Chi phí bán hàng có liên quan trực tiếp đến hoạt động bán hàng cho doanh nghiệp. Xác định và hạch toán chi phí bán hàng giúp doanh nghiệp minh bạch và cung cấp thông tin chính xác trong kế toán. Chi phí bán hàng gồm những loại nào? Kết cấu, nội dung TK 641. Cùng Nhanh.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Nội dung chính [hide]

1. Chi phí bán hàng là gì? Mục đích của các loại chi phí bán hàng?

2. Chi phí bán hàng gồm những loại nào?

3. TK 641 - Kết cấu và nội dung tài khoản chi phí bán hàng

4. Một số phương pháp hoạch toán kế toán

5. Ví dụ về hoạch toán chi phí bán hàng phổ biến

1. Chi phí bán hàng là gì? Mục đích của các loại chi phí bán hàng?

Theo quy định tại khoản 1, Điều 91 của thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng bao gồm các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình kinh doanh hàng hoá và cung cấp dịch vụ. Các chi phí chào hàng, hoa hồng bán hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chi phí bảo hành, chi phí bảo quản, đóng gói hàng và cước phí vận chuyển đều được tính vào chi phí bán hàng.

Tóm lại, các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng sản phẩm, dịch vụ đều là chi phí bán hàng. Để tăng sức cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp tối ưu hóa chi phí bán hàng.

Chi phí bán hàng là gì? Mục đích của các loại chi phí bán hàng?

Tài khoản 641 là tài khoản nằm trong bảng hệ thống kế toán, được sử dụng để ghi nhận chi phí liên quan đến quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Tài khoản 641 là các chi phí trực tiếp phát sinh từ quảng cáo, bán sản phẩm, tiếp cận khách hàng, tiền lương nhân viên bán hàng, phí dịch vụ vận chuyển hàng hóa,...

Để xác định chi phí bán hàng, kế toán viên cần phân tích và ghi nhận các khoản chi phí có liên quan đến quá trình hoạt động bán hàng. Các phương pháp xác định chi phí bán hàng:

Phân loại chứng từ chi phí, hóa đơn để xác định chi phí bán hàng cụ thể.
Sử dụng hệ thống theo dõi chi phí và quản lý hàng hóa tại kho để ghi nhận chi phí bán hàng.
Phân bổ chi phí dựa trên các chỉ số hoặc tỷ lệ phù hợp hoặc áp dụng phương pháp định mức.

Các loại chi phí bán hàng có mục đích hỗ trợ các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp:

Chi phí bán hàng cũng bao gồm chi phí chăm sóc khách hàng: dịch vụ bảo hành sản phẩm, hỗ trợ kỹ thuật, hậu mãi. Chi phí này là dịch vụ cung cấp thêm nhằm tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại, thu hút khách hàng mới.
Chi phí vận chuyển, lưu trữ, chi phí đóng gói và quản lý hàng hóa tại kho là chi phí bán hàng đảm bảo quy trình phân phối hàng đến đúng địa chỉ khách hàng và đúng thời gian.
Chi phí quảng cáo và tiếp thị có mục đích tăng nhận thức của người dùng về sản phẩm, thương hiệu doanh nghiệp. Các chiến dịch tiếp thị sẽ thu hút sự chú ý và khuyến khích người dùng mua hàng.
Một phần chi phí bán hàng có thể bao gồm hoa hồng cho nhân viên bán hàng, đối tác kinh doanh, đại lý phân phối. Tất nhiên, những chương trình khuyến mãi cũng sẽ tính vào chi phí bán hàng vì cùng chung mục đích thúc đẩy doanh số bán ra.
Các hoạt động nghiên cứu thị trường cũng là một phần của chi phí bán hàng. Doanh nghiệp cần nghiên cứu nhu cầu, hành vi của khách hàng để phân tích và đề xuất chiến lược bán hàng đáp ứng nhu cầu thị trường.

Xem thêm: 8 nghiệp vụ của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

2. Chi phí bán hàng gồm những loại nào?

Theo khoản 2, Điều 91 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng được ghi nhận và phản ánh qua Tài khoản 641, bao gồm các loại chi phí sau:

Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên: Chi phí trả nhân viên bán hàng, đóng gói, nhân viên vận chuyển, bảo quản hàng hóa. Chi phí này đã tính luôn tiền lương, tiền công, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
Tài khoản 6412 Chi phí vật liệu, bao bì: Những vật dụng bảo quản, tiêu thụ sản phẩm và hàng hóa như đóng gói sản phẩm, vận chuyển hàng trong quá trình tiêu thụ, vật liệu sửa chữa và bảo quản tài sản cố định trong bộ phận bán hàng.
Tài khoản 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phục vụ quá trình tiêu thụ sản phẩm sẽ cần công cụ đo lường, phương tiện tính toán hàng hóa tùy ngành hàng.
Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Khoản khấu hao TSCĐ như nhà kho, phương tiện bốc dỡ và vận chuyển, cửa hàng, bến bãi, phương tiện đo lường và kiểm nghiệm chất lượng.
Tài khoản 6415 - Chi phí bảo hành sản phẩm và hàng hóa. Chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp ghi nhận ở Tài khoản 627 "Chi phí sản xuất chung" sẽ không phản ánh ở Tài khoản 641.
Tài khoản 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ tiền thuê kho, thuê bãi, liên quan trực tiếp đến quá trình bán hàng, tiền vận chuyển sản phẩm và hàng hóa, phí hoa hồng cho nhà phân phối bán hàng và đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu.
Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác: Các chi phí khác phát sinh khác: chi phí tổ chức hội nghị khách hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, chi phí tiếp khách tại bộ phận bán hàng, chào hàng,...

Dịch vụ kế toán nội bộ chuyên nghiệp
Chuẩn hoá quy trình
Xây dựng báo cáo tài chính

3. TK 641 - Kết cấu và nội dung tài khoản chi phí bán hàng

Theo khoản 2, Điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định kết cấu Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng gồm:

Bên Nợ: Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng hoá, dịch vụ bán hàng hoặc phát sinh trong kỳ.

Bên Có: Các khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ;

Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản Xác định kết quả kinh doanh 911 để tính kết quả kinh doanh cả kỳ.

TK 641 - Kết cấu và nội dung tài khoản chi phí bán hàng

Tài khoản 641: Chi phí bán hàng gồm 7 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 6411: Chi phí nhân viên
Tài khoản 6412: Chi phí vật liệu, bao bì
Tài khoản 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng
Tài khoản 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ
Tài khoản 6415: Chi phí bảo hành
Tài khoản 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
Tài khoản 6418: Chi phí bằng tiền khác

Đọc thêm: 5 điều cần biết về bảng nghiệp vụ kế toán cho tài chính doanh nghiệp

4. Một số phương pháp hoạch toán kế toán

a) Để tính tiền lương, phụ cấp, trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn, các khoản hỗ trợ khác cho nhân viên phục vụ trực tiếp quá trình bán hàng, kế toán sẽ hạch toán như sau:

Nợ: Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

Có: Tài khoản 334, Tài khoản 338 (và các Tài khoản tương ứng khác).

Có Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội;

Có Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế;

Có Tài khoản 3386: Bảo hiểm thất nghiệp;

Có Tài khoản 3382: KPCĐ.

b) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, kế toán hạch vào sổ:

Nợ: Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

Có Tài khoản 214 - Hao mòn TSCĐ.

c) Đối với giá trị vật liệu, các dụng cụ phục vụ quá trình bán hàng liên quan, hạch toán:

Nợ: Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

Có : Tài khoản 152, Tài khoản 153, Tài khoản 242 (và các Tài khoản tương ứng khác).

Một số phương pháp hoạch toán kế toán

d) Đối với chi phí thông tin (điện thoại, fax...), chi phí điện, nước mua ngoài và chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, sẽ được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, hạch toán cụ thể:

Nợ: Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

Nợ: Tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có: Tài khoản 111, Tài khoản 112, Tài khoản 141, Tài khoản 331 (và các Tài khoản tương ứng khác).

Trong đó, trường hợp sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần giá trị lớn và phân bổ theo nhiều kỳ, kế toán cần ghi sổ như sau:

Nợ: Tài khoản 242: Chi phí trả trước;

Nợ: Tài khoản133: Thuế GTGT phải nộp;

Có: Tài khoản112, Tài khoản 331…: Tổng số tiền thanh toán.

Hàng tháng phân bổ định kỳ:

Nợ: Tài khoản 641: Chi phí bán hàng;

Có: Tài khoản 242: Chi phí trả trước.

Tham khảo: Cách hạch toán giá vốn hàng bán chi tiết - Tài khoản 632

Trường hợp có trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ

Trích chi phí dự phòng, tập hợp chi phí chưa nghiệm thu trong kỳ:

Nợ: Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng;

Có: Tài khoản 335 - Chi phí phải trả;

Có: Tài khoản 352 - Dự phòng phải trả.

Khi thực tế phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ:

Nợ các TK 335, 352;

Nợ TK 133 - Tiền thuế GTGT;

Có TK 331, 112, 152: Tổng số tiền thanh toán.

e) Khi có các khoản giảm chi phí bán hàng, thông tin này sẽ hạch toán như sau:

Nợ: Tài khoản 111, Tài khoản 112 (và các Tài khoản tương ứng khác)

Có: Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng.

f) Khi phát sinh hoa hồng bán hàng phải trả cho đại lý, số tiền này sẽ hạch toán:

Nợ: Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

Nợ: Tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có: Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng.

g) Trường hợp khách hàng mua sản phẩm có kèm giấy bảo hành sửa chữa, doanh nghiệp cần xác định được số dự phòng phải trả về chi phí bảo hành, chi phí sửa chữa, ghi sổ như sau:

Nợ: Tài khoản 6415: Chi phí bán hàng

Có: Tài khoản 352: Dự phòng phải trả.

