Cách làm báo cáo doanh thu bằng Excel chi tiết, dễ áp dụng 2025

Trong kinh doanh, báo cáo doanh thu chính là công cụ then chốt giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình tài chính. Với ưu điểm đơn giản, dễ dùng, cách làm báo cáo doanh thu bằng Excel trở thành lựa chọn tối ưu cho nhiều doanh nghiệp nhỏ và cửa hàng bán lẻ, tạo nền tảng để theo dõi, đánh giá và đưa ra quyết định hiệu quả.

1. Báo cáo doanh thu là gì?

Báo cáo doanh thu là tài liệu tổng hợp các khoản thu được từ hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định, có thể là theo ngày, tháng, quý hoặc năm. Đây là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả bán hàng, theo dõi dòng tiền vào và đưa ra các quyết định chiến lược về tài chính.

Không giống như các bảng kê thông thường, báo cáo doanh thu bán hàng thường được thiết kế rõ ràng theo từng danh mục sản phẩm, mã đơn hàng, khách hàng, kênh bán… để phản ánh chính xác nguồn tạo ra doanh thu. Nhờ đó, người quản lý có thể nhìn thấy chính xác thông tin của từng bộ phận, từ đó phân tích lợi nhuận, nhận diện sản phẩm bán chạy hay những kênh đang hoạt động kém hiệu quả.

Doanh nghiệp cần sử dụng báo cáo doanh thu khi:

• Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh trong kỳ
• Chuẩn bị hồ sơ vay vốn hoặc gọi vốn đầu tư
• Dự báo tăng trưởng và lập kế hoạch bán hàng
• Cần đối chiếu với báo cáo công nợ, tồn kho hoặc chi phí để xác định lãi lỗ thực tế

Tôi từng hỗ trợ một cửa hàng thời trang nhỏ tại Hà Nội chưa từng dùng phần mềm bán hàng. Ban đầu, chủ shop ghi chép thủ công, nhưng sau khi chuyển sang làm báo cáo doanh thu bằng Excel, họ đã tiết kiệm được 6 - 8 tiếng mỗi tháng để tổng hợp số liệu và dễ dàng theo dõi doanh thu bán hàng theo ngày - yếu tố cực kỳ quan trọng khi chạy các chương trình khuyến mãi ngắn hạn.

Báo cáo doanh thu không đơn giản chỉ là những con số khô khan mà còn là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nhìn ra xu hướng, đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định kịp thời.

• Ra quyết định nhanh hơn: Nhìn vào báo cáo doanh thu hàng ngày hoặc báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng, bạn sẽ thấy ngay xu hướng tăng giảm và kịp thời điều chỉnh chiến lược.
• Kiểm soát hiệu suất: Đánh giá hiệu quả bán hàng theo nhân viên, chi nhánh, sản phẩm.
• Phát hiện sớm bất thường: Ví dụ, doanh thu sụt đột ngột có thể do lỗi nhập giá, đơn hàng bị hủy hoặc tồn kho sai lệch.
• Chuẩn bị dữ liệu dự báo: Làm nền tảng cho các mẫu dự báo doanh thu tương lai.

Tận dụng báo cáo doanh thu đúng cách, bạn sẽ biết cách kiểm soát hoạt động bán hàng hiệu quả hơn và xây dựng nền tảng dữ liệu vững chắc cho việc phát triển và dự báo kinh doanh trong tương lai.

Nếu bạn đang trong quá trình học cách lập báo cáo doanh thu bán hàng, việc bắt đầu từ Excel chính là bước đi hợp lý, hiệu quả về chi phí và dễ làm chủ.

2. Top 4 mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel phổ biến nhất

2.1. Báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel

Báo cáo doanh thu bán hàng là dạng báo cáo phổ biến và cơ bản nhất mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần duy trì đều đặn. 

