4+ Cách quản lý cửa hàng mỹ phẩm hiệu quả, khoa học cho người mới

Quản lý cửa hàng mỹ phẩm không dừng lại ở việc ghi chép doanh thu hay nhập hàng định kỳ, mà còn là quá trình kiểm soát toàn diện mọi hoạt động - từ quản lý tồn kho, nhân sự cho đến trải nghiệm khách hàng. Áp dụng phương pháp quản lý khoa học và hệ thống chính là chìa khóa giúp cửa hàng vận hành hiệu quả, giảm thất thoát và tăng lợi nhuận một cách bền vững.

1. Theo dõi doanh thu bán hàng hằng ngày

Doanh thu là yếu tố cốt lõi phản ánh sức khỏe hoạt động của một cửa hàng mỹ phẩm. Việc theo dõi doanh thu hằng ngày không đơn giản chỉ giúp bạn nắm bắt tình hình kinh doanh kịp thời, mà còn là cơ sở quan trọng để đánh giá hiệu quả bán hàng, lập kế hoạch nhập hàng, điều chỉnh chương trình khuyến mãi và quản lý hiệu suất nhân viên.

1.1. Tại sao theo dõi doanh thu hàng ngày lại quan trọng?

Đối với người mới bắt đầu kinh doanh mỹ phẩm, có thể bạn nghĩ chỉ cần ghi chép sổ sách là đủ. Nhưng khi quy mô mở rộng, lượng sản phẩm tăng lên và có thêm nhân viên bán hàng, việc này nhanh chóng trở nên rườm rà và dễ sai sót.

Việc thiếu kiểm soát doanh thu hằng ngày rất dễ dẫn đến tình trạng:

• Không phát hiện được thất thoát, chênh lệch tiền hàng
• Không đánh giá được hiệu quả làm việc của từng nhân viên
• Không có dữ liệu để đưa ra quyết định nhập hàng, khuyến mãi hay điều chỉnh giá.

Tôi từng hỗ trợ một chủ cửa hàng mỹ phẩm có 3 nhân viên, nhưng không phân loại doanh thu theo từng ca làm. Kết quả là khi có sự cố lệch tiền, việc truy vết gần như không thể vì toàn bộ doanh số chỉ được cộng dồn theo ngày. Đây là bài học đắt giá cho việc không theo dõi doanh thu một cách bài bản.

Để quản lý hiệu quả, người mới không chỉ cần phương pháp mà còn nên tham khảo hướng dẫn kinh doanh mỹ phẩm cho người mới bắt đầu để có cái nhìn tổng quan.

1.2. Phương pháp theo dõi doanh thu hiệu quả

Một số phương pháp phổ biến hiện nay:

• Sổ ghi chép thủ công: phù hợp cho cửa hàng nhỏ, ít sản phẩm. Sau mỗi giao dịch, nhân viên ghi rõ sản phẩm - số lượng - đơn giá - thời gian bán.
• Excel/Google Sheets: nâng cấp từ sổ tay, dễ tổng hợp và tính toán hơn. Tuy nhiên, vẫn cần thao tác thủ công và dễ xảy ra sai sót.
• Phần mềm quản lý bán hàng: Lựa chọn tối ưu cho cửa hàng mỹ phẩm hiện đại. Phần mềm hỗ trợ quét mã vạch, ghi nhận mọi giao dịch theo thời gian thực, tự động tạo hóa đơn và tổng hợp doanh thu cuối ngày.

Với các phần mềm quản lý chuyên dụng như Nhanh.vn, toàn bộ dữ liệu bán hàng sẽ được cập nhật liên tục: số lượng sản phẩm bán ra, doanh thu theo ca, theo nhân viên, số lượng tồn kho còn lại và cả lợi nhuận gộp. Bạn chỉ cần mở ứng dụng trên điện thoại là đã có thể nắm bắt ngay tình hình kinh doanh mà không cần phải trực tiếp đến cửa hàng.

1.3. Tận dụng công nghệ để theo dõi doanh thu từ xa

Không phải lúc nào bạn cũng có mặt tại cửa hàng. Đặc biệt nếu bạn điều hành chuỗi nhiều shop, hay bận rộn với việc nhập hàng, marketing,... thì việc quản lý doanh thu từ xa qua phần mềm là điều bắt buộc.

