[2024] Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất

Nội dung chính [hide]

1. Kiểm kê là gì? Có mấy phương pháp kiểm kê?

Luật kế toán đưa ra khái niệm kiểm kê là việc cân, đếm số lượng hàng hóa, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tổng tài sản trong kho tại thời điểm kiểm tra để đối chiếu với dữ liệu sổ sách kế toán.

Thời điểm nào cần kiểm kê tài sản? Có cần kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên không? Tùy doanh nghiệp, tùy loại hình kinh doanh khác nhau có thể kiểm kê thời gian khác nhau, ví dụ:

• Cuối kỳ kế toán của năm, trước khi kế toán lập Báo cáo tài chính.
• Khi thực hiện chia - tách - sáp nhập, giải thể doanh nghiệp hoặc chấm dứt hoạt động, phá sản, bán hoặc cho thuê doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp chuyển đổi hình thức sở hữu.
• Quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu đánh giá lại tài sản doanh nghiệp.
• Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Kiểm kê là gì? Có mấy phương pháp kiểm kê?

Phạm vi kiểm kê có thể toàn bộ hoặc kiểm kê từng phần. Trong đó, kiểm kê toàn bộ được thực hiện phạm vi đối với tất cả các mặt hàng tài sản, vật tư, nguồn vốn hiện tại của đơn vị. Còn kiểm kê từng phần chỉ bao gồm phạm vi của một số loại mặt hàng, tài sản cụ thể.

Thời gian tiến hành kiểm kê: Kiểm kê định kỳ (Đã lên lịch trước) hoặc kiểm kê bất thường (không quy định thời hạn trước).

Ưu điểm phương pháp kiểm kê thường xuyên:

• Xác định và đánh giá chất lượng, số lượng, giá trị hàng tồn kho ở các thời điểm diễn ra hoạt động nghiệp vụ.
• Nắm bắt chính xác số lượng hàng tồn kho thường xuyên nhằm điều chỉnh phương hướng kế hoạch sản xuất hoặc kinh doanh buồn bán của doanh nghiệp kịp thời.
• Sửa lỗi nhanh tình trạng sai sót, thiếu dư, nhầm lẫn trong việc ghi chép giữa kế toán và thủ kho.

Nhược điểm phương pháp kiểm kê thường xuyên:

• Lượng công việc phải thực hiện và xử lý hàng ngày của thủ kho, kế toán kho nhiều.
• Tuy nhiên, mức độ hiệu suất công việc kiểm kê hàng tồn kho có thể cải thiện nhờ ứng dụng phần mềm quản lý kho.

Ưu điểm phương pháp kê khai định kỳ:

• Việc kê khai hàng hóa chỉ diễn ra vào thời điểm đã quy định trước nhất định trong kỳ.
• Khối lượng công việc cần hạch toán sẽ khá nặng nhưng chỉ trong vài ngày hoặc dài nhất là một tuần diễn ra kê khai định kỳ. Thời gian còn lại khối lượng công việc đơn giản hơn và nhẹ nhàng.

Nhược điểm phương pháp kê khai định kỳ:

• Công việc hạch toán sẽ bị dồn vào cuối kỳ, nhiều việc phải xử lý.
• Kiểm tra không thường xuyên nên có thể xảy ra tình trạng sat sót, thiếu hụt, dư thừa, số liệu không khớp với sổ sách do không thể nắm chắc tình hình xuất / nhập kho.
• Khó xác định nguyên nhân của phát sinh, sai sót.

Xem ngay:  Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh POS với tinh năng kế toán, xử lý mọi tác vụ kế toán nhanh chóng, dễ dàng và tốt nhất

Sử dụng app Nhanh.vn hoàn toàn miễn phí:

2. Đặc điểm và Ví dụ 

2.1 Phương pháp kê khai định kỳ

Nội dung:

• Phản ánh hàng hóa tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ không thường xuyên, liên tục. Phương pháp này không phản ánh được từng đợt xuất / nhập hàng hóa trong kỳ.
• Giá trị hàng hóa xuất kho trong kỳ chỉ tính vào cuối kỳ.
• Giá trị hàng hóa xuất = giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + tổng trị giá hàng hóa nhập kho trong kỳ – giá trị hàng tồn kho cuối kỳ.

