Lấy nhiều hóa đơn đầu vào có sao không? Những rủi ro hộ kinh doanh cần biết

Hiện nay, nhiều hộ kinh doanh thường tìm cách lấy thêm hóa đơn đầu vào để tăng chi phí và giảm thuế phải nộp. Tuy nhiên, không phải hóa đơn nào cũng được cơ quan thuế chấp nhận. Nếu kê khai sai, sử dụng hóa đơn không hợp lệ hoặc không có giao dịch thực tế, người kinh doanh có thể bị truy thu thuế, phạt tiền và thậm chí xử lý hình sự. 

Vậy lấy nhiều hóa đơn đầu vào có sao không và cần lưu ý gì để kê khai đúng quy định?

1. Vì sao nhiều hộ kinh doanh muốn lấy thật nhiều hóa đơn đầu vào?

Khi doanh thu tăng lên, nhiều hộ kinh doanh bắt đầu quan tâm đến việc tối ưu chi phí để giảm số thuế phải nộp. Vì vậy, không ít người tìm cách lấy thêm hóa đơn đầu vào với suy nghĩ càng nhiều chi phí thì càng có lợi. Tuy nhiên, nếu hiểu sai quy định hoặc kê khai không đúng thực tế, có thể trở thành rủi ro lớn về thuế.

1.1. Tâm lý muốn giảm thuế phải nộp

Phần lớn hộ kinh doanh đều mong muốn tối ưu lợi nhuận nên thường tìm cách giảm khoản thuế phải đóng hằng tháng hoặc hằng quý. Một trong những cách được nhiều người nghĩ tới là tăng chi phí đầu vào thông qua hóa đơn mua hàng, dịch vụ hoặc chi phí vận hành.

Đặc biệt khi doanh thu tăng mạnh, số thuế phải nộp cũng cao hơn trước, nhiều người có tâm lý cố gắng bổ sung thêm hóa đơn để cân đối lại lợi nhuận và giảm áp lực về thuế.

1.2. Nghĩ càng nhiều chi phí càng có lợi

Không ít người cho rằng cứ có thêm hóa đơn là sẽ được giảm thuế. Vì vậy, nhiều hộ kinh doanh tìm cách gom thêm các khoản chi như xăng xe, văn phòng phẩm, tiếp khách hay vận chuyển để đưa vào hạch toán.

Thực tế, việc kê khai chi phí là hoàn toàn hợp pháp nếu đó là khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh thực tế. Tuy nhiên, nếu cố tình đưa các khoản chi không phát sinh hoặc mua hóa đơn để tăng chi phí thì lại tiềm ẩn nhiều rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

1.3. Những hiểu lầm phổ biến khi kê khai chi phí

Một trong những hiểu lầm phổ biến hiện nay là chỉ cần có hóa đơn thì sẽ được tính là chi phí hợp lệ. Trên thực tế, cơ quan thuế không chỉ kiểm tra hóa đơn mà còn đối chiếu nhiều yếu tố khác như:

• Giao dịch có thực tế hay không
• Chi phí có liên quan đến hoạt động kinh doanh không
• Có đầy đủ chứng từ thanh toán, hợp đồng, biên bản bàn giao hay không

Nếu không chứng minh được tính hợp lệ của khoản chi, hóa đơn vẫn có thể bị loại và người kinh doanh sẽ phải điều chỉnh lại nghĩa vụ thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn cách xử lý khi xuất trùng hóa đơn điện tử từ ngày 1/6

2. Lấy nhiều hóa đơn đầu vào có được không?

Nhiều hộ kinh doanh lo ngại rằng lấy quá nhiều hóa đơn đầu vào sẽ dễ bị cơ quan thuế kiểm tra. Thực tế, pháp luật không giới hạn số lượng hóa đơn đầu vào được kê khai. Điều quan trọng là các khoản chi đó phải phát sinh thực tế, phục vụ hoạt động kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ chứng minh hợp lệ. Cụ thể như sau:

2.1. Chỉ hợp lệ khi có giao dịch thực tế

Một hóa đơn đầu vào chỉ được chấp nhận khi đi kèm với giao dịch mua bán hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ có thật. Đồng nghĩa với việc phải có hoạt động giao nhận, thanh toán và sử dụng thực tế trong quá trình kinh doanh. Nếu chỉ lấy hóa đơn nhưng không có giao dịch thực tế, cơ quan thuế có thể xác định đây là hóa đơn không hợp pháp và loại toàn bộ khoản chi liên quan.

Không phải mọi hóa đơn đầu vào đều được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán. Một hóa đơn chỉ được xem là hợp lệ khi phát sinh từ giao dịch thực tế, đi kèm đầy đủ chứng từ liên quan và phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp.

Trong trường hợp sử dụng hóa đơn không đúng bản chất giao dịch hoặc hóa đơn không đủ điều kiện hợp lệ, hộ kinh doanh có thể đối mặt với nhiều rủi ro như:

• Bị loại chi phí khi quyết toán thuế
• Bị truy thu các khoản thuế liên quan
• Bị xử phạt hành chính theo quy định hiện hành

👉 Dịch vụ tư vấn thuế của Ecomtax của Nhanh.vn hỗ trợ, tư vấn hộ kinh doanh rà soát chứng từ, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và hướng dẫn kê khai chi phí đúng quy định, giúp hạn chế rủi ro trong quá trình kê khai và quyết toán thuế.

