Cách xác định tồn kho tối thiểu, tối đa cho shop thời trang

Muốn xác định tồn kho tối thiểu và tối đa, shop cần dựa trên bốn dữ liệu: tốc độ bán trung bình, thời gian chờ nhập hàng, chu kỳ rà soát đặt hàng và lượng tồn an toàn. Hạn mức nên được tính theo từng SKU size - màu tại từng kho, thay vì nhìn vào tổng số lượng còn lại của cả mẫu.

Với shop rà soát tồn theo chu kỳ cố định, nhu cầu tương đối ổn định và chưa có ràng buộc nhập hàng phức tạp, có thể dùng hai công thức ước tính sau:

Tồn kho tối thiểu = Tốc độ bán trung bình × Thời gian chờ nhập hàng + Tồn an toàn

Tồn kho tối đa = Tốc độ bán trung bình × (Thời gian chờ nhập hàng + Chu kỳ rà soát) + Tồn an toàn

Khi tồn khả dụng xuống dưới mức tối thiểu, shop kiểm tra nhu cầu, hàng đang về, khả năng điều chuyển và vòng đời sản phẩm trước khi nhập bổ sung. Nếu quyết định nhập, lượng đề xuất ban đầu thường được tính bằng khoảng cách từ tồn khả dụng đến mức tối đa. Đây là logic phổ biến của mô hình min-max trong quản lý tồn kho. Tham khảo thêm tại tài liệu min-max planning của Oracle.

Điểm khó của ngành thời trang nằm ở biến thể. Shop có thể còn 30 chiếc sơ mi mã SM01, nhưng nếu màu trắng size M đã hết thì khách vẫn không mua được sản phẩm họ cần. Vì vậy, hạn mức phải được tính đến từng SKU, không nên gộp chung theo mã sản phẩm cha.

1. Tồn kho tối thiểu và tối đa là gì?

1.1. Tồn kho tối thiểu là ngưỡng cần xem xét bổ sung hàng

Tồn kho tối thiểu là mức tồn mà khi hàng hóa giảm xuống dưới ngưỡng này, shop cần kiểm tra nhu cầu và chuẩn bị phương án bổ sung.

Ví dụ, SKU váy đen size S có mức tồn tối thiểu là 8 chiếc. Khi tồn khả dụng còn 6 chiếc, người quản lý cần kiểm tra:

• Hàng đã đặt có sắp về hay chưa?
• Có đơn khách đang giữ hàng không?
• Tốc độ bán tuần gần nhất có thay đổi không?
• Mẫu còn bao nhiêu tuần bán?
• Kho khác có hàng để điều chuyển không?

Tồn tối thiểu là tín hiệu để ra quyết định, không phải lệnh nhập hàng tự động trong mọi tình huống.

1.2. Tồn kho tối đa là mức mục tiêu sau khi bổ sung

Tồn kho tối đa là mức shop muốn đưa hàng về sau một lần nhập. Mức này cần đủ để đáp ứng nhu cầu trong thời gian chờ hàng và đến lần rà soát tiếp theo, nhưng không nên quá cao đến mức chiếm vốn hoặc làm tăng nguy cơ tồn mẫu.

Ví dụ:

• Tồn tối thiểu: 8 chiếc
• Tồn tối đa: 20 chiếc
• Tồn khả dụng: 6 chiếc

Nếu quyết định nhập, lượng đề xuất ban đầu là:

20 - 6 = 14 chiếc

Sau đó shop tiếp tục điều chỉnh theo hàng đang về, quy cách đóng gói, số lượng đặt tối thiểu và khả năng điều chuyển giữa các kho.

1.3. Tồn an toàn khác tồn tối thiểu như thế nào?

Tồn an toàn là lượng hàng dự phòng để xử lý các biến động như hàng về trễ, nhu cầu tăng ngắn hạn, nhà cung cấp giao thiếu hoặc một phần sản phẩm không đủ điều kiện bán.

Tồn tối thiểu thường bao gồm nhu cầu dự kiến trong thời gian chờ hàng cộng với lượng tồn an toàn.

