nhất với shop bán sàn.

Câu trả lời an toàn là: người bán không nên mặc định sàn TMĐT đã xuất hóa đơn thay cho mình.

Người bán cần tách rõ 2 việc:

• Sàn xuất hóa đơn phí dịch vụ cho shop.
• Shop hoặc bên được ủy nhiệm lập hóa đơn bán hàng cho người mua.

Nếu chưa có cơ chế ủy nhiệm rõ ràng, người bán không nên viết hoặc hiểu rằng:

“Sàn đã xuất hóa đơn rồi nên shop không cần xuất hóa đơn.”

Cách hiểu đúng hơn là:

“Sàn có thể xuất hóa đơn cho các khoản phí dịch vụ mà sàn thu của shop. Còn hóa đơn bán hàng cho người mua cần xác định theo vai trò người bán, cơ chế ủy nhiệm nếu có và quy định áp dụng cho từng trường hợp.”

5. Nguyên tắc xác định thời điểm lập hóa đơn cho đơn hàng trên sàn

Với hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là điểm rất dễ sai.

Đặc biệt với đơn online, quá trình mua bán không diễn ra ngay tại cửa hàng mà đi qua nhiều bước: khách đặt hàng, shop xác nhận, đơn vị vận chuyển nhận hàng, khách nhận hàng, sàn ghi nhận giao thành công, sau đó tiền mới được đối soát.

Theo nội dung tổng hợp Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho phần hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Điểm quan trọng: không nên lấy thời điểm tiền về tài khoản làm mốc duy nhất để lập hóa đơn.

Một đơn hàng trên sàn thường có các trạng thái:

1. Khách đặt hàng.
2. Shop xác nhận.
3. Đơn vị vận chuyển lấy hàng.
4. Đơn đang giao.
5. Khách nhận hàng.
6. Sàn ghi nhận giao thành công/hoàn tất.
7. Sàn đối soát tiền.
8. Tiền về tài khoản shop.

Về nguyên tắc, người bán cần bám vào thời điểm chuyển giao hàng hóa cho người mua, nhưng trên thực tế cần đối chiếu trạng thái đơn hàng của từng sàn để thiết lập quy trình phù hợp.

Trạng thái đơn	Rủi ro	Lưu ý
Đơn mới tạo	Có thể hủy	Không nên xuất vội nếu chưa đủ căn cứ
Đang giao	Chưa chắc giao thành công	Cần tiếp tục theo dõi
Giao thành công	Gần với mốc cần xem xét	Cần đối chiếu quy trình từng sàn
Hoàn/trả	Dễ lệch hóa đơn và doanh thu	Cần quy trình xử lý riêng
Đã đối soát tiền	Có thể muộn hơn thời điểm giao hàng	Không nên lấy làm mốc duy nhất

6. Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng trên sàn TMĐT

Để hạn chế sai sót, shop không nên xử lý hóa đơn theo cảm tính. Nên có quy trình rõ từ lúc xác định mô hình kinh doanh đến lúc đối soát cuối kỳ.

6.1. Bước 1: Xác định tư cách người bán

Trước hết, cần xác định người bán thuộc nhóm nào:

• Doanh nghiệp.
• Hộ kinh doanh.
• Cá nhân kinh doanh.
• Bán một sàn hay nhiều sàn.
• Có bán thêm qua Facebook, Zalo, website, livestream hoặc cửa hàng offline không.

Việc này quan trọng vì mỗi nhóm có nghĩa vụ và cách vận hành khác nhau.

Doanh nghiệp bán đa sàn cần quy trình kế toán, hóa đơn, đối soát rõ. Hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh cần kiểm tra mốc doanh thu, hình thức hóa đơn và hướng dẫn áp dụng cho mô hình của mình.

6.2. Bước 2: Xác định nghĩa vụ hóa đơn điện tử

Người bán cần trả lời các câu hỏi:

• Mình có thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?
• Nếu là HKD/CNKD, doanh thu năm đang ở mức nào?
• Dùng hóa đơn điện tử có mã, không có mã hay hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?
• Có cần kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không?
• Có cần đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử không?

Không nên chỉ hỏi “shop nhỏ có cần xuất hóa đơn không” mà không xét tư cách người bán, doanh thu, ngành hàng và mô hình bán hàng.