Phương pháp kê khai định kỳ

Chứng từ sử dụng:

• Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho
• Biên bản kiểm kê vật tư và biên bản kiểm kê hàng hóa
• Tuy nhiên, chứng từ nhập / xuất hàng hóa, biên bản kiểm kê vật tư và hàng hóa chỉ được chuyển đến phòng kế toán kho và bộ phận quản lý kho vào cuối kỳ.

Đối tượng áp dụng:

• Các đơn vị kinh doanh mặt hàng sở hữu giá trị thấp, nhiều chủng loại, mặt hàng, quy cách, mẫu mã, số lượng lớn.
• Các đơn vị chỉ sản xuất một loại hàng hóa, sản phẩm cụ thể.

2.2 Phương pháp kê khai thường xuyên

Nội dung:

• Phương pháp này có thể theo dõi thường xuyên, liên tục, thực hiện có hệ thống.
• Phản ánh tình hình nhập kho, xuất kho, số lượng thực tế hàng hóa tồn kho.
• Giá trị hàng hóa xuất kho có thể tính toán ở bất kỳ thời điểm nào.
• Trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng hóa nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng xuất kho trong kỳ.

Phương pháp kê khai thường xuyên

Chứng từ sử dụng:

• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
• Biên bản kiểm kê vật tư, biên bản kiểm kê hàng hóa

Đối tượng áp dụng:

• Đơn vị sản xuất: xây dựng, công nghiệp, lắp đặt,…
• Đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn: thiết bị điện tử, máy móc, dụng cụ công nghệ,…

Đọc thêm: Các cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả năm 2024

3. 6 quy định cụ thể, rõ ràng về kiểm kê hàng tồn kho

Trước khi thực hiện kiểm kê hàng hóa, các doanh nghiệp cần chuẩn bị kế hoạch trước để đảm bảo quá trình diễn ra  chính xác và hiệu quả nhất. Chủ động gửi thông báo đến các bộ phận có liên quan để điều động nhân sự chuẩn bị. Ngoài ra, vào ngày thực hiện kiểm kê, doanh nghiệp có thể thông báo cho bên cung cấp và phía khách hàng nếu cần.

Phân công nhân và phải có người chịu trách nhiệm việc quản lý, tham gia kiểm kê. Thông thường sẽ do thủ kho và kế toán kho phối hợp với nhau để cùng nhau thực hiện công việc. Đưa kế hoạch cụ thể về việc kiểm kê hàng hoá theo thứ tự khu vực, xếp loại mã mặt hàng ưu tiên và kiểm kê trong thời gian nào.

6 quy định cụ thể, rõ ràng về kiểm kê hàng tồn kho

Phân loại sản phẩm tồn kho: Lời khuyên cho các doanh nghiệp là nên chia khu vực và số lượng tồn kho thành nhiều nhóm. Nhóm A bao gồm các mặt hàng có giá trị cao, số lượng tồn kho ít. Nhóm B bao gồm các mặt hàng giá trị trung bình. Nhóm C bao gồm các mặt hàng nhập giá trị thấp, khả năng bán nhanh, số lượng lớn. Việc phân chia hàng hóa theo nhóm sẽ giúp doanh nghiệp có giải pháp phù hợp. Việc kiểm kê sẽ có kế hoạch ưu tiên nm nào trước, giảm chi phí lưu kho, bảo quản hàng hóa.   
Theo dõi thông tin sản phẩm: Doanh nghiệp cần lưu lại tất cả thông tin sản phẩm: Mã vạch, SKU, xuất xứ, số lô, nhà cung cấp,... Theo dõi để tối ưu chi phí quản lý hàng hóa trong kho.

