Cách kiểm kho cửa hàng mẹ và bé theo ngày, tuần và tháng

Hệ thống báo còn bỉm size M nhưng nhân viên không tìm thấy trên kệ. Một lô sữa cũ lại nằm sâu trong kho, gần hết hạn mới được phát hiện. Đây là kiểu sai lệch dễ xảy ra ở cửa hàng mẹ và bé vì hàng hóa có nhiều size, dung tích, lô, hạn dùng, combo và đơn vị đóng gói.

Một lịch kiểm kho tham khảo phù hợp với nhiều shop là: cuối ngày kiểm nhanh các mã biến động, hằng tuần kiểm xoay vòng từng nhóm hàng và hằng tháng đối chiếu tổng thể. Tần suất thực tế cần điều chỉnh theo số SKU, tốc độ bán, số nhân viên, số điểm lưu hàng và mức độ sai lệch từng nhóm sản phẩm.

Với shop ít SKU và ít giao dịch, chủ cửa hàng có thể giãn một số phiên kiểm tổng thể. Ngược lại, cửa hàng bán nhanh, có nhiều ca làm việc hoặc thường xuyên phát sinh đổi trả nên tăng tần suất với sữa, bỉm, đồ ăn dặm và các mã từng bị lệch. Hướng dẫn về tần suất kiểm tra hàng tồn kho cũng gợi ý ưu tiên kiểm hằng tuần với nhóm quay vòng nhanh và kiểm toàn bộ kho theo tháng.

1. Kiểm kho cửa hàng mẹ và bé cần kiểm những dữ liệu nào?

Kiểm kho đạt yêu cầu không dừng ở việc đếm tổng số sản phẩm. Nhân viên phải xác định đúng mã hàng, biến thể, lô, hạn dùng, đơn vị quy đổi, vị trí và trạng thái thực tế của từng sản phẩm.

1.1. SKU và biến thể sản phẩm

Hai sản phẩm cùng thương hiệu nhưng khác size, trọng lượng, số miếng hoặc độ tuổi sử dụng cần được phân biệt thành các SKU riêng.

• Bỉm dán và bỉm quần.
• Size NB, S, M, L, XL.
• Gói 46 miếng và gói 64 miếng.
• Sữa 400 g, 800 g và 900 g.
• Sản phẩm dành cho các nhóm tuổi khác nhau.
• Quần áo trẻ em khác màu hoặc khác size.
• Bộ sản phẩm và hàng bán lẻ.

Ví dụ, bỉm quần size M 46 miếng và bỉm quần size M 64 miếng không nên gộp thành một dòng “bỉm M”. Bao bì gần giống nhau khiến nhân viên dễ lấy nhầm, quét nhầm hoặc đếm đúng tổng nhưng sai từng mã.

1.2. Lô và hạn sử dụng

Với sữa, đồ ăn dặm, thực phẩm bổ sung hoặc sản phẩm chăm sóc mẹ và bé, phiếu kiểm nên có thêm số lô và hạn sử dụng. Việc này giúp cửa hàng biết lô nào cần ưu tiên bán trước, lô nào có bao bì bất thường và lô nào cần theo dõi sát hơn.

Không nên cộng lô cũ và lô mới thành một con số tổng rồi bỏ qua ngày hết hạn. Chủ shop có thể tham khảo thêm cách quản lý hàng hóa theo lô và hạn dùng để chuẩn hóa dữ liệu trước khi kiểm kê.

1.3. Đơn vị nhập, đơn vị bán và hệ số quy đổi

Nhiều cửa hàng nhập theo thùng nhưng bán theo lon, hộp, chai hoặc gói. Trước khi kiểm kho, cần chọn một đơn vị tồn chuẩn và khai báo rõ mỗi thùng chứa bao nhiêu đơn vị nhỏ.

Nếu cửa hàng thường xuyên bóc thùng để bán lẻ, có thể xem thêm hướng dẫn quản lý sản phẩm theo thùng, lốc và hàng lẻ.

1.4. Trạng thái và vị trí hàng hóa

Cần tách rõ:

• Hàng đang bán được.
• Hàng lỗi hoặc móp vỏ.
• Hàng khách đổi trả.
• Hàng chờ trả nhà cung cấp.
• Hàng mẫu hoặc quà tặng.
• Hàng đã giữ cho khách.
• Hàng đang đóng gói hoặc chờ giao.
• Hàng đang điều chuyển giữa các kho.

Một hộp sữa vẫn nằm trong cửa hàng nhưng đã được giữ cho khách không nên tiếp tục được hiểu là hàng có thể bán tự do.

