Tổng hợp 7 mẫu file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm hiệu quả

Nội dung chính [hide]

1. Ưu điểm của việc sử dụng file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm

Excel là công cụ quen thuộc và dễ sử dụng đối với hầu hết mọi người. Chủ shop có thể tùy chỉnh giao diện, thiết kế bảng tính phù hợp với nhu cầu kinh doanh ngành hàng. Sử dụng Excel sẽ tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả quản lý thông tin, tồn kho sản phẩm.

Với các công thức tính, biểu đồ trình bày dữ liệu trực quan, phần mềm Excel sẽ cho phép bạn theo dõi, quản lý thông tin bán hàng chi tiết. Excel sẽ tổng hợp doanh số, lợi nhuận, tồn kho và các chỉ số kinh doanh khác để nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

Ưu điểm của việc sử dụng file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm

Excel giúp bạn lưu trữ và quản lý thông tin sản phẩm chăm sóc da logic, dễ dàng tìm kiếm theo tên thương hiệu, công dụng. Bạn có thể xem lịch sử mua hàng, thông tin và phân loại khách hàng để xây dựng chiến lược tư vấn khách hàng hăm sóc da, điều trị mụn hiệu quả hơn.

Dữ liệu từ Excel có thể dễ dàng được nhập, xuất sang các phần mềm, hệ thống khác như ERP, CRM kế toán nên các shop mỹ phẩm có thể chia sẻ và đồng bộ thông tin giữa các chi nhánh chính xác, hiệu quả.

Ngoài quản lý hàng hóa mỹ phẩm, Excel còn hỗ trợ tính toán doanh thu, chi phí, doanh số bán chính xác. Nhân viên bán hàng cần nhập số liệu vào và sử dụng các hàm tính toán, Excel sẽ tự động tính toán  kết quả. Các chủ shop nên tận dụng công cụ miễn phí để tính toán nhanh hơn, sử dụng hàm phù hợp nhằm tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi tính thủ công.

Excel là một công cụ hữu ích, nhưng khi áp dụng vào việc quản lý bán hàng mỹ phẩm, đặc biệt là khi quy mô kinh doanh lớn dần, nó sẽ bộc lộ nhiều hạn chế. Bạn nên cân nhắc chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp giúp tăng hiệu quả quản lý, đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và nâng cao năng lực cạnh tranh.

2. Tổng hợp 7 mẫu file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm hiệu quả

2.1. File Excel Quản Lý Danh Mục Sản Phẩm

Khi quản lý kho hàng mỹ phẩm, thủ kho cần phân loại và chuẩn hóa danh mục hàng hóa logic.

• Mã hàng: Có thể sử dụng số hoặc mã sản phẩm, tên hàng hóa làm ký tự viết tắt.
• Tên hàng hóa: Ghi rõ tên sản phẩm.
• Đơn vị tính: Xác định đơn vị tính (cm, m, ml, l, mg, g, kg) phù hợp cho từng mặt hàng.
• Màu sắc: Lưu ý màu sắc của sản phẩm, biến thể.
• Phân nhóm: Phân loại sản phẩm theo nhóm, ví dụ như mỹ phẩm chăm sóc da, trang điểm, chăm sóc tóc,…
• Ghi chú thêm các thông tin mô tả, công dụng, thành phần đặc biệt nếu cần thiết.

File Excel Quản Lý Danh Mục Sản Phẩm

Việc phân loại danh mục hàng hóa này sẽ giúp chủ shop quản lý kho hàng dễ dàng. Ví dụ, khi cần kiểm tra thông tin về sản phẩm chăm sóc da, bạn chỉ cần lọc thông tin theo loại như da khô, da dầu, da nhạy cảm,... tùy theo mặt hàng kinh doanh.

Tùy vào quy mô kinh doanh mà có sự phân loại sao cho phù hợp nhất. Bạn có thể tạo file quản lý danh mục sản phẩm chỉ với 3 bước đơn giản.

