[Giải đáp] Hộ kinh doanh có được xuất gộp hóa đơn cuối ngày không?

Hộ kinh doanh có được xuất gộp hóa đơn điện tử cuối ngày hay không là thắc mắc rất phổ biến. Thực tế, pháp luật cho phép xuất gộp hóa đơn trong một số trường hợp nhất định, nhưng phải đáp ứng đúng điều kiện về đối tượng mua, thời điểm lập hóa đơn và chứng từ kèm theo. Vậy hộ kinh doanh có được lập bảng kê khi xuất gộp hóa đơn điện tử không, và những trường hợp nào được phép gộp hóa đơn theo quy định mới nhất? Bài viết dưới đây tôi sẽ phân tích chi tiết, đúng luật và dễ áp dụng, giúp hộ kinh doanh hạn chế rủi ro bị xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết.

1. Hộ kinh doanh có được xuất gộp hóa đơn cuối ngày không?

Hộ kinh doanh có được xuất gộp hóa đơn cuối ngày không là vấn đề khiến nhiều chủ hộ lúng túng, nhất là khi trong ngày phát sinh nhiều giao dịch nhỏ lẻ, giá trị thấp. Pháp luật không cấm tuyệt đối việc xuất gộp hóa đơn, nhưng chỉ cho phép trong những trường hợp cụ thể và kèm theo điều kiện chặt chẽ, nếu áp dụng sai rất dễ bị cơ quan thuế ấn định và xử phạt.

Việc hộ kinh doanh, doanh nghiệp có được xuất gộp hóa đơn điện tử hay không hiện nay được xác định căn cứ trực tiếp vào thời điểm lập hóa đơn theo quy định của pháp luật thuế. Cụ thể, Điều 9 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) quy định rõ, tùy tính chất hàng hóa, dịch vụ và thời điểm hoàn thành việc bán hàng, cung cấp dịch vụ, người bán có thể lập hóa đơn điện tử gộp hoặc buộc phải lập hóa đơn riêng cho từng giao dịch.

Bên cạnh quy định tại nghị định, Công văn số 587/TCT-CS của Tổng cục Thuế và Công văn số 147/CCTKV-TTTB của Cục Thuế tỉnh Thái Nguyên cũng đã hướng dẫn cụ thể các trường hợp bán cho khách lẻ được phép xuất gộp hóa đơn điện tử, giúp hộ kinh doanh áp dụng đúng quy định và hạn chế rủi ro bị xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.

Cụ thể, căn cứ quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử, một số loại hàng hóa, dịch vụ khi mua bán, cung cấp được phép xuất gộp hóa đơn điện tử cuối ngày, nhưng chỉ áp dụng trong những trường hợp pháp luật cho phép và đáp ứng đầy đủ điều kiện kèm theo, bao gồm các trường hợp sau đây:

Trường hợp hộ kinh doanh còn vướng mắc khi xác định hóa đơn điện tử có được xuất gộp hay không, nên chủ động liên hệ trực tiếp cơ quan Thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể, đúng từng mô hình kinh doanh, từ đó áp dụng chính xác và hạn chế rủi ro phát sinh khi quyết toán, thanh tra thuế.

Xem thêm: [Cập nhật mới nhất] Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?

2. Hộ kinh doanh có được lập bảng kê khi thực hiện xuất gộp hóa đơn điện tử không?

Khi thực hiện xuất gộp hóa đơn điện tử, nhiều hộ kinh doanh băn khoăn có được lập bảng kê kèm theo hay không để ghi nhận đầy đủ các giao dịch phát sinh trong ngày. Thực tế, bảng kê không phải lúc nào cũng được chấp nhận, mà chỉ được sử dụng trong những trường hợp pháp luật cho phép và phải đáp ứng đúng nội dung, hình thức theo quy định, nếu làm sai rất dễ bị cơ quan thuế loại chi phí hoặc xử phạt.

Căn cứ theo quy định tại khoản 6 điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP quy định nội dung của hóa đơn như sau: 

“Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ

…

7. Sửa đổi, bổ sung ... điểm a khoản 6 ... Điều 10 ... như sau:

…

b) Sửa đổi, bổ sung điểm a khoản 6 như sau:

“.....

a.3) Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp cung cấp các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính và chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, được lập theo kỳ quy ước, dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh và các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính được lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu thì người bán được sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.

…”

Các trường hợp được phép xuất gộp hóa đơn cho khách lẻ đã phân tích ở phần 1 đồng thời cũng là những trường hợp được lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử. Theo đó, khi thực hiện xuất gộp hóa đơn, hộ kinh doanh được lập bảng kê nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ phát sinh nhiều hơn số dòng thể hiện trên hóa đơn, khi đó người bán có thể lập nhiều hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê để liệt kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra theo hóa đơn, bảo đảm đầy đủ nội dung và đúng quy định pháp luật thuế.

Khi lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần lưu ý một số yêu cầu bắt buộc về hình thức và nội dung để đảm bảo hóa đơn hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra. Cụ thể, hóa đơn điện tử phải thể hiện rõ ghi chú “kèm theo bảng kê số… ngày… tháng… năm” để xác định mối liên hệ giữa hóa đơn và bảng kê đi kèm.