Mục tiêu của loại báo cáo này là tổng hợp toàn bộ doanh thu từ các đơn hàng đã bán ra trong một khoảng thời gian cụ thể: theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng giúp nhà quản lý theo dõi sát sao tình hình kinh doanh thực tế, nhận diện đâu là sản phẩm bán chạy, đâu là thời điểm vàng doanh thu và kịp thời điều chỉnh nếu có biến động.

Một mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel thường gồm các cột thông tin sau:

Nếu tận dụng đúng cách, báo cáo doanh thu bán hàng sẽ trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát kết quả kinh doanh thực tế và kịp thời đưa ra quyết định phù hợp.

Để bắt đầu, bạn có thể áp dụng mẫu báo cáo đầy đủ từ bài 12 mẫu báo cáo doanh thu cho mọi chủ shop, giúp bạn dễ tiếp cận và tùy chỉnh dữ liệu theo nhu cầu.

2.2. Mẫu báo cáo doanh thu chi phí hàng tháng bằng Excel

Khi hoạt động kinh doanh mở rộng, việc chỉ theo dõi doanh thu đơn thuần là chưa đủ. Chủ doanh nghiệp cần nhìn toàn cảnh: bán được bao nhiêu, chi bao nhiêu, còn lại lợi nhuận thực là bao nhiêu.

Một file Excel tiêu chuẩn sẽ thường bao gồm tối thiểu 3 sheet chính:

1. Danh mục dữ liệu: Gồm danh sách sản phẩm, mã hàng, đơn giá, danh sách nhà cung cấp, chi nhánh, nhân viên,...
2. Báo cáo doanh thu bán hàng: Tổng hợp số lượng bán, doanh thu từng sản phẩm, doanh thu từng chi nhánh hoặc nhóm sản phẩm.
3. Báo cáo chi phí & lãi/lỗ: Bao gồm chi phí nhập hàng, chi phí vận hành (lương, thuê mặt bằng, marketing, điện nước...), đối chiếu với doanh thu để ra lợi nhuận ròng từng tháng.

Báo cáo cần có biểu đồ để thể hiện xu hướng lãi/lỗ, dễ nhận diện biến động từng tháng.

Một chuỗi cửa hàng thời trang nữ liên tục gặp tình trạng doanh thu tăng nhưng lợi nhuận âm. Sau khi áp dụng mẫu báo cáo doanh thu - chi phí hàng tháng bằng Excel, chủ shop mới phát hiện chi phí marketing online đã chiếm hơn 25% tổng doanh thu, con số vượt ngưỡng an toàn đối với ngành bán lẻ và là nguyên nhân chính khiến hoạt động kinh doanh bị thua lỗ.

Ưu điểm của mẫu báo cáo doanh thu chi phí hàng tháng bằng Excel

• Tổng quan tài chính rõ ràng, dễ kiểm tra hiệu quả kinh doanh theo từng tháng.
• Dự báo được dòng tiền, từ đó lên kế hoạch mở rộng, đầu tư hoặc tiết kiệm phù hợp.
• Giúp phát hiện lỗ hổng tài chính, từ đó hành động kịp thời trước khi thua lỗ nghiêm trọng.

Lưu ý khi sử dụng mẫu báo cáo này

• Cần định nghĩa rõ từng khoản chi phí, tránh gộp chung gây khó phân tích.
• Các công thức Excel cần được kiểm tra định kỳ, đặc biệt là các hàm tính tổng, phần trăm lợi nhuận, tỉ lệ chi phí.
• Nên sao lưu định kỳ và đặt quyền hạn chỉnh sửa để hạn chế sai sót trong nhập liệu.

Áp dụng mẫu báo cáo doanh thu - chi phí hàng tháng bằng Excel một cách khoa học, chủ shop có thể kiểm soát toàn diện tình hình tài chính, kịp thời nhận diện rủi ro và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác, đảm bảo sự phát triển bền vững cho cửa hàng.