Phần mềm quản lý bán hàng hiện nay như Nhanh.vn thường tích hợp nền tảng điện toán đám mây, giúp bạn:

• Xem báo cáo doanh thu theo ngày/tuần/tháng.
• Theo dõi nhân viên nào bán được bao nhiêu.
• Kiểm tra số lượng hàng còn trong kho.
• Đưa ra quyết định nhập thêm hàng, lên chương trình khuyến mãi dựa trên dữ liệu thực.

Khi kết hợp thói quen kiểm soát dòng tiền và áp dụng công cụ hỗ trợ phù hợp, bạn sẽ nắm vững tình hình kinh doanh, hạn chế rủi ro và đưa ra những quyết định chính xác - kịp thời.

Nếu bạn chưa có công cụ quản lý, hãy thử ngay 7 mẫu file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm miễn phí, dễ dùng.

Đừng quản lý cửa hàng theo cảm tính! Hãy bắt đầu bằng việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt cho ngành mỹ phẩm - giúp bạn:

• Theo dõi doanh thu từng ngày trên điện thoại
• Tự động tổng hợp báo cáo cuối tháng
• Đồng bộ sản phẩm với Shopee, Lazada, Sendo, Tiki

2. Kiểm soát các sản phẩm có trong cửa hàng

Đặc thù ngành mỹ phẩm là đa dạng về chủng loại, mẫu mã, kích cỡ, màu sắc, công dụng, thậm chí nhiều sản phẩm còn có hạn sử dụng khiến cho việc quản lý sản phẩm trong cửa hàng trở nên phức tạp hơn nhiều so với các ngành bán lẻ khác.

Ở giai đoạn mới mở shop, có thể bạn cảm thấy việc quản lý sản phẩm bằng file Excel hoặc sổ ghi chép là đủ dùng. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm cách quản lý cửa hàng mỹ phẩm một cách bài bản và lâu dài, thì việc kiểm soát hàng hóa chính là bước đầu tiên cần làm tốt.

Những sai lầm phổ biến khi quản lý sản phẩm

• Không phân loại sản phẩm theo thương hiệu hoặc dòng sản phẩm
• Không theo dõi tồn kho theo thời gian thực
• Không có mã vạch, dẫn đến bán nhầm hoặc nhập nhầm sản phẩm
• Không kiểm tra thường xuyên nên hàng hết hạn không được phát hiện kịp
• Nhập hàng mới nhưng hàng cũ vẫn chưa bán hết
• Không nắm được sản phẩm nào đang bán chạy để ưu tiên trưng bày
• Tồn kho nhiều nhưng vẫn thiếu hàng theo xu hướng mới

Chính những lỗi nhỏ này có thể khiến cửa hàng của bạn mất uy tín và thiệt hại doanh thu đáng kể.

Để tránh những sai lầm không đáng có trong quản lý sản phẩm, bạn nên:

• Phân loại sản phẩm rõ ràng từ đầu: 

Trước khi nhập hàng, bạn nên xây sẵn danh mục các nhóm sản phẩm như: chăm sóc da, trang điểm, làm sạch, chăm sóc cơ thể... Đồng thời, gắn nhãn thương hiệu, phân khúc giá để tiện theo dõi.

• Sử dụng mã vạch để quản lý:

Hầu hết mỹ phẩm chính hãng đều có mã vạch. Bạn có thể dùng máy quét mã để kiểm kê nhanh. Với sản phẩm không có mã, có thể tạo mã riêng bằng phần mềm quản lý bán hàng và dán lên sản phẩm. Khi cần kiểm kho hoặc xuất hóa đơn, chỉ cần quét là có đủ thông tin.

Khi quy mô cửa hàng lớn hơn, bạn nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng mỹ phẩm để tối ưu vận hành.

• Áp dụng phần mềm quản lý hàng hóa:

Thay vì ghi tay hay dùng Excel, bạn có thể dùng phần mềm như Nhanh.vn để tự động hóa việc kiểm tra tồn kho, xuất nhập hàng, báo cáo doanh thu theo từng sản phẩm. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp bạn theo dõi dễ dàng dù không có mặt tại cửa hàng.