Về nội dung, bảng kê phải đầy đủ thông tin người bán gồm tên, mã số thuế, địa chỉ; thông tin hàng hóa, dịch vụ như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền; đồng thời ghi rõ ngày lập, họ tên và chữ ký của người lập bảng kê. Trường hợp hộ kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bảng kê còn phải thể hiện thuế suất GTGT và tiền thuế GTGT, bảo đảm tổng số tiền thanh toán trên bảng kê khớp đúng với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.

Ngoài ra, hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê phải được sắp xếp theo thứ tự bán trong ngày và trên bảng kê cần ghi rõ nội dung “kèm theo hóa đơn số… ngày… tháng… năm”, nhằm chứng minh tính liên tục, minh bạch của giao dịch và hạn chế rủi ro bị cơ quan thuế bác bỏ hoặc xử phạt.

Khi được phép xuất gộp hóa đơn, việc lập bảng kê đầy đủ là yếu tố quan trọng để hóa đơn hợp lệ. Hóa đơn điện tử cho Hộ kinh doanh của Nhanh.vn hỗ trợ:

• Xuất hóa đơn cuối ngày đúng quy định
• Lập và lưu trữ bảng kê đầy đủ
• Giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót

3. Quy định những trường hợp được phép gộp hóa đơn và lập bảng kê

Trong thực tiễn kinh doanh, không phải mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn riêng lẻ cho từng lần phát sinh. Quy định về hóa đơn cho phép doanh nghiệp được gộp hóa đơn và lập bảng kê trong một số trường hợp nhất định, nhằm phù hợp với đặc thù giao dịch phát sinh thường xuyên, số lượng lớn, đồng thời vẫn bảo đảm tính minh bạch, chính xác và nghĩa vụ kê khai thuế theo quy định.

Căn cứ Điều 2 Dự thảo Nghị quyết quy định về việc lập hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp cụ thể, các nguyên tắc và nội dung áp dụng được quy định như sau:

“Điều 2. Thời điểm lập hóa đơn

Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện, và dịch vụ trông giữ xe có thu tiền tại các tòa nhà có hệ thống phần mềm kiểm soát, quản lý chi tiết từng giao dịch cho người mua là cá nhân không kinh doanh, thì đơn vị được lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng, căn cứ dữ liệu chi tiết tại hệ thống quản lý của đơn vị.

Đối với kinh doanh vận tải hành khách công cộng bằng xe buýt, kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền theo quy định của Luật Đường bộ có đầy đủ các thông tin của chuyến đi gồm: tên đơn vị kinh doanh vận tải, biển kiểm soát phương tiện vận tải, hành trình (điểm đến), cự ly chuyến đi (tính theo km), tổng số tiền hành khách phải trả thì cuối ngày đơn vị lập hóa đơn tổng căn cứ dữ liệu chi tiết tại hệ thống quản lý của đơn vị.

Đơn vị cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm về tính chính xác, đồng thời cung cấp bảng tổng hợp chi tiết khi cơ quan nhà nước có yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu hóa đơn riêng lè, đơn vị phải lập và cung cấp theo từng giao dịch.”

Theo nội dung Dự thảo quy định về hóa đơn điện tử, cơ quan soạn thảo đề xuất cho phép đơn vị cung cấp dịch vụ được lập hóa đơn tổng vào cuối ngày hoặc cuối tháng, trên cơ sở dữ liệu giao dịch chi tiết đã được ghi nhận và quản lý đầy đủ trên hệ thống nội bộ của đơn vị, áp dụng đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ theo quy định sau đây: 

• Ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử.
• Dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện.
• Dịch vụ trông giữ xe có thu tiền tại các tòa nhà có hệ thống phần mềm kiểm soát, quản lý chi tiết từng giao dịch cho người mua là cá nhân không kinh doanh.

Ngoài ra, đối với hoạt động kinh doanh vận tải hành khách công cộng bằng xe buýt và kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền, trong đó thể hiện đầy đủ thông tin chuyến đi như tên đơn vị kinh doanh vận tải, biển kiểm soát phương tiện, hành trình (điểm đi – điểm đến), cự ly chuyến đi theo km và tổng số tiền hành khách phải thanh toán, thì cuối mỗi ngày, đơn vị kinh doanh vận tải được lập hóa đơn điện tử tổng, căn cứ trên dữ liệu giao dịch chi tiết đã được lưu trữ trên hệ thống quản lý của đơn vị theo quy định.

Hộ kinh doanh có được xuất gộp hóa đơn cuối ngày không còn phụ thuộc vào tính chất hoạt động, tần suất giao dịch và hình thức quản lý dữ liệu bán hàng của từng hộ kinh doanh. Pháp luật cho phép hộ kinh doanh được xuất gộp hóa đơn điện tử cuối ngày và lập bảng kê kèm theo trong những trường hợp giao dịch phát sinh thường xuyên, số lượng lớn và có đầy đủ dữ liệu chi tiết để đối soát, tổng hợp. Do đó, để áp dụng đúng và tránh rủi ro về thuế, hộ kinh doanh cần rà soát cụ thể mô hình kinh doanh của mình và nên chủ động tham vấn chuyên gia thuế trước khi thực hiện xuất gộp hóa đơn cuối ngày. Hãy liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất nhé.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.