Đơn COD trên sàn TMĐT xuất hóa đơn khi nào? Giải đáp từ 1/7/2026

Với đơn COD bán hàng hóa trên sàn thương mại điện tử, không lấy ngày sàn đối soát hoặc chuyển tiền COD cho người bán làm mốc lập hóa đơn chỉ vì đó là ngày người bán thực nhận tiền. Theo nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, mốc cần xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Điều này có nghĩa là shop cần phân biệt rõ giữa thời điểm hàng hóa được chuyển giao cho khách và thời điểm tiền COD được sàn hoặc đơn vị vận chuyển chuyển về. Hai mốc này có thể không trùng nhau.

1. Đơn COD trên sàn TMĐT xuất hóa đơn khi nào?

Với giao dịch bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Do đó, với đơn COD trên sàn TMĐT, không lấy ngày sàn chuyển tiền COD về làm mốc lập hóa đơn chỉ vì tại thời điểm chuyển giao hàng hóa người bán chưa nhận được tiền.

Ví dụ minh họa:

Một đơn hàng được khách nhận vào ngày 10 nhưng sàn đến ngày 15 mới đối soát và chuyển tiền cho người bán. Nếu trong giao dịch cụ thể, ngày 10 cũng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho khách, thì thời điểm lập hóa đơn được xác định theo mốc chuyển giao đó, không chờ đến ngày 15 chỉ vì tiền COD chưa được chuyển về.

Với giao dịch qua nền tảng TMĐT hoặc nền tảng số, thông tin về giao dịch, thời điểm giao hàng và trạng thái hoàn tất đơn hàng là những dữ liệu quan trọng để người bán theo dõi, đối chiếu và thực hiện việc lập hóa đơn điện tử.

2. Vì sao ngày sàn chuyển tiền COD không phải mốc mặc định để lập hóa đơn?

2.1. COD là phương thức thu tiền, còn thời điểm lập hóa đơn được xác định theo việc chuyển giao hàng hóa

COD là phương thức thanh toán trong đó người mua trả tiền khi nhận hàng. Sau đó, tùy quy trình của sàn và đơn vị vận chuyển, khoản tiền thu hộ có thể được đối soát và chuyển cho người bán vào một thời điểm khác.

Trong khi đó, quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa xác định mốc theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua và không phân biệt người bán đã thu được tiền hay chưa.

Vì vậy, lịch đối soát hoặc ngày tiền COD về tài khoản không làm thay đổi mốc lập hóa đơn chỉ vì người bán chưa thực nhận tiền.

2.2. Ba mốc người bán COD cần phân biệt

Điểm cần lưu ý là dòng hàng và dòng tiền có thể diễn ra ở hai thời điểm khác nhau.

Một đơn hàng có thể đã phát sinh việc chuyển giao cho người mua trong khi tiền COD vẫn đang trong quá trình thu hộ, đối soát hoặc thanh toán. Khi đó, việc xác định thời điểm lập hóa đơn vẫn phải quay về mốc chuyển giao theo quy định.

Xem thêm: [Cập nhật mới nhất] Quy định về thời điểm xuất hóa đơn TMĐT

3. Người bán lấy thông tin nào từ sàn để xác định thời điểm lập hóa đơn?

Đối với giao dịch qua nền tảng TMĐT hoặc nền tảng số, người bán cần theo dõi các dữ liệu liên quan đến giao dịch và quá trình giao hàng.

3.1. Thông tin người mua và thông tin giao dịch

Thông tin giao dịch giúp người bán xác định đơn hàng cụ thể cần xử lý và đối chiếu với hóa đơn tương ứng.

Với shop có nhiều đơn mỗi ngày, việc quản lý thống nhất mã đơn hàng, thông tin giao dịch và hóa đơn giúp quá trình kiểm tra dữ liệu thuận tiện hơn.

3.2. Thời điểm giao hàng

Thời điểm giao hàng là dữ liệu quan trọng để người bán xem xét khi xác định thời điểm chuyển giao hàng hóa.

Tuy nhiên, không nên đồng nhất một cách máy móc mọi trạng thái có tên “giao hàng thành công” trên hệ thống của sàn hoặc đơn vị vận chuyển với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng trong mọi trường hợp.

Chuẩn pháp lý cần xác định vẫn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Dữ liệu giao hàng là thông tin thực tế quan trọng để người bán đối chiếu và xác định mốc này trong từng giao dịch.

3.3. Trạng thái hoàn tất đơn hàng

Thông tin về trạng thái hoàn tất đơn hàng giúp người bán theo dõi quá trình xử lý giao dịch trên nền tảng.

Về vận hành, shop có thể đối chiếu tối thiểu các dữ liệu:

• mã đơn hàng;
• thời điểm và trạng thái giao hàng;
• trạng thái hoàn tất đơn;
• thời điểm chuyển giao cần xác định;
• hóa đơn tương ứng.

Đây là khuyến nghị quản lý dữ liệu, không phải một thủ tục pháp lý riêng.

Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử cho sàn TMĐT mới nhất năm 2026

4. Ba tình huống COD trên sàn thường gặp

4.1. Khách đã nhận hàng nhưng sàn chưa chuyển tiền COD thì có chờ tiền về mới lập hóa đơn không?

Không lấy việc tiền COD chưa được chuyển về làm căn cứ để lùi thời điểm lập hóa đơn.