1.5. Combo và sản phẩm thành phần

Với combo sơ sinh, giỏ quà hoặc chương trình tặng kèm, cần kiểm từng sản phẩm thành phần. Nếu cửa hàng chỉ ghi nhận tên combo mà bỏ qua sản phẩm con, tồn của khăn sữa, bình sữa, bỉm hoặc quà tặng có thể bị lệch.

2. Chuẩn bị gì trước khi bắt đầu kiểm kho?

Kiểm kho khi phiếu nhập, đơn hàng và đổi trả còn treo sẽ khiến nhân viên đếm đi đếm lại. Trước mỗi phiên kiểm, quản lý nên hoàn tất các bước dưới đây.

2.1. Chốt thời điểm cắt dữ liệu

Chọn một mốc rõ ràng, thường là sau khi đóng ca hoặc trước giờ mở cửa. Mọi giao dịch phát sinh sau thời điểm đó phải được ghi riêng.

Ví dụ, cửa hàng bắt đầu kiểm lúc 21 giờ. Một hóa đơn phát sinh lúc 21 giờ 10 phút cần được đánh dấu là giao dịch sau thời điểm chốt để tránh đối chiếu nhầm.

2.2. Xử lý các nghiệp vụ đang dở

• Phiếu nhập chưa hoàn thành.
• Đơn đang đóng gói.
• Đơn hủy chưa xử lý xong.
• Sản phẩm khách vừa đổi trả.
• Hàng đang giữ cho khách.
• Hàng lỗi chưa chuyển khu vực.
• Phiếu điều chuyển chưa được xác nhận.

Nếu một thùng sữa đã được đặt trong kho nhưng phiếu nhập vẫn ở trạng thái nháp, số lượng thực tế sẽ cao hơn số tồn đang theo dõi.

2.3. Chia khu vực kiểm

Chia theo vị trí thực tế như quầy sữa, kệ bỉm, khu đồ ăn dặm, kho sau, khu hàng lỗi và khu chờ giao. Khu vực đã hoàn tất cần được đánh dấu để tránh bỏ sót hoặc đếm hai lần.

Không nên phân công chung chung rằng “nhân viên A kiểm kho”. Cần ghi rõ nhân viên A kiểm kệ sữa số 1 đến số 4, nhân viên B kiểm kho sau và khu đổi trả.

2.4. Phân vai người đếm, người đối chiếu và người duyệt

1. Người đếm hoặc quét mã.
2. Người ghi nhận và đối chiếu.
3. Người kiểm lại mã bị lệch.
4. Người duyệt điều chỉnh tồn.

Shop nhỏ có thể phải kiêm nhiệm, nhưng các mã bị lệch vẫn nên được kiểm lại trước khi sửa số tồn.

2.5. Chuẩn bị phiếu kiểm

Phiếu kiểm nên có tối thiểu:

• SKU.
• Tên hàng và biến thể.
• Số lô và hạn sử dụng.
• Vị trí.
• Tồn hệ thống.
• Tồn thực tế.
• Chênh lệch.
• Nguyên nhân.
• Người phụ trách xử lý.

Nếu quy trình cho phép, người đếm không nên nhìn trước tồn hệ thống để hạn chế xu hướng đếm theo con số có sẵn.

3. Cách kiểm kho cửa hàng mẹ và bé hằng ngày

Kiểm hằng ngày là lớp kiểm nhanh dành cho cửa hàng có lượng giao dịch tương đối lớn, nhiều ca làm việc hoặc thường xuyên phát sinh đổi trả. Shop ít giao dịch có thể áp dụng theo ngày bán cao điểm hoặc theo nhóm hàng rủi ro, thay vì bắt buộc đếm mỗi ngày.

3.1. Chọn nhóm hàng cần kiểm

• Sữa, bỉm, khăn ướt và đồ ăn dặm bán nhanh.
• SKU vừa nhập trong ngày.
• Mã đang gần mức tồn tối thiểu.
• Hàng giá trị cao.
• Sản phẩm vừa đổi trả.
• Combo và quà tặng có phát sinh.
• Giao dịch bị hủy hoặc sửa.
• Hàng cận hạn đang được ưu tiên bán.

Ví dụ, hôm nay cửa hàng vừa nhập hai thùng sữa 800 g và bán nhiều bỉm size M. Cuối ca nên kiểm hai nhóm này trước, thay vì đếm lại toàn bộ đồ chơi và quần áo ít biến động.

