TOP 9 hàm Excell trong kế toán bán hàng hay dùng và ví dụ

1.1 Hàm xử lý chuỗi LEFT, RIGHT, MID, LEN, TRIM

Các hàm xử lý chuỗi bao gồm LEFT, RIGHT, MID, LEN và TRIM là những hàm quan trọng khi kế toán xử lý và làm sạch dữ liệu.

Hàm xử lý chuỗi LEFT, RIGHT, MID, LEN, TRIM

Hàm LEFT(text, [num_chars]): Hàm này trích xuất một số ký tự từ bên trái của một chuỗi. Ví dụ, LEFT("Hello", 3) sẽ trả về "Hel".

Hàm RIGHT(text, num_chars): Hàm này trích xuất một số ký tự từ bên phải của một chuỗi. Ví dụ, RIGHT("Hello", 2) sẽ trả về "lo".

Hàm MID(text, m, n): Hàm này trích xuất một phần của chuỗi từ vị trí m đến vị trí m + n. Ví dụ, MID("Hello", 2, 3) sẽ trả về "ell".

Hàm LEN(text): Hàm này trả về độ dài của một chuỗi, tính bằng số ký tự. Ví dụ, LEN("Hello") sẽ trả về 5.

Hàm TRIM(text): Hàm này loại bỏ các khoảng trắng không cần thiết từ hai đầu của chuỗi và giữ lại một khoảng trắng duy nhất giữa các từ. Ví dụ, TRIM(" Hello ") sẽ trả về "Hello".

Các hàm xử lý chuỗi LEFT, RIGHT, MID, LEN, TRIM rất hữu ích trong việc xử lý dữ liệu và lọc dữ liệu trước khi dùng dữ liệu trong báo cáo hoặc các công việc liên quan khác của doanh nghiệp. Ví dụ, hàm TRIM có thể được sử dụng để loại bỏ khoảng trắng không cần thiết trong dữ liệu khách hàng trước khi áp dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm thông tin khách hàng. Khi dữ liệu thô được nhập tay, chúng ta sẽ nhập dư khoảng trắng nên sẽ cần đến hàm TRIM. Vậy nên khi dùng VLOOOKUP để tìm thông tin sẽ không ra đúng kết quả. Hàm TRIM sẽ xử lý chính xác và nhất quán dữ liệu cho bạn.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel

Dịch vụ kế toán nội bộ chuyên nghiệp
Set up, chuẩn hóa, tối ưu quy trình 
từ kho vận đến kế toán

1.2 Hàm SUM, AVERAGE và COUNT

Cả ba hàm SUM, AVERAGE, COUNT đều được sử dụng để tính toán trên một dãy giá trị được lựa chọn.

Đầu tiên, hàm SUM được sử dụng để tính tổng của tất cả các số trong dãy, tức là lấy tổng của các giá trị được cung cấp. Ví dụ, SUM(1, 2, 3, 4) sẽ trả về giá trị 10, vì tổng của 1, 2, 3 và 4 là 10.

Hàm AVERAGE được sử dụng để tính giá trị trung bình của tất cả các số trong dãy, tức là lấy tổng của các giá trị và chia cho số lượng giá trị. Ví dụ, AVERAGE(1, 2, 3, 4) sẽ trả về giá trị 2.5. Tổng của 1, 2, 3 và 4 là 10, và khi chia cho số lượng giá trị là 4, ta sẽ được giá trị trung bình là 2.5.

Hàm AVERAGE

Hàm COUNT được dùng để đếm số lượng ô trong dãy có chứa dữ liệu là kiểu số. Hàm sẽ đếm số lượng giá trị số trong dãy. Ví dụ, COUNT(1, 2, "abc", 3, "def") sẽ trả về giá trị 3, vì có 3 giá trị số trong dãy (1, 2 và 3).

Cú pháp sử dụng cho các hàm này như sau:

• Hàm SUM(Number1, Number2, Number3…): Sử dụng để tính tổng của các số được cung cấp.
• Hàm AVERAGE(Number1, Number2, Number3…): Sử dụng để tính giá trị trung bình của các số được cung cấp.
• Hàm COUNT(Value1, Value2, Value3…): Sử dụng để đếm số lượng giá trị số trong dãy.