Ví dụ, một SKU bán trung bình 2 chiếc/ngày, thời gian chờ nhập là 4 ngày và shop dự phòng 3 chiếc:

Tồn tối thiểu = 2 × 4 + 3 = 11 chiếc

2. Vì sao shop thời trang phải tính theo từng SKU?

Một sản phẩm thời trang thường có nhiều biến thể:

• Size S, M, L, XL
• Màu trắng, đen, be, xanh
• Chất liệu hoặc kiểu cổ khác nhau
• Phiên bản thuộc các bộ sưu tập khác nhau

Mỗi tổ hợp size - màu cần có một SKU riêng. Việc theo dõi theo biến thể giúp shop tránh tình trạng hệ thống báo còn mẫu nhưng thực tế không còn đúng size hoặc màu khách cần. Shop có thể tham khảo thêm cách quản lý kho thời trang theo từng size, màu.

Giả sử một mẫu áo còn tổng cộng 24 chiếc:

Biến thể	Số lượng
Trắng - S	2
Trắng - M	0
Trắng - L	1
Đen - S	6
Đen - M	8
Đen - L	7

Nếu chỉ nhìn tổng tồn, chủ shop có thể cho rằng mẫu này vẫn còn nhiều hàng. Tuy nhiên, biến thể trắng - M đã hết và đây có thể là SKU bán nhanh nhất.

Vì vậy, shop nên xác định tồn kho tối thiểu và tối đa theo:

SKU + kho hàng hoặc cửa hàng

Cùng một SKU có thể cần hạn mức khác nhau tại từng chi nhánh. Cửa hàng ở khu văn phòng có thể bán size M nhanh, trong khi cửa hàng gần trường đại học lại tiêu thụ size S nhiều hơn.

3. Sáu dữ liệu cần chuẩn bị trước khi tính

3.1. Số lượng bán trung bình mỗi ngày

Công thức cơ bản:

Tốc độ bán trung bình/ngày = Số lượng bán thuần ÷ Số ngày bán

Số lượng bán thuần nên loại trừ đơn đã hoàn hoặc hủy. Shop cũng cần tách những ngày đóng cửa, mất điện hoặc chưa ghi nhận đủ giao dịch.

Ví dụ, SKU SM01-TRANG-M bán được 54 chiếc trong 30 ngày, trong đó có 4 chiếc bị khách trả lại:

Tốc độ bán trung bình = (54 - 4) ÷ 30 = 1,67 chiếc/ngày

Giữ mức 1,67 chiếc/ngày trong toàn bộ phép tính. Chỉ làm tròn tồn tối thiểu, tồn tối đa và lượng đặt hàng ở bước cuối theo đơn vị chiếc hoặc quy cách nhập của nhà cung cấp.

3.2. Thời gian chờ nhập hàng

Thời gian chờ nhập hàng được tính từ lúc shop chốt đơn với nhà cung cấp đến lúc sản phẩm sẵn sàng bán.

Cần tính đủ các giai đoạn:

• Xác nhận đơn nhập
• Nhà cung cấp chuẩn bị hàng
• Vận chuyển
• Kiểm đếm
• Dán tem, tạo mã hoặc phân bổ về cửa hàng

Nếu nhà cung cấp giao trong ba ngày nhưng nhân viên cần thêm một ngày kiểm hàng và chia kho, thời gian chờ thực tế nên tính là bốn ngày.

3.3. Chu kỳ rà soát và đặt hàng

Chu kỳ rà soát là khoảng thời gian giữa hai lần shop kiểm tra nhu cầu và quyết định nhập hàng.

Ví dụ:

• Shop rà soát mỗi thứ Hai: chu kỳ 7 ngày
• Shop rà soát hai lần mỗi tuần: chu kỳ khoảng 3-4 ngày
• Shop rà soát hằng tháng: chu kỳ khoảng 30 ngày

Chu kỳ càng dài, mức tồn tối đa thường càng cao vì lượng hàng phải đủ dùng đến lần rà soát tiếp theo.

3.4. Lượng tồn an toàn

Với shop mới bắt đầu, có thể ước tính tồn an toàn theo số ngày bán dự phòng:

Tồn an toàn tham khảo = Tốc độ bán trung bình × Số ngày dự phòng

Ví dụ, SKU bán 2 chiếc/ngày và shop muốn dự phòng hai ngày:

Tồn an toàn = 2 × 2 = 4 chiếc

Số ngày dự phòng không nên áp cố định cho mọi SKU. Hàng bán chạy, hàng mùa vụ và hàng có thời gian nhập thất thường cần mức dự phòng khác nhau.

