Khi kinh doanh bất kỳ mặt hàng nào, doanh nghiệp đều cần phải có quy trình kiểm hàng chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Từ đó giảm thiểu được việc thất thoát hàng hóa và các chi phí không cần thiết. Vậy QA là gì? QC là gì? Hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu ở bài viết sau đây nhé!

[2024] Tổng hợp quy trình kiểm hàng hiệu quả, chuyên nghiệp

Nội dung chính [hide]

1. Tầm quan trọng của kiểm hàng (QA)

2. Phân biệt giữa QA & QC

3. Tổng hợp quy trình kiểm hàng hiệu quả, chuyên nghiệp

4. Kiến thức và kỹ năng của nhân viên kiểm hàng cần có

1. Tầm quan trọng của kiểm hàng (QA)

Vậy AQ là gì? QA (Quality Assurance) hay được gọi là đảm bảo chất lượng, là quy trình sản xuất sản phẩm có hệ thống nhằm xác định một sản phẩm hoặc một dịch vụ có đáp ứng các yêu cầu cụ thể hay không.

Tầm quan trọng của kiểm hàng (QA)

QA giữ vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ làm ra đáp ứng được tất cả nhu cầu, mong đợi cũng như yêu cầu của khách hàng. Và nó mang lại các sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng cao, tạo được niềm tin và lòng trung thành của khách hàng với thương hiệu của bạn.
QA thiết lập và duy trì các yêu cầu đã đặt ra để phát triển hoặc sản xuất các sản phẩm chất lượng. Một hệ thống đảm bảo chất lượng về sản phẩm, dịch vụ thì sẽ tăng được độ uy tín của công ty, đồng thời cải thiện quy trình và hiệu quả làm việc. QA cũng sẽ giúp công ty cạnh tranh tốt hơn với các công ty khác trong cùng một ngành.
Ngoài ra QA cũng giúp ngăn ngừa các lỗi sản phẩm hoặc dịch vụ trước khi đến tay khách hàng hoặc các nhà phân phối sản phẩm.

Tầm quan trọng của kiểm hàng (QA)

Tầm quan trọng của kiểm hàng (QA)

Nhiệm vụ của các nhân viên QA hay là các Chuyên gia Đảm bảo Chất lượng (đôi khi được gọi là Cộng tác viên Đảm bảo chất lượng) nhưng đều bao gồm các nhiệm vụ sau:

Kiểm tra các quy trình sản xuất để đảm bảo các tiêu chuẩn và quy định bên trong và bên ngoài sản phẩm đều được tuân thủ.
Đảm bảo số liệu kiểm toán và sản xuất luôn được cập nhật nhanh chóng.
Thúc đẩy và cải tiến liên tục các quy trình cốt lõi để luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm được sản xuất ra luôn được tối ưu hóa.
Đào tạo và cung cấp hỗ trợ cho các thành viên ít kinh nghiệm hơn của nhóm QA về giao thức, quy trình và tài liệu chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ.
Lưu trữ toàn bộ các dữ liệu về sản phẩm để đảm bảo chất lượng.
Phát triển các phép đo theo tiêu chuẩn cho các quá trình được so sánh với.
Thử nghiệm và kiểm tra các quy trình và thủ tục để thực hiện các phép đo, so sánh với tiêu chuẩn đã được xác định trước đó.
Viết quy trình vận hành tiêu chuẩn SOP cho quy trình sản xuất.
Phối hợp điều tra các vấn đề có liên quan đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ với khách hàng và các nhà cung cấp.
Xem xét, phê duyệt và truyền đạt chính xác nguyên nhân gốc rễ và hành động khắc phục cho các bên có liên quan đến sản phẩm.

Xem thêm: Làm thế nào để quản lý kho hiệu quả? Công việc của người quản lý kho là gì?

