Quản lý đơn hàng như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất

2. Quy trình quản lý đơn hàng đúng cách

Mỗi doanh nghiệp có thể có quy trình quản lý bán hàng riêng, tùy thuộc vào ngành nghề hoạt động. Bạn có thể tham khảo các bước cơ bản mà hầu hết các doanh nghiệp thường áp dụng trong quy trình quản lý bán hàng:

Tiếp nhận đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh

Doanh nghiệp ghi nhận các đơn đặt hàng từ khách hàng thông qua các kênh tiếp nhận như điện thoại, email, cửa hàng, website. Thông tin đặt hàng có tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, số lượng, thành tiền sản phẩm.

Kiểm tra hàng tồn kho

Doanh nghiệp kiểm tra thông tin đơn hàng, xác nhận tính khả thi và sẵn có của sản phẩm hoặc dịch vụ tại kho. Sau đó, tiến hành xử lý đơn hàng bằng cách chuẩn bị hàng hoá, đóng gói, và lập phiếu xuất kho. Nếu kho không đáp ứng đủ hàng thì phải liên hệ với quản lý bộ phận sản xuất hoặc hẹn khách hàng giao sau.

Chốt đơn hàng

Sau khi xác nhận kho đủ khả năng đáp ứng, doanh nghiệp sẽ tiếp nhận đơn hàng và cung cấp cho khách hàng các thông tin liên quan đến thời gian giao hàng đơn hàng của mình. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ lưu trữ thông tin đơn hàng vào hệ thống quản lý khách hàng.

Đóng gói hàng hóa

Tùy thuộc vào loại hàng hóa, yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp lựa chọn các vật liệu đóng gói như hộp, túi giấy, túi nilong, bọc chống sốc. Mục tiêu là bảo quản hàng hóa và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

Trước khi đóng gói, hàng hóa cần được sắp xếp cách gọn gàng để tiết kiệm diện tích, bọc chống sốc để không bị tổn thất.

Đóng gói hàng hóa

Quy trình đóng gói cần chỉn chu để tránh tình trạng hư hỏng, móp méo hoặc vận chuyển lên xuống bị vỡ hàng hóa. Bạn có thể sử dụng hạt nhựa bong bóng, bọt nhựa, giấy bọc, băng keo. Sau khi đóng gói, hàng hóa cần được kiểm tra lại để đảm bảo đóng gói theo đúng quy cách, yêu cầu và đủ số lượng cho khách hàng trước khi vận chuyển. 

Cân và dán nhãn

Trước khi vận chuyển, hàng hóa cần được cân để xác định trọng lượng và sau đó dán nhãn mã vận đơn. Nhãn mã vận đơn cần chứa các thông tin cơ bản: trọng lượng, kích thước, chi tiết số lượng sản phẩm, thông tin khách hàng, địa chỉ và số điện thoại.

Giao hàng

Sau khi quá trình đóng gói hàng hoàn thành, đơn hàng sẽ được bàn giao cho đơn vị vận chuyển để giao tới địa chỉ khách hàng. Giao hàng là bước cuối cùng trong quy trình xử lý đơn hàng, và phải đảm bảo rằng sản phẩm được gửi đến khách hàng một cách nguyên vẹn, đúng thời gian.

Khi đơn hàng được giao, cần cập nhật trạng thái của đơn hàng trong phần mềm quản lý đơn hàng. Doanh nghiệp sẽ theo dõi và kiểm soát được quá trình giao hàng, cung cấp thông tin chính tình trạng của đơn hàng cho khách hàng nếu cần thiết. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể gửi một email cung cấp cho khách hàng thông tin chi tiết về việc giao hàng và cho phép họ tra cứu thông tin đơn hàng. Khách hàng sẽ yên tâm với việc nhận thông tin và tăng cường mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Xử lý các vấn đề phát sinh sau bán hàng

Để đảm bảo chất lượng dịch vụ và tạo trải nghiệm cho khách hàng, doanh nghiệp cần xử lý các vấn đề phát sinh sau khi đã hoàn thành đơn hàng. Trong quá trình xử lý đơn hàng, có thể xảy ra các tình huống như giao nhầm hàng, giao hàng không đúng thời gian dự kiến, giao thiếu số lượng, hàng hóa bị hư hỏng,...