3.2. Quy trình kiểm cuối ca

1. Chốt giao dịch: hoàn tất hóa đơn, phiếu nhập, đổi trả, đơn hủy và điều chuyển trước mốc kiểm.
2. Thu hồi hàng sai vị trí: kiểm quầy thanh toán, bàn tư vấn, giỏ hàng khách bỏ lại và khu đóng gói.
3. Đếm hoặc quét từng SKU: đọc đủ tên, size, dung tích, số miếng hoặc trọng lượng.
4. Đối chiếu dữ liệu: so số thực tế với số đang theo dõi và khoanh riêng mã bị lệch.
5. Bàn giao: ghi nguyên nhân nghi ngờ, người xử lý và hạn hoàn thành.

Phiên kiểm ngày được xem là hoàn tất khi không còn sản phẩm chưa rõ trạng thái và mọi chênh lệch đều đã có người tiếp nhận.

4. Cách kiểm kho cửa hàng mẹ và bé hằng tuần

Kiểm tuần phù hợp để rà sâu từng nhóm hàng và tìm lỗi lặp lại. Cửa hàng có thể kết hợp nhóm hàng rủi ro cao kiểm mỗi tuần với các nhóm còn lại kiểm xoay vòng.

Lịch trên là ví dụ. Shop cần thay đổi thứ tự dựa trên doanh số và lịch sử sai lệch. Một SKU từng lệch nhiều lần nên được kiểm lại sớm, dù chưa đến tuần của nhóm hàng đó.

4.1. Rà hàng cận hạn

Danh sách kiểm tuần nên ghi:

• Hạn dùng gần nhất.
• Số lượng còn lại.
• Vị trí trưng bày.
• Tình trạng bao bì.
• Người phụ trách theo dõi.
• Phương án xử lý đã được duyệt.

Lô có hạn gần hơn nên được đặt ở vị trí nhân viên dễ lấy trước. Khi bổ sung hàng lên kệ, cần kiểm phía sau để tránh đặt lô mới che khuất lô cũ.

4.2. Tìm lỗi lặp lại trong tuần

Với mỗi mã bị lệch, quản lý nên hỏi:

• Sai ở khâu nhập, bán, đổi trả hay điều chuyển?
• Có liên quan đến combo hoặc quà tặng không?
• Bao bì của hai SKU có dễ nhầm không?
• Có sai hệ số quy đổi thùng và hàng lẻ không?
• Khu vực nào thường đặt nhầm sản phẩm?
• Nhân viên có hiểu đúng trạng thái hàng không?

Ví dụ, bỉm size L liên tục thiếu nhưng size XL lại thừa. Trước khi kết luận thất thoát, cần kiểm tra khả năng nhân viên đã quét hoặc lấy nhầm hai bao bì gần giống nhau.

Biên bản tuần nên ghi cả nguyên nhân và hành động phòng ngừa, chẳng hạn đổi cách đặt tên SKU, dán lại tem vị trí hoặc tách riêng khu đổi trả.

5. Cách kiểm kho cửa hàng mẹ và bé hằng tháng

Kiểm tháng là phiên đối chiếu tổng thể giữa hàng thực tế, dữ liệu tồn và chứng từ phát sinh. Với cửa hàng có rất nhiều SKU, chủ shop có thể chia kiểm theo khu vực trong một khoảng thời gian ngắn, miễn là kiểm soát được mọi giao dịch phát sinh giữa các phiên.

5.1. Chốt mốc dữ liệu và sắp xếp kho

Thông báo trước giờ kiểm, mốc cắt dữ liệu và khu vực phụ trách. Đưa hàng về đúng vị trí, tách hàng lỗi, gom cùng SKU và quay nhãn ra ngoài.

Không điều chỉnh số liệu trước khi đếm chỉ để “làm sạch kho”. Giữ nguyên hiện trạng sẽ giúp cửa hàng xác định đúng vấn đề đang tồn tại.

5.2. Đếm theo một chiều cố định

• Từ trái sang phải.
• Từ trên xuống dưới.
• Từ quầy bán vào kho sau.
• Từ khu hàng bán được đến khu hàng lỗi.

Khu vực đã đếm phải được đánh dấu. Sản phẩm tìm thấy ở sai vị trí cần được ghi nhận trước khi chuyển về kệ đúng.

5.3. Kiểm chéo mã rủi ro

Người thứ hai nên đếm lại:

• Hàng giá trị cao.
• Mã có chênh lệch lớn.
• Hàng có nhiều biến thể giống nhau.
• Hàng cận hạn.
• Hàng đổi trả.
• Sản phẩm thuộc combo.