2.2. Chi phí phải phục vụ hoạt động kinh doanh

Không phải mọi khoản chi đều được đưa vào chi phí hợp lệ. Các khoản này cần liên quan trực tiếp đến hoạt động tạo ra doanh thu của hộ kinh doanh. Một số chi phí phổ biến thường được chấp nhận gồm: Chi phí nhập hàng, tiền thuê mặt bằng, internet…Ngược lại, nếu đưa các khoản chi cá nhân hoặc chi phí không liên quan đến kinh doanh vào kê khai thuế thì rất dễ bị loại khi kiểm tra.

2.3. Cần đầy đủ chứng từ, hồ sơ liên quan

Nhiều người nghĩ chỉ cần có hóa đơn là đủ, nhưng thực tế cơ quan thuế còn đối chiếu thêm nhiều chứng từ khác để xác minh giao dịch. Một bộ hồ sơ đầy đủ thường bao gồm: hóa đơn điện tử, hợp đồng mua bán, phiếu giao hàng hoặc nhập kho… Đặc biệt, với các hóa đơn có giá trị lớn từ 20 triệu đồng trở lên, việc thanh toán chuyển khoản là điều kiện quan trọng để khoản chi được công nhận hợp lệ theo quy định.

3. Rủi ro khi lấy nhiều hóa đơn đầu vào “khống”

Hiện nay, nhiều hộ kinh doanh cố gắng tăng chi phí bằng cách mua thêm hóa đơn đầu vào để giảm thuế phải nộp. Tuy nhiên, nếu hóa đơn không đi kèm giao dịch thực tế hoặc kê khai sai quy định, người kinh doanh sẽ bị xử phạt. Tùy mức độ vi phạm và thời điểm phát hiện sai sót, cơ quan thuế sẽ áp dụng các cấp độ xử lý khác nhau.

3.1. Trường hợp tự phát hiện sai trước khi nộp tờ khai

Đây là trường hợp nhẹ nhất khi hộ kinh doanh tự kiểm tra sổ sách và phát hiện sai sót trước khi cơ quan thuế thanh tra hoặc kiểm tra. Những lỗi thường gặp gồm kê khai nhầm hóa đơn, nhập sai số liệu, thiếu chứng từ liên quan hoặc đưa nhầm khoản chi không phục vụ hoạt động kinh doanh vào hồ sơ thuế.

Nếu chưa nộp tờ khai thuế và để quá thời hạn quy định, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế. Trong nhiều trường hợp, mức phạt phổ biến khoảng 10 triệu đồng cho một tờ khai nộp chậm quá 90 ngày. Nếu có nhiều tờ khai vi phạm, mức phạt có thể tăng theo quy định. Ngoài tiền phạt hành chính, người nộp thuế còn bị tính tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày trên số thuế còn thiếu.

3.2. Đã nộp tờ khai nhưng chưa bị thanh tra kiểm tra

Nhiều hộ kinh doanh sau khi nộp tờ khai mới phát hiện hóa đơn kê khai bị sai hoặc không thuộc về đơn vị mình. Một số lỗi phổ biến là kê khai nhầm hóa đơn đầu vào, ghi sai giá trị hóa đơn hoặc đưa các khoản chi không hợp lệ vào hồ sơ thuế.

Trong trường hợp này, người nộp thuế cần nhanh chóng làm tờ khai điều chỉnh và kê khai bổ sung để cập nhật lại thông tin chính xác. Đồng thời, cần điều chỉnh lại số thuế phải nộp theo đúng quy định.

Việc chủ động khai bổ sung trước khi cơ quan thuế thanh tra thường sẽ được xem xét nhẹ hơn so với trường hợp bị phát hiện sau kiểm tra. Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn có thể bị tính tiền chậm nộp đối với phần thuế thiếu do kê khai sai trước đó.

3.3. Bị cơ quan thuế kiểm tra và loại chi phí

Nếu cơ quan thuế kiểm tra và xác định hóa đơn đầu vào không hợp lệ, toàn bộ khoản chi liên quan có thể bị loại khỏi chi phí được trừ. Trường hợp này khá phổ biến với các hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn không có giao dịch thực tế, mua hóa đơn từ công ty “ma” hoặc kê khai các khoản chi không liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Khi đó, hộ kinh doanh có thể phải nộp bổ sung số thuế còn thiếu, bị tính lại nghĩa vụ thuế, xử phạt hành chính và tính tiền chậm nộp theo quy định. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn sai quy định có thể bị phạt từ 20 triệu đến 50 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.

3.4. Trường hợp nghiêm trọng xử lý hình sự

Nếu việc sử dụng hóa đơn khống có dấu hiệu trốn thuế hoặc mua bán hóa đơn trái phép với số tiền lớn, vụ việc có thể bị chuyển sang cơ quan điều tra để xử lý hình sự.