Ba hàm này thường được sử dụng khi kế toán cần tính toán và phân tích dữ liệu, ví dụ như tính tổng doanh thu, tính giá trị trung bình của một tập hợp dữ liệu doanh nghiệp hoặc đếm số lượng các mục thỏa mãn một điều kiện cụ thể được đặt ra.

Đọc thêm: Hướng dẫn lập bảng cân đối kế toán trên Excel

1.3 Hàm MIN, MAX

Hai hàm MIN, MAX là hàm công thức quan trọng trong Excel trong kế toán bán hàng. MIN, MAX giúp kế toán viên dễ dàng tìm kiếm giá trị nhỏ nhất và giá trị lớn nhất trong một vùng dữ liệu hoặc bảng tính được chọn.

Hàm MIN được sử dụng để tìm giá trị nhỏ nhất trong tập hợp các giá trị.

Cú pháp của hàm MIN: Min(Number1, Number2, ...), trong đó Number1, Number2,... là các giá trị hoặc các ô chứa giá trị. Hàm sẽ trả về giá trị nhỏ nhất trong tập hợp các giá trị được cung cấp.

Ví dụ, Min(5, 6, 9, 2) sẽ trả về giá trị 2, vì 2 là giá trị nhỏ nhất trong tập hợp các số 5, 6, 9 và 2.

Hàm MIN, MAX

Hàm MAX được sử dụng để tìm giá trị lớn nhất trong một tập hợp các giá trị. Cú pháp của hàm MAX cũng tương tự như hàm MIN: MAX(Number1, Number2, ...). Hàm này sẽ trả về giá trị lớn nhất trong tập hợp các giá trị được cung cấp.

Ví dụ, MAX(5, 6, 9, 2) sẽ trả về giá trị 8, vì 8 là giá trị lớn nhất trong tập hợp các số 5, 6, 9 và 2.

Cả hai hàm MIN, MAX đều rất hữu ích trong việc phân tích dữ liệu và tìm kiếm giá trị cực đại, giá trị cực tiểu trong một tập hợp được chọn. Kế toán có thể được áp dụng trong nhiều tình huống, ví dụ như tìm kiếm giá trị nhỏ nhất/lớn nhất trong một danh sách giá hàng hóa, tìm kiếm giá trị lớn nhất/lớn nhất trong khoảng thời gian được chọn hoặc xác định giá trị nhỏ nhất/lớn nhất trong tập hợp dữ liệu để lập báo cáo.

1.4 Hàm VLOOKUP và HLOOKUP

Cả hàm VLOOKUP và HLOOKUP đều là các hàm công thức tìm kiếm trong Excel, nhưng trả kết quả tìm kiếm khác nhau. Hàm VLOOKUP được sử dụng để tìm kiếm theo cột trong bảng dữ liệu, trong khi đó hàm HLOOKUP sử dụng để tìm kiếm dữ liệu theo hàng.

Hàm VLOOKUP

Cú pháp: Hàm VLOOKUP(Lookup Value, Table Array, Col index num, [range lookup]): 

Hàm này tìm kiếm giá trị Lookup Value thuộc bảng dữ liệu Table Array. Table Array là bảng giá trị so sánh với giá trị dùng để dò tìm, dữ liệu ở dạng địa chỉ tuyệt đối. Sau đó, hàm trả về giá trị ở cột được chỉ định bởi Col index num.

Tham số [range lookup] là tùy chọn và xác định cách tìm kiếm. Nếu [range lookup] là 0 hoặc FALSE, hàm sẽ tìm kiếm giá trị chính xác. Nếu [range lookup] là 1 hoặc TRUE, hàm sẽ tìm kiếm gần đúng.

Hàm HLOOKUP(Lookup Value, Table Array, Row index num, [range lookup]): Công thức này tìm kiếm giá trị Lookup Value trong bảng dữ liệu Table Array và trả về giá trị ở hàng được chỉ định bởi Row index num. Các tham số [range lookup] và cú pháp sử dụng tương tự như hàm VLOOKUP.

Hai hàm VLOOKUP và HLOOKUP rất hữu ích trong việc tra cứu và tìm kiếm thông tin bảng dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để tìm giá trị của một sản phẩm dựa trên mã sản phẩm, hoặc sử dụng hàm HLOOKUP để tìm giá trị của 1 tháng dựa trên tên tháng.

