Quy định về mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử cập nhật mới nhất

Dãy ký hiệu 1C25T... trên hóa đơn điện tử năm 2026 có ý nghĩa gì? Đừng để một lỗi sai nhỏ về ký tự khiến toàn bộ hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã. Hãy cùng tôi giải mã chi tiết quy định về mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử mới nhất để thiết lập chuẩn xác ngay hôm nay!

1. Mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử là gì và tại sao cần hiểu rõ chúng?

Trong hệ sinh thái hóa đơn điện tử, nếu Mã số thuế là định danh của doanh nghiệp, thì Bộ ký hiệu hóa đơn chính là "Căn cước công dân" của từng tờ hóa đơn.

Theo Khoản 1 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định:

"a) Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6…

b) Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng."

Một bộ ký hiệu đầy đủ bao gồm 7 ký tự (Ví dụ: 1C25TYY), nằm ở góc trên bên phải của tờ hóa đơn. Việc hiểu và thiết lập đúng mang lại lợi ích:

• Tính pháp lý: Đảm bảo hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã hợp lệ.
• Quản lý nội bộ: Giúp kế toán phân loại nguồn doanh thu (đến từ chi nhánh nào, kho nào, bán hàng qua máy tính tiền hay xuất hóa đơn thông thường).
• Tự động hóa: Các phần mềm kế toán dựa vào ký hiệu này để tự động hạch toán vào các tài khoản doanh thu tương ứng.

Tham khảo: Quy định mới nhất về chữ ký số hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết

2. Quy định về mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử theo TT 32/2025/TT-BTC

Theo quy định hiện hành, bộ mã này được chia thành 2 phần: Mẫu số (1 ký tự) và Ký hiệu (6 ký tự).

2.1. Quy định về mẫu số hóa đơn 

Ký tự đầu tiên luôn là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 6. Đây là dấu hiệu để nhận biết loại hóa đơn. Căn cứ điều 5 thông tư 32/2025/TT-BTC quy định ký hiệu mẫu số hóa đơn để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

…

- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng; 

- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng; 

- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

- Số 7: Phản ánh hóa đơn thương mại điện tử;

- Số 8: Phản ánh hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí;

- Số 9: Phản ánh hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

…

Để tránh nhầm lẫn khi áp dụng các quy định mới, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng tự động thiết lập mẫu số và ký hiệu theo đúng Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nhanh.vn hỗ trợ cấu hình sẵn, giúp doanh nghiệp phát hành hóa đơn đúng chuẩn ngay từ đầu.

2.2. Quy định về ký hiệu hóa đơn 

Đây là phần phức tạp nhất. 6 ký tự này cung cấp thông tin chi tiết về năm và hình thức phát hành. Căn cứ điều 5 thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định chi tiết về 6 ký tự này như sau:

…

• Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
• Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
• Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
• Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
• Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các tổ chức, doanh nghiệp đăng ký sử dụng;
• Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
• Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
• Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
• Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
• Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
• Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY…
• Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết)

…

Dưới đây là giải mã chi tiết để bạn áp dụng chuẩn xác cho năm 2026:

Ký tự thứ 1: Hình thức hóa đơn (C hoặc K)

• C (Có mã): Hóa đơn điện tử CÓ mã của cơ quan thuế. (Hầu hết DN vừa và nhỏ, HKD đều thuộc nhóm này).
• K (Không mã): Hóa đơn điện tử KHÔNG có mã của cơ quan thuế. (Chỉ dành cho các DN lớn uy tín thuộc lĩnh vực: Điện, nước, xăng dầu, viễn thông, bảo hiểm, y tế... đã đăng ký và được chấp thuận).

Ký tự thứ 2 và 3: Năm lập hóa đơn (Hai chữ số)

• Thể hiện 2 số cuối của năm dương lịch phát hành hóa đơn.
• Quy tắc chuyển giao:
  • Hóa đơn lập ngày 31/12/2024 => Ký hiệu là 24.
  • Hóa đơn lập ngày 01/01/2026 => Ký hiệu bắt buộc phải là 26

Nếu sang năm 2026 mà bạn vẫn dùng ký hiệu 25, hệ thống thuế sẽ từ chối cấp mã ngay lập tức.