6.3. Bước 3: Chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm và đơn hàng

Muốn xuất hóa đơn đúng, dữ liệu đầu vào phải sạch.

Shop cần chuẩn hóa:

• Mã SKU.
• Tên hàng hóa.
• Số lượng.
• Đơn giá.
• Chiết khấu.
• Thuế suất nếu có.
• Mã đơn sàn.
• Trạng thái đơn.
• Thông tin người mua nếu có.
• Kênh bán.
• Đơn vị vận chuyển.
• Trạng thái thanh toán.

Nếu tên sản phẩm trên sàn, trong kho và trên hóa đơn không thống nhất, việc đối chiếu cuối tháng sẽ rất khó.

Ví dụ, cùng một sản phẩm nhưng trên Shopee ghi “Kem chống nắng A 50ml”, trên TikTok Shop ghi “KCN A chính hãng”, trong kho ghi “A-50”, còn hóa đơn ghi tên khác. Khi kiểm tra, kế toán rất dễ mất thời gian khớp dữ liệu.

6.4. Bước 4: Xác định trạng thái đơn đủ điều kiện lập hóa đơn

Shop cần thống nhất nội bộ: trạng thái nào được coi là đủ điều kiện lập hóa đơn?

Ví dụ:

• Không lập hóa đơn với đơn mới tạo nếu chưa giao hàng.
• Không lập hóa đơn với đơn đang giao nếu chưa xác định giao thành công. [CẦN XÁC MINH theo quy trình từng sàn]
• Cần kiểm tra riêng đơn hoàn, đổi, trả.
• Cần đối chiếu đơn giao thành công với báo cáo sàn và báo cáo vận chuyển.

Với shop có vài đơn/ngày, thao tác này có thể làm thủ công. Nhưng với shop 100 đến 500 đơn/ngày, việc kiểm tra từng trạng thái bằng tay rất dễ sót.

6.5. Bước 5: Lập hóa đơn điện tử

Khi đơn đã đủ điều kiện lập hóa đơn, người bán cần lập hóa đơn theo đúng thông tin giao dịch.

Một hóa đơn cần phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ: hàng hóa gì, số lượng bao nhiêu, giá trị thế nào, người mua là ai nếu có thông tin, thời điểm lập hóa đơn ra sao.

Với khách lẻ không cung cấp đầy đủ thông tin, cần xử lý theo quy định và theo cách phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ. Không nên tự ý bỏ qua hóa đơn chỉ vì khách không yêu cầu.

6.6. Bước 6: Gửi, lưu trữ và gắn hóa đơn với mã đơn

Sau khi lập hóa đơn, shop cần lưu lại hóa đơn cùng mã đơn hàng.

Tối thiểu nên có:

• Mã đơn sàn.
• Mã vận đơn.
• Mã hóa đơn.
• Trạng thái hóa đơn.
• Ngày lập hóa đơn.
• Trạng thái giao hàng.
• Trạng thái thanh toán.
• Trạng thái hoàn/hủy nếu có.

Việc gắn hóa đơn với mã đơn giúp shop tra cứu nhanh khi khách hỏi, khi kế toán kiểm tra hoặc khi cần giải trình dữ liệu.

6.7. Bước 7: Đối soát hóa đơn, doanh thu, phí sàn và hoàn hàng

Cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng, shop nên đối soát:

• Tổng đơn phát sinh.
• Đơn giao thành công.
• Đơn hoàn/hủy.
• Hóa đơn đã lập.
• Hóa đơn cần xử lý lại.
• Tiền sàn đã chuyển.
• Phí sàn đã trừ.
• Hóa đơn phí sàn đã nhận.
• Chênh lệch giữa doanh thu đơn hàng, doanh thu hóa đơn và tiền thực nhận.

Đây là bước rất quan trọng với shop bán đa sàn. Nếu không đối soát định kỳ, đến cuối kỳ kê khai mới kiểm tra thì số liệu thường đã rối.

7. Các tình huống dễ sai khi xuất hóa đơn cho đơn sàn

7.1. Khách không lấy hóa đơn thì shop có phải lập không?

Nhiều shop bán lẻ quen xử lý theo thói quen: khách không hỏi hóa đơn thì không xuất.

Cách hiểu này có thể rủi ro nếu shop thuộc diện phải lập hóa đơn điện tử.

