Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho đơn Lazada đúng thời điểm

Bán hàng qua Lazada không có nghĩa người bán mặc nhiên được bỏ qua việc lập hóa đơn điện tử hoặc chờ đến khi sàn đối soát, chuyển tiền mới xem xét lập hóa đơn. Với người bán thuộc phạm vi áp dụng, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa cần được xác định theo quy định về hóa đơn điện tử và tình hình giao dịch thực tế.

Bài viết này tập trung hướng dẫn cách xử lý đơn Lazada đối với người bán thuộc trường hợp phải sử dụng hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Việc một hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp cụ thể thuộc diện áp dụng nào và sử dụng loại hóa đơn điện tử nào cần được xác định theo quy định áp dụng cho chính chủ thể đó.

1. Bán hàng trên Lazada thì ai lập hóa đơn điện tử?

Về nguyên tắc, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán thuộc phạm vi áp dụng của quy định về hóa đơn có trách nhiệm lập hóa đơn để giao cho người mua, trừ các trường hợp ngoại lệ theo quy định.

Việc giao dịch được thực hiện qua Lazada không tự động làm trách nhiệm lập hóa đơn của người bán chuyển sang cho sàn.

Người bán cũng không nên mặc định Lazada lập hóa đơn điện tử thay cho tất cả nhà bán hàng. Nếu có trường hợp ủy nhiệm lập hóa đơn hoặc một cơ chế đặc thù khác, cần xác định riêng theo điều kiện pháp lý và mô hình thực tế áp dụng.

Nói cách khác, Lazada là kênh phát sinh giao dịch bán hàng. Người bán vẫn cần xác định nghĩa vụ hóa đơn của mình theo chủ thể, giao dịch và phương thức hóa đơn đang sử dụng.

Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử cho sàn TMĐT mới nhất năm 2026

2. Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử cho đơn Lazada?

Đây là bước cần xác định trước khi người bán thực hiện thao tác lập hóa đơn.

2.1. Mốc pháp lý đối với giao dịch bán hàng hóa

Theo quy định hiện hành về hóa đơn điện tử, đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn gắn với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc việc người bán đã thu được tiền hay chưa.

Vì vậy, khi xử lý một đơn Lazada, người bán cần đối chiếu diễn biến thực tế của giao dịch và thời điểm chuyển giao hàng hóa để xác định thời điểm lập hóa đơn phù hợp.

Ngày Lazada chuyển tiền cho nhà bán hàng không phải là mốc duy nhất để xác định thời điểm lập hóa đơn.

2.2. Có phải chờ Lazada đối soát hoặc chuyển tiền mới lập hóa đơn?

Không.

Đối với giao dịch bán hàng hóa thuộc phạm vi quy định nêu trên, thời điểm lập hóa đơn không phụ thuộc việc người bán đã thu được tiền hay chưa.

Do đó, quy trình đối soát và thanh toán của Lazada cần được tách biệt với quy trình xác định thời điểm lập hóa đơn.

Về vận hành, shop nên theo dõi dữ liệu giao dịch và giao nhận để xác định thời điểm lập hóa đơn, thay vì đợi đến kỳ sàn chuyển tiền mới rà soát lại toàn bộ đơn hàng.

2.3. Không đồng nhất máy móc trạng thái đơn Lazada với thời điểm lập hóa đơn

Một đơn Lazada có thể trải qua nhiều trạng thái trong quá trình xử lý, vận chuyển và giao nhận.

Tên một trạng thái trên hệ thống quản lý của sàn không tự động trở thành mốc pháp lý để lập hóa đơn. Người bán cần đối chiếu trạng thái đó với diễn biến thực tế của việc chuyển giao hàng hóa.

Về mặt vận hành, shop nên xác định rõ:

• Dữ liệu nào phản ánh quá trình giao hàng.
• Mốc nào được dùng để kiểm tra việc chuyển giao hàng hóa.
• Ai chịu trách nhiệm xác nhận trước khi lập hóa đơn.
• Trường hợp bất thường nào cần chuyển cho kế toán hoặc người phụ trách thuế rà soát.

Cách tổ chức này giúp shop tránh phụ thuộc hoàn toàn vào ngày đối soát hoặc ngày nhận tiền từ sàn.

3. Cần chuẩn bị thông tin gì trước khi lập hóa đơn cho đơn Lazada?

Trước khi lập hóa đơn, người bán nên lấy dữ liệu từ đơn hàng và kiểm tra lại với các thông tin cần thể hiện trên hóa đơn theo trường hợp áp dụng.