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần sẵn sàng lắng nghe phản hồi từ khách hàng và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời. Khách hàng cần được phản ánh vấn đề một cách dễ dàng và nhanh chóng qua tin nhắn hoặc hotline. Các phương pháp xử lý có thể là hoàn tiền, đổi trả hàng hóa, tặng voucher giảm giá để giải quyết tình huống một cách hài hòa, đôi bên vui vẻ.

Hoàn tiền, trả hàng là một biện pháp phổ biến để đền bù cho khách hàng khi sản phẩm không đạt yêu cầu hoặc gặp sự cố. Đổi trả hàng hóa thường là do sản phẩm lỗi hoặc đúng với đơn đặt hàng. Doanh nghiệp tặng voucher giảm giá có thể vừa bù đắp sự cố, vừa khuyến khích khách hàng tiếp tục mua sắm.

Quan trọng nhất, việc xử lý các vấn đề phát sinh sau bán hàng cần được thực hiện chuyên nghiệp để tạo lòng tin và tăng cường mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp. Ngoài ra, việc học từ những vấn đề phát sinh này cũng giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình bán hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ trong tương lai.

Xem thêm: TOP 6 cách giúp quản lý đơn hàng online dễ dàng hơn cho chủ shop

3. Cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất

Để đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý đơn hàng, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp khác nhau để quản lý hiệu quả. Quản lý tồn kho đóng vai trò quyết định đến khả năng tăng đơn hàng mới. Nếu quản lý tồn kho không tốt, có thể xảy ra tình trạng hàng hóa trong kho sai lệch giữa số lượng hàng thực tế và số lượng được ghi nhận. Điều này có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Vì vậy, để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ và phục vụ khách hàng, doanh nghiệp cần chú trọng đến quy trình quản lý tồn kho:

• Theo dõi hàng tồn kho định kỳ: Cập nhật chính xác số lượng hàng tồn kho định kỳ. Xác định được tình trạng tồn kho và điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.
• Thiết lập ngưỡng tồn kho để tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít. Khi hàng tồn kho đạt ngưỡng hoặc thấp hơn, doanh nghiệp sẽ biết cần đặt hàng mới hoặc giảm sản xuất để duy trì mức tồn kho lý tưởng.
• Quản lý số lượng hàng tồn kho theo từng lô giúp người quản lý biết chính xác thông tin về chất lượng, thời gian nhập kho, đơn giá, thành tiền,... Bạn có thể tiếp tục sử dụng lô hàng hoặc loại bỏ nó khỏi kho.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Áp dụng phần mềm quản lý kho giúp nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Phần mềm quản lý kho cung cấp các tính năng như theo dõi số lượng hàng tồn kho, thông tin về lô hàng, giá bán, phân loại hàng hóa, lập báo cáo tồn kho chi tiết. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tình trạng tồn kho.

Phân loại hàng hóa

Phân loại hàng hóa sẽ tăng cường sự tiện lợi xử lý đơn hàng nhanh. Phân nhóm các mặt hàng cùng loại vào cùng một vị trí hoặc khu vực, nhân viên đóng gói sẽ tìm kiếm và lấy hàng nhanh chóng. Phân loại hàng hóa giúp tránh tình trạng chậm trễ hoặc nhầm lẫn đơn hàng. Điều này giảm thiểu nguy cơ gửi nhầm hàng hoặc chậm trễ đơn hàng trong quá trình xử lý đơn hàng.

Phân loại hàng hóa

Khi nhóm các sản phẩm cùng loại lại gần nhau, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn, xác định lượng hàng cần được nhập thêm phù hợp.

Quản lý đơn vị vận chuyển

Để đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần chú trọng vào quản lý đơn vị vận chuyển. Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và chuyên nghiệp, có kinh nghiệm.

Quản lý thông tin đơn hàng chi tiết giúp đơn vị vận chuyển hiểu rõ yêu cầu và đảm bảo việc vận chuyển diễn ra đúng hẹn và đúng quy trình, đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn.