Phần mềm này cho phép bạn:

• Phân loại sản phẩm linh hoạt theo thương hiệu, loại da, dung tích,...
• Quản lý theo mã vạch/mã SKU cho từng mặt hàng
• Báo cáo sản phẩm bán chạy - bán chậm, cảnh báo khi sắp hết hàng hoặc gần hết hạn sử dụng
• Dự báo sản phẩm cần nhập hàng

Bạn không đơn giản chỉ quản lý tốt hơn mà còn có thể chuyển đổi lên đa kênh (Facebook, Shopee, TikTok Shop…) dễ dàng sau này.

Việc kiểm soát sản phẩm giúp bạn biết mình đang có gì trong cửa hàng và phân tích xu hướng tiêu dùng, tối ưu hàng tồn và đưa ra quyết định nhập hàng thông minh. 

Nếu bạn muốn hướng đến sự chuyên nghiệp, đừng ngại đầu tư thời gian xây dựng hệ thống quản lý sản phẩm từ sớm. Hệ thống càng rõ ràng, bạn càng dễ phát triển quy mô mà không lo thất thoát.

Để quản lý cửa hàng mỹ phẩm hiệu quả và chuyên nghiệp hơn, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt cho ngành mỹ phẩm như Nhanh.vn, giúp theo dõi tồn kho, doanh thu, đơn hàng và khách hàng một cách khoa học, chính xác và tiết kiệm thời gian.

3. Kiểm kho định kỳ vào cuối tháng

Kiểm kho là quá trình đối chiếu giữa số lượng hàng hóa thực tế trong kho và số lượng ghi nhận trên hệ thống hoặc sổ sách. Việc kiểm tra định kỳ - thường là vào cuối mỗi tháng, giúp bạn:

• Phát hiện kịp thời thất thoát, sai lệch, nhầm lẫn trong bán hàng hoặc nhập hàng.
• Đánh giá hiệu suất bán hàng của từng mã sản phẩm
• Xây dựng kế hoạch nhập hàng, xả hàng, chạy khuyến mãi phù hợp
• Đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác để phục vụ báo cáo tài chính, doanh thu, lợi nhuận

Nếu bạn chưa từng kiểm kho một cách bài bản, có thể bắt đầu với các bước đơn giản sau:

• Lên kế hoạch kiểm kho cụ thể: Chọn thời điểm ít khách nhất (thường là cuối tuần), phân công nhân sự rõ ràng: ai kiểm quầy nào, ai ghi nhận số liệu, ai đối chiếu. Tốt nhất, nên kiểm kho ngoài giờ bán hàng để tránh sai sót
• Chuẩn bị danh sách hàng hóa cần kiểm: Nếu bạn đang sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm, bạn có thể xuất file tồn kho theo danh mục. Danh sách cần bao gồm: mã sản phẩm, tên sản phẩm, vị trí trưng bày, tồn kho hệ thống
• Tiến hành kiểm thực tế: Nhân viên kiểm đếm thực tế từng sản phẩm tại kệ, kho và đối chiếu với hệ thống. Ghi lại mọi sai lệch, hư hỏng, sản phẩm hết hạn
• Xử lý sai lệch và cập nhật hệ thống: Đối với sản phẩm thiếu hụt, cần điều tra nguyên nhân: thất thoát, nhầm mã, chưa cập nhật đơn hoàn trả,… Sau khi làm rõ, cập nhật lại tồn kho cho khớp với thực tế
• Phân tích dữ liệu sau kiểm kho: Tổng hợp các mặt hàng tồn kho nhiều - bán chậm để lên kế hoạch xả hàng, đẩy doanh số. Với các sản phẩm bán chạy nhưng tồn kho thấp, hãy chuẩn bị sớm kế hoạch nhập bổ sung

Khi số lượng sản phẩm lên đến hàng trăm mã mỹ phẩm khác nhau, việc kiểm kê bằng tay hoặc Excel sẽ rất mất thời gian và dễ nhầm lẫn. Do đó, sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng như Nhanh.vn là lựa chọn tối ưu.