Bước 1: Tạo các cột trong File Excel

• Số thứ tự
• Mã hàng: Chuẩn hóa theo tên hàng, mã số sản phẩm
• Tên hàng hóa
• Đơn vị tính
• Biến thể
• Thành tiền
• Phân nhóm

Bước 2: Điền thông tin mô tả cho từng sản phẩm

• Tên hàng hóa: Ghi đầy đủ tên sản phẩm
• Đơn vị tính: Ví dụ như túi, hộp, lọ, tuýp, chai.
• Biến thể, màu sắc: Ghi rõ màu sắc của sản phẩm, trọng lượng.
• Phân nhóm loại sản phẩm: Ví dụ như mỹ phẩm chăm sóc da, sản phẩm trang điểm, dược mỹ phẩm, thực phẩm chức năng,...
• Ghi chú cần lưu ý về sản phẩm

Bước 3: Sắp xếp và lọc thông tin danh sách sản phẩm.

• Sắp xếp danh sách sản phẩm theo nhóm phân loại để dễ tìm kiếm
• Sử dụng tính năng lọc dữ liệu để tìm sản phẩm trong kho nhanh chóng

2.2 File Excel Quản Lý Khách Hàng

Mở Microsoft Excel và tạo file mới. Bạn nhập tên các cột từ trái sang phải:

• Số thứ tự
• Tên khách hàng
• Số điện thoại
• Thời gian: định dạng kiểu Ngày.
• Địa chỉ
• Ngày đăng ký: định dạng kiểu Ngày.
• Doanh số mua hàng: định dạng kiểu Số.

File Excel Quản Lý Khách Hàng

Sau khi tạo file, chúng ta bắt đầu nhập dữ liệu khách hàng vào các cột tương ứng. Sử dụng các chức năng của Excel như lọc, tính tổng, sắp xếp, trung bình... để quản lý dữ liệu khách hàng khoa học.

Bạn cũng có thể tạo các biểu đồ, báo cáo để đánh giá tình hình kinh doanh. Định kỳ cập nhật, sao lưu dữ liệu để đảm bảo an toàn và cập nhật thông tin khách hàng.

Phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm thông dụng

Chỉ với 150k/tháng quản lý tất cả từ khách hàng, đơn hàng, doanh thu….

2.3 File Excel Quản Lý Đơn Hàng

Nội dung chính cần có trong một file Excel quản lý đơn hàng:

• Quản lý trạng thái đơn hàng: Số thứ tự, Tên hàng hóa, Mã hàng hóa, Biến thể, Đơn vị tính, Thành tiền, Trạng thái đơn hàng (Đã giao, Đang giao, Chưa giao, Hủy...), Tên nhân viên giao hàng, Số điện thoại.
• Việc cập nhật trạng thái đơn hàng giúp theo dõi lịch sử giao vận, kiểm soát lượng hàng xuất kho 
  và tư vấn, giải đáp thông tin cho khách hàng.
• Nhập thông tin các đơn hàng phát sinh: Ngày tháng phát sinh đơn hàng, Trạng thái của đơn hàng, Thông tin khách hàng (tên, số điện thoại, địa chỉ), Số lượng hàng, Biến thể, Thành tiền, Thông tin đơn vị vận chuyển.
• Cập nhật đầy đủ thông tin đơn hàng để quản lý kho theo dõi dễ dàng, tránh bỏ sót.
• Cột báo cáo tình hình bán hàng cần những trường thông tin như sau: Ngày tháng, Tên sản phẩm, Doanh số bán, Số lượng đơn hàng, Biến thể, Tình trạng đơn hàng, Nhân viên phụ trách đơn hàng...

File Excel Quản Lý Đơn Hàng

File báo cáo cung cấp tổng quan về số lượng đơn hàng, tình trạng đơn, lịch sử giao dịch, doanh thu và lợi nhuận. Chủ shop có thể tùy chỉnh các trường thông tin trong file Excel quản lý đơn hàng cho phù hợp với quy mô và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. 

Xem thêm: TOP 6 phần mềm quản lý bán hàng mỹ phẩm tốt nhất 2024

2.4 File Excel Quản Lý Doanh Thu

File Excel Quản Lý Doanh Thu là công cụ hỗ trợ chủ cửa hàng tổng hợp và phân tích dữ liệu doanh thu, số lượng bán chính xác theo thời gian, giai đoạn phát triển.