Với khách lẻ không cung cấp thông tin, người bán cần kiểm tra cách lập hóa đơn theo quy định và theo phần mềm đang sử dụng. Không nên hiểu rằng “khách không lấy hóa đơn” đồng nghĩa với “không cần lập hóa đơn”.

7.2. Đơn hoàn, đổi, trả sau khi đã xuất hóa đơn

Bán hàng online luôn có đơn hoàn, đổi, trả. Đặc biệt với ngành thời trang, mỹ phẩm, đồ gia dụng, phụ kiện, tỷ lệ hoàn hàng có thể ảnh hưởng lớn đến doanh thu thực nhận và dữ liệu hóa đơn.

Vấn đề là: nếu hóa đơn đã lập nhưng sau đó khách hoàn hàng, shop xử lý thế nào?

Không nên tự ý:

• Xóa hóa đơn.
• Hủy hóa đơn.
• Lập lại hóa đơn mới.
• Bỏ qua đơn hoàn.
• Điều chỉnh doanh thu bằng tay nhưng không xử lý hóa đơn.

Cách an toàn là hỏi đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử, kế toán hoặc cơ quan thuế để xác định trường hợp nào điều chỉnh, thay thế, hủy hoặc xử lý theo nghiệp vụ trả hàng.

Nội dung về xử lý hóa đơn điện tử đã lập thuộc nhóm nội dung Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chi tiết, vì vậy người bán không nên tự suy diễn cho mọi trường hợp hoàn/đổi/trả.

Xem thêm: [Giải đáp] Có phải xuất hóa đơn đối với hàng hóa bị hoàn trả trên sàn TMĐT?

7.4. Có nên mặc định xuất hóa đơn tổng hợp cuối ngày không? 

Nhiều shop muốn xuất hóa đơn tổng hợp cuối ngày vì một ngày có quá nhiều đơn nhỏ. Đây là nhu cầu thực tế.

Tuy nhiên, không nên mặc định rằng mọi shop bán sàn đều được xuất hóa đơn gộp cuối ngày. Việc này cần đối chiếu quy định áp dụng cho từng mô hình kinh doanh, loại hàng hóa/dịch vụ, hình thức hóa đơn và hướng dẫn của cơ quan thuế.

Nếu muốn triển khai xuất theo lô, xuất theo trạng thái hoặc xuất cuối ngày, shop nên hỏi trước kế toán, đơn vị hóa đơn điện tử hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

7.5. Bán nhiều sàn, nhiều tài khoản thì đối soát thế nào?

Shop bán cùng lúc trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook và website rất dễ bị lệch số.

Ví dụ:

• Shopee trả tiền theo kỳ.
• TikTok Shop có phí affiliate.
• Lazada có chương trình khuyến mại riêng.
• Facebook nhận tiền COD qua đơn vị vận chuyển.
• Website nhận chuyển khoản trực tiếp.
• Cửa hàng offline thu tiền mặt hoặc quẹt thẻ.

Nếu không gom dữ liệu theo mã đơn, mã sản phẩm, kênh bán và trạng thái thanh toán, shop sẽ khó biết doanh thu thực tế, hóa đơn đã lập và tiền đã về có khớp nhau hay không.

8. Shop cần lưu những dữ liệu nào từ Seller Center?

Để xuất hóa đơn điện tử và đối soát doanh thu tốt hơn, shop cần lưu dữ liệu từ Seller Center của từng sàn.

Không nên chỉ tải báo cáo khi có vấn đề. Nên có lịch tải và lưu định kỳ theo ngày, tuần hoặc tháng.

8.1. Dữ liệu đơn hàng

Bao gồm mã đơn, ngày đặt, sản phẩm, số lượng, giá bán, chiết khấu, trạng thái đơn.

Dữ liệu này là nền tảng để kiểm tra đơn nào phát sinh, đơn nào đã giao, đơn nào cần xử lý hóa đơn.

8.2. Dữ liệu giao hàng

Bao gồm mã vận đơn, đơn vị vận chuyển, trạng thái giao hàng, ngày giao thành công, ngày hoàn hàng nếu có.

Đây là dữ liệu quan trọng với đơn COD và đơn giao qua bên thứ ba.

8.3. Dữ liệu hoàn/hủy

Bao gồm đơn hủy trước khi giao, đơn giao thất bại, đơn hoàn sau khi nhận hàng, đơn đổi trả một phần.