3.5. Tồn khả dụng

Tồn khả dụng là số lượng shop thực sự có thể dùng để đáp ứng nhu cầu bán. Mỗi shop nên thống nhất một quy tắc tính nội bộ, trong đó cần xem xét tối thiểu:

• Hàng đang bán được
• Hàng khách đã giữ
• Đơn đã xác nhận nhưng chưa xuất
• Hàng lỗi hoặc chưa đủ điều kiện bán
• Hàng đang về và mức độ chắc chắn của lịch nhập

Ví dụ, hệ thống báo còn 12 chiếc nhưng có 3 chiếc đã giữ cho đơn online, 1 chiếc lỗi đường may và 2 chiếc khách giữ tại cửa hàng. Khi đó, lượng có thể bán ngay chỉ còn 6 chiếc.

Shop nên hoàn thành quy trình kiểm kho theo từng SKU và xử lý chênh lệch trước khi dùng số liệu để tính hạn mức. Nếu dữ liệu kho sai, công thức đúng vẫn có thể dẫn tới quyết định nhập sai.

3.6. Điều kiện nhập hàng từ nhà cung cấp

Trước khi chốt số lượng, shop cần kiểm tra:

• Số lượng đặt tối thiểu
• Có bắt buộc lấy đủ bộ size không?
• Có được đổi size bán chậm không?
• Hàng đóng theo lốc bao nhiêu chiếc?
• Nhà cung cấp có nhận đơn bổ sung nhỏ không?
• Mẫu còn tiếp tục sản xuất hay sắp dừng?

Một SKU được tính cần nhập 7 chiếc nhưng nhà cung cấp chỉ bán theo lốc 10 chiếc. Shop cần đánh giá liệu nhập đủ lốc có làm tồn vượt mức tối đa quá nhiều hay không.

4. Cách tính tồn kho tối thiểu và tối đa từng bước

Hai công thức dưới đây phù hợp nhất khi shop rà soát tồn theo chu kỳ cố định, nhu cầu không biến động quá mạnh và đã tách riêng hàng đang về, hàng giữ, hàng lỗi. Nếu shop bán theo mùa ngắn, thường xuyên livestream hoặc bị ràng buộc bởi lô nhập lớn, kết quả cần được điều chỉnh thêm trước khi tạo đơn.

4.1. Bước 1: Tính tốc độ bán trung bình

Shop có thể bắt đầu với khoảng dữ liệu 14-30 ngày đối với SKU có nhiều giao dịch và 30-60 ngày đối với SKU bán tương đối ổn định. Đây là khung tham khảo, không phải định mức áp dụng cho mọi cửa hàng.

Khoảng dữ liệu chỉ phù hợp khi bao phủ một chu kỳ bán bình thường. Cần loại hoặc tách riêng các đợt sale mạnh, livestream lớn, ngày đóng cửa và giai đoạn hết hàng kéo dài.

4.2. Bước 2: Ước tính tồn an toàn

Với shop nhỏ, tồn an toàn có thể được ước tính từ số ngày bán dự phòng.

Ví dụ:

• Tốc độ bán: 1,5 chiếc/ngày
• Số ngày dự phòng: 3 ngày

Tồn an toàn = 1,5 × 3 = 4,5 chiếc

Do sản phẩm được quản lý theo chiếc, shop có thể làm tròn kết quả cuối lên 5 chiếc.

4.3. Bước 3: Tính tồn kho tối thiểu

Với điều kiện áp dụng đã nêu ở trên:

Tồn tối thiểu = Tốc độ bán trung bình × Thời gian chờ hàng + Tồn an toàn

Ví dụ:

• Tốc độ bán: 2 chiếc/ngày
• Thời gian chờ: 4 ngày
• Tồn an toàn: 3 chiếc

Tồn tối thiểu = 2 × 4 + 3 = 11 chiếc

4.4. Bước 4: Tính tồn kho tối đa

Với shop rà soát và đặt hàng theo chu kỳ cố định:

Tồn tối đa = Tốc độ bán trung bình × (Thời gian chờ hàng + Chu kỳ rà soát) + Tồn an toàn

Có thể viết theo cách khác:

Tồn tối đa = Tồn tối thiểu + Nhu cầu dự kiến trong một chu kỳ rà soát

Ví dụ:

• Tốc độ bán: 2 chiếc/ngày
• Thời gian chờ: 4 ngày
• Chu kỳ rà soát: 7 ngày
• Tồn an toàn: 3 chiếc

Tồn tối đa = 2 × (4 + 7) + 3 = 25 chiếc

4.5. Bước 5: Tính số lượng cần nhập

Khi tồn khả dụng thấp hơn mức tối thiểu:

Số lượng đề xuất nhập = Tồn tối đa - Tồn khả dụng

Shop chỉ nên làm tròn ở bước cuối theo đơn vị sản phẩm, quy cách đóng lốc hoặc số lượng đặt tối thiểu. Trước khi chốt đơn, cần trừ hàng chắc chắn đang về và cân nhắc khả năng điều chuyển từ kho khác.