Người bán cần xác định thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa trong giao dịch cụ thể.

Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Do đó, thời điểm xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT là ngay khi đơn vị vận chuyển giao hàng thành công.

Trường hợp xuất khẩu hàng hóa thì, thời điểm xuất hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

Ví dụ minh họa:

Khách nhận đơn hàng vào ngày 5. Sàn dự kiến đối soát và chuyển tiền cho shop vào ngày 10.

Nếu trong giao dịch này, ngày 5 đồng thời là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho khách, thì thời điểm lập hóa đơn được xác định tại mốc chuyển giao đó. Người bán không chờ đến ngày 10 chỉ vì đây là ngày sàn chuyển tiền COD.

4.2. Đơn vừa phát sinh trên sàn nhưng chưa giao hàng có phải lập hóa đơn ngay không?

Việc một đơn hàng vừa được tạo trên sàn chưa tự thân đồng nghĩa hàng hóa đã được chuyển giao cho người mua.

Do đó, người bán cần theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng và xác định đúng thời điểm chuyển giao theo quy định, thay vì mặc định lấy thời điểm khách đặt hàng làm thời điểm lập hóa đơn cho mọi trường hợp.

4.3. Trạng thái trên sàn cập nhật chậm so với thực tế giao hàng thì xử lý thế nào?

Trong thực tế, dữ liệu giữa đơn vị vận chuyển và nền tảng có thể có độ trễ cập nhật.

Về vận hành, shop nên rà soát thông tin giao hàng và hồ sơ giao dịch thực tế để xác định thời điểm chuyển giao, thay vì chỉ dựa máy móc vào thời điểm một trạng thái cụ thể xuất hiện trên hệ thống.

Nếu giao dịch có đặc điểm riêng khiến người bán không thể xác định chắc chắn thời điểm chuyển giao, nên rà soát hồ sơ cụ thể hoặc tham vấn đơn vị chuyên môn.

5. Checklist xử lý hóa đơn cho shop có nhiều đơn COD

Với shop bán hàng trên nhiều sàn hoặc có số lượng đơn COD lớn, có thể áp dụng checklist vận hành sau:

Bước 1: Xác định quy định hóa đơn điện tử áp dụng

Shop cần xác định đúng đối tượng và hình thức hóa đơn điện tử áp dụng cho hoạt động kinh doanh của mình.

Bước 2: Theo dõi dữ liệu giao hàng và trạng thái đơn

Không chỉ theo dõi thời điểm đơn được tạo hoặc thời điểm thanh toán. Cần lưu ý dữ liệu phục vụ việc xác định thời điểm chuyển giao hàng hóa.

Bước 3: Đối chiếu đơn hàng với hóa đơn

Nên có dữ liệu giúp đối chiếu mã đơn, thông tin giao hàng, thời điểm chuyển giao cần xác định và hóa đơn tương ứng. Việc này đặc biệt hữu ích khi shop xử lý nhiều đơn từ nhiều kênh.

Bước 4: Tách riêng các đơn phát sinh trả hàng hoặc sai sót

Không mặc định rằng cứ đơn hoàn là có thể “hủy hóa đơn”. Việc xử lý hóa đơn đã lập khi phát sinh trả hàng, sai sót hoặc thay đổi giao dịch cần căn cứ quy định tương ứng với từng trường hợp.

Với shop có số lượng đơn lớn hoặc bán trên nhiều kênh, việc quản lý tập trung dữ liệu đơn hàng và hóa đơn có thể giúp quá trình đối chiếu thuận tiện hơn. Shop có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử của Nhanh.vn để tìm hiểu giải pháp phù hợp với quy mô và cách vận hành thực tế.

6. Đơn COD xác định thời điểm lập hóa đơn theo mốc chuyển giao, không theo ngày tiền về

Với câu hỏi “Đơn COD trên sàn TMĐT xuất hóa đơn khi nào?”, điểm cần nhớ là:

Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Vì vậy, ngày sàn đối soát hoặc chuyển tiền COD không trở thành mốc lập hóa đơn chỉ vì đó là ngày người bán thực nhận tiền.

Đối với đơn hàng qua sàn TMĐT, dữ liệu về giao hàng và trạng thái hoàn tất đơn là những thông tin quan trọng để người bán đối chiếu và xác định thời điểm xử lý hóa đơn. Tuy nhiên, không nên đồng nhất tuyệt đối mọi trạng thái “giao hàng thành công” với thời điểm chuyển giao trong mọi tình huống; cần xem xét giao dịch thực tế theo chuẩn pháp lý về chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa.

Nguồn tham khảo

• Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khoản 1 Điều 9: quy định thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa.
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP, điểm c khoản 1 Điều 17: quy định về quyền yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ việc lập hóa đơn đối với giao dịch qua nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khoản 2 Điều 19: quy định trách nhiệm cung cấp thông tin phục vụ việc lập hóa đơn điện tử của chủ quản nền tảng theo phạm vi điều khoản.
• Cổng Thông tin điện tử Chính phủ: thông tin về Nghị định 254/2026/NĐ-CP và thời điểm có hiệu lực.