Cách để quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng, IMEI/Serial hiệu quả

Đã có nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi không thể kiểm soát được hàng hóa theo lô, hạn sử dụng, hay IMEI/Serial. Hậu quả là hàng hết hạn, sai lệch dữ liệu và thất thoát không kiểm soát. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất của các cách quản lý hàng hóa này và chỉ ra cách tối ưu quy trình bằng phần mềm quản lý chuyên nghiệp để việc quản lý của bạn luôn chính xác, minh bạch và tiết kiệm thời gian.

1. Quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng, IMEI/Serial là gì?

Trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt với các ngành hàng như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, điện máy hoặc thiết bị công nghệ, việc quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng, IMEI hay Serial Number là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng, tồn kho và dịch vụ hậu mãi một cách chính xác, minh bạch và hiệu quả.

1.1. Quản lý hàng hóa theo lô và hạn dùng

Mỗi sản phẩm khi được sản xuất sẽ được gắn một số lô (Lot Number) tức là mã định danh cho từng đợt sản xuất. Những sản phẩm thuộc cùng một lô sẽ có ngày sản xuất, thành phần và chất lượng tương đồng.

Cùng với đó, hạn dùng (expiry date) thể hiện vòng đời của sản phẩm, được tính từ ngày sản xuất đến ngày hết hạn. Các mặt hàng như thực phẩm, sữa, thuốc, mỹ phẩm luôn cần được quản lý chặt chẽ theo hạn sử dụng để đảm bảo an toàn và uy tín thương hiệu.

Quản lý sản phẩm theo lô và quản lý sản phẩm theo hạn sử dụng giúp người bán:

• Dễ dàng kiểm soát hàng sắp hết hạn, ưu tiên xuất bán theo nguyên tắc FIFO (First Expired, First Out)
• Giảm rủi ro hàng tồn, hàng hư hỏng, hoặc bị trả lại.
• Truy xuất nhanh nguồn gốc khi có vấn đề về chất lượng.

FIFO là một nguyên tắc nhập kho khoa học. Bạn có thể tìm hiểu thêm về nguyên tắc này thông qua bài viết cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.

1.2. Quản lý hàng hóa theo IMEI và Serial Number

Khác với hàng tiêu dùng nhanh, các sản phẩm điện tử, thiết bị công nghệ, điện thoại, laptop, TV lại cần được quản lý ở cấp độ từng đơn vị sản phẩm cụ thể. Đó là lúc IMEI và Serial Number phát huy vai trò của mình.

• IMEI (International Mobile Equipment Identity) là mã số nhận dạng thiết bị di động quốc tế gồm 15 chữ số, được gắn riêng cho từng thiết bị. Nó giúp phân biệt từng chiếc điện thoại hoặc máy tính bảng duy nhất trên thị trường.
• Serial Number (S/N) là chuỗi ký tự hoặc số do nhà sản xuất gán cho mỗi sản phẩm, dùng để xác định xuất xứ, thời gian bảo hành, và tính chính hãng.

Việc quản lý sản phẩm theo IMEI hay quản lý sản phẩm theo serial number giúp doanh nghiệp:

• Kiểm soát tồn kho chi tiết từng máy, biết chính xác sản phẩm nào đã bán, sản phẩm nào còn trong kho.
• Theo dõi bảo hành, đổi trả và hậu mãi theo đúng thiết bị.
• Ngăn chặn hàng giả, hàng nhái bằng cách đối chiếu IMEI/Serial với nhà sản xuất.

1.3. Tại sao phải quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng, IMEI/Serial?

Dù là hàng tiêu dùng nhanh hay sản phẩm công nghệ cao, điểm chung là: mỗi sản phẩm đều có vòng đời và giá trị riêng cần được kiểm soát chính xác.

Nếu không quản lý theo lô, hạn dùng, hoặc IMEI/Serial:

• Bạn khó có thể xác định hàng nào sắp hết hạn, hàng nào cần ưu tiên bán trước.
• Việc truy xuất nguồn gốc khi có sự cố trở nên phức tạp.
• Hệ thống bảo hành, đổi trả dễ bị nhầm lẫn hoặc thất thoát.

Ngược lại, khi doanh nghiệp áp dụng mô hình quản lý sản phẩm theo hạn dùng, lô, IMEI/serial bằng phần mềm chuyên nghiệp, bạn sẽ:

• Giảm sai sót thủ công, tự động hóa quy trình.
• Tăng độ tin cậy với khách hàng, khi sản phẩm được quản lý minh bạch, chính xác.
• Dễ dàng mở rộng quy mô, vì dữ liệu hàng hóa được số hóa và truy xuất tức thì.

Quản lý hàng hóa phải liên quan đến kế hoạch quản lý kho, bạn nên tìm hiểu về cách quản lý kho hiệu quả để hiểu được các công việc căn bản của quản lý kho là gì?

