[TẢI NGAY] Mẫu file Excel quản lý cửa hàng mẹ và bé miễn phí

Cửa hàng mẹ và bé thường có nhiều mã hàng, size, dung tích, thương hiệu, lô nhập và hạn sử dụng. Nếu chỉ ghi chép bằng sổ hoặc lưu dữ liệu ở nhiều file rời, chủ shop rất dễ gặp tình trạng tồn kho trên giấy khác với hàng thực tế, nhập trùng sản phẩm, bỏ sót hàng sắp hết hạn hoặc khó xác định doanh thu cuối ngày. Chính vì vậy, cửa hàng mẹ và bé cần có một file excel để việc quản lý bán hàng trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn. 

1. Mẫu file Excel quản lý cửa hàng mẹ và bé gồm những thông tin nào?

Một file Excel quản lý cửa hàng mẹ và bé cần các thông tin sau: 

• Huong_dan: trình tự thiết lập và sử dụng file.
• San_pham: danh mục SKU, mã vạch, nhóm hàng, thương hiệu, size, dung tích, giá và tồn tối thiểu.
• Nhap_hang: phiếu nhập, nhà cung cấp, số lượng, giá nhập, số lô và hạn sử dụng.
• Ban_hang: hóa đơn, sản phẩm, chiết khấu, nhân viên, doanh thu, giá vốn và lợi nhuận gộp.
• Dieu_chinh: khách trả, trả nhà cung cấp, hàng lỗi và hàng dùng nội bộ.
• Doi_tac: thông tin khách hàng và nhà cung cấp.
• Ton_kho: tổng hợp nhập - xuất - tồn và cảnh báo tồn thấp.
• Bao_cao: doanh thu, giá vốn, lợi nhuận gộp và giá trị tồn kho.

Tải về file Excel quản lý cửa hàng mẹ và bé:

1.1. Sheet danh mục sản phẩm

Sheet San_pham là dữ liệu gốc của toàn bộ file. Mỗi biến thể cần một SKU riêng. Bỉm size M và size L, sữa hộp 400g và 800g hoặc quần áo size 66 và 73 phải được tách thành các mã khác nhau.

Nếu gộp nhiều biến thể vào một mã, tổng tồn có thể đúng nhưng nhân viên vẫn không biết cửa hàng còn đúng size hoặc dung tích khách cần hay không.

Bạn có thể tham khảo cách xây dựng mã SKU trong quản lý bán hàng trước khi nhập danh mục.

1.2. Sheet nhập hàng

Mỗi dòng trong sheet Nhap_hang tương ứng với một sản phẩm trên phiếu nhập. Nếu một phiếu có 10 mặt hàng, hãy nhập 10 dòng và dùng chung một mã phiếu.

Với sữa, thực phẩm bổ sung hoặc đồ ăn dặm, cần ghi thêm số lô và hạn sử dụng. Khi cùng một sản phẩm được nhập ở lô mới, hãy tạo dòng mới thay vì ghi đè dữ liệu cũ.

1.3. Sheet bán hàng

Mỗi sản phẩm trong hóa đơn được ghi thành một dòng. Nếu hóa đơn có nhiều mặt hàng, mã hóa đơn sẽ lặp lại. Cách tổ chức này giúp Excel tổng hợp doanh thu theo sản phẩm, nhân viên hoặc thời gian.

1.4. Sheet điều chỉnh kho

Hàng khách trả, hàng lỗi, hàng trả nhà cung cấp và hàng dùng nội bộ cần được ghi riêng. Không sửa trực tiếp số tồn cuối, vì thao tác này làm mất lịch sử biến động và gây khó khăn khi đối soát.

1.5. Sheet tồn kho và báo cáo

Sheet Ton_kho tổng hợp tồn đầu, nhập, bán, điều chỉnh và tồn cuối. Sheet Bao_cao hiển thị doanh thu thuần, giá vốn, lợi nhuận gộp, số lượng tồn và giá trị tồn kho.

Các báo cáo chỉ chính xác trong phạm vi dữ liệu đã nhập. Một phiếu nhập hoặc hóa đơn bị bỏ sót sẽ làm số liệu tổng hợp sai theo.