Các nhóm dữ liệu có thể cần rà soát gồm:

• Thông tin người bán.
• Thông tin người mua trong trường hợp phải thể hiện.
• Tên hàng hóa.
• Số lượng.
• Đơn giá.
• Thành tiền và các thông tin liên quan theo loại hóa đơn sử dụng.
• Dữ liệu phục vụ việc đối chiếu lại giao dịch.

Không nên lấy toàn bộ dữ liệu hiển thị trên màn hình đơn hàng rồi đưa nguyên trạng lên hóa đơn. Một số thông tin trên sàn phục vụ vận hành hoặc đối soát có thể không tương ứng với nội dung bắt buộc của hóa đơn.

3.1. Bảng dữ liệu nên kiểm tra từ đơn Lazada

Tên trường dữ liệu thực tế có thể khác nhau tùy giao diện Lazada và hệ thống quản lý mà shop sử dụng. Shop nên dựa trên dữ liệu thực tế có sẵn, không mặc định một tên menu hoặc trạng thái cụ thể là áp dụng giống nhau trong mọi trường hợp.

3.2. Checklist trước khi lập hóa đơn

• Đúng đơn hàng cần lập hóa đơn chưa?
• Giao dịch đã đến thời điểm cần lập hóa đơn chưa?
• Tên hàng hóa và số lượng có khớp với giao dịch thực tế không?
• Thông tin người mua cần thể hiện đã chính xác chưa?
• Giá trị trên hóa đơn đã được kiểm tra với dữ liệu bán hàng chưa?
• Đang sử dụng đúng loại và phương thức hóa đơn áp dụng cho đơn vị chưa?

Riêng thuế suất hoặc cách xác định nghĩa vụ thuế, không nên áp dụng một mức chung cho mọi shop hoặc mọi ngành hàng chỉ vì giao dịch phát sinh từ Lazada. Nội dung này cần căn cứ vào chủ thể, hàng hóa và quy định thuế tương ứng.

4. Cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn Lazada theo 5 bước

Quy trình dưới đây tập trung vào luồng nghiệp vụ chung. Tên menu và thao tác cụ thể có thể khác nhau tùy hệ thống hóa đơn điện tử hoặc phần mềm mà người bán sử dụng.

4.1. Bước 1: Xác định phương thức hóa đơn điện tử đang sử dụng

Trước tiên, người bán cần biết đơn vị mình đang áp dụng loại và phương thức hóa đơn điện tử nào.

Người phụ trách nên kiểm tra:

• Hệ thống hóa đơn điện tử đang sử dụng.
• Phương thức hóa đơn đã đăng ký.
• Quy trình chuyển dữ liệu từ bộ phận bán hàng sang người lập hóa đơn.
• Người phụ trách các bước lập, ký hoặc xử lý hóa đơn theo hệ thống thực tế.

Không nên lấy một quy trình hướng dẫn trên Internet và áp dụng nguyên vẹn cho mọi người bán Lazada, vì cách thực hiện có thể khác tùy đối tượng và phương thức hóa đơn.

4.2. Bước 2: Xác định thời điểm cần lập hóa đơn

Tiếp theo, đối chiếu tình hình thực tế của đơn hàng với quy định về thời điểm lập hóa đơn.

Đối với giao dịch bán hàng hóa, shop cần chú ý thời điểm chuyển giao hàng hóa thay vì chỉ nhìn vào ngày Lazada chuyển tiền hoặc hoàn tất kỳ đối soát.

Với shop nhiều đơn, nên theo dõi việc này theo từng giao dịch hoặc theo một quy trình kiểm soát thống nhất. Việc để đến cuối kỳ thanh toán mới rà ngược lại toàn bộ đơn có thể khiến khâu đối chiếu phức tạp hơn.

4.3. Bước 3: Lấy và kiểm tra dữ liệu đơn Lazada

Sau khi xác định đơn cần xử lý, người bán lấy các dữ liệu cần thiết từ hệ thống quản lý đơn hàng.

Có thể chia thành ba nhóm:

Dữ liệu hàng hóa: tên sản phẩm, số lượng và thông tin giao dịch liên quan.

Dữ liệu người mua: các thông tin cần thiết trong trường hợp phải thể hiện trên hóa đơn.

Dữ liệu giao dịch: thông tin phục vụ việc xác định thời điểm và truy vết lại đơn hàng.