2. Phân biệt giữa QA & QC

Để phân biệt được giữa đảm bảo chất lượng (QA) và kiểm soát chất lượng (QC), bạn cần phải hiểu rõ cách hai quy trình phối hợp với nhau để thúc đẩy cải tiến chất lượng của sản phẩm và giúp giảm các hành động khắc phục.

QA (Đảm bảo chất lượng) là quá trình chủ động. Nó nhằm mục đích ngăn ngừa lỗi trước khi chúng xảy ra thông qua thiết kế quy trình sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ. QC thì là phản ứng tồn tại để xác định các nhược điểm về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ sau khi chúng xảy ra.

QA thì liên quan đến việc thiết kế các quy trình, ví dụ như ghi lại các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) theo tiêu chuẩn ISO 9000. Đây là quy trình nghiêm ngặt, để các sản phẩm được tiêu thụ ra thị trường là những sản phẩm an toàn và hiệu quả.

Còn QC thì liên quan đến việc thử nghiệm các sản phẩm để đảm bảo sản phẩm, dịch vụ đáp ứng được hầu hết các tiêu chuẩn về an toàn và hiệu quả. Nếu như thử nghiệm QC phát hiện ra các vấn đề về chất lượng, thì các nhà cung cấp sản phẩm sẽ dừng không sản xuất hoặc dịch vụ này và phân phối ra ngoài thị trường.

Phân biệt giữa QA & QC

Phân biệt giữa QA & QC

Ngoài ra, các vấn đề về QC cũng sẽ dẫn đến các đánh giá về QA. Nếu như các kết quả kiểm tra về QC không phù hợp theo quy định ban đầu về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Thì sẽ dẫn đến việc khắc phục và phòng ngừa (CAPA) để xác định những nguyên nhân nào gây ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. Từ đó cập nhật là quy trình QA để ngăn chặn những sự cố sản phẩm không đạt tiêu chuẩn xảy ra trong tương lai.

Phần mềm kiểm hàng đơn giản - giá cực rẻ

3. Tổng hợp quy trình kiểm hàng hiệu quả, chuyên nghiệp

Dưới đây là quy trình kiểm hàng hiệu quả, chuyên nghiệp giúp bạn phát triển sản phẩm có chất lượng một cách toàn diện. Cụ thể như sau:

Xem xét các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm

Trước tiên, bạn cần nghiên cứu các tiêu chuẩn chất lượng chung cho sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang tạo bằng quy trình QC. Từ đó bạn cũng sẽ hiểu được người tiêu dùng đang mong muốn gì và biết được mức chất lượng mà đối thủ cạnh tranh đang cung cấp. Thông qua đây bạn sẽ sẽ phát triển được các mục tiêu và kỳ vọng hợp lý cho sản phẩm của mình.

Bạn cần lưu ý rằng các sản phẩm cao cấp thường có chất lượng tốt hơn so với các sản phẩm bình dân. Do đó bạn hãy tìm kiếm các đối thủ cạnh tranh trực tiếp trong cùng một mức giá để có các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng phù hợp nhất. Ngoài ra bạn cũng có thể nghiên cứu thị trường với các nhóm tập trung để xác định phạm vi chất lượng mà người dùng có thể chấp nhận được đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Xác định các tiêu chuẩn chất lượng chính của sản phẩm

Khi xây dựng quy trình kiểm hàng chuyên nghiệp, người ta thường sử dụng nhiều yếu tố để đánh giá các mức độ chất lượng của sản phẩm. Điều bạn cần làm là hiểu rõ những yếu tố nào là quan trọng nhất đối với các mục tiêu của doanh nghiệp. Để từ đó phát triển những thế mạnh của sản phẩm để cải tiến thiết kế hoặc chất lượng của sản phẩm.

Thiết lập tiêu chuẩn cho từng chi tiết sản phẩm

Việc thiết lập các kỳ vọng chi tiết giúp đội ngũ nhân sự dễ dàng làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chất lượng và thực hiện các quy trình QC. Xây dựng một tài liệu mà mọi người có thể truy cập và tham khảo nếu họ có thắc mắc về kiểm soát chất lượng. Có thể bao gồm mô tả cụ thể các chi tiết sản phẩm theo màu sắc, con số cụ thể để từ đó cung cấp các hướng dẫn trực tiếp để mọi người làm theo.