Cuối kỳ, kế toán sẽ xác định số dự phòng phải trả về sửa chữa sản phẩm, bảo hành hàng hóa:

Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập lớn hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm:

Nợ: Tài khoản 6415: Chi phí bán hàng

Có: Tài khoản 352: Dự phòng phải trả.

Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập nhỏ hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm

Nợ: Tài khoản 352 - Dự phòng phải trả

Có: Tài khoản 6415 - Chi phí bán hàng.

h) Khi doanh nghiệp có sản phẩm, hàng hóa dùng để sử dụng trong chương trình khuyến mãi, quảng cáo

Trường hợp doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hoặc mua hàng hóa dùng để khuyến mãi, quảng cáo

Hàng hóa quảng cáo, khuyến mãi không thu tiền , không kèm điều kiện mua hàng, ghi sổ sách như sau:

Nợ: Tài khoản 641: Chi phí bán hàng;

Có: Tài khoản 155, Tài khoản 156: Giá vốn thành phẩm, hàng hóa.

Hàng hóa sử dụng để quảng cáo, khuyến mãi có kèm theo điều kiện (như mua 1 sản phẩm tặng 1 sản phẩm cùng loại, mua 3 sản phẩm trong combo tặng 1 sản phẩm cùng loại hoặc mua 2 sản phẩm cùng loại tặng 1 sản phẩm khác loại…) thì giá trị của sản phẩm khuyến mãi sẽ được đưa vào chi phí giá vốn hàng bán (tức là là giảm giá hàng hóa).

Trường hợp doanh nghiệp nhận sản phẩm khuyến mãi, hàng hóa quảng cáo từ nhà cung cấp, nhà phân phối không cần chi thêm tiền để khuyến mãi cho khách hàng

Khi nhận hàng khuyến mãi, quảng cáo… kế toán không cần ghi vào hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp khoản hàng hóa khuyến mãi này. Họ chỉ cần chỉ theo dõi chi tiết số lượng hàng ngoài sổ kế toán và diễn giải trên thuyết minh báo cáo tài chính hàng hóa nhận giữ hộ.

Khi kết thúc chương trình khuyến mãi, quảng cáo… nếu hàng khuyến mãi chưa dùng hết và nhà sản xuất, nhà phân phối không yêu cầu trả lại hàng khuyến mãi thì lúc này kế toán sẽ ghi nhận vào thu nhập khác:

Nợ: Tài khoản 156: Hàng hóa còn lại theo giá trị hợp lý;

Có TK 711: Thu nhập khác.

i) Cuối kỳ kế toán, kế toán viên sẽ kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh:

Nợ: Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh

Có: Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng.

Lưu ý: Các nghiệp vụ cụ thể khác có liên quan đến chi phí bán hàng có thể tham khảo thêm tại khoản 3, điều 91 của Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Tham khảo: TOP 6 mẫu báo cáo kế toán bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

5. Ví dụ về hoạch toán chi phí bán hàng phổ biến

Giả sử công ty A có các chi phí bán hàng sau trong kỳ:

Tiền lương nhân viên bán hàng: 10.000.000 VND
Chi phí quảng cáo: 5.000.000 VND
Hoa hồng bán hàng: 3.000.000 VND
Chi phí vận chuyển: 2.000.000 VND

Khi đó, bút toán hạch toán có thể được kế toán viên thực hiện như sau:

Nợ: TK 641 - Chi phí bán hàng

Nợ: TK 6411 - Chi phí nhân viên: 10.000.000 VND

Nợ: TK 6412 - Chi phí quảng cáo: 5.000.000 VND

Nợ: TK 6413 - Hoa hồng bán hàng: 3.000.000 VND

Nợ: TK 6418 - Chi phí vận chuyển: 2.000.000 VND

Có: TK 111/112 - Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng: 20.000.000 VND

Cuối kỳ, kế toán sẽ kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 Xác định kết quả kinh doanh:

Nợ: TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh: 20.000.000 VND

Có: TK 641 - Chi phí bán hàng: 20.000.000 VND

Trên đây là bài viết chia sẻ chi tiết Chi phí bán hàng gồm những loại nào? Kết cấu, nội dung TK 641. Hy vọng những thông minh mà Nhanh.vn đưa ra đã giải đáp những thắc mắc của bạn về chi phí bán hàng, mục đích, phương pháp hạch toán phổ biến,... Cảm ơn các bạn đã đọc!