Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Từ 1/6 có giá trị pháp lý không?

Chắc hẳn bạn đã từng nghe qua khái niệm bản thể hiện của hóa đơn điện tử, nhưng chưa thực sự nắm rõ nó khác gì với hóa đơn gốc và từ 1/6 có giá trị pháp lý hay không. Trong bài viết này, Nhanh.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì, cách lưu trữ và áp dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

1. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là phiên bản trình bày của hóa đơn điện tử gốc, chúng ta có thể in ra giấy hoặc xem trên máy tính, điện thoại. 

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về hóa đơn điện tử như sau: 

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

và khoản 1, khoản 2 điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ quy định về định dạng hóa đơn điện tử

Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ
định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hoá đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế. 

….

Như vậy, có thể hiểu đơn giản bản thể hiện của hóa đơn điện tử là phiên bản hiển thị của hóa đơn gốc nhưng dễ xem, in ấn, gửi email hoặc đính kèm trong hồ sơ nội bộ. Tuy nhiên, bản thể hiện không phải hóa đơn điện tử gốc và không có giá trị pháp lý để kê khai thuế.

Bản thể hiện giúp người đọc tra cứu thông tin, in ấn và gửi cho khách hàng. Mặc dù không phải là hóa đơn gốc nhưng bản thể hiện của hóa đơn điện tử chứa đầy đủ thông tin cần thiết: tên người mua, tên người bán, ngày lập, mã số thuế, danh sách hàng hóa, số lượng, giá trị, thuế VAT.

Hiện tại có nhiều chủ shop sử dụng bản thể hiện hóa đơn để báo cáo nội bộ và gửi cho khách hàng, tiết kiệm thời gian in hóa đơn gốc nhưng vẫn cung cấp đầy đủ thông tin.

Khi sử dụng phần mềm Nhanh.vn, chủ shop có thể xuất bản thể hiện PDF để đảm bảo tính toàn vẹn thông tin và dễ gửi cho khách hàng, tiết kiệm thời gian quản lý hóa đơn mà vẫn tuân thủ đúng quy định pháp luật.

2. Phân biệt bản thể hiện của hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử gốc

Các bạn chưa phân biệt được hóa đơn gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì thì có thể tham khảo các tiêu chí mà Nhanh.vn tổng hợp để dễ dàng nhận diện.

Để tạo ra bản thể hiện hóa đơn điện tử đúng chuẩn, doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống HĐĐT đáp ứng đầy đủ định dạng theo tiêu chuẩn của Tổng cục Thuế. Hóa đơn điện tử Nhanh.vn hỗ trợ doanh nghiệp xuất hóa đơn nhanh, chuẩn và tạo bản thể hiện đúng quy định.

3. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý không?

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không phải là hóa đơn gốc và KHÔNG THỂ THAY THẾ hóa đơn gốc về mặt pháp lý.

Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC ban hành, bản thể hiện hóa đơn điện tử CÓ THỂ được sử dụng để gửi cho khách nhằm trao đổi thông tin nhanh chóng và minh bạch.

Tuy nhiên, hóa đơn điện tử gốc vẫn là cơ sở pháp lý duy nhất để kê khai thuế, giải trình với cơ quan thuế, làm chứng từ kế toán. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ hỗ trợ tra cứu, gửi cho khách hàng hoặc in ấn với mục đích quản lý nội bộ, không thay thế hóa đơn gốc về mặt pháp lý được.

Trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử cho hàng trăm chủ shop, chúng tôi luôn khuyến nghị mọi người nên lưu trữ hóa đơn gốc trên hệ thống điện tử hoặc phần mềm uy tín như Nhanh.vn. Bản thể hiện chỉ nên dùng để tra cứu hoặc gửi khách hàng nếu cần thiết.

Ngoài ra, theo quy định pháp luật hiện hành, bản thể hiện hóa đơn điện tử dưới dạng chứng từ giấy chỉ có giá trị để:

• Lưu giữ nội bộ nhằm ghi sổ kế toán, phục vụ theo dõi tài chính doanh nghiệp.
• Tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, luật kế toán, đảm bảo minh bạch thông tin và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử.

Như vậy, bản thể hiện hóa đơn điện tử chỉ giữ vai trò hỗ trợ thông tin minh bạch và quản lý dễ dàng, nhưng không thể thay thế hóa đơn gốc về mặt pháp lý. Các doanh nghiệp nên sử dụng kết hợp với hóa đơn gốc để đảm bảo đầy đủ pháp lý.

4. Quy định về bản thể hiện của hóa đơn điện tử

4.1. Định dạng bản thể hiện hóa đơn điện tử

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có thể được xuất ra dưới nhiều định dạng khác nhau, tùy theo cách doanh nghiệp muốn gửi cho khách hay dùng để lưu hành, đối chiếu nội bộ. Về bản chất, bản thể hiện là phiên bản hiển thị từ dữ liệu hóa đơn điện tử gốc nhưng ở dạng dễ đọc hơn cho người dùng cuối.