5.4. Đối chiếu chứng từ

• Phiếu nhập.
• Hóa đơn bán.
• Đơn hủy.
• Đổi trả.
• Điều chuyển.
• Hàng mẫu.
• Quà tặng.
• Hàng đã đóng gói nhưng chưa giao.

Không nên điều chỉnh tồn chỉ vì chưa tìm được nguyên nhân trong lần đếm đầu.

5.5. Lập biên bản và duyệt điều chỉnh

Biên bản kiểm tháng cần ghi:

• Tồn hệ thống.
• Tồn thực tế.
• Số chênh lệch.
• Nguyên nhân đã xác minh.
• Hướng xử lý.
• Người đề xuất.
• Người phê duyệt.
• Ngày hoàn thành.

Sau khi điều chỉnh, lưu lại lịch sử để kỳ sau kiểm tra lỗi cũ có tiếp tục xuất hiện hay không.

6. Xử lý thế nào khi tồn kho bị chênh lệch?

Sai lầm phổ biến là thấy thiếu hai hộp thì giảm tồn ngay, thấy thừa một lon thì cộng vào hệ thống. Cách này có thể làm số liệu tạm khớp nhưng không giải quyết nguyên nhân.

6.1. Đếm lại và tìm đủ vị trí

Kiểm kệ bán, kho sau, quầy thanh toán, khu đóng gói, hàng giữ, đổi trả và hàng lỗi. Với sản phẩm nhỏ, kiểm cả thùng đang mở, khay trưng bày và ngăn kéo.

6.2. Kiểm giao dịch gần nhất

Xem lại lần nhập, bán, hủy, trả hoặc điều chuyển gần nhất của SKU. Tập trung vào khoảng thời gian bắt đầu xuất hiện sai lệch.

6.3. Kiểm đơn vị quy đổi

Đối chiếu số thùng, hộp, lon, gói và sản phẩm lẻ. Nếu nhập sai quy đổi, cần sửa dữ liệu gốc và hướng dẫn lại thao tác, thay vì chỉ sửa con số cuối kỳ.

6.4. Kiểm combo, quà tặng và hàng mẫu

Xác minh từng sản phẩm thành phần đã được ghi nhận hay chưa. Một gói khăn ướt được lấy làm quà nhưng chưa ghi nhận xuất kho có thể gây lệch kéo dài qua nhiều kỳ kiểm.

6.5. Kiểm trạng thái hàng

Xác định sản phẩm có đang chờ giao, giữ cho khách, chờ trả nhà cung cấp, nằm trong khu hàng lỗi, đang điều chuyển hoặc nằm tại một điểm bán khác hay không.

6.6. Duyệt điều chỉnh

Mỗi điều chỉnh cần có lý do cụ thể như “nhập sai quy đổi”, “đổi trả chưa nhập lại” hoặc “quà tặng chưa ghi nhận”. Không nên dùng lý do chung chung như “lệch kiểm kê”.

Chủ shop có thể tham khảo thêm cách xử lý tồn kho lệch giữa thực tế và sổ sách.

7. Nên kiểm kho bằng giấy, Excel hay mã vạch?

Công cụ phù hợp phụ thuộc vào số SKU, số nhân viên, số điểm bán và tần suất phát sinh giao dịch.

Mã vạch chỉ phát huy hiệu quả khi mỗi biến thể được nhận diện đúng và tem được gắn đúng sản phẩm. Quét nhanh trên một danh mục sai vẫn tạo ra dữ liệu sai.

Trước khi mua thiết bị, cửa hàng nên chuẩn hóa danh mục, đơn vị quy đổi và vị trí kho. Có thể xem thêm hướng dẫn quản lý kho bằng mã vạch và tài liệu thao tác kiểm kho trên Nhanh.POS.

Nếu shop đang dùng nhiều file rời, khó truy lại người vừa sửa tồn hoặc mất thời gian ghép dữ liệu giữa quầy và kho, chủ cửa hàng có thể tham khảo phần mềm quản lý cửa hàng mẹ và bé. Khả năng sử dụng cụ thể cần được đối chiếu với gói dịch vụ, cấu hình và quy trình vận hành của từng shop.

8. Checklist kiểm kho theo ngày, tuần và tháng

8.1. Checklist kiểm nhanh

• Chốt giao dịch trước thời điểm kiểm.
• Tách hàng lỗi và đổi trả.
• Kiểm SKU bán nhanh, mới nhập và combo.
• Rà hàng cận hạn.
• Ghi rõ mã lệch và người xử lý.