Quản lý hàng hóa theo lô, IMEI hiệu quả hơn với giải pháp phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn. Công cụ hỗ trợ:

• Lọc sản phẩm theo IMEI, trong đó lọc được thời hạn bảo hành của sản phẩm 
• Ghi lại toàn bộ hành động với từng sản phẩm cụ thể từ nhập của nhà cung cấp nào, bán cho khách nào, đã từng sửa chữa hay bảo hành ra sao?
• Hiển thị sản phẩm thuộc lô nào, số lượng tồn của từng lô và ngày hết hạn cụ thể

2. Thách thức khi quản lý thủ công hoặc không đồng bộ

Có một thực tế chung của các doanh nghiệp: Càng nhiều mặt hàng, càng đa dạng mẫu mã thì việc quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng, IMEI/Serial bằng phương pháp thủ công càng trở nên khó khăn và rủi ro. Những sổ sách, file Excel hay công cụ ghi chép rời rạc không còn đáp ứng được yêu cầu kiểm soát chính xác, đặc biệt với mô hình kinh doanh đa kênh hay chuỗi cửa hàng.

2.1. Sai lệch dữ liệu và khó truy xuất nguồn gốc

Khi nhập hàng, mỗi sản phẩm đều có mã lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng hoặc số IMEI/Serial riêng. Tuy nhiên, việc ghi tay hoặc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn, sai mã hoặc trùng thông tin. Hậu quả là doanh nghiệp không thể truy xuất chính xác nguồn hàng khi có sự cố, chẳng hạn khi khách đổi trả, khi cần thu hồi hàng lỗi, hoặc khi đối chiếu tồn kho giữa các chi nhánh.

Một sai sót nhỏ có thể khiến cả hệ thống kiểm kê bị chênh lệch. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành mà còn làm giảm độ tin cậy của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.

2.2. Tăng nguy cơ thất thoát hàng hóa

Quản lý thủ công khiến người phụ trách kho khó nắm bắt được tình trạng tồn thực tế theo từng lô, hạn dùng hay IMEI. Nhiều doanh nghiệp đã gặp tình trạng hàng đã hết hạn vẫn nằm trong kệ, hoặc hàng mới lại được xuất trước, gây tổn thất nghiêm trọng.

Khi dữ liệu không đồng bộ giữa các bộ phận (bán hàng - kho - kế toán), việc kiểm soát nhập - xuất - tồn càng trở nên phức tạp. Mỗi lần kiểm kê lại phải tốn hàng giờ, thậm chí cả ngày, mà kết quả vẫn không đảm bảo chính xác.

2.3. Khó kiểm soát sản phẩm theo hạn dùng và IMEI

Đối với các ngành như mỹ phẩm, dược phẩm, thực phẩm hoặc thiết bị điện tử, việc quản lý sản phẩm theo hạn sử dụng, IMEI hoặc serial number là yêu cầu bắt buộc. Nếu không có hệ thống đồng bộ, việc xác định sản phẩm nào sắp hết hạn hay đã bán cho khách nào bị hạn chế rất nhiều.

Trong trường hợp cần bảo hành, đổi trả, doanh nghiệp phải dò từng hóa đơn hoặc lô hàng thủ công vừa tốn thời gian vừa dễ gây sai sót, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

2.4. Khó mở rộng quy mô vận hành

Một khi doanh nghiệp vẫn phụ thuộc vào phương pháp thủ công, việc mở thêm chi nhánh, thêm kênh bán hoặc triển khai chính sách hậu mãi sẽ bị giới hạn. Thiếu dữ liệu tập trung khiến nhà quản lý không thể nắm bắt được tồn kho theo lô, hạn dùng, IMEI/Serial ở từng điểm bán, từ đó khó đưa ra quyết định chính xác về nhập hàng, khuyến mãi hay điều phối sản phẩm. Đây chính là rào cản lớn nhất khiến nhiều doanh nghiệp dù có tiềm năng vẫn bị “chững lại” trong giai đoạn mở rộng. 

Quản lý hàng hóa theo lô cần phải gắn liền với kế hoạch kinh doanh cụ thể. Nếu bạn đang xây dựng kế hoạch vận hành tổng thể, có thể xem thêm Cách lập kế hoạch kinh doanh chi tiết dành cho người mới để nắm được cách xác định mục tiêu, dòng tiền và quy trình quản lý hàng hóa hiệu quả ngay từ đầu.

3. Cách quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng, IMEI/Serial hiệu quả với phần mềm Nhanh.vn

Sau khi nhận diện được những rủi ro khi quản lý thủ công hoặc không đồng bộ, giải pháp hiệu quả nhất cho doanh nghiệp hiện nay là tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng, IMEI/Serial. Thay vì nhập liệu thủ công hoặc theo dõi bằng bảng tính rời rạc, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng, IMEI/Serial được hiệu quả. 

Một trong những phần mềm quản lý hàng hóa chuyên nghiệp trên thị trường hiện nay chính là phần mềm Nhanh.vn. Nhanh.vn không chỉ giúp lưu trữ thông tin sản phẩm chi tiết, mà còn hỗ trợ tra cứu, lọc, theo dõi bảo hành và xử lý sai lệch một cách dễ dàng, phù hợp với mọi loại hình kinh doanh có nhu cầu quản lý theo đặc tính sản phẩm như lô hàng, hạn sử dụng, hoặc IMEI/Serial.