Nếu không tách nhóm này, shop rất dễ ghi nhận nhầm doanh thu hoặc không xử lý hóa đơn đã lập.

8.4. Dữ liệu voucher, khuyến mại

Cần tách:

• Voucher shop.
• Voucher sàn.
• Trợ giá.
• Freeship.
• Mã giảm giá theo chiến dịch.
• Hoàn tiền cho khách nếu có.

Các khoản này có thể làm lệch giữa giá niêm yết, giá khách trả và tiền shop nhận.

8.5. Dữ liệu phí sàn

Bao gồm phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, phí vận chuyển, phí quảng cáo, phí affiliate hoặc các khoản trừ khác tùy sàn.

Dữ liệu phí giúp shop hiểu vì sao tiền về thấp hơn doanh thu hiển thị.

8.6. Dữ liệu thanh toán và sao kê

Cần lưu:

• Báo cáo tiền sàn chuyển.
• Ngày thanh toán.
• Tài khoản nhận tiền.
• Sao kê ngân hàng.
• Chênh lệch giữa báo cáo sàn và tiền thực nhận.

8.7. Hóa đơn phí dịch vụ do sàn xuất

Hóa đơn phí sàn cần được lưu riêng để phục vụ kế toán, chi phí và đối soát. Không nên trộn hóa đơn phí sàn với hóa đơn bán hàng cho khách.

9. Ví dụ thực tế theo từng nhóm người bán

9.1. Ví dụ 1: Shop mỹ phẩm bán Shopee 100 đơn/ngày

Một shop mỹ phẩm bán 100 đơn/ngày trên Shopee. Phần lớn khách là khách lẻ, không cung cấp thông tin hóa đơn. Shop có nhiều mã hàng nhỏ, thường xuyên chạy voucher, có đơn hoàn do khách không nhận hoặc đổi sản phẩm.

Nếu shop xuất hóa đơn thủ công, rủi ro thường gặp là:

• Xuất nhầm đơn chưa giao thành công.
• Bỏ sót đơn đã giao.
• Không xử lý đơn hoàn sau khi đã lập hóa đơn.
• Không tách voucher shop, voucher sàn.
• Không khớp được hóa đơn với mã đơn khi khách hỏi lại.

Với mô hình này, shop nên có quy trình lấy dữ liệu đơn hàng, xác định trạng thái giao thành công, lưu báo cáo hoàn/hủy và gắn hóa đơn với từng mã đơn.

9.2. Ví dụ 2: Hộ kinh doanh bán TikTok Shop doanh thu tăng nhanh

Một hộ kinh doanh ban đầu chỉ livestream bán thử trên TikTok Shop. Sau vài tháng, doanh thu tăng nhanh, số đơn tăng từ vài chục lên vài trăm đơn mỗi ngày.

Vấn đề lúc này không chỉ là “có bán được hàng không” mà là:

• Doanh thu năm có vượt mốc cần chú ý hay không?
• Có thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử không?
• Đơn nào đã giao thành công?
• Đơn nào bị hoàn?
• Tiền sàn chuyển về có khớp báo cáo không?
• Hóa đơn phí sàn đã được lưu chưa?

Nếu chủ hộ không theo dõi từ sớm, cuối kỳ mới cộng doanh thu sẽ rất dễ bị động.

9.3. Ví dụ 3: Doanh nghiệp bán đa sàn, website và cửa hàng

Một doanh nghiệp bán hàng thời trang qua Shopee, Lazada, TikTok Shop, website và cửa hàng offline.

Cùng một sản phẩm có thể bán ở nhiều kênh. Khách có thể đặt online, đổi tại cửa hàng, hoặc mua qua website rồi nhận hàng tại nhà.

Nếu dữ liệu không tập trung, doanh nghiệp dễ gặp các vấn đề:

• Tồn kho lệch giữa sàn và cửa hàng.
• Doanh thu theo kênh không khớp.
• Hóa đơn đã lập nhưng đơn bị đổi/trả.
• Phí sàn, phí vận chuyển, phí quảng cáo không được đối chiếu đầy đủ.
• Kế toán mất nhiều thời gian gom báo cáo từ nhiều nguồn.

Với mô hình này, doanh nghiệp nên dùng hệ thống quản lý tập trung để đồng bộ đơn hàng, tồn kho, doanh thu, hóa đơn và đối soát.

10. Lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn TMĐT

10.1. Nhầm hóa đơn phí sàn với hóa đơn bán hàng

Hóa đơn phí sàn chỉ ghi nhận khoản phí mà shop trả cho sàn. Nó không tự động thay thế hóa đơn bán hàng cho người mua.

10.2. Chỉ nhìn tiền thực nhận sau đối soát

Tiền thực nhận là số tiền sau khi đã qua nhiều khoản cộng trừ. Nếu chỉ nhìn con số này, shop có thể bỏ qua doanh thu phát sinh, phí sàn, hoàn hàng, voucher hoặc các khoản điều chỉnh khác.

10.3. Không tách đơn hủy, đơn hoàn, đơn giao thành công

Nếu không phân loại trạng thái đơn, shop dễ xuất hóa đơn nhầm cho đơn chưa hoàn tất hoặc quên xử lý hóa đơn với đơn hoàn.

10.4. Xuất hóa đơn quá sớm khi đơn chưa đủ điều kiện

Với đơn online, xuất hóa đơn ngay khi khách vừa đặt hàng có thể gây rối nếu đơn bị hủy hoặc giao thất bại. Cần xác định trạng thái đủ điều kiện lập hóa đơn theo nguyên tắc và hướng dẫn áp dụng.

10.5. Không lưu báo cáo sàn

Nhiều shop chỉ xem báo cáo trên Seller Center nhưng không tải về lưu. Đến khi cần kiểm tra lại, dữ liệu có thể khó tìm hoặc đã thay đổi giao diện.

10.6. Quản lý đa sàn bằng Excel thủ công

Excel vẫn hữu ích với shop nhỏ, nhưng khi số đơn tăng, nhiều kênh, nhiều trạng thái và nhiều loại phí, việc nhập tay dễ dẫn đến sai số.

11. Khi nào nên dùng phần mềm hỗ trợ quản lý đơn hàng và hóa đơn điện tử?

Khi shop chỉ có vài đơn/ngày, việc xuất hóa đơn thủ công có thể chưa quá khó. Nhưng khi bán đa sàn và có hàng chục đến hàng trăm đơn mỗi ngày, thao tác thủ công sẽ tạo áp lực lớn.

Shop nên cân nhắc dùng phần mềm quản lý đơn hàng và hỗ trợ quy trình hóa đơn điện tử khi gặp các dấu hiệu sau:

• Có từ 30 đến 50 đơn/ngày trở lên.
• Bán từ 2 kênh trở lên.
• Có nhiều đơn COD.
• Có nhiều đơn hoàn, đổi, trả.
• Kế toán phải tải báo cáo thủ công từ nhiều sàn.
• Hay lệch tiền thực nhận với doanh thu đơn hàng.
• Không gắn được hóa đơn với mã đơn.
• Mất nhiều thời gian đối soát phí sàn, voucher, hoàn hàng.
• Có nhiều nhân viên cùng xử lý đơn nhưng chưa phân quyền rõ.

Các mốc đơn hàng ở trên chỉ là gợi ý vận hành, không phải mốc pháp lý. Shop vẫn cần xác định nghĩa vụ hóa đơn theo mô hình kinh doanh, doanh thu và quy định áp dụng.

Với shop bán hàng online, bán đa sàn hoặc bán kết hợp online và cửa hàng, Nhanh.vn có thể hỗ trợ quản lý tập trung các dữ liệu vận hành quan trọng như:

• Quản lý đơn hàng đa kênh.
• Đồng bộ trạng thái đơn.
• Quản lý tồn kho.
• Theo dõi doanh thu.
• Hỗ trợ đối soát.
• Hỗ trợ quản lý dữ liệu đơn hàng, trạng thái giao hàng, doanh thu và đối soát 
• Tích hợp xuất hóa đơn điện tử 

12. FAQ về hóa đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT

12.1. Bán hàng trên Shopee có phải xuất hóa đơn điện tử không?

Không nên trả lời chung cho mọi trường hợp. Cần xác định người bán là doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh; doanh thu năm bao nhiêu; có thuộc diện phải

sử dụng hóa đơn điện tử hay không; và giao dịch đã đủ điều kiện lập hóa đơn chưa.