Thay vì tốn thời gian làm báo cáo thủ công dễ sai sót, bạn có thể sử dụng phần mềm bán hàng Nhanh.vn để tự động tổng hợp số liệu và cung cấp hệ thống báo cáo thông minh, giúp quản lý hiệu quả và ra quyết định chính xác hơn.

2.3. Mẫu báo cáo doanh thu hàng ngày bằng Excel

Trong môi trường bán lẻ có nhịp độ giao dịch cao như thời trang, mỹ phẩm, thực phẩm... việc theo dõi sát sao doanh thu hàng ngày là yếu tố sống còn. Một mẫu báo cáo doanh thu hàng ngày bằng Excel giúp nhà quản lý không chỉ kiểm soát hiệu quả bán hàng mỗi ngày mà còn kịp thời phát hiện dấu hiệu bất thường để điều chỉnh chiến lược.

File Excel thường gồm các cột thông tin như sau:

Ngoài ra, bảng tổng hợp bên dưới thường hiển thị:

• Tổng doanh thu trong ngày
• Số đơn hàng
• Doanh số theo nhân viên
• Sản phẩm bán chạy nhất
• Ghi chú lý do tăng/giảm đột biến (mưa gió, livestream, khuyến mãi...)

Ghi chép chi tiết doanh thu theo từng ngày giúp nhà quản lý:

• Đánh giá hiệu quả chiến dịch khuyến mãi, livestream hay quảng cáo Facebook trong ngày hôm đó.
• So sánh hiệu suất giữa các nhân viên bán hàng hoặc chi nhánh.
• Phát hiện biến động thất thường về số liệu: có thể do nhập sai đơn giá, sai số lượng, hoặc phát sinh vấn đề trong khâu thu ngân.
• Làm cơ sở dữ liệu cho việc tổng hợp báo cáo doanh thu hàng tháng/quý chính xác hơn.

Mẫu báo cáo doanh thu hàng ngày bằng Excel không chỉ đơn thuần là bảng số liệu mà là công cụ quản trị hiệu quả, giúp chủ shop đưa ra quyết định nhanh, chính xác. Nếu bạn đang bán hàng online/offline mỗi ngày, đây chính là mẫu báo cáo bạn không thể bỏ qua. 

Nếu bạn cần các mẫu đồng bộ để theo dõi nhiều nghiệp vụ (đơn, tồn, công nợ), đừng bỏ qua những mẫu file Excel quản lý bán hàng đơn giản, dễ dùng, miễn phí - rất hiệu quả cho việc quản trị hàng ngày.

Báo cáo là công cụ phản chiếu rõ tình trạng tài chính của cửa hàng. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đưa ra quyết định nhanh chóng - hãy để Nhanh.POS giúp bạn tự động hóa mọi quy trình.

2.4. Báo cáo doanh thu theo từng chi nhánh bằng Excel

Đối với các hệ thống bán lẻ đa điểm, việc nắm rõ hiệu suất từng cửa hàng là điều bắt buộc. Báo cáo doanh thu theo từng chi nhánh phản ánh hiệu quả hoạt động riêng lẻ giúp nhà quản lý đánh giá được tình hình vận hành toàn hệ thống, từ đó ra quyết định đầu tư, điều chuyển nhân sự hay hàng hóa một cách chính xác.

Một báo cáo chuẩn trên Excel thường chia dữ liệu theo từng chi nhánh, có thể ở dạng bảng tổng hợp hoặc từng sheet riêng. 

Lợi ích khi theo dõi doanh thu từng chi nhánh

• Đánh giá hiệu quả từng địa điểm: Biết được chi nhánh nào đang hoạt động tốt, chi nhánh nào cần cải thiện
• Ra quyết định phân bổ nguồn lực chính xác: Tăng ngân sách quảng cáo cho chi nhánh có tiềm năng tăng trưởng cao
• So sánh nhân sự và tồn kho theo vùng miền: Nắm được vùng nào bán mạnh sản phẩm nào để tối ưu hàng hóa
• Phân tích xu hướng tiêu dùng theo khu vực: Giúp cải tiến danh mục sản phẩm phù hợp hơn

Báo cáo doanh thu theo từng chi nhánh là công cụ không thể thiếu nếu bạn đang vận hành nhiều điểm bán. Nó giúp bạn kiểm soát hiệu quả, tối ưu chi phí vận hành toàn hệ thống.