Nhất quán trong phong cách làm việc: Để tránh những vấn đề số liệu sai, không khớp, quy trình kiểm kê cần đảm bảo sự hợp tác giữa nhân viên nhập hàng và nhân viên kho để thống nhất công việc. Khi có sự phối hợp, quá trình làm việc sẽ diễn ra hiệu quả, tránh những sai sót không đáng có.

Ứng dụng công nghệ vào kiểm kê hàng hóa: Ngày nay, việc ứng dụng các phương pháp để hỗ trợ quy trình kiểm kê hàng tồn kho nhanh gọn, hiệu suất, chính xác khá phổ biến và đem lại nhiều lợi ích. Sử dụng bảng tính hoặc ghi chép thủ công không còn phù hợp và làm giảm năng suất công việc, đặc biệt là thời đại ứng dụng công nghệ thông minh 4.0 ngày nay.

Vì vậy, để cạnh tranh với các doanh nghiệp, các doanh nghiệp nên ứng dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho vào hoạt động công ty. Phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp quản lý tồn kho doanh nghiệp nhanh chóng, đơn giản, dễ sử dụng và đảm bảo tính chính xác cao hơn so với cách làm truyền thống. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên tìm hiểu và nghiên cứu, chọn lựa phần mềm quản lý kho hàng phù hợp với nhu cầu.

Tham khảo: 5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất năm 2024

4. Lưu ý quan trọng để kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

Khi kiểm kê hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp, cần lưu ý một số vấn đề:

• Chọn thời gian kiểm kê vào thời điểm ít khách.
• Tránh kiểm tra, đong đếm nhầm hàng hóa.
• Kiểm tra thông tin sản phẩm và ghi lại số liệu chính xác để đối chiếu
• Đảm bảo dữ liệu trong phần mềm quản lý đã được cập nhật trước khi tiến hành kiểm kê.
• Tìm nguyên nhân xảy ra thất thoát bất thường.
• Tìm giải pháp, đề xuất phương án khắc phục.
• Nắm thông tin số lượng tồn kho trong cửa hàng.

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, đơn giản nhất là ưu tiên các sản phẩm tồn trong kho. Sắp xếp hàng tồn kho theo các nhóm ưu tiên sẽ hỗ trợ người quản lý xác định sản phẩm nào cần đặt thường xuyên, sản phẩm nào bán nhanh. Việc phân loại sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt những mặt hàng quan trọng.

Lưu ý quan trọng để kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được tích hợp với công nghệ thông minh sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết mọi vấn đề, khó khăn của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý hàng tồn kho vừa lưu được thông tin, truy xuất dễ dàng, phân loại hàng hóa và cập nhật dữ liệu đơn giản.

Các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các công cụ thông minh như: Hệ thống máy POS, Barcode, máy quét di động, … để hỗ trợ tăng hiệu quả kiểm kê hàng hóa tồn kho. Ngày nay có nhiều ứng dụng, giải pháp công nghệ thông minh hỗ trợ con người làm việc cực kỳ hiệu quả và mang lại độ chính xác cao, tối ưu hiệu suất. 

Lưu ý là doanh nghiệp nên ưu tiên hệ thống phần mềm trên cùng một nền tảng để dễ dàng quản lý. Hệ thống máy POS không thể tương tác, liên kết với phần mềm quản lý tồn kho thì sẽ rất mất thời gian để làm việc. Khi đó, nhân viên cần thời gian để chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác, dễ dẫn đến việc số lượng hàng tồn kho không chính xác.

Trên đây là bài viết chia sẻ phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất 2024. Hy vọng những thông tin mà Nhanh.vn cung cấp sẽ giúp ích cho mọi người. Cảm ơn các bạn đã đọc!

Xem ngay:  Mục đích, quy trình và kinh nghiệm kiểm toán hàng tồn kho