Tham khảo: Cách lập bảng công nợ khách hàng bằng Excel chính xác nhất

1.5 Hàm MATCH

MATCH_type là một tham số tùy chọn thuộc hàm MATCH và xác định kiểu tìm kiếm được sử dụng.

Cú pháp hàm: =MATCH(Lookup_value,Lookup_array,[MATCH_type]).

Trong đó:

• Lookup_value: Khoảng giá trị tìm kiếm trong mảng Lookup_array. Giá trị tìm kiếm đó có thể là văn bản, số, giá trị logic hoặc 1 tham chiếu ô đến một văn bản hay giá trị logic của dữ liệu.
• Lookup_array: Mảng hay một phạm vị ô được tìm kiếm có điều kiện.
• MATCH_type: Kiểu tìm kiếm đang xét

Hàm MATCH

Có ba giá trị có thể được sử dụng cho tham số MATCH_type:

• MATCH_type = 1 (hoặc TRUE): Công thức tìm kiếm gần đúng. Hàm MATCH sẽ tìm kiếm giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng giá trị tìm kiếm. Kết quả trả về là vị trí của giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng giá trị tìm kiếm.
• MATCH_type = 0 (hoặc FALSE): Hàm MATCH sẽ tìm kiếm giá trị chính xác trong mảng được chọn. Kết quả trả về là vị trí của giá trị chính xác thuộc mảng.
• MATCH_type = -1: Hàm MATCH sẽ tìm kiếm giá trị nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằng giá trị tìm kiếm. Kết quả trả về là vị trí của giá trị nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằng giá trị tìm kiếm.

Hàm MATCH thường được chúng ta sử dụng kết hợp với các hàm khác như INDEX hoặc VLOOKUP để tìm và truy xuất thông tin trong phạm vi dữ liệu.

1.6 Hàm INDEX

Hàm INDEX trong Excel là một công cụ truy xuất và trích xuất dữ liệu từ một mảng. Hàm này cho phép bạn lấy giá trị từ một ô cụ thể trong một mảng dựa trên chỉ số hàng và cột.

Cú pháp: =INDEX(Array, Row_num, [Column_num])

Array là vùng ô hoặc mảng dữ liệu chúng ta muốn truy xuất giá trị. Đây là tham số bắt buộc trong hàm INDEX.

Row_num là số chỉ mục của hàng muốn lấy giá trị. Row_num là số bắt buộc và nguyên dương.

Column_num là số chỉ mục của cột muốn lấy giá trị. Đây là tham số tùy chọn có giá trị mặc định là 1 và chỉ lấy giá trị từ cột đầu tiên của mảng.

Hàm INDEX

Hàm INDEX có thể được sử dụng dưới dạng tham chiếu với cú pháp: =INDEX(Reference, Row_num, [Column_num], [Area_num])

Reference là vùng tham chiếu bắt buộc muốn truy xuất dữ liệu

Row_num và Column_num xác định chỉ số hàng và cột trong vùng tham chiếu để lấy giá trị trả về.

Area_num là số của vùng ô dữ liệu muốn trả về giá trị từ trong tham chiếu. Nếu không cung cấp, giá trị mặc định là 1 và chỉ trả về giá trị từ vùng đầu tiên.

Hàm INDEX cho phép người dùng truy xuất dữ liệu linh hoạt từ các phạm vi không liên tiếp và có thể kết hợp với các hàm khác như MATCH và VLOOKUP để truy xuất dữ liệu hiệu quả hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo file Excel quản lý sản phẩm vô cùng đơn giản

1.7 Hàm điều kiện IF

Hàm IF sử dụng khi kế toán cần thực hiện các phép kiểm tra điều kiện và trả về giá trị tương ứng dựa trên kết quả của kiểm tra.

Cú pháp: =IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)

Logical_test: Biểu thức hoặc phép kiểm tra điều kiện. Nếu kết quả của biểu thức là TRUE, giá trị được trả về là Value_if_true. Ngược lại, nếu kết quả là FALSE, giá trị được trả về là Value_if_false.

Value_if_true: Giá trị mà bạn muốn trả về nếu kết quả của Logical_test là TRUE.

