Quy trình quản lý vật tư tại công trường từ A-Z

Quản lý vật tư tại công trường là vấn đề mà nhiều nhà quản lý và các bạn kế toán quan tâm vì trên thực tế lượng vật tư tại công trường cũng như những phát sinh bị thất thoát rất nhiều và hư hỏng không thể dùng lại gây ra sự thiệt hại tương đối lớn với doanh nghiệp. 

Do vậy, việc quản lý này đòi hỏi một quy trình cụ thể, rõ ràng. Bài viết dưới đây, phần mềm bán hàng vật liệu xây dựng Nhanh.vn sẽ hướng dẫn các bạn quy trình quản lý vật tư tại công trường từ A-Z.

- Các đơn vị khi có nhu cầu sử dụng vật tư/nguyên, nhiên liệu phục vụ công trình thì lập đề nghị mua hàng gửi Phòng Vật tư "Giấy đề nghị cấp vật tư"

- Phòng Vật tư tiến hành lựa chọn Nhà cung có khả năng đáp ứng được các yêu cầu của Công ty về: số lượng/chất lượng/chủng loại/nguồn gốc xuất xứ/giá thành hợp dự toán

- Bản đánh giá và trình duyệt mua hàng được gửi Giám đốc Vật tư có nhiều nơi là kế toán trưởng xem xét. Trường hợp Tổng Giám đốc có ý kiến chỉ đạo khác với đề xuất của Phòng Vật tư về nhà cung cấp/giá cả,.. Phòng Vật tư làm lại và trình lại

- Hình thức mua hàng bằng chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt: 

Áp dụng đối với đơn hàng có giá trị dưới 20 triệu đồng và mua hàng trong nước.

Nhân viên mua hàng lập Bảng kê và đăng ký mua hàng bằng tiền mặt gửi Giám đốc Vật tư hoặc kế toán trưởng xem xét, phê duyệt.

Tùy theo điều kiện trong xác nhận đặt hàng/Hợp đồng mua bán, nhân viên mua hàng làm thủ tục tạm ứng cho nhà cung cấp - nếu có, tuân thủ theo quy định về quản lý tài chính của Công ty

- Khi hàng hóa được nhập về Công ty, thủ kho vật tư có trách nhiệm kiểm tra vật tư, hàng hóa về kho theo quy trình quản lý kho vật tư. 

Nếu hàng hóa không đúng yêu cầu, thủ kho thông báo ngay cho nhân viên mua hàng làm việc với Nhà cung cấp để thực hiện thay thế/sửa chữa.

Trường hợp phải trả lại hàng hóa cho Nhà cung cấp, nhân viên mua hàng làm đề nghị cho mang hàng trả nhà cung cấp theo quy định của Công ty

Xem thêm: 6 tiêu chí lựa chọn phần mềm bán hàng vật liệu xây dựng tốt nhất

• Đề nghị mua hàng (bản vẽ kèm theo nếu có)
• Bảng đánh giá và trình duyệt mua hàng (đính kèm chào giá của nhà cung cấp)
• Xác nhận/Đơn đặt hàng/Hợp đồng mua bán
• Biên bản nghiệm thu giao nhận số lượng/chất lượng vật tư nhập về
• Chứng từ tạm ứng (nếu có)
• Nhân viên mua hàng có trách nhiệm lập đầy đủ bộ hồ sơ thanh toán/hoàn tạm ứng, gửi Giám đốc Vật tư xem xét, ký duyệt và chuyển Phòng Tài chính Kế toán thanh toán cho nhà cung cấp.

- Mười hai tháng một lần, Giám đốc Vật tư, Giám đốc Sản xuất và Giám đốc Tài chính Kế toán cùng đánh giá lại khả năng của Nhà cung cấp có khả năng nợ hay không.

- Mua hàng hóa đúng chất lượng yêu cầu với giá cả rẻ nhất.

- Đảm bảo tính có sẵn của hàng hoá trên cơ sở kế hoạch sản xuất, tránh tình trạng hàng không có sẵn.

- Duy trì mức tồn kho theo định mức tối thiểu của từng công trình.

- Mở rộng nhà cung cấp, đảm bảo tính cạnh tranh hơn giữa các nhà cung cấp, mang lại lợi nhuận sau cùng cho công ty qua việc tìm kiếm nhiều nguồn hàng giá cả, chất lượng cạnh tranh hơn.

- Thực hiện mục tiêu tiết kiệm của Ban Giám đốc bằng việc cắt giảm chi phí bất biến.

Đọc thêm: 10 lưu ý khi mở cửa hàng vật liệu xây dựng

Thủ kho (vật tư/nguyên vật liệu) có trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện kho bãi, thẻ kho,..để tiếp nhận nhập hàng.

- Khi vật tư được chuyển về kho, Giám sát kho sẽ thông báo cho đơn vị đề nghị cùng tiến hành kiểm tra/nghiệm thu số lượng/chất lượng/chủng loại/yêu cầu kỹ thuật,..của vật tư trước khi chính thức nhập kho

- Thủ kho vật tư/NVL có trách nhiệm tiếp nhận nhập kho tất cả các vật tư đạt yêu cầu nghiệm thu. Đối với vật tư không đạt yêu cầu, sắp xếp, để tách riêng khu vực chờ xử lý - có treo biển để tránh nhầm lẫn với vật tư sử dụng.

