Hoá đơn thiếu chữ “Việt Nam”, liệu có được chấp nhận?

Hiện nay không ít các doanh nghiệp sử dụng các hoá đơn tài chính vẫn còn rất nhiều sai sót mặc dù có rất nhiều văn bản hướng dẫn hay lớp tập huấn về sử dụng đúng hoá đơn tài chính. Bài viết dưới đây, Nhanh.vn sẽ trao đổi với các bạn kinh nghiệm thực tế khi sử dụng hoá đơn tài chính, những chỉ tiêu bắt buộc và những chỉ tiêu không bắt buộc trong việc xuất hoá đơn và trả lời câu hỏi “Liệu hoá đơn có được chấp nhận khi thiếu chữ “Việt Nam”?”

- Thứ nhất, chỉ tiêu “Tên đơn vị mua hàng, địa chỉ, Mã số thuế” là các chỉ tiêu bắt buộc. Theo Điểm b Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/BTC quy định: “Tiêu thức “tên, địa chỉ, Mã số thuế của người mua: Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế”. Trong chỉ tiêu “địa chỉ” không được ghi thiếu phường (xã), trong chỉ tiêu “tên”không được viết tắt tự do như “và” với “&”

- Thứ hai, chỉ tiêu “Tên hàng hoá, dịch vụ” là chỉ tiêu bắt buộc. Theo Điểm k, Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định: “Hoá đơn được thể hiện bằng tiếng Việt, trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn (...) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. 

Nếu là trường hợp sử dụng phần mềm không có dấu khi viết thì cũng được chấp nhận. 

Tuy nhiên trường hợp viết bằng tiếng nước ngoài rồi viết tiếng Việt trong dấu (...) hoặc viết bằng tiếng nước ngoài đều sai và hoá đơn đó sẽ bị loại.

 Trường hợp viết bằng các mã hàng hoá, dịch vụ mà không viết tiếng Việt cũng như tiếng nước ngoài cũng là sai vì đây là chỉ tiêu bắt buộc. Theo Điểm c Khoản 2 điều 16 thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định “trường hợp người bán quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hoá đơn phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá”

Trường hợp khi đơn vị viết hoá đơn có sử dụng bảng kê đính kèm nếu sai sót thì hoá đơn đó cũng bị loại vì theo Điều 19 thông tư số 39/TT-BTC hướng dẫn cách ghi trên hoá đơn và bảng kê, trên bảng kê cả bên bán và bên mua phải ký tên, đóng dấu (nếu có)... Các trường hợp viết tiếng Việt trước rồi viết tiếng nước ngoài trong dấu (...) đều đúng.

- Thứ ba, chỉ tiêu “Số lượng” là chỉ tiêu bắt buộc vẫn ghi rõ. Bên bán dù bán với số lượng là 1 hay lớn hơn 1 thì đều phải ghi đây đủ.

- Thứ tư, chỉ tiêu “đơn giá”: Bên bán khi viết hoá đơn ghi đơn giá như sau: ghi đơn giá không bằng VND/USD mà chỉ ghi số hoặc ghi đơn giá bằng đ/$ sau phần số tiền đều đúng vì chưa có quy định, hơn nữa số tiền ghi bằng chữ để xác định đơn vị tiền tệ.

- Thứ năm, chỉ tiêu “thành tiền”: Bên bán chỉ ghi bằng số haowjc sau dãy số có thêm chữ đ/$/USD đều đúng vì phần viết bằng chữ để giải thích đơn vị tiền tệ.

- Thứ sáu, việc viết hoá đơn để bán hàng trong nước bằng chữ “đ” là đúng, bằng ngoại tệ (VD: USD) là sai vì vi phạm luật quản lý ngoại hối và hoá đơn vi phạm Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC, DN có thể bị phạt đến 500 triệu đồng theo quy định của pháp luật. Trường hợp bán hàng trong nước được phép viết bằng ngoại tệ nếu được sự đồng ý bằng văn bản của Vụ quản lý ngoại hối (Ngân hàng Nhà nước).