Hiện nay có 3 định dạng bản thể hiện phổ biến mà hầu hết các công ty đều sử dụng:

• PDF: Định dạng thông dụng nhất vì có tính ổn định cao, không bị thay đổi cấu trúc khi mở ở các thiết bị khác nhau. PDF dễ in ấn, dễ gửi qua gmail.
• HTML hoặc XML hiển thị: Hai định dạng này chủ yếu được sử dụng trong các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử hoặc cổng tra cứu online. HTML là định dạng hiển thị trực quan trên website, còn XML là phiên bản đã được chuyển đổi để người dùng có thể đọc.

Nhìn chung thì định dạng PDF vẫn là lựa chọn tối ưu nhất để gửi cho khách hàng bởi nội dung hiển thị rõ ràng, không bị lỗi định dạng khi mở trên điện thoại hay máy tính. PDF dễ dàng lưu trữ lâu dài và gửi kèm email, kể cả khi khách hàng dùng các thiết bị khác nhau.

4.2. Lưu trữ bản thể hiện hóa đơn điện tử

Lưu trữ bản thể hiện của hóa đơn điện tử tưởng đơn giản nhưng lại rất cần thiết trong quá trình quản lý kế toán, đối chiếu nội bộ doanh nghiệp. Thông thường, bản lưu trữ thể hiện theo hai cách phổ biến:

• Lưu trực tiếp trên máy tính hoặc server nội bộ của doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có hệ thống lưu trữ riêng hoặc muốn quản lý dữ liệu tập trung. Khi lưu nội bộ, kế toán sẽ được phân quyền truy cập để tra cứu khi cần thiết.
• Lưu trên phần mềm quản lý hóa đơn điện tử: Phần lớn các chủ shop có sử dụng phần mềm quản lý bán hàng như Nhanh.vn thì hệ thống sẽ tự động lưu trữ bản thể hiện và cho phép tải về bất cứ lúc nào. 

Dù bạn chọn hình thức nào, có một nguyên tắc quan trọng mà các chủ shop nên lưu ý: Bản thể hiện KHÔNG THAY THẾ hóa đơn điện tử gốc, nhưng phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ tra cứu, đối chiếu và in ấn khi cần báo cáo nội bộ.

Bản lưu trữ nên đặt tên file theo mã hóa đơn, số hóa đơn hoặc ngày lập để khi cần tìm kiếm đối chiếu dữ liệu trong kỳ kiểm toán, rà soát chi phí tiết kiệm thời gian hơn.

Trường hợp doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn, kế toán có thể sắp xếp theo từng tháng hoặc các chi nhánh để đồng bộ dữ liệu, tránh việc thất lạc hoặc lưu trữ không nhất quán giữa các bộ phận.

4.3. Tính toàn vẹn của bản thể hiện hóa đơn điện tử

Khi nhắc đến bản thể hiện của hóa đơn điện tử, yếu tố quan trọng nhất mà cơ quan thuế quan tâm chính là tính toàn vẹn, phản ánh chính xác toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Vậy bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Tính toàn vẹn bao gồm các nội dung:

• Bản thể hiện phải giữ nguyên toàn bộ thông tin từ hóa đơn gốc: số hóa đơn, tên người bán, tên người mua, mã cơ quan thuế, mã số thuế, danh sách hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá trị, thuế suất, tổng tiền,…
• Không được sửa đổi hoặc chèn thêm thông tin khác vì như vậy sẽ mất hiệu lực của bản thể hiện, gây khó khăn khi đối chiếu hoặc có thể bị cơ quan thuế nghi ngờ tính chính xác của chứng từ.

Không phải đơn vị nào cũng có thể đảm bảo tính toàn vẹn cho hóa đơn gốc, giải pháp tối ưu nhất là sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để bản thể hiện trực tiếp từ hóa đơn gốc tự động đồng nhất thông tin, luôn sẵn sàng xuất bản thể hiện theo đúng định dạng quy định.

Đây cũng là lý do tôi thường khuyên các chủ shop, doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng hệ thống quản lý bán hàng Nhanh.vn. Bản thể hiện hóa đơn điện tử sẽ được tự động xuất dữ liệu từ chính hóa đơn gốc, đảm bảo độ chính xác, tính toàn vẹn và an toàn thông tin trong suốt quá trình sử dụng.

Khi bạn hiểu rõ quy định về tính toàn vẹn, bạn sẽ thấy rằng bản thể hiện hóa đơn điện tử là công cụ cực kỳ hữu ích: tra cứu nhanh, gửi cho khách hàng tiện lợi và phục vụ quản lý nội bộ minh bạch.

Hy vọng qua những chia sẻ mà Nhanh.vn tổng kết ở trên đã giúp bạn hiểu rõ bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì và giá trị pháp lý của bản thể hiện từ ngày 1/6. Dù bản thể hiện mang lại sự tiện lợi cho việc tra cứu, quản lý nội bộ, gửi khách hàng nhưng nó không thay thế hóa đơn điện tử gốc trong các nghiệp vụ thuế và kế toán. Các chủ shop và doanh nghiệp cần nắm rõ sự khác biệt này để tránh mất thời gian khi làm việc với cơ quan thuế.

Nếu bạn muốn quản lý hóa đơn nhanh hơn, chính xác hơn và dễ dàng xuất bản thể hiện đúng chuẩn, hãy tham khảo ngay phần mềm hóa đơn điện tử của Nhanh.vn. Chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, quy trình lưu trữ và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  

- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 

- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.