3.1. Quản lý sản phẩm theo IMEI/Serial 

Với các ngành hàng điện tử hoặc thiết bị công nghệ, việc quản lý sản phẩm theo IMEI hoặc serial number đóng vai trò như “chứng minh nhân dân” của mỗi mặt hàng.

Phần mềm Nhanh.vn cho phép người quản lý nhập và lưu trữ IMEI trực tiếp trong hệ thống. Sau đó, tại module Sản phẩm → IMEI, toàn bộ dữ liệu được hiển thị rõ ràng và có thể lọc nhanh theo nhiều tiêu chí:

• Theo cửa hàng/kho: Dễ dàng xác định IMEI đang ở kho nào, đang chuyển kho, hay đã bán.
• Theo trạng thái IMEI: Hệ thống chia chi tiết các trạng thái như mới nhập, đã bán, đang vận chuyển, lỗi, bảo hành, hàng demo,… giúp người quản lý nắm bắt vòng đời sản phẩm tức thì.
• Theo thời hạn bảo hành: Hỗ trợ theo dõi từng thiết bị sắp hết hạn hoặc đã hết hạn bảo hành thông qua các tab: Có hạn bảo hành - Sắp hết hạn - Đã hết hạn bảo hành.

Đặc biệt, trên hệ thống có tab Lịch sử IMEI - nơi ghi lại toàn bộ hành động với từng sản phẩm cụ thể: Nhập từ nhà cung cấp nào, bán cho khách nào, đã từng sửa chữa hay bảo hành ra sao.
Chẳng hạn, khi khách mang một chiếc điện thoại iPhone đến bảo hành, chỉ cần nhập số IMEI, hệ thống sẽ lập tức hiển thị thông tin về nguồn hàng, giá nhập, tình trạng bảo hành và lịch sử xử lý lỗi trước đó giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác và mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng.

3.2. Giảm thiểu sai lệch nhờ chức năng kiểm tra “Lệch tồn IMEI”

Trong thực tế, khi cập nhật IMEI trên phần mềm, cửa hàng có thể xảy ra những trường hợp sau:

• Khi tạo phiếu bảo hành điền nhầm tên sản phẩm, IMEI sản phẩm này lại khai báo với tên sản phẩm khác.
• Thao tác bán hàng sai, tạo phiếu trả hàng, xong lại xoá phiếu bán hàng đi.
• Đổi trạng thái IMEI hoặc kiểm kho sai.

Tính năng Lệch tồn IMEI trong Nhanh.vn được thiết kế để phát hiện kịp thời những sai lệch giữa dữ liệu thực tế và hệ thống. Để check lệch tồn IMEI, tại tab Lệch tồn IMEI, bạn chọn lọc theo cửa hàng cần kiểm tra và bấm lọc. Khi đó sẽ hiện ra giao diện sau:

Khi click vào số lượng IMEI sẽ link sang danh sách IMEI gắn với sản phẩm.

Bạn cần kiểm tra lại lịch sử IMEI để nhận biết vấn đề. Sau đó có thể đổi IMEI sản phẩm này sang sản phẩm khác (trong trường hợp sai thông tin) hoặc dùng Kiểm kho sản phẩm IMEI để cân bằng tồn và IMEI.

3.3. Quản lý hàng hóa theo lô 

Đối với các ngành có yêu cầu về hạn sử dụng như mỹ phẩm, thực phẩm hoặc dược phẩm, quản lý sản phẩm theo lô là yếu tố bắt buộc. Với Nhanh.vn, mỗi lô hàng được gắn mã riêng biệt, đi kèm thông tin đầy đủ về sản phẩm, ngày tạo, ngày hết hạn và nhà cung cấp.

Các tính năng của quản lý hàng hóa theo lô:

• Bộ lọc lô sản phẩm: Giúp tìm kiếm nhanh theo ID, trạng thái (ẩn/hiện), tên lô, mã sản phẩm, khoảng ngày tạo hoặc ngày hết hạn.

• Tạo lô sản phẩm: Cho phép tạo lô sản phẩm trực tiếp trên hệ thống hoặc tạo thông qua File Excel.

• Tồn kho theo lô: Hiển thị sản phẩm thuộc lô nào, số lượng tồn của từng lô và ngày hết hạn cụ thể.

Nhờ cơ chế này, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát hàng sắp hết hạn để xử lý kịp thời (xả hàng, đổi vị trí, hoặc ưu tiên bán trước), tránh tồn kho quá hạn gây thất thoát.

Nhanh.vn không chỉ giúp kiểm soát hàng hóa chính xác đến từng lô, hạn sử dụng, IMEI/Serial, mà còn tạo nên một hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp từ sản phẩm/hàng hóa, kho hàng, bán hàng đến việc cung cấp những báo cáo về tình hình kinh doanh chi tiết nhất. 

Quản lý sản phẩm theo lô, hạn sử dụng, IMEI/Serial là cách để doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín thương hiệu. Song song với đó việc ứng dụng phần mềm quản lý vào việc quản lý sản phẩm là lựa chọn phù hợp để doanh nghiệp duy trì sự chính xác và phát triển ổn định trong môi trường cạnh tranh ngày nay.