Value_if_false: Giá trị mà bạn muốn trả về nếu kết quả của Logical_test là FALSE.

Hàm điều kiện IF

Hàm IF thường được sử dụng để thực hiện các phép kiểm tra điều kiện đơn giản hoặc phức tạp trong Excel. Ví dụ, nếu kế toán muốn phân loại doanh thu  hoặc nhân viên kinh doanh theo từng mức doanh số thì nên kết hợp hàm IF và hàm AND. Với một biểu thức kiểm tra điều kiện phức tạp, chúng ta phải chú ý sử dụng các dấu ngoặc đúng cách để tránh lỗi công thức.

1.8 Hàm đếm dữ liệu COUNT, COUNTA, COUNTIF

Trong Excel, có ba hàm đếm phổ biến là COUNT, COUNTA và COUNTIF, mỗi hàm có cách sử dụng và mục đích khác nhau.

• Hàm COUNT: Đếm số lượng giá trị số trong một danh sách. Cú pháp:  =COUNT(Value1, [Value2], …). Value1, Value2, ... là các giá trị hoặc tham chiếu đến các ô chứa giá trị muốn đếm. Hàm COUNT sẽ trả số lượng giá trị số trong danh sách.
• Hàm COUNTA: Đếm số lượng giá trị không rỗng trong một danh sách, bao gồm cả giá trị logic, số, văn bản. Cú pháp: =COUNTA(Value1, Value2, …) Value1, Value2, ... là các giá trị hoặc tham chiếu đến các ô chứa giá trị muốn đếm. Hàm COUNTA sẽ trả số lượng giá trị không rỗng trong danh sách.
• Hàm COUNTIF: Đếm số lượng giá trị trong một danh sách thỏa mãn điều kiện nhất định. Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria), trong đó range là danh sách các ô muốn kiểm tra. Criteria là điều kiện áp dụng. Hàm COUNTIF sẽ trả số lượng giá trị thỏa mãn điều kiện trong danh sách.

Hàm đếm dữ liệu COUNTIF

Ví dụ, để đảm bảo dữ liệu tìm kiếm không trùng khớp khi sử dụng hàm VLOOKUP, bạn có thể kết hợp hàm COUNTIF. COUNTIF sẽ kiểm tra số lượng dữ liệu thỏa mãn điều kiện. Kết quả trả về là 1, dữ liệu tìm kiếm là duy nhất. Tuy nhiên, nếu kết quả là 2, 3 hoặc nhiều hơn, dữ liệu không phải là duy nhất và bạn cần kiểm tra lại.

Đây chỉ là một ví dụ cơ bản. Hàm đếm có nhiều ứng dụng khác nhau và có thể được kết hợp với các hàm khác để thực hiện các tính toán dữ liệu phức tạp.

1.9 Hàm AND và hàm OR

Hàm AND trong Excel là hàm logic được sử dụng để kiểm tra nhiều biểu thức logic. Hàm sẽ trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số đúng và trả giá trị FALSE nếu ít nhất một đối số trong đó sai.

Cú pháp: =AND(Logical 1, Logical 2, ...). Logical 1, Logical 2, ... là các biểu thức logic muốn kiểm tra.

Hàm OR cũng là hàm logic trong Excel, nhưng khác với hàm AND, hàm OR trả về giá trị TRUE khi ít nhất có một trong các đối số đúng, và trả về FALSE khi tất cả các đối số đều sai.

Cú pháp: =OR(Logical 1, Logical 2, ...). Logical 1, Logical 2, ... là các biểu thức logic muốn kiểm tra.

Hàm AND và hàm OR trong kế toán bán hàng

Lưu ý:

• Các đối số trong hàm AND và OR phải là các biểu thức logic, tức là các biểu thức có thể được đánh giá là TRUE hoặc FALSE.
• Với các hàm AND và OR, bạn có thể xây dựng các công thức logic phức tạp để kiểm tra và phân tích dữ liệu dựa trên các điều kiện khác nhau.

Vậy là Nhanh.vn đã chia sẻ TOP 9 hàm Excell trong kế toán bán hàng hay dùng và ví dụ cụ thể. Hy vọng bạn đã nắm những công thức cơ bản và ứng dụng tính toán excel hiệu quả trong công việc. Cảm ơn các bạn đã đọc!