Cách thiết kế phiếu gửi hàng đầy đủ thông tin trên phần mềm

Phiếu gửi hàng là chứng từ chứa thông tin người gửi, người nhận, đơn hàng và vận chuyển, được sử dụng để nhận diện, kiểm tra và bàn giao hàng hóa. Một mẫu phiếu gửi hàng tốt cần đầy đủ thông tin, dễ đọc, phù hợp với kích thước kiện hàng và hạn chế nhầm lẫn khi đóng gói. Với phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn  , shop có thể chọn mẫu A4/A5, K80 hoặc nhãn đơn hàng, đồng thời tùy chỉnh logo, mã vạch và các thông tin hiển thị trên phiếu.

1. Phiếu gửi hàng là gì? Có những thông tin nào cần có?

Phiếu gửi hàng hay Phiếu giao hàng (Phiếu đơn hàng) là 1 loại giấy tờ chứa thông tin quan trọng về đơn hàng, và là bằng chứng ký gửi cho đơn hàng đó. Phiếu hỗ trợ người bán và người mua đối chiếu thông tin trong quá trình giao nhận hàng.

Phiếu gửi hàng thường chứa những thông tin sau:

• Thông tin người bán và người mua: Tên, địa chỉ của hai bên.
• Thông tin hàng hóa: Số lượng, loại hàng, chất lượng và giá trị hàng hóa.
• Mã vận đơn và mã đơn hàng.
• Ngày đặt hàng.
• Chữ ký người nhận.
• Khối lượng tối đa.

Một phiếu gửi hàng được thiết kế chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin giúp tăng độ tin cậy của thương hiệu, giảm thiểu sai sót trong quá trình giao nhận và tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Đây cũng là căn cứ để các bên đối chiếu, khiếu nại hoặc yêu cầu giải quyết khi có vấn đề phát sinh.

Phần mềm bán hàng Nhanh.vn hỗ trợ nhiều loại phiếu gửi khác nhau, tùy thuộc mục đích sử dụng của cửa hàng như gửi tại các đơn vị giao hàng hay gửi tại các bưu cục, bưu chính, bao gồm:

• In phiếu gửi (Khổ A4|A5): Dùng vừa đủ cho gói hàng phiên bản cỡ lớn, dán vừa khổ giấy A4 hoặc A5, có thể in được bằng giấy in và máy in thông thường

• In phiếu gửi (Khổ 80mm) : Dùng cho các gói hàng nhỏ hơn, không cần quá nhiều thông tin, phiếu được in bằng máy in hóa đơn chuyên dụng.

• In 4 phiếu gửi 1 trang A4: Dùng cho các đơn hàng nhỏ, có thể in được bằng giấy và máy in thường, 1 trang A4 có thể in được 4 phiếu gửi hàng khác nhau, giúp tiết kiệm giấy

• In nhãn: Dùng để dán vào các sản phẩm nhỏ, trên nhãn chữa mã đơn hàng, tên, địa chỉ, điện thoại người nhận và tổng thu, không hiển thị chi tiết sản phẩm trong đơn hàng.

In phiếu gửi hàng loạt - Nhanh hơn, chính xác hơn

Dù bạn có 50 hay 500 đơn/ngày, việc xử lý phiếu gửi thủ công đều tốn thời gian và dễ sai sót.
Nhanh POS hỗ trợ in phiếu gửi hàng loạt tự động, nhanh chóng, chính xác và đồng bộ với đơn giao hàng.

👉 Nhận tư vấn ngay

3. Cách thiết kế mẫu phiếu gửi hàng

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn cho phép bạn sử dụng mẫu phiếu gửi hàng mặc định hoặc tự thiết kể mẫu phiểu gửi theo phong cách riêng cho mọi hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

Để thiết kế một mẫu phiếu gửi hàng, bạn truy cập vao module Cài đặt mẫu in, hoặc truy cập tại đây.