Nếu là doanh nghiệp bán hàng hóa/dịch vụ, cần có quy trình hóa đơn rõ ràng. Nếu là hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh, cần kiểm tra mốc doanh thu và quy định áp dụng cho nhóm của mình.

12.2. TikTok Shop có xuất hóa đơn thay người bán không?

Người bán không nên mặc định TikTok Shop, Shopee, Lazada hoặc bất kỳ sàn TMĐT nào đã xuất hóa đơn bán hàng thay cho mình.

Trường hợp sàn hoặc bên thứ ba tham gia lập hóa đơn cần được xác định theo cơ chế ủy nhiệm, thỏa thuận và hướng dẫn áp dụng cho từng mô hình.

12.3. Hóa đơn phí sàn có thay thế hóa đơn bán hàng không?

Không. Hóa đơn phí sàn ghi nhận khoản phí mà shop trả cho sàn. Hóa đơn bán hàng ghi nhận giao dịch shop bán hàng cho người mua. Hai loại hóa đơn này không thay thế nhau.

12.4. Khách không lấy hóa đơn thì shop có phải lập không?

Nếu người bán thuộc diện phải lập hóa đơn điện tử, không nên hiểu khách không lấy hóa đơn là được bỏ qua nghĩa vụ lập hóa đơn.

Với khách lẻ không cung cấp thông tin, cần xử lý theo quy định và theo hướng dẫn của phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

12.5. Đơn COD xuất hóa đơn khi nào?

Về nguyên tắc, thời điểm lập hóa đơn với hàng hóa gắn với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.

Tuy nhiên, với đơn COD qua sàn và đơn vị vận chuyển, cần đối chiếu trạng thái khách nhận hàng, giao thành công, hoàn tất đơn và đối soát của từng sàn.

12.6. Đơn hoàn sau khi xuất hóa đơn xử lý ra sao?

Không nên tự xóa, tự hủy hoặc lập lại hóa đơn nếu chưa xác định đúng nghiệp vụ.

Shop cần kiểm tra hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã lập, hỏi đơn vị cung cấp HĐĐT, kế toán hoặc cơ quan thuế để biết trường hợp nào cần điều chỉnh, thay thế, hủy hoặc xử lý theo nghiệp vụ trả hàng.

12.7. Có được xuất hóa đơn gộp cuối ngày cho đơn sàn không?

Không nên mặc định được xuất hóa đơn gộp cuối ngày cho mọi đơn sàn.

Việc xuất theo lô, theo ngày hoặc theo trạng thái cần đối chiếu quy định áp dụng, mô hình kinh doanh và hướng dẫn của cơ quan thuế.

12.8. Doanh thu sàn nên đối soát theo báo cáo nào?

Shop không nên chỉ nhìn một báo cáo duy nhất.

Cần đối chiếu ít nhất các nhóm dữ liệu: báo cáo đơn hàng, báo cáo giao thành công, báo cáo hoàn/hủy, báo cáo phí sàn, báo cáo voucher, báo cáo thanh toán và sao kê ngân hàng

Xuất hóa đơn điện tử cho sàn thương mại điện tử không chỉ là thao tác tạo một hóa đơn. Với người bán online, đây là cả một quy trình gồm xác định nghĩa vụ, kiểm tra trạng thái đơn, phân biệt hóa đơn phí sàn và hóa đơn bán hàng, xử lý đơn hoàn, lưu báo cáo đối soát và quản lý dữ liệu doanh thu.

Nếu shop chỉ có vài đơn, quy trình thủ công có thể tạm đáp ứng. Nhưng khi bán đa sàn, nhiều kênh và số lượng đơn tăng cao, việc quản lý bằng Excel hoặc nhập tay từng hóa đơn rất dễ gây sai sót.

Người bán nên chuẩn hóa dữ liệu từ sớm, lưu đầy đủ báo cáo sàn và thiết lập quy trình đối soát định kỳ.

Lưu ý pháp lý: Bài viết mang tính chất tham khảo, giúp người bán hiểu nguyên tắc và chuẩn bị dữ liệu vận hành. Với các trường hợp cụ thể, đặc biệt là xuất hóa đơn theo lô, xử lý đơn hoàn, xác định doanh thu khi có voucher/phí sàn hoặc ủy nhiệm lập hóa đơn, người bán nên tham khảo văn bản gốc và ý kiến của kế toán/cơ quan thuế quản lý trực tiếp.