Ví dụ: Thời gian phản hồi email nhanh chóng là một thước đo chính xác và quan trọng đối với bộ phận chăm sóc khách hàng. Quy trình QC có thể bao gồm các bước hướng dẫn chi tiết để trả lời được tất cả các câu hỏi từ khách hàng trong vòng 24h.

Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm trong sản xuất

Bạn cần phải xác định được những yếu tố nào của sản phẩm sẽ mang lại chất lượng tốt nhất, luôn đáp ứng được các tiêu chuẩn được đặt ra. Sau đó viết chúng ra dưới dạng các quy định của công ty và lựa chọn thiết bị, công cụ cho phép nhân viên thực hiện. Thông qua quy trình kiểm soát chất lượng thì bạn có thể tìm ra được phương pháp tốt nhất cho từng khía cạnh của kiểm soát chất lượng. Nếu nhiều thành viên trong nhóm có các phương pháp khác nhau để có thể kiểm soát được chất lượng sản phẩm sao cho tốt nhất. Thì hãy xem kỹ thuật nào tạo ra được sản phẩm có chất lượng tốt hơn thì hãy làm theo cách đó để đạt được hiệu quả nhất.

Khi bạn tạo ra một quy trình có tính nhất quán, sản phẩm và dịch vụ của bạn sẽ được cải thiện tốt hơn.

Xây dựng tài liệu đào tạo

Để có một quy trình QC hoàn chỉnh, điều quan trọng là phải chuẩn bị các tài liệu đào tạo chi tiết để tất cả các nhân viên có thể dễ dàng thực hiện và đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Biên soạn tài liệu giới thiệu, sổ tay và bản thiết kế giải thích cách sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ và hoàn thành kiểm tra chất lượng. Mô tả các bước trong quy trình kiểm soát chất lượng và giải thích những việc cần làm khi sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. Điều này sẽ tạo ra được một quy trình kiểm tra hàng hiệu quả, chuyên nghiệp, nhất quán cho công ty dù thay đổi vị trí hoặc các nhóm mở rộng.

Quy trình kiểm hàng hiệu quả, chuyên nghiệp

Quy trình kiểm hàng hiệu quả, chuyên nghiệp

Xem xét và lập hồ sơ dữ liệu

Thu thập và phân tích các thông tin tiêu chuẩn của sản phẩm bao gồm các thông tin chi tiết như tỷ lệ sản phẩm như thế nào là đạt chuẩn về chất lượng. Cũng như đánh giá chính xác về tỷ lệ sản phẩm sẽ bị hoàn trả và mức thay đổi các thông số kỹ thuật của sản phẩm.

Việc thu thập các dữ liệu thông tin chi tiết về hiệu quả của kế hoạch quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm trong sản xuất. Có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc phân tích các dữ liệu về sản phẩm trong sản xuất cũng như điều chỉnh quy trình làm việc và đưa ra phản hồi cho nhân viên.

Thu thập và tiến nhận phản hồi

Hỏi ý kiến, phản hồi của nhân viên và người tiêu dùng để cải thiện chất lượng của sản phẩm. Việc tìm kiếm ý kiến có thể cung cấp cho bạn những góc nhìn bổ sung về các cách để nâng cao quy trình kiểm hàng của bạn. Khi thị hiếu và nhu cầu của người tiêu dùng thay đổi, thì bạn dễ dàng tìm hiểu được những thay đổi đó để điều chỉnh sản phẩm sao cho phù hợp với các tiêu chuẩn chất lượng.