Ký tự thứ 4: Loại hóa đơn điện tử (T, D, L, M)

Đây là ký tự giúp phân biệt quy trình nghiệp vụ:

• T (Thông thường): Hóa đơn đăng ký theo Thông tư 78/Nghị định 123 (Có sử dụng Chữ ký số USB Token/HSM). Đa số doanh nghiệp dùng loại này.
• M (Máy tính tiền): Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (Cash Register). Dành cho mô hình siêu thị, ăn uống, bán lẻ... có kết nối dữ liệu trực tiếp với CQT.
• D (Đặc thù): Hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số (Ví dụ: Hóa đơn điện nước, viễn thông bán cho khách hàng cá nhân).
• L (Lần phát sinh): Hóa đơn do CQT cấp mã theo từng lần (Dành cho DN rủi ro cao hoặc vãng lai cần xuất hóa đơn lẻ).

Ký tự thứ 5 và 6: Quản lý nội bộ 

• Doanh nghiệp tự quy định (Ví dụ: HN cho Hà Nội, SG cho Sài Gòn)
• Nếu doanh nghiệp không có nhu cầu phân loại, phần mềm thường mặc định điền là YY.

Xem ngay: Nội dung hóa đơn điện tử: Quy định bắt buộc mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Để bạn dễ hình dung, tôi sẽ phân tích ý nghĩa của một vài chuỗi ký hiệu phổ biến trong năm 2025:

3. Quy định về ký hiệu hóa đơn do Cục Thuế đặt in

Cơ quan thuế vẫn duy trì hình thức bán hóa đơn giấy đặt in cho một số đối tượng đặc biệt. Căn cứ điều 5 thông tư 32/2025/TT-BTC , quy định về ký hiệu của loại hóa đơn này khác biệt hoàn toàn: 

a) Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu), cụ thể như sau:

 Sáu (06) ký tự đầu tiên thể hiện tên loại hóa đơn:

+ 01GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng;

+ 02GTTT: Hóa đơn bán hàng;

+ 07KPTQ: Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan;

+ 03XKNB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;

+ 04HGDL: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

- Một (01) ký tự tiếp theo là các số tự nhiên 1, 2, 3 thể hiện số liên hóa đơn;

- Một (01) ký tự tiếp theo là “/” để phân cách;

- Ba (03) ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn, bắt đầu bằng 001 và tối đa đến 999.

Riêng đối với hóa đơn là tem, vé, thẻ do Chi cục Thuế đặt in bắt buộc ghi 03 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do Chi cục Thuế tự quy định theo nhu cầu quản lý nhưng không vượt quá 11 ký tự.

Cụ thể:

+ Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.

b) Ký hiệu hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 08 ký tự thể hiện thông tin về: Chi cục Thuế đặt in hóa đơn; năm đặt in hóa đơn; ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, cụ thể như sau:

- Hai (02) ký tự đầu tiên thể hiện mã của Chi cục Thuế đặt in hóa đơn và được xác định theo Phụ lục I.A ban hành kèm theo Thông tư này;

- Hai (02) ký tự tiếp theo là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái Việt Nam gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y thể hiện ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý;

- Một (01) ký tự tiếp theo là “/” để phân cách;

- Ba (03) ký tự tiếp theo gồm hai (02) ký tự đầu là hai chữ số Ả rập thể hiện năm Chi cục Thuế đặt in hóa đơn, được xác định theo 02 chữ số cuối của năm dương lịch và một (01) ký tự là chữ cái P thể hiện hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in. Ví dụ: năm Chi cục Thuế đặt in là năm 2025 thì thể hiện là số 25P; năm Chi cục Thuế đặt in hóa đơn là năm 2026 thì thể hiện là số 26P;

Nếu doanh nghiệp bạn không thuộc diện "bất khả kháng", hãy tránh xa hình thức hóa đơn đặt in này. Thủ tục mua rất nhiêu khê (phải làm đơn đề nghị mẫu 02/ĐN-HĐG), số lượng bị hạn chế và không thể hiện được tính chuyên nghiệp thời 4.0.

Hiểu đúng về Quy định mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng hệ thống dữ liệu kế toán khoa học, dễ dàng đối soát sau này. Hãy nhớ quy tắc vàng cho năm nay: 1C25T (Hóa đơn GTGT - Có mã - Năm 2025 - Thông thường). 

Nếu bạn cảm thấy việc cấu hình này quá rắc rối và sợ nhân viên thao tác sai? Hãy để Nhanh.vn giúp bạn.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.