Ngoài doanh thu, quản lý tồn kho là một phần không thể thiếu. Bạn nên xem thêm hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel để kiểm soát tồn chặt chẽ và tránh sai sót.

3. Cách làm báo cáo doanh thu bằng Excel chi tiết

3.1. Thành phần chính trong báo cáo doanh thu 

Dù bạn kinh doanh nhỏ lẻ hay đang quản lý chuỗi cửa hàng, một báo cáo doanh thu bài bản luôn phải đảm bảo đầy đủ các thành phần cốt lõi. Hiểu rõ cấu trúc này giúp bạn kiểm soát dòng tiền hiệu quả mà còn tối ưu được chiến lược bán hàng theo thời gian.

Các thông tin chung bắt buộc phải có trong báo cáo doanh thu: 

Các yếu tố không thể thiếu trong báo cáo doanh thu

• Tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ.
• Tiêu đề báo cáo 
• Thời gian báo cáo (ngày, tháng, quý hoặc năm).

Lưu ý khi tạo bảng báo cáo trên Excel

• Dùng màu sắc khác nhau để phân biệt cột dữ liệu quan trọng
• Khóa hàng tiêu đề để cuộn trang không bị mất dòng
• Dùng định dạng số và phần trăm cho các chỉ số tài chính
• Chèn biểu đồ đường hoặc cột để minh họa xu hướng theo tháng

Một báo cáo doanh thu hiệu quả không đơn giản chỉ dừng ở con số tổng kết. Nó là sự kết hợp của nhiều thành phần nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng, giúp bạn đọc nhanh - hiểu sâu - ra quyết định chuẩn.

3.2. Các công thức thường dùng trong báo cáo doanh thu 

Để lập một báo cáo doanh thu chính xác, nhanh gọn trên Excel, bạn không thể thiếu những công thức tính toán cơ bản nhưng cực kỳ hữu dụng. 

Hàm SUM - Cộng tổng doanh thu

• Công thức: =SUM(Vùng dữ liệu): Tính tổng doanh thu từ cột chứa giá trị đơn hàng hoặc doanh thu từng ngày.

Hàm SUMIF - Tính doanh thu theo điều kiện

• Công thức: =SUMIF(Vùng dữ liệu, "Shopee", Vùng dữ liệu): Tính tổng doanh thu đến từ một kênh cụ thể (ví dụ: Shopee, Facebook, Website...).

Hàm AVERAGE - Tính doanh thu trung bình

• Công thức: =AVERAGE(Vùng dữ liệu): Giúp bạn biết doanh thu trung bình mỗi ngày hoặc mỗi đơn hàng.

Hàm COUNTIF - Đếm số đơn hàng

• Công thức: =COUNTIF(Vùng dữ liệu, "Hoàn tất"): Dùng để đếm số đơn hàng có trạng thái cụ thể, ví dụ như “Hoàn tất”, “Đã giao”, “Đã huỷ”...

Hàm IF - Phân loại và đánh giá hiệu quả

• Công thức: =IF(D2>500000, "Đơn lớn", "Đơn nhỏ"): Phân loại các đơn hàng theo giá trị, rất phù hợp nếu bạn muốn lọc đơn có giá trị cao để theo dõi riêng.

Nắm vững và áp dụng linh hoạt các hàm Excel cơ bản này sẽ giúp bạn lập báo cáo doanh thu nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn, từ đó tối ưu khả năng phân tích và ra quyết định kinh doanh kịp thời.