Việc thiết lập một quy trình kiểm hàng hiệu quả, chuyên nghiệp đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Bất kể quy trình nào của bạn có đang chạy tốt như thế nào, việc kiểm tra hàng thường xuyên sẽ giúp bạn nắm bắt được thị trường một cách nhanh chóng. Từ đó tình hình kinh doanh sẽ hiệu quả hơn và gia tăng sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm.

Đọc thêm: Quy trình quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ

4. Kiến thức và kỹ năng của nhân viên kiểm hàng cần có

Để trở thành một nhân viên kiểm hàng giỏi, bạn cần phải trang bị rất nhiều kiến thức cũng như kỹ năng. Cụ thể như sau:

Kỹ năng giám sát

Có thể thấy, nhân viên kiểm hàng giữ vai trò quan trọng trong việc sản xuất ra sản phẩm bởi họ là những người trực tiếp tham gia vào công đoạn kiểm tra chất lượng sản phẩm. Từ đó họ phát hiện ra những điểm sai sót, chưa hoàn thiện ở sản phẩm và có giải pháp khắc phục ngay lập tức trước khi sản xuất sản phẩm.
Bởi vậy nhân viên kiểm hàng cần phải có một kỹ năng giám sát thật tốt để có thể nhanh chóng phát hiện ra lỗi sai, đồng thời đưa ra các phương án sửa chữa kịp thời. Nếu không thì rất dễ dẫn đến chất lượng sản phẩm bị ảnh hưởng và không đảm bảo theo tiêu chuẩn.

Kỹ năng giám sát

Kỹ năng giám sát

Kỹ năng quản lý

Kỹ năng quản lý là một trong những kỹ năng quan trọng hàng đầu của nhân viên QC. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của công ty thì mức độ yêu cầu đối với kỹ năng quản lý là khác nhau. Theo đó kỹ năng quản lý cần thiết của một nhân viên kiểm hàng đó là quản lý năng suất lao động, thời gian làm việc, các tiêu chuẩn trong quá trình sản xuất.

Một nhân viên kiểm hàng chuyên nghiệp sẽ nắm bắt được năng suất của từng nhóm nhân công để tổ chức và phân phối nguồn nhân công phù hợp, đảm bảo tiến độ sản xuất cũng như chất lượng thành phẩm. Khi kỹ năng quản lý được phát huy tốt thì nhân viên kiểm hàng cũng sẽ hoàn thành chỉ tiêu công việc một cách hiệu quả nhất.

Kỹ năng quản lý

Kỹ năng quản lý

Kỹ năng xử lý sự cố nhanh chóng

Trong suốt quá trình sản xuất sẽ không tránh khỏi những sự cố không may xảy ra, do nhiều nguyên nhân khác nhau. Trong trường hợp xảy ra những sự cố không như mong muốn như bị thiếu nguyên vật liệu sản xuất, quy trình sản xuất bị gián đoạn vì gặp lỗi máy móc, nhân viên,...Thì nhân viên kiểm hàng cần phải nhạy bén phát hiện ra sự cố và nhanh chóng đưa ra phương pháp xử lý nhanh chóng, kịp thời, linh hoạt, sao cho giảm thiểu tối đa mức thiệt hại.

Kỹ năng xử lý sự cố nhanh chóng

Kỹ năng xử lý sự cố nhanh chóng

Tuy nhiên với vấn đề này, bạn cũng nên lưu ý. Nếu như những sự cố mà bạn không thể đảm bảo đưa ra được những giải pháp phù hợp nhất thì bạn nên tìm ra nguyên nhân và báo ngay với cấp trên. Từ đó phối hợp với những bộ phận liên quan khác để tìm ra được giải pháp phù hợp nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất cũng như sản phẩm.

Như vây, ở bài viết này chúng mình đã tổng hợp quy trình kiểm hàng hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Cũng như để làm một nhân viên QC thì cần có những kiến thức và kỹ năng như thế nào. Mong rằng với những thông tin mà chúng mình chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn xác định và xây dựng được quy trình kiểm hàng hiệu quả. Chúc các bạn thành công!