Cập nhật trạng thái đơn hàng: Để khách hàng có thể theo dõi tình trạng đơn hàng của mình, doanh nghiệp cần cập nhật và cung cấp thông tin về trạng thái đơn hàng: ngày giao dự kiến và thông báo thay đổi nào trong quá trình vận chuyển.

Trường hợp có bất kỳ sự chậm trễ hoặc vấn đề nào xảy ra trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng biết để tránh hiểu lầm hoặc sự khó chịu cho khách hàng. Doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin về nguyên nhân gây chậm trễ và đề xuất giải pháp hoặc sự đền bù tương ứng để giữ lòng tin của khách hàng.

Xử lý trường hợp hoàn trả hàng

Trong một số trường hợp, dù đơn hàng được giao đến đúng địa chỉ và thời gian, khách hàng có thể từ chối nhận hàng. Khi xảy ra tình huống này, doanh nghiệp cần làm rõ nguyên nhân từ chối nhận hàng để giải quyết phù hợp.

Đầu tiên, quan trọng nhất là doanh nghiệp cần lắng nghe và hiểu lý do từ chối nhận hàng. Sau khi xác định được lý do, doanh nghiệp có thể tiến hành các biện pháp giải quyết. Chịu trách nhiệm và đảm bảo rằng khách hàng được đền bù hoặc nhận được sản phẩm mới thay thế nếu hàng hóa bị hư hỏng, lỗi. Hoàn trả hoặc đổi hàng, tặng voucher khuyến mãi nếu cần thiết.

Khi phát sinh đơn hàng hư hỏng, hãy đối chiết với đơn vị vận chuyển và kiểm tra xem có vấn đề nào xảy ra không, từ đó cải thiện quy trình vận chuyển an toàn hơn. Quan trọng nhất là doanh nghiệp cần tiếp cận vấn đề phát sinh với thái độ linh hoạt và khách quan, tìm cách giải quyết phù hợp, tạo sự hài lòng cho khách hàng.

Đọc thêm: Những điều cần biết về công việc quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp

4. Sử dụng phần mềm Nhanh.vn để tối ưu quản lý đơn hàng của bạn

Để nâng cao hiệu quả quản lý đơn hàng, các doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ để hỗ trợ cho công việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tìm phần mềm quản lý đơn hàng phù hợp với nhu cầu và quy mô hoạt động của mình. Sử dụng phần mềm Nhanh.vn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý đơn hàng.

Sử dụng phần mềm Nhanh.vn để tối ưu quản lý đơn hàng của bạn

Lợi ích phần mềm Nhanh.vn:

• Sử dụng phần mềm Nhanh.vn giúp tối ưu quản lý đơn hàng của bạn. Phần mềm cung cấp các công cụ quản lý đơn hàng toàn diện, từ thông tin khách hàng, đơn hàng, sản phẩm, vận chuyển, thanh toán cho đến phân tích và báo cáo hiệu suất hoạt động chi tiết.
• Bạn không cần phải làm mọi việc thủ công, từ việc tính toán giá cả, tạo hóa đơn, đến việc theo dõi vận chuyển và xử lý thanh toán. Thay vào đó, bạn có thể dành thười gian nghiên cứu, thực hiện các hoạt động kinh doanh chính và phát triển mối quan hệ khách hàng, đối tác, nhà cung cấp.
• Quy trình quản lý đơn hàng trở nên dễ dàng hơn, tự tạo đơn hàng, áp dụng khuyến mãi tự động, xuất kho, xuất hóa đơn và giao hàng đến cho khách hàng.
• Phần mềm Nhanh.vn giúp tiết kiệm nguồn lực và cung cấp báo cáo chi tiết để doanh nghiệp dễ dàng đánh giá trực quan, điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp. Bạn có thể xem thông tin về doanh thu, lợi nhuận, tồn kho và các chỉ số kinh doanh để đánh giá hiệu suất hoạt động.
• Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tăng cường khả năng cạnh tranh, xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đối tác, mở rộng phát triển hơn trong lĩnh vực bán hàng đa kênh.

Trên đây là bài viết chia sẻ chi tiết cách Quản lý đơn hàng như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất. Hy vọng những thông tin mà Nhanh.vn đề xuất ở trên sẽ giúp các bạn kinh doanh phát triển, mở rộng. Cảm ơn các bạn đã đọc!