Nếu dữ liệu trên sàn và dữ liệu quản lý nội bộ có chênh lệch, nên kiểm tra nguyên nhân trước khi lập hóa đơn.

4.4. Bước 4: Lập hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử

Sau khi dữ liệu đã được kiểm tra, người bán hoặc bộ phận phụ trách tiến hành lập hóa đơn trên hệ thống đang sử dụng.

3.4. Bước 4: Lập hóa đơn trên hệ thống HĐĐT shop đang sử dụng

Để xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng trên Lazada, người bán cần sử dụng phần mềm xuất hóa đơn điện tử tích hợp với sàn thương mại điện tử 

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho điện tử cho đơn hàng Lazada qua phần mềm xuất hóa đơn điện tử Nhanh.vn 

Dựa trên thông tin khách hàng, đơn hàng, hóa đơn bán hàng trên Nhanh, phần mềm sẽ tạo hóa đơn điện tử với các thông tin đó.

• Điền tên người mua và số điện thoại để lưu khách hàng trên Nhanh.vn. Đây là thông tin bắt buộc
• Điền thông tin nhận hóa đơn điện tử của khách hàng, bao gồm:
  • Tên công ty / tên HKD / tên cá nhân nhận hóa đơn
  • Mã số thuế của khách hàng
• Địa chỉ công ty:
  • Điền địa chỉ công ty / địa chỉ HKD / địa chỉ cá nhân nhận hóa đơn
• Nếu không nhập địa chỉ công ty, hệ thống tự lấy Tỉnh/Thành phố + Quận/Huyện (4.1 + 4.2).
  • Nếu đã nhập 4.2, chỉ cần điền địa chỉ chi tiết tại 4.1 để tránh trùng.
• Điền email nhận hóa đơn điện tử của khách hàng.

4.5. Bước 5: Đối chiếu đơn Lazada với hóa đơn đã lập

Sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn, shop nên thực hiện bước đối chiếu cuối.

Có thể kiểm tra:

• Thông tin dùng để truy vết đơn.
• Hàng hóa.
• Số lượng.
• Giá trị giao dịch.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Trạng thái hóa đơn trên hệ thống đang sử dụng.

Mục tiêu là khi cần kiểm tra lại, người phụ trách có thể nhanh chóng xác định một đơn Lazada cụ thể tương ứng với hóa đơn nào.

Với shop có số lượng đơn lớn, quy trình đối chiếu càng cần rõ ràng để hạn chế tình trạng dữ liệu đơn hàng và dữ liệu hóa đơn nằm ở các hệ thống tách biệt nhưng không có cách truy vết thống nhất.

Với shop chỉ có vài đơn Lazada mỗi ngày, việc kiểm tra và lập hóa đơn thủ công vẫn có thể kiểm soát được. Nhưng khi số lượng đơn tăng, nhân sự sẽ phải liên tục:

• Lấy dữ liệu đơn hàng
• Kiểm tra thông tin giao dịch
• Đối chiếu dữ liệu trước khi lập hóa đơn
• Nhập lại thông tin sang hệ thống HĐĐT
• Theo dõi đơn đã và chưa xử lý

👉 Giải pháp xuất hóa đơn điện tử tự động tích hợp với hệ thống quản lý bán hàng Nhanh.vn sẽ giúp shop tập trung dữ liệu đơn hàng và quy trình hóa đơn điện tử trên cùng một hệ thống, giảm khối lượng nhập liệu và đối chiếu thủ công

5. 4 lỗi dễ gặp khi xuất hóa đơn điện tử cho đơn Lazada

5.1. Lấy ngày Lazada chuyển tiền làm mốc mặc định

Shop nên tách riêng:

• Quy trình xác định thời điểm lập hóa đơn.
• Quy trình Lazada đối soát và thanh toán cho nhà bán hàng.

Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn không phụ thuộc việc người bán đã thu được tiền hay chưa.

5.2. Cho rằng khách không yêu cầu thì không cần lập hóa đơn

Việc người mua có yêu cầu hóa đơn hay không không phải là căn cứ duy nhất quyết định nghĩa vụ lập hóa đơn.

Với người bán thuộc phạm vi áp dụng, khi phát sinh giao dịch bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp thuộc ngoại lệ tương ứng.

Vì vậy, shop cần xác định nghĩa vụ dựa trên quy định áp dụng cho mình và giao dịch thực tế, thay vì chỉ căn cứ vào việc khách hàng có yêu cầu hay không.