Trong file Excel này, Sheet báo cáo sẽ thống kê theo các tiêu chí khác nhau, thể hiện tình hình kinh doanh của cửa hàng. Từ báo cáo, cửa hàng sẽ cải thiện hoặc phát triển chiến lược bán hàng, nhằm tối ưu doanh thu.

File Excel Quản Lý Doanh Thu

Sheet báo cáo trong file Excel thường thể hiện doanh thu theo sản phẩm hoặc doanh thu theo thời gian.

Báo cáo doanh thu theo chi tiết sản phẩm: Nhóm này sẽ cung cấp thông tin về doanh thu của mã sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm của cửa hàng. Mức độ tiêu thụ của từng mặt hàng sẽ hiển thị chi tiết và người bán có thể điều chỉnh chiến lược marketing, quảng cáo phù hợp.

Báo cáo doanh thu theo thời gian: Báo cáo này phân tích doanh thu theo các khoảng thời gian như ngày, tuần, tháng, quý, năm. Thông tin theo giai đoạn bán hàng sẽ giúp chủ cửa hàng nắm bắt xu hướng và hành vi mua khách hàng theo thời gian. Chu kỳ kinh doanh và các sự kiện tác động tích cực, ảnh hưởng đến doanh số bán. Dựa vào báo cáo, cửa hàng mỹ phẩm cần cân đối và quản lý tồn kho hiệu quả, tránh thiếu hụt hàng hóa hoặc hàng tồn không bán được.

Việc sử dụng file Excel quản lý doanh thu bằng cách tạo các Sheet báo cáo chi tiết sẽ hỗ trợ nhà quản lý theo dõi và đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả nhất.

2.5 File Excel Quản Lý Chi Phí

Để xác định các khoản chi phí chính khi kinh doanh, chúng ta cần liệt kê các khoản chi phí phổ biến như tiền lương, thuê mặt bằng, tiền điện, nước, nguyên vật liệu, vận chuyển, văn phòng phẩm, chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo,....

Bạn có thể tạo Sheet theo dõi chi phí: Tạo một Sheet mới trong file Excel để theo dõi chi phí bởi các cột khác nhau cho từng khoản chi phí.

File Excel Quản Lý Chi Phí

Thêm các công thức tính toán tự động như tổng chi phí, lợi nhuận, tỷ lệ chi phí so với doanh thu để các cột tự nhảy công thức khi bạn nhập số tiền vào. Mỗi khi phát sinh khoản chi phí, chủ shop cần nhập đầy đủ thông tin như ngày tháng, khoản mục, số lượng, số tiền vào Sheet.

Dựa vào dữ liệu chi phí, shop mỹ phẩm có thể xem xét các khoản chi phí lớn, tối ưu hoặc lên kế hoạch chi tiêu hợp lý hơn. Quy mô cửa hàng lớn hoặc có các chuỗi cơ sở thì bạn nên tạo thêm các Sheet phân tích chi phí theo tháng/quý, so sánh với chi phí, so sánh với doanh thu.
Với file Excel quản lý chi phí, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt dòng tiền và chi phí hoạt động. Lên kế hoạch tài chính và dự toán chi phí, ra quyết định kinh doanh tốt nhất tại thời điểm bán.

Đọc thêm: Hướng dẫn kinh doanh mỹ phẩm cho người mới bắt đầu

2.6 File Excel Quản Lý Kho Hàng

Quản lý xuất nhập hàng hóa tồn kho là giai đoạn quan trọng của quá trình kinh doanh. Để tạo file excel quản lý kho hàng, chúng ta cần nhập những trường thông tin cơ bản.

Danh sách sản phẩm:

• Tên sản phẩm: Ghi rõ tên, mã sản phẩm hoặc thương hiệu.
• Mã sản phẩm: Mỗi sản phẩm sẽ có một mã định danh duy nhất để phân biệt.
• Đơn vị tính: Đơn vị đo lường của sản phẩm (ví dụ: hộp, chiếc, chai, tuýp, lọ,..).
• Giá: Đơn giá mỗi sản phẩm.

Quản lý nhập kho:

• Ngày nhập: Ngày lô hàng mới được vận chuyển và sắp xếp thêm vào kho.
• Số lượng: Số lượng sản phẩm trên xe lô hàng vận chuyển đến.
• Người nhập: Thông tin họ và tên, số điện thoại, chức vụ của người thực hiện quá trình nhập kho.