2. Hướng dẫn sử dụng file Excel quản lý shop mẹ và bé

2.1. Bước 1: Giữ bản gốc và tạo bản sao 

Hãy giữ một bản file chưa chỉnh sửa, một bản dùng thử và một bản chính thức. Tên file nên có thời gian rõ ràng, chẳng hạn quan-ly-shop-me-va-be-2026.xlsx, để tránh nhầm giữa nhiều phiên bản.

2.2. Bước 2: Chuẩn hóa danh mục sản phẩm

Mỗi sản phẩm cần một SKU duy nhất. Tên hàng phải được viết thống nhất, tránh để cùng một sản phẩm xuất hiện dưới nhiều cách gọi như “bỉm quần M”, “bỉm size M” và “bỉm quần 46 miếng size M”.

2.3. Bước 3: Kiểm kê và nhập tồn đầu kỳ

Tồn đầu kỳ phải được lấy từ kiểm kê thực tế. Tách riêng hàng còn bán được, hàng lỗi, hàng chờ trả nhà cung cấp và hàng sắp hết hạn trước khi nhập số liệu.

2.4. Bước 4: Ghi nhận nhập hàng

Nhập phiếu ngay sau khi kiểm nhận. Nếu để dồn đến cuối tuần, cửa hàng có thể bán hàng đã về kho nhưng chưa được cộng tồn hoặc đặt mua thêm mặt hàng thực tế vẫn còn nhiều.

2.5. Bước 5: Cập nhật bán hàng và đổi trả

Cửa hàng có thể nhập giao dịch ngay sau khi bán hoặc tổng hợp cuối ca, nhưng phải đối chiếu giữa hóa đơn, tiền mặt, chuyển khoản và doanh thu trên file.

Với hàng đổi trả, xác định rõ sản phẩm còn đủ điều kiện bán hay phải chuyển sang hàng lỗi. Mỗi trường hợp cần được ghi đúng loại điều chỉnh.

2.6. Bước 6: Kiểm tra tồn kho và sao lưu

Khi số tồn thực tế khác số trên file, hãy kiểm tra lần lượt phiếu nhập, hóa đơn bán, đổi trả, hàng lỗi, SKU và số lượng trước khi điều chỉnh.

Bạn có thể xem thêm hướng dẫn quản lý kho bằng Excel để xây dựng lịch kiểm kê và đối soát.

Nên sao lưu file theo ngày hoặc tuần và lưu ít nhất một bản ở vị trí khác với máy tính bán hàng.

3. Dữ liệu đặc thù cửa hàng mẹ và bé cần quản lý

3.1. Size, độ tuổi và dung tích

Các biến thể như bỉm size S, M, L; quần áo size 66, 73, 80; sữa hộp 400g, 800g hoặc bình sữa 160ml, 240ml phải được quản lý riêng.

3.2. Lô hàng và hạn sử dụng

Với hàng có hạn dùng, tối thiểu cần lưu SKU, số lô, ngày nhập, hạn sử dụng, số lượng và nhà cung cấp. Nhân viên vẫn phải kiểm tra hàng thực tế và ưu tiên xuất lô gần hết hạn trước.

3.3. Đơn vị nhập và đơn vị bán

Nếu cửa hàng nhập theo thùng nhưng bán theo hộp, hãy quy đổi về một đơn vị tồn kho cơ sở. Ví dụ, 5 thùng, mỗi thùng 12 hộp, phải được ghi nhận là 60 hộp nếu tồn kho được quản lý theo hộp.

3.4. Combo và quà tặng

Khi bán combo, từng sản phẩm thành phần cần được trừ tồn. Nếu chỉ ghi một dòng “combo sơ sinh”, tồn của body, khăn tắm và bình sữa sẽ không thay đổi.

4. Công thức và một số lỗi nhập liệu thường gặp

4.1. Tồn cuối kỳ

Tồn cuối = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ

Nếu kết quả khác số kiểm kê, hãy tìm giao dịch thiếu hoặc nhập sai trước khi sửa số tồn.