Các hành vi dễ bị truy cứu gồm mua bán hóa đơn trái phép, sử dụng hóa đơn giả, thành lập công ty “ma” để xuất hóa đơn hoặc kê khai khống nhằm giảm số thuế phải nộp.

Trong những trường hợp nghiêm trọng, cá nhân hoặc hộ kinh doanh có thể bị xử lý về tội trốn thuế hoặc tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn theo quy định của pháp luật.

4. Mức phạt hành chính đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Căn cứ Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cá nhân hoặc tổ chức có hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn sai quy định có thể bị xử phạt hành chính từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

Tuy nhiên, một số trường hợp ngoại lệ được quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP sẽ được xem xét riêng, cụ thể:

Trường hợp người mua sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán chi phí hàng hóa, dịch vụ đầu vào nhằm làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm nhưng khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, người mua chứng minh được lỗi vi phạm thuộc về bên bán và đã thực hiện đầy đủ việc hạch toán kế toán theo quy định.

Trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn sai quy định trong quá trình kê khai thuế dẫn đến giảm số thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm.

Ngoài mức phạt bằng tiền, cá nhân hoặc tổ chức vi phạm còn buộc phải hủy các hóa đơn đã sử dụng không đúng quy định theo yêu cầu của cơ quan chức năng.

Xem thêm: [Giải đáp] Hộ kinh doanh có được xuất gộp hóa đơn cuối ngày không?

5. Những lưu ý khi lấy hóa đơn đầu vào để tránh bị truy thu thuế

Việc lấy hóa đơn đầu vào để kê khai chi phí là hoàn toàn bình thường nếu đúng quy định. Tuy nhiên, chỉ cần một vài sai sót trong quá trình hạch toán hoặc sử dụng hóa đơn không hợp lệ, hộ kinh doanh có thể đối mặt với nguy cơ bị truy thu thuế và xử phạt. Vì vậy, các hộ kinh doanh cần lưu ý các vấn đề dưới đây để hạn chế rủi ro khi kê khai thuế.

5.1. Không “mua” hóa đơn để hợp thức chi phí

Nhiều hộ kinh doanh vì muốn giảm số thuế phải nộp nên tìm cách mua thêm hóa đơn đầu vào để tăng chi phí. Đây là hành vi tiềm ẩn rủi ro rất lớn vì cơ quan thuế hiện nay có thể dễ dàng đối soát dữ liệu thông qua hệ thống hóa đơn điện tử.

Nếu hóa đơn không đi kèm giao dịch thực tế hoặc xuất từ các công ty “ma”, người sử dụng có thể bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt hành chính. Trong trường hợp nghiêm trọng, hành vi mua bán hóa đơn còn có thể bị xử lý hình sự theo quy định.

5.2. Không kê khai chi phí không liên quan

Một sai lầm phổ biến hiện nay là đưa cả các khoản chi cá nhân hoặc chi phí không phục vụ hoạt động kinh doanh vào hồ sơ kê khai thuế. Những khoản chi này rất dễ bị cơ quan thuế loại bỏ khi kiểm tra. Vì vậy, hộ kinh doanh chỉ nên kê khai các khoản chi thực tế liên quan trực tiếp đến hoạt động tạo ra doanh thu.

5.3. Chủ động rà soát sổ sách định kỳ

Việc kiểm tra sổ sách và hóa đơn thường xuyên sẽ giúp phát hiện sớm sai sót trước khi cơ quan thuế thanh tra hoặc kiểm tra. Hộ kinh doanh nên định kỳ rà soát: hóa đơn đầu vào, đầu ra, chứng từ thanh toán, hợp đồng mua bán và các khoản chi đã kê khai. Chủ động điều chỉnh sớm không chỉ giúp hạn chế rủi ro mà còn tránh phát sinh thêm tiền phạt và tiền chậm nộp thuế.

5.4. Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý hóa đơn và kê khai thuế

Khi số lượng hóa đơn ngày càng nhiều, việc quản lý thủ công rất dễ xảy ra sai sót hoặc thất lạc chứng từ. Vì vậy, nhiều hộ kinh doanh hiện nay ưu tiên sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn để theo dõi dữ liệu chính xác hơn. Trong đó, Nhanh.vn là giải pháp được nhiều hộ kinh doanh lựa chọn nhờ khả năng đồng bộ hóa đơn, quản lý doanh thu - chi phí và hỗ trợ kê khai thuế thuận tiện, nhanh chóng.

Nhờ quản lý dữ liệu trên một hệ thống, hộ kinh doanh có thể dễ dàng đối soát chứng từ, hạn chế sai sót khi kê khai và giảm rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Lấy nhiều hóa đơn đầu vào không sai nếu đó là các khoản chi thực tế và đúng quy định. Tuy nhiên, việc kê khai sai hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể khiến hộ kinh doanh bị truy thu thuế, phạt tiền và gặp nhiều rủi ro pháp lý. Vì vậy, quản lý hóa đơn minh bạch, kê khai đúng ngay từ đầu và sử dụng phần mềm hỗ trợ phù hợp sẽ giúp hộ kinh doanh tối ưu thuế an toàn và hiệu quả hơn.