Quy định về viết tắt trong hoá đơn

- Thứ nhất, chỉ tiêu “số điện thoại”, “Số tài khoản” cả bên bán và bên mua, “Họ và tên người mua hàng”

- Thứ hai, chỉ tiêu “Hình thức thanh toán”: Bên bán khi viết hoá đơn thường quên hoặc để trống hoặc bên bán viết vào chỉ tiêu này là tiền mặt (TM), chuyển khoản (CK), TM/CK

- Thứ ba, chỉ tiêu “STT”: số thứ tự

- Thứ tư, chỉ tiêu “Đơn vị tính”

Những chỉ tiêu này không bắt buộc phải đầy đủ trong tất cả các hoá đơn, người bán có thể trong tuỳ từng trường hợp mà thêm vào cho phù hợp.

- Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ Phần” thành “CP”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”…nhưng phải đảm bảo đầy đủ tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính”.

Xem thêm: Cách viết hoá đơn bán hàng thông thường mới nhất hiện nay

- Hóa đơn có thể viết tắt Phố, Phường, TP:

“Căn cứ quy định nêu trên, về nguyên tắc, khi lập hóa đơn đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Trường hợp địa chỉ của Công ty nếu theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là: A111, phố Vườn Cam, phường Hợp Giang, thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng thì khi người bán lập hóa đơn cho Công ty (hoặc Công ty lập hóa đơn cho khách hàng) có thể ghi với địa chỉ rút gọn là A111, Vườn Cam, P.Hợp Giang, Tp.Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng.

Trường hợp người bán lập hóa đơn ghi đúng mã số thuế người mua và mã số thuế của người bán nhưng tại mục địa chỉ trên hóa đơn chỉ ghi “A111, phố Vườn Cam, phường Hợp Giang, thành phố Cao Bằng” không ghi địa chỉ “tỉnh Cao Bằng” nhưng vẫn xác định được đung địa chỉ của người mua và địa chỉ của người bán và các nội dung khác trên hóa đơn đều đúng thì các hóa đơn này vẫn được chấp nhận để kê khai thuế.

- Hóa đơn viết tắt P, Q, TP:

“Theo các quy định nêu trên, về nguyên tắc, khi lập hóa đơn đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Trường hợp địa chỉ của Công ty theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội thì khi người bán lập hóa đơn cho Công ty có thể ghi với địa chỉ rút gọn là 102 Thái Thịnh, P. Trung Liệt, Q. Đống Đa, TP HN.

Trường hợp người bán lập hóa đơn ghi đúng mã số thuế Công ty vã mã số thuế của người bán nhưng tại mục địa chỉ Công ty trên hóa đơn ghi thiếu thông tin “Phường Trung Liệt” hoặc ghi thiếu thông tin “thành phố Hà Nội” nhưng vẫn xác định được đúng địa chỉ của Công ty và các nội dung khác trên hóa đơn đều đúng thì các hóa đơn này vẫn được chấp nhận để kê khai thuế. Công ty và bên bán phải lập biên bản điều chỉnh về sai sót về địa chỉ người mua và không lập hóa đơn điều chỉnh.”

-  Hóa đơn thiếu chữ "Việt Nam" vẫn được chấp nhận:

“Căn cứ quy định nêu trên, Cục thuế TP Hà Nội hướng dẫn Độc giả như sau:

Trường hợp Công ty của Độc giả nhận được các hóa đơn của người bán hàng, tiêu thức “địa chỉ” của người mua viết thiếu cụm từ “ Việt Nam” vẫn đảm bảo xác định đúng người mua, người bán thì vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ khi khấu trừ thuế GTGT.

Có thể thấy, đối với bất kì doanh nghiệp nào, hoá đơn cũng có vai trò rất quan trọng, cần phải tuân thủ những quy định của pháp luật khi xuất bất kì hoá đơn nào. Bên cạnh nỗi lo về hoá đơn, việc quản lý cả một doanh nghiệp luôn là điều trăn trở của mỗi người đứng đầu. Để việc quản lý trở nên dễ dàng, doanh nghiệp nên sử dụng đến công cụ hỗ trợ, hiện nay phổ biến nhất là phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp khi tích hợp được nhiều tính năng như nhập liệu dễ dàng, quản lý kho hàng, xử lý đơn hàng nhanh chóng, hỗ trợ nghiệp vụ kế toán,... chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động hiệu quả hơn.