4.2. Doanh thu và lợi nhuận gộp

Doanh thu thuần = Số lượng x Đơn giá bán - Các khoản giảm trừ doanh thu

*Các khoản giảm trừ doanh thu: Thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.

Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn.

Giá vốn trong mẫu được tính theo giá nhập lưu tại danh mục sản phẩm. Nếu một SKU có nhiều lần nhập với giá khác nhau, kết quả nên được xem là số liệu vận hành tham khảo, chưa thay thế báo cáo kế toán.

4.3. Lỗi nhập liệu thường gặp

• Một sản phẩm có nhiều SKU hoặc nhiều sản phẩm dùng chung một SKU.
• Nhập sai size, dung tích hoặc đơn vị quy đổi.
• Xóa công thức ở cột tên hàng, doanh thu hoặc tồn cuối.
• Nhập trùng hóa đơn hoặc bỏ sót phiếu nhập.
• Nhiều nhân viên chỉnh sửa các bản file khác nhau.
• Nhập dữ liệu vượt vùng công thức đã thiết lập mà chưa mở rộng vùng báo cáo.

5. Khi nào cửa hàng mẹ và bé nên dùng Excel?

Excel phù hợp khi cửa hàng có một kho hoặc một điểm bán, ít người cùng thao tác, danh mục sản phẩm đã được chuẩn hóa và có người chịu trách nhiệm kiểm tra dữ liệu.

Hiệu quả của file phụ thuộc vào những quy định nhập liệu, kiểm kê và sao lưu. Excel không tự ghi nhận giao dịch nếu nhân viên chưa nhập và cũng không tự phát hiện hàng thất lạc hoặc hư hỏng trên kệ.

6. Khi nào cửa hàng mẹ và bé nên sử dụng phần mềm bán hàng? 

Khi số lượng SKU, giao dịch, nhân viên hoặc điểm bán tăng, chủ shop nên đánh giá lại khả năng đáp ứng của file. Nhu cầu quan trọng cần đối chiếu có thể gồm quản lý sản phẩm, kiểm tra tồn giữa các cửa hàng, phân quyền nhân viên và tổng hợp báo cáo.

Các tính năng thực tế có thể phụ thuộc vào gói dịch vụ, cấu hình và phạm vi triển khai. Chủ shop nên kiểm tra trực tiếp trên trang sản phẩm hoặc trao đổi với đơn vị cung cấp trước khi lựa chọn.

Quản lý cửa hàng tạp hóa dễ dàng hơn với phần mềm quản lý bán hàng mẹ và bé Nhanh.POS:

• Hàng hoá trong kho có các mã, các thuộc tính, danh mục riêng để quản lý tránh nhầm lẫn
• Số lượng lưu kho và vị trí sản phẩm được ghi nhớ cụ thể trên hệ thống
• Dự báo nhập hàng chuẩn xác dựa theo tồn kho thực tế
• Kiểm tra các mã sản phẩm, chất lượng thời gian sản phẩm bằng quét mã vạch
• Đồng bộ mọi đơn hàng giữa các nền tảng như Website, Facebook, TMĐT...
• Báo cáo tồn kho: tổng xuất nhập hàng hóa, hàng tồn, thời gian lưu kho theo tiêu chí

👉 Dùng thử miễn phí để trải nghiệm quy trình quản lý tạp hóa nhanh hơn, đơn giản hơn và chính xác hơn mỗi ngày.

Mẫu file Excel quản lý cửa hàng mẹ và bé phù hợp với shop đang cần một công cụ đơn giản để chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm, nhập hàng, bán hàng, tồn kho và báo cáo cơ bản. Giá trị của file nằm ở việc giúp chủ shop ghi nhận giao dịch theo cùng một quy trình, thay vì lưu thông tin rời rạc trong sổ tay hoặc nhiều bảng tính khác nhau.

Để số liệu có thể sử dụng được, cửa hàng cần thống nhất mã SKU, đơn vị tính, cách ghi nhận đổi trả và thời điểm chốt dữ liệu. Chủ shop cũng nên kiểm kê định kỳ, sao lưu file và kiểm tra các mặt hàng có nhiều size, dung tích, lô hàng hoặc hạn sử dụng.