8.2. Checklist kiểm tuần

• Kiểm nhóm hàng theo lịch xoay vòng.
• Rà số lô và hạn sử dụng.
• Kiểm hàng giá trị cao.
• Tổng hợp lỗi lặp lại.
• Chốt hành động phòng ngừa.

8.3. Checklist kiểm tháng

• Chốt mốc dữ liệu.
• Kiểm toàn bộ khu vực.
• Đếm lại mã chênh lệch.
• Đối chiếu chứng từ.
• Duyệt điều chỉnh.
• Lưu biên bản để so sánh kỳ sau.

9. Những lỗi khiến kiểm kho xong vẫn tiếp tục lệch tồn

9.1. Đếm theo tên chung thay vì từng SKU

“Bỉm M” là cách gọi quá rộng. Cần đếm theo loại bỉm, size, số miếng và mã sản phẩm cụ thể.

9.2. Gộp nhiều lô thành một số tổng

Tổng số lượng có thể đúng nhưng cửa hàng vẫn không biết lô nào cần ưu tiên bán hoặc lô nào đang có vấn đề.

9.3. Không quy đổi thùng và hàng lẻ

Nhập một thùng nhưng bán từng lon sẽ làm tồn sai nếu cửa hàng không thống nhất hệ số quy đổi.

9.4. Vừa kiểm vừa bán nhưng không ghi phát sinh

Một sản phẩm được bán sau khi đếm sẽ làm kết quả lệch ngay khi đối chiếu.

9.5. Để hàng lỗi chung với hàng bán

Nhân viên vẫn nhìn thấy hàng trong kho nhưng thực tế sản phẩm không đủ điều kiện giao cho khách.

9.6. Điều chỉnh mà không ghi nguyên nhân

Tháng sau lỗi lặp lại, quản lý phải điều tra lại từ đầu.

9.7. Cho quá nhiều người quyền sửa tồn

Khi trách nhiệm không rõ, rất khó xác định sai lệch phát sinh ở bước nào.

9.8. Chỉ kiểm vào cuối tháng

Sai lệch tích tụ trong nhiều tuần thường khó truy hơn so với việc kiểm các mã rủi ro theo chu kỳ ngắn hơn.

10. Câu hỏi thường gặp

10.1. Cửa hàng có cần kiểm toàn bộ kho mỗi ngày không?

Thông thường không cần. Cửa hàng nên chọn mã biến động, bán nhanh, mới nhập, đổi trả hoặc có lịch sử sai lệch để kiểm nhanh. Tần suất cần điều chỉnh theo quy mô và mức độ rủi ro.

10.2. Sữa và đồ ăn dặm nên kiểm hạn sử dụng bao lâu một lần?

Nên kiểm khi nhập, theo dõi trong quá trình bán, rà theo tuần và đối chiếu trong kỳ kiểm tổng thể. Hàng bán chậm hoặc gần ngưỡng cảnh báo nội bộ cần được kiểm thường xuyên hơn.

10.3. Phát hiện thiếu hàng có nên điều chỉnh tồn ngay không?

Nên đếm lại, kiểm vị trí, trạng thái và giao dịch trước. Điều chỉnh ngay khi chưa rõ nguyên nhân có thể che mất lỗi quy trình.

10.4. Nhập theo thùng nhưng bán theo lon thì kiểm thế nào?

Chọn một đơn vị tồn chuẩn, ghi rõ hệ số quy đổi và quy toàn bộ thùng nguyên, thùng đã mở và hàng lẻ về cùng đơn vị khi kiểm.

10.5. Một nhân viên có thể vừa đếm vừa điều chỉnh kho không?

Shop nhỏ có thể phải kiêm nhiệm, nhưng mã bị lệch và thao tác điều chỉnh vẫn nên được chủ shop hoặc quản lý kiểm lại.

Kiểm kho hiệu quả bắt đầu từ một lịch đủ rõ để nhân viên thực hiện đều đặn: kiểm nhanh nhóm biến động, kiểm xoay vòng từng nhóm hàng và kiểm tổng thể theo chu kỳ phù hợp. Khi có chênh lệch, hãy sửa nguyên nhân trước khi sửa con số.

Khi số SKU, nhân viên hoặc điểm bán tăng, chủ shop có thể tham khảo Nhanh.POS. Trang sản phẩm giới thiệu các nhóm nghiệp vụ liên quan đến sản phẩm, kho hàng, bán hàng và đơn hàng; phạm vi sử dụng thực tế phụ thuộc gói dịch vụ và cách cửa hàng cấu hình quy trình.