5.3. Cho rằng Lazada tự động lập hóa đơn thay cho mọi nhà bán hàng

Việc bán hàng trên một sàn thương mại điện tử không đồng nghĩa sàn mặc nhiên tiếp nhận toàn bộ trách nhiệm lập hóa đơn của người bán.

Người bán cần xác định mô hình thực tế của mình. Trường hợp liên quan đến ủy nhiệm lập hóa đơn hoặc một cơ chế đặc thù khác cần được xem xét riêng theo điều kiện pháp lý tương ứng.

5.4. Áp dụng hướng dẫn pháp lý cũ mà không kiểm tra hiệu lực

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực và là căn cứ cần được xem xét đối với nội dung hóa đơn, chứng từ điện tử thuộc phạm vi điều chỉnh của văn bản.

Khi tìm hướng dẫn trên Internet, người bán có thể gặp nội dung được xây dựng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP hoặc Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Do đó, trước khi áp dụng một bài hướng dẫn cũ cho giao dịch phát sinh từ ngày 01/07/2026 trở đi, cần kiểm tra lại hiệu lực và quy định hiện hành tương ứng.

6. Shop nhiều đơn Lazada hoặc bán nhiều kênh nên tổ chức quy trình thế nào?

Quy định pháp luật xác định nghĩa vụ và yêu cầu về hóa đơn. Việc tổ chức dữ liệu đơn hàng – hóa đơn là bài toán vận hành riêng của từng shop.

Với shop ít đơn, người phụ trách có thể theo dõi và xử lý từng giao dịch theo quy trình hiện có, miễn bảo đảm xác định đúng thời điểm và kiểm tra đủ dữ liệu cần thiết.

Với shop có nhiều đơn hoặc bán đồng thời qua nhiều kênh, có thể tổ chức quy trình thống nhất:

Đơn hàng → kiểm tra giao dịch → xác định thời điểm lập → lấy dữ liệu → lập hóa đơn → đối chiếu đơn và hóa đơn.

Một hệ thống quản lý tập trung có thể phù hợp với nhu cầu nhiều đơn, nhiều kênh hoặc giảm thao tác nhập liệu lặp. Tuy nhiên, phạm vi tích hợp và đồng bộ thực tế còn phụ thuộc từng kênh và cấu hình triển khai.

Shop có nhu cầu quản lý nhiều đơn hoặc nhiều kênh có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử của Nhanh.vn để tìm hiểu phương án phù hợp với quy trình vận hành thực tế.

7. Câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn điện tử cho đơn Lazada

7.1. Người mua không yêu cầu hóa đơn thì có phải lập không?

Việc người mua có yêu cầu hóa đơn hay không không phải là căn cứ duy nhất quyết định nghĩa vụ lập hóa đơn.

Với người bán thuộc phạm vi áp dụng, khi phát sinh giao dịch bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp thuộc ngoại lệ tương ứng.

Do đó, người bán cần xác định nghĩa vụ theo trường hợp của mình, thay vì mặc định rằng khách không yêu cầu thì không cần lập hóa đơn.

7.2. Có thể chờ Lazada thanh toán rồi mới xuất hóa đơn không?

Không nên lấy ngày Lazada thanh toán làm mốc mặc định.

Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua và không phụ thuộc việc đã thu được tiền hay chưa.

Shop cần theo dõi giao dịch thực tế và dữ liệu giao nhận để xác định thời điểm phù hợp.

7.3. Lazada có tự xuất hóa đơn điện tử thay cho người bán không?

Không thể mặc định như vậy chỉ vì đơn hàng phát sinh trên Lazada.

Người bán vẫn cần xác định trách nhiệm lập hóa đơn của mình. Nếu có cơ chế ủy nhiệm hoặc phương thức đặc thù khác, cần kiểm tra riêng điều kiện và căn cứ pháp lý áp dụng.

Nguồn tham khảo

• Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026:
  • Điều 4: Nguyên tắc lập hóa đơn.
  • Khoản 1 Điều 9: Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa.
  • Điều 10: Nội dung của hóa đơn.
  • Điều 12: Quy trình đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong trường hợp áp dụng.
• Nguồn thông tin chính thức của Lazada Seller Center, nếu sử dụng, chỉ nhằm tham khảo bối cảnh vận hành nền tảng và không thay thế căn cứ pháp lý

Lưu ý: Nội dung trên chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể và giải đáp chính xác theo từng trường hợp, bạn có thể liên hệ đội ngũ chuyên môn tại EcomTax để được hỗ trợ.