Excel phù hợp khi bạn mới bắt đầu, nhưng sẽ trở nên hạn chế khi bạn cần theo dõi tồn kho, đơn hàng, doanh thu theo chi nhánh, nhân viên hoặc sản phẩm.  Đó là lúc bạn cần phần mềm có hệ thống báo cáo tự động, chuẩn xác, cập nhật theo thời gian thực như Nhanh.POS.

• Tự động ghi nhận doanh thu theo đơn hàng
• Tách bạch doanh thu theo chi nhánh, nhân viên, kênh bán
• Báo cáo lãi/lỗ, công nợ, tồn kho chi tiết chỉ trong 1 cú click

3.3. Những lưu ý khi làm báo cáo doanh thu bằng Excel

Làm báo cáo doanh thu bằng Excel tưởng đơn giản nhưng nếu thiếu cẩn trọng, bạn rất dễ gặp lỗi sai nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định tài chính.

• Kiểm soát dữ liệu đầu vào thật chính xác
• Phân biệt rõ ràng giữa dữ liệu nhập tay và dữ liệu tính toán
• Luôn có bản sao lưu dự phòng
• Sử dụng công thức đơn giản, dễ kiểm soát
• Thường xuyên kiểm tra chéo số liệu
• Lên kế hoạch chuyển sang phần mềm khi quy mô mở rộng

Tuân thủ những nguyên tắc sẽ giúp bạn hạn chế tối đa rủi ro khi làm báo cáo doanh thu bằng Excel, đồng thời tạo nền tảng vững chắc để quản lý tài chính minh bạch và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

4. Tự động hóa báo cáo doanh thu bằng Nhanh.vn

Nếu bạn đã từng lập báo cáo doanh thu bằng Excel, chắc hẳn cũng đã trải qua cảm giác vất vả khi phải tổng hợp dữ liệu thủ công mỗi ngày, mỗi tuần, rồi lại đối chiếu, lọc trùng, sửa công thức. 

Với quy mô nhỏ, Excel là một giải pháp tạm ổn. Nhưng khi bạn bán hàng đa kênh, có nhiều chi nhánh hoặc đội ngũ nhân viên cùng xử lý đơn, tôi tin rằng tự động hóa là con đường bắt buộc để tăng tốc.

Sử dụng Nhanh.vn tự động hóa sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai số do thao tác thủ công. Hệ thống sẽ:

• Tự động tổng hợp doanh thu theo ngày, tuần, tháng
• Hiển thị biểu đồ tăng trưởng theo từng chi nhánh, sản phẩm, nhân viên
• Cập nhật real-time khi có đơn hàng mới
• Cảnh báo giảm doanh thu bất thường theo mốc thời gian cài đặt
• Tự động tổng hợp đơn hàng từ mọi kênh (Facebook, Shopee, Lazada, website, cửa hàng offline)
• Xuất báo cáo doanh thu chi tiết theo từng sản phẩm, nhân viên, chi nhánh, ca làm, phương thức thanh toán...
• Giao diện biểu đồ trực quan, dễ đọc, dễ phân tích - không cần kỹ năng Excel nâng cao

Việc sử dụng phần mềm như Nhanh.vn không đơn giản chỉ giúp bạn chuẩn chỉnh hơn trong mỗi kỳ tổng kết mà còn mở ra một góc nhìn dữ liệu hoàn toàn mới, giúp ra quyết định nhanh và chính xác. 

Tôi tin rằng việc nắm vững cách làm báo cáo doanh thu bằng Excel sẽ giúp bạn quản lý kinh doanh minh bạch, khoa học và dễ dàng phát hiện cơ hội tăng trưởng. Hãy bắt đầu từ những mẫu file cơ bản, sau đó dần tùy chỉnh phù hợp với quy mô cửa hàng. Khi báo cáo rõ ràng, mọi quyết định kinh doanh đều trở nên chính xác hơn.