Bước 1: Bạn chọn loại phiếu gửi hàng muốn thiết kế:

Bước 2: Phần mềm Nhanh sẽ hiển thị giao diện thiết kế và giao diện xem trước bản thiết kế

Bước 3: Thiết kế mẫu phiếu gửi

Bạn có thể tùy chỉnh phiếu gửi hàng của mình tại bảng nhập dữ liệu bên dưới, hoặc có thể chỉnh sửa lại mẫu mặc định trên hệ thống cho phù hợp với nhu cầu bằng cách click vào biểu tượng để load mẫu thiết kế có sẵn, sau đó chỉnh sửa lại cho phù hợp. Lưu ý, nhớ setup các thông tin trên phiếu như giá tiền, thời gian, tình trạng đơn hàng, địa chỉ...

Phần mềm bán hàng Nhanh.vn cho phép bạn có thể lựa chọn các từ khóa cho mẫu in bằng cách click vào biểu tượng . Để thêm một thông tin bất kỳ vào mẫu in, bạn chỉ cần chọn một từ khóa phù hợp, ví dụ:

• Đối với cửa hàng sử dụng nhiều hãng vận chuyển, thì từ khóa  {__LOGO_HANG_VAN_CHUYEN__} cho phép hiển thị logo của một số hãng vận chuyển trên phiếu gửi một cách trực quan, tránh việc đơn hàng của hãng này lại đưa cho hãng khác.
• Từ khóa {__LOGO_DOANH_NGHIEP__} cho phép hiển thị logo của cửa hàng lên phiếu gửi, giúp hình ảnh của cửa hàng trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt người nhận/khách hàng.
• Từ khóa {__MA_VACH_DON_HANG__} sẽ hiển thị mã vạch của đơn hàng trên phiếu gửi, với những cửa hàng dùng đầu tit mã vạch thì có thể dùng để tit nhiều đơn hàng cho vào biên bản bàn giao vận đơn, rất tiện lợi, không phải nhập ID đơn hàng bằng tay.

Sau khi thiết kế mẫu phiếu gửi xong, bạn click vào Lưu để hoàn tất quá trình thao tác, như vậy là bạn đã thiết kế xong một mẫu phiểu gửi đúng ý, vừa đầy đủ thông tin, lại vừa đẹp, mang phong cách riêng của cửa hàng. Lưu ý, mẫu thiết kế văn bản cần bảo đảm chính xác ngay từ đầu để hạn chế sự sai sót trong thực hiện cũng như dễ dàng khi tìm kiếm mẫu.

Sau khi lưu thiết kế phiếu gửi hàng, bạn có thể in phiếu gửi hàng tại nhiều màn hình làm việc khác nhau để nhanh chóng ship hàng, bưu kiện chuyển phát nhanh đến các đơn vị vận chuyển, bưu điện,... bằng những cách đơn giản dưới đây:

• Tích chọn nhiều đơn hàng --> Click nút Hành động --> Click in phiếu gửi các đơn đã chọn
• Tại tab In và đóng gói, click nút thao tác nhanh --> Chọn in phiếu gửi cho đơn hàng đó
• Tại trang chi tiết đơn hàng --> Click vào tab In và đóng gói --> Chọn các hình thức in phiếu gửi phù hợp.

Xem thêm: Cách in phiếu gửi hàng trên Shopee chi tiết, dễ thực hiện

Trên đây là hướng dẫn cách tạo phiếu gửi hàng trên phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn. Hy vọng rằng, những thông tin sẽ giúp ích cho bạn trong khi bán hàng cũng như khắc phục những sự cố không đáng có trong việc tạo phiếu. Ngoài ra, Phần mềm Nhanh.vn cũng hỗ trợ bạn rất nhiều trong quá trình kinh doanh như báo cáo kiểm tra, thống kê tình hình hàng hóa, tính phí, bảng giá cùng những câp nhật mới nhất. Hãy nhanh tay để lại thông tin cho chúng tôi để được sử dụng phần mềm miễn phí ngay.