Phần mềm sẽ giúp bạn:

• Theo dõi tồn kho theo thời gian thực
• Cảnh báo sản phẩm sắp hết hàng hoặc sắp hết hạn sử dụng
• Hỗ trợ kiểm kho bằng máy quét mã vạch, tăng độ chính xác
• Tự động tạo báo cáo tồn kho, hàng bán chậm, hàng có vòng quay thấp

Cá nhân tôi từng hỗ trợ một cửa hàng mỹ phẩm tại Hà Nội, trước đây mất gần 2 ngày mới hoàn tất kiểm kho bằng tay. Sau khi chuyển sang phần mềm có hỗ trợ quét mã vạch, thời gian kiểm kho rút ngắn chỉ còn 3 giờ, sai số gần như bằng 0.

Kiểm kho định kỳ không phải là công việc để làm lấy lệ, mà là bước quan trọng để xây dựng một hệ thống bán lẻ mỹ phẩm minh bạch, hiệu quả và bền vững. 

Dù bạn đang vận hành một cửa hàng nhỏ hay cả chuỗi hệ thống, hãy xem kiểm kho là một nhiệm vụ chiến lược, giúp đảm bảo hàng hóa luôn được kiểm soát chặt chẽ, hạn chế thất thoát và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

4. Quản lý nhân viên bán hàng mỹ phẩm

Một cửa hàng mỹ phẩm muốn hoạt động hiệu quả thì không thể thiếu một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trung thực và được quản lý bài bản. Nhân viên chính là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, tư vấn sản phẩm và tác động đến quyết định mua hàng. Vì vậy, việc quản lý nhân viên không chỉ là kiểm soát thời gian làm việc hay tính lương, mà còn là xây dựng văn hóa phục vụ và tối ưu hiệu suất bán hàng.

Khác với các ngành bán lẻ thông thường, mỹ phẩm đòi hỏi nhân viên không chỉ bán hàng mà còn phải có kiến thức cơ bản về sản phẩm, khả năng tư vấn theo từng loại da, sở thích, và cả tâm lý khách hàng. 

Khi quản lý nhân sự tốt sẽ giúp bạn:

• Theo dõi được hiệu suất bán hàng của từng người
• Giám sát ca làm việc, tránh tình trạng làm sai giờ hoặc thiếu trách nhiệm
• Tính toán lương - thưởng - hoa hồng minh bạch
• Tạo động lực và giữ chân những nhân viên giỏi

Thay vì quản lý bằng giấy tờ, file Excel hoặc ghi nhớ thủ công, ngày nay nhiều chủ cửa hàng đã sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp tính năng quản lý nhân sự, như giải pháp từ Nhanh.vn. Những công cụ này giúp:

• Khai báo và tùy chỉnh giờ làm theo ca/chi nhánh
• Ghi nhận đơn hàng theo từng nhân viên phụ trách
• Quản lý doanh thu gắn với từng nhân viên, hỗ trợ đánh giá KPI minh bạch
• Quản lý lịch làm việc từ xa, ngay cả khi bạn không có mặt tại cửa hàng

Đừng để thất thoát doanh thu vì nhân viên! Nhanh.POS giúp bạn:

• Phân quyền rõ ràng theo từng chức năng
• Theo dõi hiệu suất, lịch sử thao tác của từng nhân viên
• Tạo ca - chốt ca - tính lương tự động

Quản lý nhân viên bán hàng mỹ phẩm không chỉ đơn thuần là chấm công hay trả lương đúng hạn. Đó là cách bạn xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp - tạo động lực và duy trì dịch vụ chất lượng ổn định cho cửa hàng.

Ngoài quản lý tại cửa hàng, xu hướng hiện nay là bán online. Bạn có thể tìm hiểu chiến lược kinh doanh online mỹ phẩm hoặc cách kinh doanh mỹ phẩm xách tay kiếm lời khủng để đa dạng hóa nguồn thu.

Nếu bạn đang tìm cách quản lý cửa hàng mỹ phẩm hiệu quả, đừng bỏ qua yếu tố “con người”. Một đội ngũ gắn bó, được đào tạo và đo lường rõ ràng sẽ là tài sản quý giá giúp bạn vận hành trơn tru - kể cả khi bạn không có mặt tại cửa hàng.

Với một cách quản lý cửa hàng mỹ phẩm khoa học, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát tốt mọi hoạt động - từ hàng tồn, nhân sự đến doanh thu. Việc áp dụng quy trình rõ ràng cùng công cụ hỗ trợ phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thất thoát và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.