File Excel Quản Lý Kho Hàng

Quản lý xuất kho:

• Ngày xuất: Ngày mà những sản phẩm được phép xuất ra khỏi kho.
• Số lượng: Số lượng sản phẩm cần xuất kho để bán.
• Đối tác/Nơi nhận hàng: Thông tin tên công ty, đối tác, số điện thoại hoặc nơi nhận hàng.

Tồn kho hiện tại:

• Số lượng sản phẩm còn lại trong kho sẽ được cập nhật liên tục sau mỗi giao dịch.
• Giá trị tồn kho chính là tổng giá trị của số lượng tồn kho dựa trên đơn giá của mỗi sản phẩm.

Bảng tổng hợp:

• Cột tổng số lượng nhập/xuất kho: Tổng số lượng sản phẩm đã nhập về kho và xuất bán.
• Tổng giá trị nhập/xuất kho: Tổng giá trị của các lô hàng chứa sản phẩm được nhập và xuất kho hàng.

Đọc thêm: TOP 7 mẫu file Excel xuất nhập tồn kho hiệu quả, miễn phí

2.7 File Excel Quản Lý Báo Cáo

Mẫu file Excel quản lý báo cáo sẽ đảm bảo sự minh bạch và đáp ứng quy định quản trị doanh nghiệp. Các loại báo cáo chính mà các đơn vị kinh doanh thường sử dụng gồm có:

Báo cáo tài chính nội bộ: Cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động, bảng cân đối kế toán, và các báo cáo tài chính khác của doanh nghiệp. Báo cáo này giúp Ban lãnh đạo và các bộ phận phòng ban nắm tình hình tài chính thực tế và đưa ra phương án phát triển tốt hơn.

File Excel Quản Lý Báo Cáo

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp (doanh thu, lợi nhuận, biên lợi nhuận, chi phí,...) trong một kỳ báo cáo cụ thể.

Báo cáo nội bộ tăng hoặc giảm tài sản cố định: Theo dõi và quản lý các tài sản cố định có bị khấu hao, tăng lên hoặc giảm đi như thế nào để có định hướng thay thế, bổ sung thêm.

Báo cáo tồn kho hàng hóa nội bộ: Cung cấp thông tin về tình hình tồn kho của hàng hóa để luân chuyển vòng quay hàng tồn kho, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt do nhu cầu tăng. Báo cáo tồn kho nội bộ sẽ phục vụ cho team lập kế hoạch sản xuất, phân phối, làm việc với các đối tác cung ứng hàng hóa.

Nếu bạn quan tâm đến phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm thì hay tìm hiểu ngay nhé! 

3. Lưu ý khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm

Khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm, bạn nên chọn mẫu Excel phù hợp trường thông tin, công thức và dữ liệu định dạng. Shop nên xem xét quy mô của dự án hoặc nhu cầu công việc cần đáp ứng có phù hợp với mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp hay không. Mẫu Excel có sẵn thường được thiết kế cho các mục đích khác nhau, bạn có thể tùy chỉnh và cân nhắc mẫu phù hợp nhất.

Sau khi chọn mẫu, chủ shop có thể tùy chỉnh để xóa các cột, thêm trường thông tin, thay đổi tên các cột, hoặc chỉnh sửa các công thức tính toán để tạo bảng tính hiệu quả. Việc nhập dữ liệu chính xác là điều tất yếu để quản lý bán hàng mỹ phẩm. Các thông tin cơ bản là tên sản phẩm, biến thể, số lượng sản phẩm, giá bán, thành tiền, phí vận chuyển, đơn vị phụ trách giao hàng, tình trạng giao hàng,..được cập nhật chính xác.

Cập nhật dữ liệu thường xuyên để đảm bảo thông tin, đề phòng trường hợp mất dữ liệu do sự cố hoặc sai sót không đáng có.

Phần mềm bán hàng đa kênh Nhanh.vn đã tổng hợp 7 mẫu file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm hiệu quả để chủ shop tham khảo. Hy vọng các bạn sẽ tìm được mẫu excel đáp ứng nhu cầu cơ bản và phù hợp quy mô. Cảm ơn các bạn đã đọc!