5. Ví dụ tính min-max cho một SKU áo sơ mi

Shop cần tính hạn mức cho SKU SM01-TRANG-M.

Dữ liệu	Giá trị
Tốc độ bán trung bình	2 chiếc/ngày
Thời gian chờ nhập hàng	4 ngày
Chu kỳ rà soát	7 ngày
Tồn an toàn	3 chiếc
Tồn khả dụng hiện tại	8 chiếc

5.1. Tính tồn tối thiểu

2 × 4 + 3 = 11 chiếc

SKU này cần được kiểm tra để bổ sung khi tồn khả dụng xuống dưới 11 chiếc.

5.2. Tính tồn tối đa

2 × (4 + 7) + 3 = 25 chiếc

Sau khi nhập, shop muốn đưa tồn về khoảng 25 chiếc.

5.3. Tính lượng nhập đề xuất

25 - 8 = 17 chiếc

Shop chưa nên đặt đơn ngay sau khi có kết quả 17 chiếc. Cần kiểm tra tiếp:

• Có hàng nào đang trên đường về không?
• Kho khác có dư size M không?
• Mẫu còn bán trong bao lâu?
• Nhà cung cấp có yêu cầu lấy trọn bộ size?
• Hai tuần gần nhất sức bán đang tăng hay giảm?

Nếu kho khác đang dư 5 chiếc và có thể điều chuyển, lượng cần mua mới có thể giảm còn 12 chiếc.

Với shop có nhiều SKU, Nhanh.POS có module hạn mức tồn kho cho phép khai báo hạn mức theo sản phẩm và kho, xem tồn hiện tại và nhận biết trường hợp tồn nằm ngoài khoảng đã thiết lập. Shop có thể tham khảo hướng dẫn hạn mức tồn kho trên Nhanh.POS hoặc tìm hiểu tổng quan về phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.POS.

6. Cách điều chỉnh hạn mức theo đặc thù thời trang

6.1. Hàng bán chạy

SKU bán chạy cần được rà soát thường xuyên hơn, theo dõi tốc độ bán theo tuần và kiểm tra hàng đang về trước khi tạo đơn mới.

Shop không nên tăng tồn tối đa liên tục chỉ vì một tuần bán tốt. Cần xác định đơn tăng do nhu cầu thật hay do khuyến mại, quảng cáo hoặc livestream ngắn hạn.

6.2. Hàng bán chậm

Với SKU bán chậm, shop nên giảm tồn tối đa và hạn chế nhập bổ sung. Nếu sản phẩm còn hàng nhưng nhiều tuần không bán, vấn đề có thể nằm ở size, màu, giá, vị trí trưng bày hoặc việc phân bổ sai chi nhánh.

Lúc này, điều chuyển, bán theo combo hoặc triển khai chương trình xử lý tồn có thể hợp lý hơn nhập thêm.

6.3. Mẫu mới chưa có lịch sử bán

Mẫu mới chưa đủ dữ liệu để tính tốc độ bán trung bình. Shop có thể:

1. Chọn một mẫu cũ tương đồng về kiểu dáng, giá và tệp khách.
2. Dùng tỷ lệ size của nhóm sản phẩm tương tự.
3. Nhập thử với số lượng giới hạn.
4. Rà soát lại sau một chu kỳ bán đủ dữ liệu.
5. Cập nhật min-max khi đã có dữ liệu thực tế.

Khoảng 7-14 ngày có thể dùng làm mốc kiểm tra ban đầu với SKU có đủ giao dịch, nhưng shop ít đơn cần kéo dài thời gian để tránh kết luận từ mẫu dữ liệu quá nhỏ.

6.4. Hàng theo mùa và bộ sưu tập

Tồn kho tối đa nên giảm dần khi thời gian bán còn lại của bộ sưu tập ngắn lại.

Ví dụ, một mẫu áo khoác còn sáu tuần bán có thể tiếp tục nhập bổ sung. Nếu chỉ còn hai tuần trước khi thời tiết chuyển mùa, shop cần thận trọng ngay cả khi tồn đã xuống dưới mức tối thiểu.