- Sắp xếp, bố trí vật tư nhập kho đúng nơi quy định (theo sơ đồ kho/vị trí trong kho/giá để vật tư), đảm bảo khoa học, thuận tiện khi sử dụng.Cập nhật số liệu vào Báo cáo tồn kho

- Trên cơ sở kế hoạch thi công, Giám sát kho/Thủ kho tiến hành xuất nguyên liệu chính, phụ cho từng đội thi công, có ký xác nhận số lượng giao nhận hàng ngày

Giám sát kho phối hợp với các đơn vị kiểm tra lại số liệu đã xuất kho trong tháng và cập nhật vào Báo cáo ngày/Báo cáo tồn kho.

Báo cáo trực tiếp Giám đốc Vật tư số liệu xuất kho trong ngày và số liệu tồn kho tháng/quý/năm.

- Giám sát kho căn cứ vào dự toán vật tư công trình cân đối với lượng vật tư tồn kho và dự kiến số lượng cần phải mua trong tháng - lập Dự trù vật tư tiêu hao tháng gửi Giám đốc Vật tư xem xét, ký duyệt

- Thủ kho vật tư có trách nhiệm báo cáo Giám sát kho về số liệu vật tư nhập/xuất hàng ngày/tháng/quý/năm; số liệu tồn kho tháng/quý/năm và chịu trách nhiệm về số liệu thực tế tại kho vật tư đảm bảo độ chính xác, trung thực.

Quản lý kho vật tư chặt chẽ

Mục đích của quy trình này là đưa ra nội dung, cách thức, trình tự và trách nhiệm của việc thực hiện công tác quản lý vật tư gồm: tiếp nhận, nhập kho, lưu kho/bảo quản và cấp phát vật tư phục vụ công trình của Công ty.

Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn

Quản lý chặt chẽ sản phẩm, kho hàng, xuất - nhập - tồn 

Phế liệu được phát sinh từ trong quá trình thi công. Các đội thi công có trách nhiệm hạn chế tối đa số lượng phế liệu phát sinh và đảm bảo trong miền quy định của Công ty

- Đối với phế đầu mẩu: mỗi sáng, đội thi công sẽ thông báo cho nhân viên Phòng Vật tư để thu gom, ngay sau khi gom phế đầy thùng để giao lại cho Phòng Vật tư nhập kho và quản lý

- Biên bản cân xác định khối lượng phế liệu. Các bên tham gia giám sát, nhân viên cân cùng ký vào Biên bản..

- Thủ kho Phòng Vật tư có trách nhiệm cập nhật và theo dõi số liệu nhập kho phế liệu hàng ngày

- Căn cứ vào thực tế tồn phế liệu trên kho, Phòng Vật tư tổ chức thực hiện xuất kho phế liệu cho đơn vị mua hàng đã được Tổng Giám đốc phê duyệt cho mua hàng

- Hàng ngày, Thủ kho vật tư có trách nhiệm lập báo cáo nhập và xuất kho phế liệu và gửi báo cáo ngày cho Giám đốc Vật tư.

Đọc thêm: 

Tổng hợp kinh nghiệm và chi phí mở cửa hàng gạch ốp lát thành công 100%

TOP 5 phần mềm bán hàng tôn thép, sắt thép được tin dùng nhất

Mục đích của quy trình này là đảm bảo toàn bộ phế đầu mẩu, phế NVL phát sinh trong quá trình thi công được thu gom và xuất bán đúng quy định và hiệu quả thu hồi 1 số vốn để trang trải tiền sinh hoạt.

Kết luận

Việc quản lý vật tư tại công trường là rất quan trọng đòi hỏi quy trình rõ ràng để kế toán có thể tổng hợp chi phí một cách chính xác để đưa vào báo cáo kết quả kinh doanh. Nghiệp vụ này có ý nghĩa đối với việc thể hiện liệu doanh nghiệp có đang hoạt động hiệu quả hay không. Trong thời buổi công nghệ hiện nay, doanh nghiệp nói chung và bộ phận kế toán nói riêng thường dùng đến các tiện ích hỗ trợ báo cáo, tổng hợp doanh thu, chi phí để hoạt động linh hoạt và hiệu quả hơn. Nhanh.vn là phần mềm hỗ trợ các doanh nghiệp quàn lý sản phẩm, tổng hợp doanh thu, chi phí, đưa ra các báo cáo chi tiết đa dạng, hỗ trợ tối đa việc ra quyết định.

Trên đây là quy trình quản lý vật tư tại công trường mà Nhanh.vn chia sẻ với bạn. Hy vọng bài viết cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích! Nhanh.vn chúc bạn thành công!

Bài viết liên quan:

6 kinh nghiệm xương máu giúp bạn mở cửa hàng kinh doanh inox cực phát đạt

8 kinh nghiệm mở cửa hàng sắt thép hiệu quả nhất cho người mới bắt đầu