Shop có thể tham khảo thêm cách quản lý bộ sưu tập thời trang theo mùa để tránh nhập thêm khi vòng đời bán đã gần kết thúc.

6.5. Shop có nhiều chi nhánh

Trước khi mua mới, hãy so sánh tồn và tốc độ bán giữa các cửa hàng.

Cửa hàng	Tồn hiện tại	Bán trung bình/tuần
Chi nhánh A	2	8
Chi nhánh B	14	2

Thay vì nhập thêm cho chi nhánh A, shop có thể điều chuyển một phần hàng từ B. Cách này giúp cân bằng tồn và giảm tình trạng một điểm bán hết hàng trong khi điểm khác đang dư.

7. Khi nào cần cập nhật lại hạn mức tồn kho?

Hạn mức min-max không phải con số thiết lập một lần rồi dùng quanh năm. Shop nên cập nhật khi:

• Tốc độ bán thay đổi rõ rệt
• Bắt đầu hoặc kết thúc mùa bán
• Chạy chiến dịch quảng cáo lớn
• Có lịch livestream thường xuyên
• Nhà cung cấp thay đổi thời gian giao hàng
• Mở thêm chi nhánh
• Thay đổi lịch rà soát và đặt hàng
• Sản phẩm bước vào giai đoạn xử lý tồn
• Phát hiện tồn hệ thống lệch với thực tế

Lịch dưới đây chỉ là khung tham khảo. Tần suất thực tế cần dựa trên số giao dịch, mức biến động và giá trị tồn của từng nhóm SKU.

Nhóm SKU	Tần suất rà soát tham khảo
Hàng bán chạy	Hằng tuần hoặc theo chu kỳ nhập ngắn hơn
Hàng bán ổn định	Hai tuần hoặc hằng tháng
Mẫu mới	Sau một chu kỳ bán đủ dữ liệu
Hàng mùa vụ	Trước, trong và gần cuối mùa
Hàng bán chậm	Trước mỗi quyết định nhập thêm

Mô hình kiểm nhanh hằng ngày, kiểm xoay vòng hằng tuần và kiểm tổng thể định kỳ có thể dùng làm khung tham khảo cho shop nhiều biến thể. Xem thêm quy trình kiểm kho shop thời trang.

8. Sáu lỗi khiến định mức tồn kho mất tác dụng

8.1. Tính theo mã sản phẩm cha

Tổng mẫu còn nhiều nhưng size bán chạy đã hết. Đây là lỗi phổ biến tại shop thời trang.

8.2. Dùng doanh thu thay cho số lượng bán

Doanh thu có thể tăng do giá bán thay đổi, trong khi số lượng sản phẩm bán ra không đổi. Min-max cần được tính từ số lượng.

8.3. Lấy ngày cao điểm làm nhu cầu bình thường

Một buổi livestream bán 40 chiếc không có nghĩa SKU đó sẽ bán 40 chiếc mỗi ngày.

8.4. Không trừ hàng khách giữ và đơn chưa xuất

Hệ thống báo còn 10 chiếc nhưng 7 chiếc đã có khách đặt. Nếu vẫn coi tồn khả dụng là 10, shop sẽ nhập hàng quá muộn.

8.5. Áp cùng một mức dự phòng cho mọi SKU

SKU bán chạy, hàng cơ bản và mẫu cuối mùa có mức độ rủi ro khác nhau. Tồn an toàn cần được phân nhóm.

8.6. Không cập nhật sau khi thiết lập

Tốc độ bán, thời gian giao hàng và vòng đời sản phẩm đều thay đổi. Hạn mức cũ có thể khiến shop tiếp tục nhập một mẫu đã giảm nhu cầu.

Để triển khai, chủ shop có thể bắt đầu với 20-30 SKU bán chạy nhất, tính tốc độ bán, thời gian chờ hàng, tồn an toàn rồi đặt ngưỡng min-max. Sau một chu kỳ nhập, hãy so sánh số liệu dự kiến với kết quả thực tế và điều chỉnh.

Khi quy mô sản phẩm tăng, shop nên đưa hạn mức lên hệ thống quản lý tập trung để theo dõi theo SKU và từng kho. Phần mềm quản lý bán hàng thời trang có thể hỗ trợ giảm thời gian tổng hợp thủ công, nhưng chất lượng cảnh báo vẫn phụ thuộc vào việc shop ghi nhận đầy đủ giao dịch, trạng thái hàng và kiểm kho định kỳ.